e-Arşiv ve e-Arşiv Faturası Nedir?
e-Arşiv fatura tüm kullanıcıların işlemlerini elektronik ortamda yapmasına imkan sağlayan, Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı uygulamadır. Her bir kullanıcının kendisine özel kullanıcı adı ve şifresi vardır. Kullanıcılar bu uygulama ile tüm faturalarını düzenleme, saklama ve raporlama imkanlarına sahiptir. Kolay ve hızlı fatura kesme imkanı tanıyan bu uygulama ile firmanızın operasyonel yükünü azaltabilirsiniz. Zaman tasarrufunun yanı sıra kargolama, arşivleme ve kağıttan da tasarruf yapabilirsiniz. Kestiğiniz tüm faturalarınıza kolaylıkla ulaşabilir ve kağıt fatura keserken ki hatalarla karşılaşma ihtimalini ortadan kaldırabilirsiniz. Bizim Hesap’ın özel sistemi ile filtreleme yapabilir ve geçmiş senelerin fatura bilgilerine de kolayca ulaşabilirsiniz. Tüm gelen ve giden faturalarınızı raporlayabilir ve tüm süreci sağlıklı olarak yürütebilirsiniz.
Günümüzde online alışverişin hız kazanması nedeniyle fatura kesme zorunluluğu firmalara ek maliyetler getirir. Firmalar fatura keserken fatura formunun maliyeti, zaman ve personel giderlerinden dolayı ek maliyetler ile karşılar. Aynı zamanda mükellefler fatura kesecekleri zaman ofise ihtiyaç duyar. Bizim Hesap olarak kullanıcılarımıza sunmuş olduğumuz önemli hizmetlerden her yerden erişim imkanı sayesinde panelinize Android ve iOS işletim sistemi ile uyumlu uygulama ile cep telefonunuzdan giriş yapabilirsiniz. Bu sayede cep telefonunuzdan bile kolayca istediğiniz mekan ve zamanda e-Arşiv fatura oluşturabilirsiniz. İş yükünüzü azaltabilir ve tüm sürece bir panel üzerinden kolayca hakim olabilirsiniz. Matbu fatura taşımak yerine kolay kullanım arayüzü ile istediğiniz zaman fatura oluşturabilir ve müşterilerinize daha hızlı cevap verebilirsiniz.
Elektronik ortamda fatura düzenlemesi ile ilgili birçok kişinin aklına takılan bazı sorular olabilir. Mükelleflerin en çok zorlandığı hususlardan biride e-arşiv ve e-fatura arasındaki farklardır. E-arşiv, e-fatura kapsamı dışındaki firmalara ve son kullanıcı adı verilen vergi numarası olmayan müşterilere düzenlenir. E-fatura ise e-fatura uygulaması kapsamında olan vergi mükellefi kullanıcılara kesilir. Eğer ki e-arşiv fatura mükellefi, e-fatura mükellefi birine fatura kesiyorsa e-fatura kesmek zorundadır. E-arşiv mükellefi, e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayan son kullanıcılara yönelik mal satışları ile hizmet sunumunda ise faturayı e-arşiv fatura olarak düzenlemek zorundadır.
E-arşiv Fatura Kullanıcısı Olma Zorunluluğu
E-arşiv fatura birçok mükellef için zorunlu hale getirilmiştir. Zaman içinde teknolojinin gelişimi ve yaygınlaşması, kontrollerin ise sıkı hale gelmesi sonucu kağıt fatura düzeni uygulama üzerinden online panele taşınmıştır. Gelir İdaresi Başkanlığı mükelleflerin 2020 ve 2021 yılı cirosu 4 milyon TL ve üzeri ise 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv faturaya, 1 Ocak 2023 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmelerini zorunlu kılmıştır. E-arşiv fatura ise aşağıdaki durumlarda kesilmelidir:
- Mevcut durumda e-fatura mükellefi iseniz
- Gelir İdaresi Başkanlığı’nın son güncellemeleri ve tebliğleri dahilinde 01.03.2022 tarihi itibariyle vergi mükelleflerine kesilecek fatura tutarı 2000 TL’yi aştığında, mükellef olmayan alıcılar için ise fatura tutarının aynı gün içinde 5000 TL’yi geçmesi durumunda e-arşiv fatura kesilmesi zorunlu kılınmıştır. Mevcut sınırlar son tebliğler gelmeden önce vergi mükelleflerine kesilecek fatura tutarı 2000 TL yerine 5000 TL ve mükellef olmayan alıcılar için ise 5000 TL yerine 30000 TL olarak uygulanmaktaydı.
Mükellefler 2000 TL tutarının altındaki tutarlar içinde zorunluluk bulunmamasına rağmen e-arşiv fatura kesebilir. Matbu fatura yerine elektronik ortamda hazırlanan fatura tasarruf ve kolaylık imkanı tanır. E-arşiv faturaların rahatlıkla indirilip yazdırılabilmesi ve maile gönderilebilmesi sayesinde daha kullanışlı bir fatura düzenleme dönemi başlamıştır.
