21.12.2022

E-Fatura Nasıl Kesilir?

E-Fatura Nasıl Kesilir?

İşletmelerin dijital dönüşüm süreciyle geçiş yaptıkları e-fatura sistemi, çevrimiçi platformlarda düzenlenir. Peki e-fatura nasıl kesilir? E-fatura, elektronik ortamda hazırlanır ve alıcı taraf iletilir. E-fatura sisteminin temel amacı işletmelerde oluşan zaman kaybını önlemek ve kağıt israfının önüne geçmektir. Ayrıca e-fatura sistemi sayesinde faturaların kaybolma sorunu ortadan kalkar. E-fatura işlemi fiziki faturada geçerli yasal şartlara tabidir. Hukuka uygun olarak düzenlenen e-fatura, ticari ilişkide iki tarafından ilgili sisteme kayıtlı olmasıyla uygulanabilir. E-fatura kesmenin üç farklı yöntemi bulunur. Bu yöntemlere birlikte bakalım:

  • GİB portal üzerinden e-fatura kesmek:

Gelir İdaresi Başkınlığı’na ait portal üzerinden online ortamda e-fatura kesmek mümkündür. Kesilen e-faturalar taslaklar klasörü üzerinden e-imza ile onaylanır ve alıcı tarafa iletilir. Online ortamda kesilen ve ticari ilişkinin ispatı olan e-faturanın, internetin bulunduğu her yerden kesilmesi mümkündür. Ayrıca Vergi Usul Kanunu’na göre e-faturanın ticari ilişkide gerçekleşen mal veya hizmet teslimi sonrasında yedi gün içinde kesilmesi gerekir.

  • Özel entegratör kullanımıyla e-fatura oluşturmak:

Bizim Hesap uygulaması ile GİB portal entegrasyonu sağlamak ve e-fatura kesmek oldukça kolaydır. Sistem faturanın e-fatura mı e-arşiv faturası mı olacağına ise otomatik şekilde karar verir. Sadece fatura bilgilerini girmek ve işlemi yönetmek yeterlidir. E-faturada yer alan bilgiler ise XML, CSv veya EDI gibi farklı formatlara kolayca uyum sağlar. Entegre yazılım programı üzerinden GİB portal e-faturası kesebilir, alıcı tarafa ilgili fatura suretini kısa süre içinde gönderebilirsiniz.

  • Bilgi işlem entegrasyonu ile e-fatura uygulaması

İşletme faaliyetleri için kullanılan şirket içi bilgi işlem uygulamasını GİB portal ile entegre ederek e-fatura kesebilirsin. Entegrasyon işlemi için GİB portal üzerinden müracaatta bulunmak gerekir. Bilgi işlem portalı bulunmayan işletmeler ise bu yöntemle e-fatura kesemez.

Elektronik Fatura Çeşitleri Nelerdir?

Elektronik fatura belgeleri iki çeşittir. Dijital ortamda kesilen ve arşivlenen elektronik faturalar arasında; e-fatura ve e-arşiv fatura yer alır. Görüntüleme yazılımlar sayesinde incelenebilen e-faturalar, interaktif vergi dairesi portalı giriş formu üzerinden kesilir. Portala giriş yapmak için kullanıcı adı ve şifre kullanılır. Ayrıca e-devlet sistemi üzerinden interaktif vergi dairesine giriş yapabilir, kullanıcı adı ve şifrenizi öğrenebilirsiniz. Bunun yanı sıra GİB portal ile entegre biçimde çalışan bilgi işlem entegrasyonu araçları veya özel uygulamalar üzerinden e-fatura kesmek mümkündür. Yoğun satış hacmine sahip işletmeler e-fatura sistemine geçiş yaparak, işlem maliyetlerini minimum seviyeye düşürebilir. Kesilen e-faturalar dijital ortamda arşivlenir ve istediğiniz yerden ulaşabilirsiniz. Dilerseniz gelin, e-faturanın sağladığı avantajlara yakından bakalım.

E-Faturanın Avantajları Nelerdir?

