Faturalar ödemeleri gösteren yazılı belgeler olarak hayatın her alanında bulunuyor. Geleneksel olarak kâğıt formunda olan faturalar artık gitgide dijital formatlara evriliyor. Söz konusu belgeler satın alınan ürün ya da hizmetlerin maliyeti ile birlikte yapılan alışverişe dair ayrıntı bilgiler içeriyor. Bu yazımızda fatura kesimine dair püf noktaları, uygulanması gereken prosedürleri ve farklı belge türlerini ele alıp tüm bu süreçleri çok daha kolay şekilde yürütmenize yardımcı olmaya çalışacağız.
Fatura Nedir?
Fatura, bir malın veya hizmetin satışı sonucu, alıcı tarafından ödemesi gereken belirli bir miktarı gösteren resmi bir belgedir. Genellikle satıcı tarafından düzenlenen ve alıcıya verilen bu belge, satın alınan ürün veya hizmetin detaylarını içerir. Böyle bir belge, alıcıya satın aldığı ürün veya hizmet için yapılan ödemenin kanıtı olarak kullanılır ve muhasebe kayıtlarında önemli bir rol oynar. Ek olarak ödeme belgesi kesmek, vergi beyanları ve muhasebe işlemleri için de zaruridir.
Fatura Ne İşe Yarar?
Ödeme tahsilini gösterir belge yani fatura, bir malın veya hizmetin satın alınması durumunda ödemenin kanıtı olarak kullanılan resmi bir evraktır. Bu belgede satın alınan ürün veya hizmetin detayları, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı ve satıcıya ait bilgiler bulunur. Alıcı, bu belgeyi ödeme yapmak ve muhasebe kayıtlarını tutmak için kullanır. Aynı zamanda bu belge vergi beyanları ve muhasebe işlemleri için de önemlidir. Fatura kesmek hem alıcı hem de satıcı için mali açıdan bir güvence sağlar. Aynı zamanda ticari ilişkilerin derli toplu ve güvenilir bir şekilde yürütülmesini sağlar.
Kimler Fatura Kesebilir?
Fatura, genellikle ticari faaliyetlerde bulunan ve mal veya hizmet satan kişiler veya işletmeler tarafından kesilir. Bu açıdan fatura kesme yetkisi ve sorumluluğu genellikle işletme sahipleri, şirketler, serbest meslek grupları ve tüzel kişilikler tarafından kullanılır. Buna karşın bireysel olarak yapılan bazı satışlar veya hizmetlerde de düzenleme gerekebilir. Bir örnek vermek gerekirse serbest meslek sahipleri veya bireysel olarak faaliyet gösteren danışmanlar, hizmet bedelini faturalandırabilirler. Bu belgesi kesme yetkisi, vergi mevzuatına ve ticari uygulamalara uygun olarak belirlenir ve belgeler genellikle Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen standartlara göre düzenlenir.
Fatura Çeşitleri Nelerdir?
Herhangi bir fatura, farklı işlemler ve ticari ilişkiler için çeşitli amaçlarla kullanılan çeşitli türlerde düzenlenebilir. Başlıca fatura çeşitleri ise şunlardır:
- Satış Faturası: Mal veya hizmet satışı sonucu alıcının ödemesi gereken tutarı gösteren ve satıcı tarafından düzenlenen bir belgedir.
- Alım Faturası: Bir malın veya hizmetin satın alındığını ve ödemesi gereken tutarı gösteren belgedir. Alıcının, satıcının gönderdiği mal veya hizmet karşılığında ödeme yapması gerektiğini gösterir.
- Proforma Fatura: Satıcı tarafından, müşteriye henüz mal veya hizmetin teslim edilmediği ancak alıcının ödeme yapması gereken tutarın belirtildiği bir belgedir.
- İrsaliyeli Fatura: Malın teslim edildiğini gösteren bir irsaliye ile birlikte düzenlenen bir belgedir. Genellikle malın nakliyesi ve lojistiği sırasında kullanılır.
- Tevkifatlı Fatura: İşleme tabi olan verginin alıcı ve satıcı arasında paylaşıldığı durumlarda düzenlenen belge türüdür.
- Gider Makbuzu: İşletme giderleri için yapılan ödemelerin belgelendirilmesi amacıyla düzenlenen bir belgedir. İşletme giderlerinin belirlenmesi ve kayıt altına alınması için kullanılır.
- Alınan Hizmet Faturası: Bir işletmenin aldığı hizmetlerin bedelini gösteren bir belgedir. Örnek vermek gerekirse bir danışmanlık hizmetinin bedelini gösteren bir ödeme belgesi alınabilir.
Açık ve Kapalı Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
Açık ve kapalı fatura birtakım farklılıklara sahiptir. İki fatura türü arasındaki temel ayrımlar şunlardır:
- Açık Fatura: Satıcı veya tedarikçinin, ürün ya da hizmet satın alan müşteri için düzenlediği, vadeli olarak ödenecek olduğu bilinen faturadır. Açık fatura, müşterinin ürün veya hizmeti aldığı ancak henüz ödeme yapmadığı durumlar için kesilir. Bu versiyonda ödemesi gereken tutar, sağlanan hizmet, son ödeme tarihi ve ödeme yöntemi gibi detaylar yer alır.
- Kapalı Fatura: Müşterinin, ürün veya hizmet alımında ödemeyi faturanın düzenlendiği sırada yaptığı durumlarda düzenlenen belgedir. Kapalı fatura, satış işlemi karşılığında ödenmesi gereken ücretin peşin olarak alındığını gösterir ve alıcının herhangi bir borcu kalmaz.
