e-Fatura kesme, elektronik ortamda faturaların düzenlenmesi ve kesilmesi olarak biliniyor. Kağıt tüketimini azaltan e-fatura, bazı şirketler için bir tür zorunluluk olsa da pek çok avantajı bünyesinde barındırıyor ve gönüllü olarak da tercih ediliyor.
Firmaların e-faturaları uygun şekilde kesebilmesi için ilgili yasada yer alan hususları dikkate alması gerekiyor.
Bu yazımızda tüm ayrıntılarıyla e-fatura kesme adımlarından bahsederek işlerinizi daha pratik şekilde yürütmenize yardımcı olacağız. Gelin e-fatura nasıl kesilir sorunuza ve çok daha fazlasına cevap verelim.
e-Fatura Nedir?
e-Fatura, normalde kağıt üzerinde düzenlenen faturaların, internet üzerinden çevrimiçi bir şekilde hazırlanması ve ilgililere iletilmesi işlemidir. Bu faturalar, kağıda basılmadan sunucular aracılığı ile iletilir.
Ülkemizde de 05.03.2010 tarihinde yayımlanan 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-fatura uygulaması mevzuata eklendi ve 2013 yılında da kullanılmaya başlandı.
e-Fatura uygulaması, birçok avantajı da içerisinde barındırıyor.
e-Fatura Nasıl Kesilir?
e-Fatura deyince akla gelen ilk soru: e-Fatura nereden kesilir? e-Fatura kesme işlemlerinin farklı yöntemler kullanılarak gerçekleştirebilirsiniz. Bu yöntemler;
- GİB portal üzerinden fatura kesme
- GİB onaylı entegratör ile fatura kesme
- Bilgi işlem entegrasyonu şeklinde sıralanabilir.
Her yöntemin sağladığı avantajlar birbirinden farklı. Dolayısıyla aralarından bir tercihte bulunmanız ve fatura kesme işlemlerinizi elektronik ortamda sorunsuz bir şekilde yapmanız mümkün.
e-Fatura Kesmeye Başlamadan Önce Bilmeniz Gerekenler
e-Fatura uygulamasının taraflar arasında sağlıklı bir biçimde yürütülebilmesi için dikkat edilmesi gereken birçok nokta bulunuyor. Bu noktalardan bazıları şunlar:
Karşılıklı e-fatura düzenleme:
e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler, birbirlerine sattıkları malları ve hizmetleri elektronik fatura olarak göndermek zorunda. e-Fatura düzenlemeden sadece kağıt üzerinden fatura kesen mükellefler, hiç fatura düzenlememiş gibi görüneceği için birçok problemle karşılaşabilir.
Bu nedenle tarafların fatura düzenleme ve fatura alma konusuna dikkat etmeleri gerekiyor. Ayrıca e-fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler, bu uygulamaya kayıtlı olmayan mükelleflere kağıt fatura ya da e-arşiv fatura düzenleyebilir.
Faturayı muhafaza etmek ve ibraz:
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre taraflar düzenledikleri ya da adlarına düzenlenen faturaları yasal süre zarfı boyunca muhafaza etmek zorunda.
Bununla beraber faturaları da istendiği takdirde ibraz etme yükümlülükleri de bulunuyor.
e-Arşiv fatura ibaresi:
e-Arşiv faturalarda, İl Kod Numarası, Maliye Bakanlığı Amblemi, Gelir İdaresi Başkanlığının amblemi ve e-arşiv fatura ibaresi bulunmak zorunda.
Unvan değişikliği:
e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan kullanıcıların unvanlarının değişmesi halinde 15 gün içerisinde unvan değişikliğine ait başvurusunu yapması gerekir.
Arşivleme:
Elektronik fatura uygulamasında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından arşivleme yani saklama hizmeti verilmiyor.
Portal üzerinden düzenlenen ya da alınan faturalar, mükellefler tarafından arşivlenmeli ve kendi bilgi işlemleri sistemleri ya da saklama konusunda yetki almış kuruluşların bünyesinde saklanmalı.
e-Faturanın reddi:
e-Fatura uygulamasına dahil olan kullanıcılar, e-faturanın ticari ya da temel olup olmadığına bakılmaksızın, gelen faturaları almak durumunda.