E-fatura sistemi mükelleflerin fatura kesim sürecinden zaman tasarrufu sağlamalarına yardımcı olur. Ayrıca e-fatura sistemine kayıtlı alıcı ve satıcı taraf arasındaki mali sorumluluklar portal kullanımı sayesinde kısa sürede tamamlanır. GİB Portal üzerinden oluşturulan e-faturaların saklanma süresi yaklaşık 6 aydır. Daha sonrası için ilgili faturaların depolanması mükelleflerin sorumluluğundadır. Mükellefler tarafından e-fatura sistemini kullanmanın avantajları ise şu şekilde sıralanır:

  • E-fatura sistemi veya entegre uygulamalar, satış tutarlarının hesaplanmasını ve KDV oranı uygulama işlemlerini kısa sürede gerçekleştirmeyi sağlar.
  • E-fatura kullanımı sırasında ilgili faturayı online e-imza sertifikasıyla imzalamak mümkündür. Böylece fiziki iş yükü ortadan kalkmış olur.
  • Sistem kullanımı ile alıcı tarafa kesilen fatura anında iletilir. Posta ve kargo masraflarına gerek yoktur.
  • Portalda yer alan menü sekmeleri, fatura bilgilerini hızlı şekilde doldurmaya imkan tanır. Yanlış bilgileri düzeltmek fiziki fatura kesme işlemine göre daha kolaydır.
  • E-fatura sistemi işletmenin mali mühür almasını gerektirmez.
  • Ücretsiz fatura kesme uygulaması, işletmenin kağıt masrafını ve iş yükünü azaltarak, mali açıdan çeşitli avantajlar sağlar.
  • E-fatura sistemi özel yazılıma sahip güvenlik sistemleriyle korunur. Portalda yer alan bilgiler devlet destekli veri tabanında saklanır.
  • Portalda kesilen faturalara evrensel tekil numarası atanır. Atanan ETTN numara, kesilen faturanın tekliğini sağlar.
  • Elektronik fatura kesim platformu kullanımı ile kesilen faturanın kaybolmasını veya deforme olmasını önlemek mümkündür.
  • GİB portala entegre uygulama kullanımı ile satış faturalarını 6 aydan uzun süre saklamak mümkündür.
  • Kesilen e-faturaya internet veri tabanına sahip bilgisayar üzerinden, dilediğiniz her yerden ulaşabilirsiniz.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Elektronik fatura sisteminde yer alan e-fatura ve e-arşiv uygulamaları birbirine benzer özellikler gösterse de yapı itibariyle farklı işlevlere sahiptir. E-fatura kesmek için alıcı ve satıcı tarafın sisteme kayıtlı olması gerekir. E-arşiv uygulamasında ise alıcı tarafın sisteme kayıtlı olmasına gerek yoktur. E-arşiv portalı üzerinden kesilen faturalar alıcı tarafa anında gönderilir ve kağıt çıktı alınmasına uygundur. E-faturada ise kesilen fatura yalnızca elektronik ortam üzerinden gönderilir ve kağıt çıktı alınmasına uygun değildir. Bunun yanı sıra e-faturada ilgili işlem Gelir İdaresi Başkanlığı’na anında iletilirken, e-arşiv uygulamasında kesilen faturalar aylık olarak ilgili vergi dairesine bildirilir. Birbirine benzemesi sebebiyle sıkça karıştırılan iki fatura kesim uygulaması, Bizim hesap entegratörlerimiz ile pratik şekilde kullanılabilir. Ancak e-arşiv uygulamasını özel entegratörle kullanmak için GİB izni alınması gerekir. E-faturanın UBL-TR formatına göre hazırlanması zorunluyken, e-arşiv uygulamasında yönetmeliklerde belirtilen format zorunluluğu yer almaz. Her iki uygulamada sistem üzerinden kesilen faturaların alıcıya kısa sürede iletilmesinde etkilidir. Bu sayede işletmenin nakit akışı hızlanır ve iş yükü hafiflemiş olur. Ayrıca elektronik ortamda kesilen faturalar, KDV gibi anında tahsil edilen vergilerin kolayca kesilmesine yardımcı olur. Böylece ticari ilişkide bulunan tarafların, vergi uyumu sağlanır. Kesilen e-fatura veya e-arşiv faturalar yıllık gelir vergisi ve geçici vergi dönemlerinde işletmenin kayıtlı olduğu daireye bildirilerek ödenir. İşletme maliyetlerinde avantaj sağlayan elektronik fatura uygulamaları, pratik kullanıma sahip menü sekmeleri ve otomatik hesaplama araçlarıyla da dikkat çeker.

