Ülkemizde e-ticaret hacmi her geçen yıl büyüyor. 2024 yılında e-ticaret yapan işletme sayısı 600 bin civarında ve bunların %76’sı KOBİ’ler (şahıs işletmeleri).
Siz de ister pazaryerlerinde ister kendi internet sitesinde satış yapan bir KOBİ olun; e-ticarette fatura kesimi, dikkat etmeniz temel gereken konulardan biri.
e-Ticarette fatura nasıl kesilir, zorunluluğu nedir birlikte inceleyelim.
e-Ticarette Fatura Kesmenin Yasal Zorunluluğu Nedir?
213 sayılı Vergi Usul Kanunu madde 353’e göre; fatura düzenlenmemesi halinde, özel usulsüzlük cezası uygulanır.
Fatura düzenlemek; özellikle tüketicinin haklarını korumak, iade-değişim gibi işlemler için çok önemli. Bunun için her satışta fatura düzenlenmeli ve e-posta ile müşteriye mutlaka iletilmeli.
Kısaca hem yasal bir zorunluluk olduğu ve aksi halde özel usulsüzlük cezası uygulanacağı için hem de tüketici haklarını korumak için e-ticarette fatura kesilmesi gerekir.
Kimler Fatura Kesmek Zorundadır?
Ticari faaliyette bulunanlar fatura düzenlemek zorunda.
2025 yılında fatura düzenleme sınırı 9.900 TL olarak belirlendi. Ayrıca tutarı 9.900 TL’den az olsa bile istenmesi halinde fatura düzenlemek zorunlu. 9.900 TL altındaki tutarlar için perakende satış fişi, ödeme kaydedici cihaz fişi vb. düzenlenebilir.
Ancak e-ticaret satışlarında ise matbu yani kağıt fatura düzenlenemiyor.
e-Ticarette Hangi Fatura Türleri Kullanılır?
e-Ticaret satışlarında elektronik fatura (e-fatura veya e-arşiv fatura) düzenlenebilir. Yani e-ticaret satışlarında fatura tutarına bakılmaksızın yalnızca elektronik fatura düzenleyebilirsiniz.
e-Ticaret sektöründe e-fatura zorunluluğu ise
- 2020 veya 2021 hesap dönemleri için 1 Milyon TL;
- 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri cirosu olan işletmeler için geçerli.
Biz’de e-Faturaya Geçmek, 10 Dakikalık* İş!
e-Fatura mükellefi olun veya olmayın Bizim Hesap’ın uzman destek ekibiyle dakikalar içinde e-faturaya geçiş yapabilirsiniz.
*Mali mühür ve e- İmza süreci bekleme süreci hariç.
e-Ticarette Elektronik Fatura Nasıl Kesilir?
e-Ticarette satışlar için düzenleyeceğiniz elektronik faturalar, herhangi bir iade/değişim ya da anlaşmazlık durumunda büyük önem taşır. İşte e-ticarette elektronik fatura düzenlemek için kullanabileceğiniz yöntemler:
GİB e-Fatura Portalı
e-Fatura kesmek için Gelir İdaresi Başkanlığının sunduğu e-fatura portalını kullanabilirsiniz. GİB e-fatura portalına giriş yapın ve ardından “Belge İşlemleri” bölümünde e-faturayı seçin.
Bu aşamada gerekli tüm bilgileri girerek faturanızı düzenleyip onaylayabilirsiniz.
Özel Entegratör
Yalnızca GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörler sizin adınıza e-fatura oluşturabilir. e-Fatura entegratörleri, mükellefler yerine e-fatura sürecini tamamlar. Bunun için yalnızca sizden gerekli bilgileri alması gerekir.
Ayrıca bu entegratörler gerekli süre boyunca e-faturaları sizin için saklar.
Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyonu
Çok fazla fatura kesen işletmeler tarafından tercih edilen bir yöntem olduğu için her işletme tarafından tercih edilmez. Bu yöntemde işletmeler, kendi bilgi işlem sistemleri ile e-faturalarını keserler.
İşletmelerin kendi sistemlerinin Başkanlığın sistemine entegre edilebilmesi ve kesintisiz bağlantı kurabilmesi gerekir.
Detaylı bilgi için: e-Fatura Nasıl Kesilir? Örneklerle Adım Adım e-Fatura Kesme
Muhasebe Yazılımları
e-Ticarette satış yapan işletmelerinin en çok tercih ettiği yöntemlerden biri de muhasebe yazılımları aracılığı ile e-fatura kesmektir. Bu yazılımlar sayesinde e-fatura kesme işlemini otomatik hale getirebilirsiniz.
- Öncelikle e-fatura entegrasyonunu kurmanız gerekir.
- Ardından veri senkronizasyonu gerçekleştirilir.
- Artık faturalarınızı hızlıca oluşturabilirsiniz.