Başkanlığın yayınladığı şema kontrolleri ile imza doğrulaması hatası dışında faturaları reddetme gibi hakları yok. Ancak e-fatura iade ya da iptal işlemlerini yapabilirsiniz.
e-Fatura Düzenleme Adımları
Bir e-fatura kullanıcısının e-fatura kesebileceği üç farklı yöntem bulunduğundan bahsetmiştik. Mükellefler, e-faturalarını elektronik ortamda bu üç farklı yöntem ile düzenleyebilir.
● GİB e-Fatura Portalı: Gelir İdaresi Başkanlığının hizmete sunduğu e-fatura portalı ile e-faturalarınızı düzenleyebilirsiniz. Portala giriş yaptıktan sonra “Belge İşlemleri” bölümünde e-faturayı seçerek faturanızı düzenleyip onaylayabilirsiniz.
● Özel Entegratör: GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörler, mükellef adına e-fatura oluşturabilirler. Bu entegratörler, sizin yerinize e-fatura sürecini tamamlayan yardımcı araçlar gibi çalışır.
Sizden gerekli bilgileri alan entegratör, bu bilgilerle e-faturayı düzenler ve sizin için saklar.
● Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyonu: Bu, özellikle çok fazla fatura kesen işletmeler tarafından tercih edilen bir yöntem. Bu işletmeler, kendi bilgi işlem sistemleri ile e-faturaları düzenlerler.
Bunun için kendi sisteminizi Başkanlığın sistemine entegre edebiliyor ve kesintisiz bağlantı kurabiliyor olmalısınız.
e-Fatura Kesmek için Gereken Bilgiler ve Belgeler Nelerdir?
e-Fatura kesebilmek yani bir e-fatura kullanıcısı olabilmek için bazı belgelere sahip olmanız gerekiyor. İşte e-fatura kesebilmeniz için gereken bilgiler ve belgeler:
- Öncelikle, e-fatura sistemi başvuru formu ve taahhütnameniz olmalı.
- e-Fatura mükellefiyeti için şirket kuruluş sözleşmeniz de olmalı.
- Fatura düzenleyebilmek için vergi kimlik numaranız olmalı. Bu numara, hem alıcı hem de faturayı düzenleyen taraf için de zorunlu.
- Elektronik mali mühür sertifika taahhütnameniz olmadığında e-fatura düzenleyip kesmeniz mümkün değil. Mali mührü, henüz GİB e-fatura portalına giriş yapmadan önce almalısınız. Aksi durumda giriş yapamazsınız.
- Şahıs şirketlerinin mali mühür yerine e-imza kullanması da mümkün.
- Şirketteki yetkililere ait noter onaylı imza sirküsüne ihtiyacınız olacak.
- GİB portalında aktif bir e-fatura kullanıcı hesabınız olmalı.
Bu belgeleri ve bilgileri eksiksiz tamamladığınızda gerekli onayları alarak e-fatura kesmeniz mümkün.
e-Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
Bir e-fatura mükellefi olduğunuzda, e-fatura keserken dikkat etmeniz gereken bazı noktalar olur:
- Faturada olmazsa olmaz bazı bilgiler var. e-Faturayı düzenleyenin ve alıcının adı/soyadı, vergi kimlik numarası ve satışı gerçekleşen ürün ve hizmet bilgileri vb. temel bilgiler, e-fatura eksiksiz şekilde yer almalı.
- e-Fatura göndereceğiniz alıcı taraf da e-fatura mükellefi olmalı. Aksi halde e-fatura gönderemezsiniz. (e-Arşiv fatura ya da kağıt fatura göndermeniz gerekir.)
- e-Faturalarınızı geriye dönük kesmeniz mümkün değil. e-Faturalar, en geç 7 gün içerisinde alıcı tarafa teslim edilmeli.