E-Arşiv Fatura Nereden Kesilir?

E-arşiv faturanın nasıl kesildiği mükellefler tarafından sıkça merak edilir. Gelin, e-arşiv fatura nasıl ve nereden kesilir buna da bir göz atalım. E-arşiv fatura tıpkı e-faturada olduğu gibi internet veri tabanı üzerinde kullanılan GİB portaldan kesilir. E-arşiv fatura kesmek için mükellefin sisteme kullanıcı kodu ve şifresi ile giriş yapması gerekir. Siteme giriş için interaktif vergi dairesi giriş bilgilerini kullanmak da mümkündür. Portala giriş sonrası menü içinde yer alan belge işlemleri bölümünden fatura oluştur alanı seçilir. Alıcı tarafa ait güncel bilgiler ve fatura ayrıntılarını doldurduktan sonra fatura oluştur butonu üzerinden ilerlemek gerekir. Daha sonra oluşturulan fatura otomatik olarak mükellefin taslaklar klasörüne kaydedilir. Kayıtlı fatura henüz onay almamıştır. Taslaklar bölümünde bulunan fatura son kez kontrol edilir ve GİB imza sertifikası kullanımıyla onaylanır. Ayrıca e-arşiv faturalar sisteme özel olarak entegre olan ve kolayca uyum sağlayan araçlar üzerinden de kesilebilir. Bu sayede işletmenin fatura kesim işlemiyle kaybettiği zamanı önlemek mümkündür. Zamandan tasarruf sağlayan e-arşiv entegrasyonu hizmetini Bizim Hesap ile kolayca alabilirsiniz. Kullanacağın sistem faturanın türünü otomatik olarak tespit eder ve işleme uygun fatura şablonunu oluşturur. Böylece yoğun satışlarda fatura kesme işlemini pratik şekilde tamamlayabilirsiniz. Dilerseniz entegratör aracılığıyla kesilen e-arşiv faturanı da 7 gün içinde kolayca iptal edebilirsiniz.

E-Fatura Kimler için Zorunludur?

E-fatura portalı, firmalara çeşitli işlem avantajları sağlayan elektronik sistemdir. E-fatura sistemine bazı işletmelerin ise geçme zorunluluğu bulunur. E-fatura zorunluluğu olan işletmelerin mali ciroları bu aşamada dikkate alınır. 2018 yılına ait brüt satış hasılatı on milyon üzeri olan mükellefler, 2018 ve 2019 hesap dönemlerine ait brüt satışı beş milyon ve üzeri olan işletmeler, 2020 yılı ve takip eden dönemde brüt satış tutarı beş milyon üzeri olan mükelleflerin e-fatura sistemine geçmeleri yasal olarak zorunludur. Bunun yanı sıra; Enerji Piyasası Düzenleme Kurulu lisansına sahip işletmeler, hizmet sağlayıcılar, sebze ve meyve ticareti yapan mükellefler, internet ortamında gerçek veya tüzel kişilere satış yapan firmalar ve internet tabanlı platformlarda reklam yayımlanmasına aracılık eden şirketlerin de e-fatura geçmeleri yasal olarak gereklidir. Maliyetleri düşüren e-fatura sistemi, yoğun satış hacmine sahip işletmelere kolaylık sağlar. Bizim Hesap e-fatura entegratörü ile kestiğiniz faturaları kolayca çıktı alabilir, alıcı tarafa anında iletebilirsiniz. Bizim Hesap entegratörümüz sayesinde, fatura şablonunu alıcı tarafın vergi kimlik numarası türüne göre otomatik şekilde ayarlarız. Siz de e-fatura butonuna tıklayarak dilediğiniz faturayı hukuka uygun şekilde kısa sürede kesebilirsiniz.

Hemen Tanışalım

Bizim Hesap ile şirketinizin Ön Muhasebe, e-Fatura, e-Arşiv ve tüm e-Ticaret operasyonunu tek platform üzerinden verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.