Ticari işlerde alıcı ile satıcı arasındaki ilişkiyi ispat etmeyi sağlayan belgeye, fatura adı verilir. Satış işlemlerinde ödenen tutarlar ve ticari bilgiler kesilen faturalar üzerinde yer alır. Fatura çeşitleri ise farklı kriterlere sahiptir. Fatura türleri; açık ve kapalı fatura olmak üzere ikiye ayrılır. Vergi usullerinde ve kanunlarında tanımı bulunmayan açık ve kapalı fatura çeşitleri, satıcı ile alıcı arasındaki tahsilat şekliyle ilgili kavramlardır. Ticari hayatın içinde yer alan ve vergilerin hesaplanmasında kolaylık sağlayan faturalar, taraflar arasındaki tahsilat yöntemine göre açık veya kapalı fatura olarak kesilir. Ayrıca faturanın türüne göre alıcı ve satıcı taraflar, ödeme işlemlerinin takibini kolayca yapabilir.
Alışverişlerde sıkça kullanılan açık ve kapalı fatura kavramları, kanun koyucu tarafından her ne kadar yasal olarak tanımlanmamış olsa da günümüzde birçok ticari işlemde kullanılır. Peşin ve veresiye satışları ayırmaya yarayan açık ve kapalı fatura türleri, ihtiyaç sonucu ortaya çıkmıştır. Peki açık ve kapalı fatura nedir? Birbirinden farkları nelerdir?
Açık Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?
Ticari ilişkilerde vadeli olarak satışı yapılan alışverişlerde oluşturulan belgeye, açık fatura adı verilir. Ürün veya hizmet teslimi için kesilen açık faturalarda, ödenecek tutar vadeli şekilde belirlenir. Bu nedenler açık fatura kesme işleminde kaşe ve imza belgenin üst bölümüne atılır. Böylece müşterinin ilgili mal veya hizmeti aldığı ancak ödemeyi henüz gerçekleştirmediği kolayca anlaşılır. Ticari hayatta yer alan açık fatura, işletmelerin kendi muhasebe kayıtlarını takip etmelerini kolaylaştırır. Açık faturada belirtilen tutarın müşteri tarafından ödenmesi tamamlandıktan sonra tahsilat makbuzu kesilerek cari hesaba ilgili bakiye işlenir.
Alıcı ve satıcı arasındaki ticari ilişkilerin yürümesinde kolaylık sağlayan açık faturalar, yasal anlamda geçerliliğe sahiptir. Bu nedenle müşterinin ilgili tutarı ödedikten sonra tahsilat makbuzunu alması ve satıcı tarafın ilgili faturayı vergilendirmesi önemlidir. Borç ve alacak hesabının takip edilmesi ise alıcı ve satıcı tarafından yapılır. Açık fatura, “borcu hala açık” anlamına da gelir. Bedeli henüz ödenmemiş alışverişlerde kullanılan açık fatura, imza veya kaşenin eksik olması durumunda ise geçersiz olabilir. Düzenleme aşamasında faturanın geçerliliğine dikkat edilmesi, alıcı veay satıcı tarafın herhangi bir mağduriyet yaşamasını engelleyebilir.
Kapalı Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?
Fatura türleri arasında yer alan kapalı fatura, ürün veya hizmet karşılığı ortaya çıkan tutarın tahsili edildiği anlamına gelen belgedir. Peşin olarak ödemesi yapılan mal veya hizmet alımı için kapalı fatura kesilir. Kaşe ve imza ise faturanın alt kısmında yer alır. Kapalı faturalar muhasebe kayıtlarına işlenerek, vergilendirilmesi ticari alışveriş sonrasında hemen yapılabilir. Ticari işlemlerin veya alışverişlerin o anda bittiğini gösteren kapalı faturalar, işletmelerin muhasebe yüklerinin azalmasında da etkilidir.
Tahsilatı gerçekleştirilen kapalı faturalar, herhangi bir takip işlemi gerektirmediği için işletmelerin mali yükünü düşürmeye yardımcı olur. Peşin ödemeli satış işleminde bir sorun yaşamamak açısından faturada yer alan kaşe ve imzaların geçerli olmasının yanı sıra belgenin alt bölümünde yer alması önemlidir. Aksi halde fatura açık fatura olarak işleme alınabilir. İşletmelerin fatura kesme anında tahsilat türüne göre oluşturacakları belgeler, kendi sorumlulukları altındadır. Bu sebepler müşterilerin ödeme sonrası aldıkları faturada yer alan ürün veya mal bilgileriyle kaşe imza gibi unsurları kontrol etmesi önemlidir.
Açık ve Kapalı Fatura Belgeleri Arasındaki Farklar Nelerdir?