E-arşiv Fatura Başvuru ve Kullanım Yöntemleri
Kullanıcıların e-arşiv uygulamasını kullanabilmek ve fatura kesebilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-arşiv portalı üzerinden başvuru yapmaları gerekir. Bizim Hesap ile e-arşiv kullanmak ve fatura kesmek matbu faturaya göre çok kolaydır. Bizim Hesap paneli üzerinden e-fatura mükellefi olmasanız dahi e-arşiv mükellefi olarak e-arşiv fatura oluşturabilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tüm prosedürlerine uygun olarak e-fatura kullanan veya kullanmayan tüm müşterilere kolayca fatura düzenleyebilirsiniz. Bizim Hesap sistemimiz ile Gelir İdaresi Başkanlığı portalından çok daha hızlı ve kolay fatura kesebilirsiniz. Müşteriler vergi mükellefi olmasalar bile Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaraları ile kolayca müşterilerin bilgilerine ulaşabilir ve fatura oluşturabilirsiniz.
Tüm mükellefler dijital çağa uygun olarak faturalarını matbu kağıt faturalar yerine elektronik ortamda düzenleyebilir. E-arşiv uygulaması için özel entegratör firmalar kesin şart olarak sunulmaz fakat Gelir İdaresi Başkanlığı e-arşiv portalının da bazı zorlukları vardır. Bizim Hesap yoğun olarak fatura kesen müşterilerine kolaylık sağlar ve kolay bir arayüze sahiptir. Bu arayüz sayesinde mükellefler çok daha hızlı ve kolay fatura kesebilir. Mükellefler müşterilerine ait vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasını girdiklerinde unvan, ad ve soyad bilgileri otomatik olarak fatura düzenleme ekranına geldiğinden hata yapma imkanı da ortadan kalkar.
E-arşiv Faturada Dikkat Edilmesi Gerekenler
E-arşiv faturada dikkat edilmesi gerekenlerden en önemlisi matbu faturalarda olduğu gibi fatura süresine dikkat etmektir.
- E-arşiv fatura matbu faturalarda olduğu gibi malın veya hizmetin tesliminden itibaren 7 gün sonrasında kadar düzenlenmelidir. Burdan anlaşıldığı üzere faturalar en fazla 7 gün öncesine kadar kesilebilir. Fatura kesildikten sonraki 7 günlük sürenin aşılması dahilinde %10 oranında Özel Usulsüzlük Cezası uygulanır. Kullanıcıların fatura keserken bu süreyi aşmamaya özen göstermesi gerekir. Fatura kesiminde 7 günlük süreyi aşmamak gerekir aksi halde cezalarla karşılaşmak mümkündür.
- Kullanıcıların en çok merak ettiği soruların başında ise arşiv faturası için mali mühürün gerekip gerekmediği sorusudur. Mükelleflerin e-fatura ve e-arşiv uygulamasına geçiş yaparken mali mühür kullanması gereklidir. Fakat şahıs firmaları mali mühür gerekmeden e imza ile bu geçişi yapabilir. E-imzalar firma yerine şahıslara verilir ve ıslak imza yerine geçer.
Bizim Hesap uygulamamız ile elektronik faturada yapılan tüm mal satışlarını ve hizmet sunumlarını alt atla sıralayabilirsiniz. Satılan her ürün veya hizmete özel kdv ve iskonto girebilirsiniz. KDV yi %1, %8 ve %18 olarak seçebilirsiniz. Sistem tarafından otomatik olarak toplam hesaplanan miktarı görebilirsiniz. Kesilen faturalar arasında dilediğiniz faturayı tarihine göre veya vergi numarasına göre arayabilirsiniz. Kestiğiniz faturaları indirebilir ve basılı olarak da müşterilere gönderebilirsiniz. Elektronik ortamda kesilen faturalara itiraz talebi veya iptal talebi de kolaylıkla oluşturabilirsiniz. Sistem sadece sizin kestiğiniz faturaları değil aynı zamanda size kesilen faturaları görmenize de imkan tanır. Mükellefler satış faturası yerine iade faturası, istisna, tevkifat ve özel matrah faturaları da düzenleyebilir. Fatura kesilirken ürünün mal veya hizmet durumunu, miktarını, birimini, birim fiyatını, iskonto oranını ve tutarını, kdv oranını ve tutarını da girebilirsiniz. Birim olarak adet, kutu, kg, ton, metre, dakika, litre, metretül gibi farklı satış kalemleri seçebilirsiniz. Satış sonunda sistem tarafından mal/hizmetin toplam tutarı, iskontonun toplam tutarı, hesaplanan KDV ve ödenecek toplam tutarı görebilirsiniz. Bu sayede her kullanıcıya özel iskonto tanımlama imkanınızda bulunur. Tamamen güvenilir olarak kesilen bu faturalar son olarak onay mesajı tamamlandıktan sonra düzenlenmiş sayılır. Bu sayede matbu faturalardan daha güvenilir olarak kesilme, düzenlenme ve arşivlenme imkanına sahiptir. Siz de tüm e-arşiv faturası işlemleriniz için uygulamamızdan yararlanabilirsiniz.