- GİB tarafından sunulan e-fatura portalı, e-faturalarınızı gereken süre boyunca saklamaz. Oysa kanunlara göre, e-faturalarınızı belli bir süre arşivlemekle yükümlüsünüz. O nedenle, e-fatura saklama sorumluluğu size aittir ve elektronik ortamda saklamanız gerekir.
e-Faturalarınızı keserken bu noktalara dikkat ettiğinizde hem yasalara uygun olarak faturalama yaparsınız hem de tüm fatura kesme süreçleriniz eksiksiz olur.
e-Fatura Kesmek İçin Gerekli Araçlar ve Yazılımlar
e-Fatura kesmenin üç farklı yönteminden sizin seçtiğiniz yönteme göre ihtiyaç duyacağınız araçlar değişiklik gösterebilir. Şimdi bu üç yöntemi inceleyerek hangi yöntemde ne gibi gereklilikler olduğunu öğrenelim.
GİB e-Fatura Portalı Nedir ve Nasıl Kullanılır?
GİB e-Fatura Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-fatura ve e-arşiv fatura gibi dijital dönüşüm uygulamaları ilgili hizmetlerini sunduğu portaldır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hizmete sunulan portal, mükelleflerin muhasebe ve fatura işlemlerinde kolaylık sağlar.
GİB portala giriş yapmak için herhangi bir harici kayıt işlemine ihtiyacınız yok. İşletme mükellefleri, interaktif vergi dairesi giriş bilgilerini kullanarak GİB e-fatura portalına giriş sağlayabilir.
- Mali mühür barındıran USB yüklü e-imza aracı ile sisteme kısa sürede giriş yapabilirsiniz.
- e-Fatura uygulamaları ise tek tıkla fatura kesmeye ve arşivlemeye yardımcı olur.
- Elektronik imza ile sisteme giriş yaptıktan sonra mali mührün barındırıldığı USB belleği seçmek gerekir.
- Elektronik imza şifresini de girdikten sonra Java engellemesine izin verme seçeneğine tıklanır.
- İmzala butonu sonrasında ise artık e-fatura kesmek için hazırsınız.
Ayrıca GİB e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler e-arşiv uygulamasını da kullanabilir. e-Arşiv uygulaması ile hem elektronik hem de kağıt çıktı olarak kesilen faturayı alıcı tarafa iletebilirsiniz.
GİB e-Fatura Portal Nasıl Kullanılır?
Öncelikle, e-fatura işlemini gerçekleştirmek için hem alıcının hem de göndericinin ilgili uygulamaya kayıtlı olması gerekir. Peki, GİB e-fatura nasıl kesilir? GİB e-fatura kesmeye başlamak için ilk olarak Gelir İdaresi Başkanlığının sitesine giriş yapmanız gerekir.
Ardından şu adımları sırasıyla uygulayabilirsiniz:
- Mükellef ve kullanıcı bilgilerini kontrol edin. Ardından “belge işlemleri” olarak adlandırılan bölüme geçiş yapın.
- Bir sonraki aşama, “fatura oluşturma”. Bu kısımda gerekli alanları eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurmanız son derece önemli.
- Sipariş tarihi, alıcı bilgileri, mal veya hizmet bilgileri, adres detayları ve vergi türlerini seçerek kısa süre içinde e-fatura oluşturmak mümkün.
- Bütün bilgileri girdikten sonra “oluştur” butonuna tıkladıktan sonra faturayı taslaklar kısmına ekleyebilirsiniz.
- Taslaklar bölümüne gidip faturayı görüntüleyip bilgileri kontrol edin. Hatalı bilgiler varsa bunları düzeltmeyi ihmal etmeyin.
Bu adımların her birini uygulamanız halinde, fatura kesme işlemlerini sorunsuzca tamamlamış olursunuz. Pratik kullanım sağlayan e-fatura portalının çalışması için yetkili bilgisayarında Java versiyonunun kurulu olması gerekir.
Özel Entegratörler ile e-Fatura Kesme
GİB fatura nasıl kesilir öğrendiğinize göre, GİB dışında e-fatura nasıl kesiliyor diye merak ediyor olabilirsiniz. e-Fatura kesme yöntemlerinden bir diğeri, GİB onaylı entegratörlerdir.