Üstelik bu yazılımlar ile kestiğiniz faturayı anında muhasebeleştirebilirsiniz.
Fatura Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gereken Vergi Kuralları
213 sayılı Vergi Usul Kanunu kapsamında faturalar, malın tesliminden (ve hizmetin ifası) itibaren azami 7 gün içerisinde düzenlenmek zorundadır. 7 gün içerisinde düzenlenmeyen faturalar, düzenlenmemiş sayılır.
Faturalar, vergi beyannameleri için çok önemli belgelerdir. O nedenle faturaları doğru ve eksiksiz şekilde bildirmeniz gerekir.
Vergi Usul Kanununa göre faturada;
- faturanın düzenlenme tarihi,
- seri ve sıra numarası,
- düzenleyenin adı,
- iş adresi,
- bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası,
- müşterinin adı,
- malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı vb. bulunmak zorundadır.
Fatura Kesiminde Kolaylık, KDV Seçiminde Çeşitlilik Bizim Hesap’ta
Bizim Hesap’ta 24 farklı (Kıbrıs dahil) KDV oranından ihtiyacınıza uygun olanı seçebilir ve istediğiniz şekilde fatura kesebilirsiniz.
e-Ticaret Faturasında İndirim ve İade Nasıl Gösterilir?
e-Ticaret satışlarınızda müşterilerinize indirim uyguluyor olabilirsiniz. Peki bu durumda faturada indirim nasıl gösterilir?
- Düzenlediğiniz faturalarda indirim uygulamak için muhasebe programlarında fatura düzenleme aşamasında “İndirim Ekle, İskonto” gibi ifadeler yer alır.
- İndirimi, oran ya da tutar olarak ekleyebilirsiniz.
- Ekledikten sonra faturadaki tutarın son hali indirimli şekilde görünür ve uygulanan indirim açık şekilde yer alır.
e-Ticarette iade süreçlerinin etkili yönetilmesi, müşteri memnuniyeti için de son derece önemli. Müşteriler satın aldıkları ürünleri pek çok sebepten dolayı iade edebilirler.
Vergi mükellefi olmayan tüketicilerden gelen iadeler için gider pusulası düzenlemeniz gerekir. Gider pusulası, fatura yerine geçen resmi bir belgedir. Ürün iadesi sırasında muhasebe kayıtlarının gerekli şekilde güncellenmesini sağlar.
Ancak e-ticarette durum biraz değişiyor:
e-Ticarette e-arşiv fatura düzenleyerek yapılan satışlarda nihai tüketici, malı iade ederken kendisine iletilen elektronik faturanın çıktısını alır ve iade bölümünü doldurup imzalar. Ve bu imzalı faturayı satıcıya geri gönderir.
Böylece mesafeli sözleşmeler ile yapılan satışlarında iade yapıldığında bu belge gider pusulası yerine geçer.
İlginizi çekebilir: İskonto Nedir? Nasıl Hesaplanır?
e-Ticarette Fatura İptali ve Hataların Düzeltilmesi
Fatura düzenleme esnasında yanlış bilgi girişi, tutarın yanlış girilmesi gibi nedenlerle faturanın iptal edilmesi ya da hataların düzeltilmesi gerekebilir.
Ancak e-fatura ya da e-arşiv faturaları alıcıya gönderdikten sonra herhangi bir düzeltme yapmanız mümkün olmaz. O nedenle düzenlediğiniz bir e-fatura ya da e-arşiv faturada bir hata ya da eksiklik fark ederseniz faturanın iptal edilmesi gerekir.
Bir e-ticaret satışı yapan işletmeniz olduğunu düşünelim:
- Bir satış için e-arşiv fatura kestiniz ama faturada bir hata olduğunu kestikten sonra fark ettiniz.
- Bu durumda faturada herhangi bir düzeltme işlemi yapamazsınız.
- e-Arşiv fatura iptal işleminin, iletme tarihinden itibaren en geç 8 gün (aksaklık olmaması için 7 gün önerilir) içinde yapılması gerekir.
- Eğer bu süreyi kaçırdıysanız son tüketicinin gider pusulası düzenlemesi gerekir.
e-Ticaret Faturasının Saklama Süresi ve Hukuki Geçerliliği
Faturaların kanunlar çerçevesinde belirlenen süre boyunca saklanması ve arşivlenmesi gerekir. Bu süre;
- Vergi Usul Kanununa göre 5 yıl;
- Türk Ticaret Kanununa göre ise 10 yıldır.
Faturaların Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen format gibi kriterlere uygun şekilde saklanması, geçerlilik açısından gereklidir.
Fatura gibi belgelerin arşivlenmesi, herhangi bir dava vb. durumda ibraz açısından çok önemlidir. Dolayısıyla tüm faturaların en az 10 yıl boyunca arşivlenmesi faydalı olacaktır.