Açık ve kapalı faturalar, alıcı ile satıcı arasındaki ticari ilişkiye dayalı ödeme yöntemini tespit etmeye yarayan belgelerdir. Ödeme yöntemine göre kesilen faturalar, açık veya kapalı olarak adlandırılır. Borç ve alacak miktarının takibi açısından da önem taşıyan açık ve kapalı fatura türleri arasında çeşitli farklar vardır. Muhasebe takibi için kolaylık sağlayan açık ve kapalı fatura arasındaki farklar ve ortak özellikler şu şekilde sıralanır:
- Açık ve kapalı fatura belgeleri, vergilendirme aşamasında aynı yasal işlemlere tabidir.
- Ödeme yöntemi peşin yapılan faturalar kapalı, vadeli olarak gerçekleştirilen fatura belgeleri ise açık fatura olarak tanımlanır.
- Kaşe ve imzalar, faturanın türüne göre alt veya üst bölümde yer alır.
- Açık faturalarda tahsilat makbuzu uygulaması bulunurken, kapalı faturalı satışlarda tahsilat makbuzu kesilmez.
- Kapalı faturalar peşin ödemeye tabi olduğundan, tahsilat sonrası ek belge oluşturmaya gerek kalmaz. Bu durum işletmenin mali ve iş yükünün hafiflemesine katkı sağlar.
- Her iki fatura türünde de mali sorumluluk alıcı ve satıcı taraf aittir. İlgili kaşe ve imzaların doğru bölümlerde yer alması ileride oluşacak mali problemleri önlemeye yardımcı olur.
- Açık ve kapalı fatura türlerini, e-fatura sistemi üzerinden oluşturmak mümkündür.
- Açık faturada belirtilen tutarın alıcı tarafından ödenmemesi durumunda yasal yollardan itiraz edilebilir.
- Her iki fatura türü de işletmeler tarafından sıkça kullanılır. İmza ve kaşenin yer aldığı bölge faturanın açık mı yoksa kapalı olduğu hakkında bilgi verir.
Satış Sonrası Hangi Fatura Kesilmeli?
Ticari alışverişlerde alıcı ve satıcı tarafın tahsilat türüne göre açık veya kapalı fatura kesilir. Fatura türünün hangisi olacağı alıcı ve satıcı arasındaki ticari ilişkiye bağlıdır. Müşteri alışveriş sonrası ödemeyi tamamladığında kapalı fatura, anlaşmalı işlem sonrası vadeli ödeme seçeneği söz konusuysa açık fatura kesmek gerekir. Ticari alanda örf ve adet haline gelen açık ve kapalı fatura terimleri, doğru şekilde hazırlanmazsa tahsilat noktasında riskli hale gelebilir.
Yanlış şekilde kesilen kapalı faturalar, açık faturaya göre daha zor icra takibine geçtiğinden ilgili faturanın alıcı ve satıcı tarafından kontrol edilmesi önemlidir. Aksi halde alıcı taraf kapalı fatura aldığını ve tahsilatı alışveriş sırasında gerçekleştirdiğini beyan ederek ödeme itirazında bulunabilir. Bunun yanı sıra açık veya kapalı faturaların minimum 5 yıl süreyle saklanması gerekir. Böylece karşılıklı anlaşmazlık durumunda yasalara uygun biçimde düzenlenen faturalar, itiraz yoluyla tahsil edilebilir. Kısacası tahsilat türüne göre açık mı yoksa kapalı mı fatura kesileceği alıcı ve satıcı arasındaki anlaşmaya bağlıdır. Mal veya hizmet bedelinin ödenip ödenmediği noktada kaşe ve imza fatura türüne göre farklı bölgelere atılır.
E-Fatura Sisteminde Açık veya Kapalı Fatura Kesilir mi?
İşletmelerin kullandığı e-fatura uygulamaları üzerinden açık veya kapalı fatura kesme işlemi yapılabilir. Kaşe ve imzanın kesilen e-faturada hangi bölgede yer aldığına bakılarak, ilgili belgenin açık mı yoksa kapalı fatura mı olduğunu anlamak mümkündür. Vadeli şekilde ödeme talebinde bulunan alıcıya satıcı taraf açık fatura kesebilir. İlgili mal veya hizmet alımına karşın yapılan ödemenin peşin olarak tercih edildiği durumlarda ise satıcı tarafından kapalı fatura kesilir ve imza kaşe unsurları belgenin alt bölümünde yer alır.
Siz de gelişmiş altyapı desteğiyle açık veya kapalı fatura kesme işlemini kolaylaştıran Bizim Hesap uygulamalarıyla hemen tanışabilirsiniz. Ayrıca Bizim Hesap mobil uygulaması sayesinde işletmenize ait fatura takibini 7/24 istediğiniz ortamda anında kontrol edebilirsiniz. Ön muhasebe işlerinde hız sağlayan akıllı araçlar sayesinde mali yükünüzü hafifletebilir, açık veya kapalı fatura kesme işlerinde kaybedeceğiniz zamanı diğer işlerinizde değerlendirebilirsiniz. Hemen bizimhesap.com web sitesini ziyaret edebilir, avantajlı e-fatura uygulamaları ile kolayca fatura kesebilirsiniz.