Birkaç adım ile faturanın sorunsuz bir şekilde kesilmesini sağlayan yöntemde dikkat etmeniz gereken aşamalar şu şekilde:
- GİB tarafından onaylanan entegratörler arasından seçimde bulunun.
- Entegratör tarafından sağlanan yazılımı, talimatları uygulayarak yükleyin.
- Elektronik fatura kesme işlemine başlamadan önce vergi dairesine başvuruda bulunun. Vergi dairesi tarafından size verilen kullanıcı adı ve şifreyi kullanın ve sisteme giriş yapın.
- Entegratör tarafından size sunulan yazılım üzerinden elektronik fatura kesme işlemlerinizi gerçekleştirin.
- Faturayı oluşturduktan sonra entegratör, faturaya dijital imza atar. Ardından fatura GİB sistemin kapsamına girer.
- Son olarak kesilen faturaları dijital ortamda muhafaza edin.
e-Fatura kesme işlemleri arasında yer alan bu yöntem, e-fatura mükellefi şirketler tarafından sıklıkla tercih edilir.
Muhasebe Yazılımları ve e-Fatura Entegrasyonu
e-Fatura kesme yöntemlerinden bir diğeri, bilgi işlem entegrasyonu. Muhasebe yazılım sistemleri sayesinde e-fatura kesme işlemlerinin otomatikleşmesi mümkün. İşte gereken adımlar:
- Zamandan ve maliyetten tasarruf sağlayan bu yöntem için ilk olarak entegrasyon altyapısı kurulur.
- Ardından veri senkronizasyonu gerçekleştirilir.
- Bir sonraki adım fatura oluşturmadır.
Son olarak oluşturulan faturalar, e-posta olmak üzere önceden belirlenen yöntemler kullanılarak gönderilir.
e-Fatura entegrasyonu çoğunlukla hızlı ve pratik bir yöntem olarak bilinir.
e-Fatura Kesiminde ERP Sistemlerinin Rolü
ERP sistemleri, firmaların tüm iş süreçlerini tek bir platformdan yönetmesini sağlayan yazılımlardır. Bu sayede tüm süreçlerde verimlilik artar.
ERP sisteminiz ile, e-fatura kesme işlemlerinizi de yapabilirsiniz. Böylece aynı panelden fatura kesme işlemlerinizi de yönetebilirsiniz. Bu sistem, e-fatura kesiminde manuel işlemleri azaltır ve hız kazandırır ve hataları minimuma indirir.
ERP sistemleri gereken tüm bilgi ve verileri tek bir panelde topladığı için e-fatura düzenlerken ihtiyaç duyabileceğiniz müşteri bilgileri vb. tüm detaylara hızlıca ulaşabilirsiniz.
Üstelik bu sistemler GİB ile entegredir ve gerekli fatura bilgileri doğrudan iletilir.
Online’da Fatura Kesmek Biz’de 2 Dakikalık İş!
Bizim Hesap’ta müşterilerinizi kaydedebilir, farklı portallarla uğraşmadan faturanızı saniyeler içinde tek panelden kesebilirsiniz!
e-Fatura Kesiminde Dikkat Edilmesi Gereken Teknik Detaylar
e-Fatura keserken her mükellefin uyması gereken belli teknik detaylar var. Düzenlediğiniz faturaların geçerli sayılması ve ileride yasal problemlerle karşılaşmamak için bu detaylara dikkat etmenizde fayda var.
- e-Faturanız, GİB tarafından belirlenen UBL-TR formatında olmalı. Faturalar, yine aynı formatta arşivlenmeli.
- e-Fatura yalnızca diğer e-fatura kullanıcılarına yönelik düzenlenebilir.
- Her iki taraf e-fatura kullanıcıysa sadece e-fatura düzenlenebilir.
- Saklama ve arşivleme, kullanıcının yükümlülüğündedir. O nedenle arşivleme için gerekli teknik araçlara/sistemlere sahip olduğunuzdan emin olmalısınız.