Püf Noktaları ile Fatura Nasıl Kesilir?
Fatura keserken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır. Belgeyi düzenleme noktasında riayet edilmesi gereken püf noktalar şunlardır:
- Fatura üzerinde yer alacak olan satıcı ve alıcı bilgilerinin, ürün veya hizmet detaylarının ve fiyatlandırmanın doğru ve eksiksiz olması önemlidir.
- Bu süreçte yerel vergi mevzuatına ve Vergi Usul Kanunu’na uygun hareket etmek gerekir.
- Fatura döviz cinsinden kesilecekse, Türk Lirası karşılığının da belirtilmesi ve Merkez Bankası’nın güncel döviz alış kurunun kullanılması zorunludur.
- Her faturanın benzersiz bir numarası olmalı ve bu numaralar kesintisiz bir sıra izlemelidir.
- Faturanın tarihinin, mal veya hizmetin teslim edildiği ya da işin tamamlandığı tarihi yansıtması gerekmektedir.
- Düzenlenen belgenin ödeme koşulları, vade tarihi gibi bilgilerin net bir şekilde belirtilmesi önemlidir.
- KDV ve varsa diğer vergi tutarlarının doğru hesaplanması ve faturada açıkça gösterilmesi gerekir.
Ödeme belgesi kesildikten sonra, ilgili muhasebe kayıtlarının zamanında ve doğru bir şekilde yapılması önemlidir. Bu sayede fatura iptali de kolaylıkla gerçekleşir. Ödeme belgesinin iptali için resmi başvuru yapılır ve vergi dairesi tarafından incelenir.
Hangi Bilgiler Faturalarda Yer Almalı?
Fatura raporlamalarında bazı temel ve zorunlu bilgiler yer almalıdır. Bu evraklarda yer alması gereken temel bilgiler şunlardır:
- Belgenin benzersiz bir numarası olmalıdır. Buna kısaca ‘seri no’ denir.
- Belgenin oluşturulduğu tarih yine belge üzerinde yer alıyor olmalıdır.
- Satıcının adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası fatura üzerinde bulunmalıdır.
- Alıcının adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası belge üstünde görünmelidir.
- Ürün adı, miktarı, fiyatı, KDV ve toplam tutar gibi ayrıntılar belirtilmelidir.
- Nakit, kredi kartı, havale, mobil ödeme, transfer gibi farklı ödeme yöntemlerine ilişkin ibraz fatura üzerinde yer almalıdır.
- Faturayı kesen firmanın yetkilisinin imzası ve firmanın kaşesi yine bir ibare olarak belgenin üzerinde bulunmalıdır.
Faturalar Nasıl Saklanır?
Faturaların saklanması konusunda Türk Vergi Kanunu’na göre belgelerin düzenlendiği yılı takip eden beş yıl süreyle muhafaza edilmesi zorunludur. Buna karşılık e-fatura saklama süresi ise on yıldır. e-Fatura ve e-arşiv faturası dijital ortamda saklanabilen belgelerdir. Bu belgelerin saklanmasında önemli olan, faturanın geçerli hâli olan XML formatındaki dosyalardır. Elektronik ortamda düzenlenip saklanan bu belgelerin, isteğe bağlı olarak çıktı hâlinde yazdırıp dosyalarda saklanması da mümkündür.
Fatura Kesmemenin ve Muhafaza Etmemenin Cezası Var mı?
Türkiye Cumhuriyeti’nde alım-satım belgesi kesmemenin ve muhafaza etmemenin cezai yaptırımı söz konusudur. Vergi Usul Kanunu’na göre, ticari işlemlerden kaynaklanan belgelerin düzenlenmesi ve muhafaza edilmesi zorunludur. Ödeme belgesi kesmeme veya muhafaza etmeme durumunda vergi cezalarıyla karşılaşmak olasıdır Bu durumda durumunda vergi cezaları, kesilen ödeme belgesinin tutarının belirli bir yüzdesi üzerinden hesaplanabilir. Böylesi bir durumda ilave cezalar ve ekstra yaptırımlarla karşılaşmak mümkündür.
Daha çok ödeme belgesini muhafaza etmeme durumunda ise vergi incelemesi sırasında eksik veya hatalı belgelerin tespit edilmesi durumu yaşanabilir. Böyle bir durumda yasal yükümlülüklerin yerine getirilmemesi nedeniyle başka ciddi yaptırımlar doğabilir. Bu yaptırımlar arasında en başta idari para cezaları ve vergi ziyaı cezaları yer alır. Türkiye’de fatura kesme süresi ise işlem tarihini müteakiben 7 iş günüdür. Türkiye’de bir malın veya hizmetin satışı için fatura kesme sınırı 2024 yılı itibarıyla 6.900 TL’dir. Yani yapılan işlem tutarı, 6.900 TL’nin üzerindeyse bu belgenin düzenlenmesi zorunludur.
Bizim Hesap ile Fatura İşlemlerinizi Kolaylıkla Yönetin
Online ön muhasebe ve dijital finans uygulaması çözümleri sunan Bizim Hesap ile fatura işlemleriniz artık güvende. Tercihinizi Bizim Hesap çözümlerinden yana yaparak birçok konuda konfor yaşayabilirsiniz. Ücretsiz e-fatura ile e-arşiv entegrasyonu uygulamaları ile aksiyon alabilir ve maliyetleri düşürebilirsiniz. Cari hesap takibi yapabilir, tek panelden tüm satın alım işlemlerini yönetebilir ve gelir-gider kontrolünü basitçe gerçekleştirebilirsiniz.