- e-Faturalarınızı mutlaka yetkili e-fatura uygulamaları ile alıcıya göndermeniz gerekir. Farklı şekilde gönderilen faturalar kabul edilmez.
- e-Faturanız mali mühürle mühürlenmeli. Şahıs şirketi olarak e-fatura kesiyorsanız e-imza tercih edebilirsiniz.
- İstisna kapsamında bir e-fatura kesiyorsanız uygun istisna kodunu seçmeniz gerekir.
e-Fatura Keserken Kullanılacak XML Formatı
XML, belgelerin insanlar ve sistemler tarafından doğru şekilde okunmasını sağlayan sistemi ifade eder. Bu sistem ile internet ortamında göndereceğiniz ve alacağınız veriler, belli bir standartta olur.
e-Faturalarınızın geçerli olması için UBL-TR formatında olması gerekiyor.
e-Fatura Kesiminde Zaman Damgası ve Elektronik İmza
e-Faturalarda zaman damgası bulunabilir. Böylece e-faturanın oluşturulduğu, düzenlendiği tarih belirtilmiş olur. Henüz zorunlu değil ancak yeni düzenlemeler ile zorunlu hale gelmesi bekleniyor.
Zaman damgası sayesinde oluşturduğunuz faturaların zamanında herhangi bir değişiklik yapılmasını engellemiş olursunuz. Zaman damganızı, BTK tarafından yetkilendirilen bir hizmet sağlayıcıdan alarak e-faturalarınızda kullanabilirsiniz.
Elektronik imzayı kullanmayı ise yalnızca şahıs şirketleri tercih edebilir. Diğer şirketler ise e-fatura uygulamasına geçmek için mali mühür kullanmak zorunda.
e-Fatura İçeriğinde Bulunması Gereken Bilgiler
e-Fatura düzenlerken faturada mutlaka bulunması gereken bazı bilgiler var. O bilgileri şu şekilde sıralayabiliriz:
- Faturayı kesen kişi olarak sizin vergi kimlik numaranız, bağlı olduğunuz vergi dairesi ve firma ve adres bilgileriniz olmalı.
- Fatura kesebilmek için alıcının temel bilgilerine de (ad/soyad, vergi kimlik numarası, adresi vb.) sahip olmalısınız.
- Faturayı kestiğiniz mal veya hizmetin satışı hakkında detayları da (miktar, içerik, birim fiyatı, vergi oranı ve türü, toplam tutar vb.) açıkça belirtilmeli.
- Tarih bilgisi ve belge numarası da fatura keserken gerekli. Faturanın üzerinde mutlaka tarih bilgisi ve belge numarası yer almalı.
- Faturaların görüntülenip sorgulanması için e-faturalarınızda karekod/barkod olmalı.
Bunlar, en temel bilgiler. Keseceğiniz faturanın türüne göre ek bilgiler gerekebilir.
e-Fatura Düzenlemesinde İptal ve İade Durumları
e-Faturalarda iptal ve iade mümkün. Ticari, temel ve e-arşiv faturaların iptali için farklı adımların takip edilmesi gerekir.
- Temel e-fatura iptali: Faturayı aldıktan sonra sekiz gün içerisinde GİB’in e-fatura iptal portalından karşı tarafın onayıyla iptal edebilirsiniz. Sekiz günlük süre içerisinde iptal edilmeyen faturalar onaylanmış sayılır.
- Ticari e-fatura iptali: Ticari e-fatura “Ret Uygulama Yanıtı” ile yine sekiz gün içerisinde iptal edilebilir.
- e-Arşiv fatura iptali: e-Arşiv faturaları resmileştikten yedi gün içinde iptal edebilirsiniz. Tercih ettiğiniz yönteme göre (GİB Portal, özel entegrasyon, ya da kendi entegrasyonunuz) iptal edebilirsiniz.
e-Faturayı iade etmek için kullandığınız sisteme göre bazı adımlar gerekir. Bizim Hesap’ta e-fatura iadesi şu şekilde yapılıyor:
Tedarikçiye iade fatura kesimi:
- Tedarikçiler menüsüne giderek ilgili tedarikçinizi seçin.
- ”DİĞER İŞLEMLER>TEDARİKÇİYE İADE VER” seçeneğini seçip faturanızı kaydedin.
- Daha sonra “e-fatura” butonuna basın ve gelen ekranda satış yerine iadeyi seçip kaydedin.
Müşteriye iade fatura kesimi:
- Müşteriler menüsünde ilgili müşteriye satış yapar gibi faturayı kaydedin.
- e-Fatura butonuna basın ve daha sonra satış tipini ‘’İADE’’ olarak seçip devam ederek iade faturanızı kesin.
e-Fatura Kesiminde Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
e-Fatura kesiminde belli standartlara dikkat edilmesi gerekirken kullanıcılar tarafından bazı hatalar sık sık yapılabiliyor. Bu hatalar, mevzuata aykırı işlemler yapılmasına ve faturaların iptal edilmesine yol açıyor.
e-Fatura keserken sık sık yapılan hataları inceleyelim.
e-Fatura Kesiminde Karşılaşılan Yaygın Sorunlar
e-Fatura keserken pek çok hata yapılabiliyor. Onlardan bazıları şu şekilde:
- KDV oranının hatalı yazılması, hem faturayı alanın hem de düzenleyenin vergi konusunda problem yaşamasına sebep olabilir.
- Muafiyet ve istisnalarda doğru işlemlerin yapılmaması, denetimler sonucu vergi cezalarına neden olabilir.
- e-Faturanızda satılan ürünün birim fiyatını yanlış yazarsanız toplam tutar da yanlış hesaplanır. Bu nedenle muhasebe kayıtlarında hatalar ortaya çıkar.
- Faturayı kestiğiniz karşı tarafın vergi mükellefi olup olmadığını kontrol etmemek de yanlış fatura türü kesilmesine ve sonuç olarak faturanın iptal edilmesine yol açar.
- e-Faturada geriye dönük fatura düzenleyemezsiniz. Bu da sık yapılan hatalardan biridir. Satıştan sonra en geç 7 gün içinde faturayı düzenlemelisiniz.
- Sık yapılan hatalardan bir diğeri iptal ve iade faturalarının doğru yönetilememesi. Bu, muhasebe kayıtlarınızın karışmasına ve dolaylı hatalara yol açabilir.
- Yasal düzenlemeler takip edilmezse mevzuata aykırı fatura kesilebiliyor. O nedenle düzenlemeleri takip etmek çok önemli.
Fatura Kesiminde Kolaylık, KDV Seçiminde Çeşitlik Bizim Hesap’ta
Bizim Hesap’ta 24 farklı (Kıbrıs dahil) KDV oranından ihtiyacınıza uygun olanı seçebilir ve istediğiniz şekilde fatura kesebilirsiniz.
e-Fatura İçeriği ve Format Hataları
e-Faturalar, belli standartlara tabi olduğundan içeriği ve formatı belirlenen kurallara uygun olmalı.
- Faturanın formatı konusunda sık sık hata yapılabiliyor. e-Faturanız bir XML türü olan UBL-TR formatında olmalı. Bunun dışında hazırlanan faturalar hatalı/geçersiz kabul edilir.
- e-Faturaların içeriği de aynı şekilde faturanın geçerliliğini etkiler. e-Faturada bulunması gereken temel bilgiler eksik/yanlış olduğunda, faturanız geçersiz sayılıyor.
- Ayrıca fatura tarihinin yanlış yazılması vergi beyan dönemlerinde problem yaratabilir.
e-Fatura Keserken Vergi Numarası ve Adres Bilgileri Sorunları
e-Fatura oluştururken hem kendi bilgilerinizi hem de alıcının bilgileri doğru girmeniz gerekiyor.
Faturayı hazırlarken alıcının vergi numarasını yanlış girmeniz halinde fatura geçersiz sayılır.
Aynı şekilde adres bilgilerinin eksik ya da yanlış yazılması, faturanın geçersiz olmasına sebep olur.
Ayrıca adres bilgilerinin güncellenmemesi, karşı tarafın yanlış fatura kesmesine sebep olacağından bilgilerin güncel tutulması önemli. Adres bilgilerini güncellediğinizde karşı tarafa otomatik bilgilendirme yapılmaz. O nedenle size fatura kesecek taraflara yeni bilgileri atmalısınız.
e-Fatura sisteminde, gönderilen faturayı düzeltme şansınız olmayacağı için faturayı düzenleme aşamasında dikkatli olmanız gerekir.
Bu hataları önlemek için ön muhasebe programlarından faydalanabilirsiniz. Bu yazılımlar veri girişlerini otomatikleştirerek manuel giriş hatalarını minimuma indirir.
e-Fatura Kesiminde GİB Portalı ve Özel Entegratör Hataları
e-Fatura kesmek için sık tercih edilen yöntemler GİB Portal ve özel entegratörlerdir. Bu yöntemler her ne kadar iş yükünüzü azaltıp fatura kesme işlemlerini hızlandırsa da bazı hatalarla karşılaşabilirsiniz.
- Özel entegratörler ya da ERP sistemlerinde yaşanan uyumsuzluklar, gecikmelere ya da verilerin eksik aktarılmasına sebep olabilir.
- GİB sisteminde görülen hatalar, örneğin sisteme erişim sağlayamamak, faturaların zamanında kesilememesine sebep olabilir.
- GİB portalda oturum açmaya çalışırken “zaman aşımı” gibi hatalarla karşılaşabilirsiniz. Bu, fatura kesme süreçlerinizi aksatabilir.
- GİB arşivleme hizmeti sunmadığı için özel entegratörler gibi aracılarla e-faturalarınızı arşivlemelisiniz. Bu entegratörlerin sistemlerinde güvenlik açığı varsa, verilerinizle ilgili problemler yaşayabilirsiniz.
Yasal uyum ve fatura kesme süreçlerinde en az hata için veri girişlerinde dikkatli olmalısınız ve düzenli kontroller yapmalısını. Seçeceğiniz doğru yardımcı araçlar sayesinde bu hataların önüne geçebilirsiniz.
e-Fatura Kesiminde Yasal ve Vergisel Yükümlülükler
e-Fatura sistemine geçiş yapmak, uymanız gereken bazı yasal ve vergisel yükümlülükleri beraberinde getirir. Bu yükümlülükler hakkında bilgi sahibi olmak, yasalara uymanızı garantiler.
Bir e-fatura kullanıcısının temel yükümlülüklerinden bazıları şunlardır:
e-Fatura Kesiminde Vergi Usul Kanunu (VUK) Gereksinimleri
e-Fatura mükelleflerinin fatura keserken Vergi Usul Kanununda belirtilen gereksinimleri yerine getirmesi gerekir.
- e-Fatura sistemine gönüllü geçişlerle zorunlu geçişler arasında farklılık olabileceğinden (sistemden çıkış vb.), öncelikle kanundaki zorunluluk kapsamına dikkat etmenizi öneririz.
- Mali mühür, e-fatura sistemi için çok önemli. Mutlaka elektronik mali mührünüz (şahıs şirketleri için e-imza) olmalı.
- e-Faturalar geriye dönük düzenlenemez. Satıştan sonra 7 gün içerisinde fatura düzenlenmeli.
- e-Faturada bulunması gereken bilgiler eksiksiz olmalı. Bunlar genellikle; düzenlenme tarihi ve belge numarası, düzenleyenin ve alıcının adı/soyadı, iş adresi, vergi dairesi, VKN, ürün bilgileri, tutar, vergi türü ve oranı vb.
- e-Faturalarınızda, gerektiğinde sorgulanabilmesi için Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod yer almalı.
- e-Faturalarınızı, GİB tarafından belirlenen formatlara uygun şekilde düzenlemelisiniz.
e-Fatura Saklama ve Arşivleme Yükümlülükleri
e-Fatura kullanıcılarının düzenledikleri ve onlar adına düzenlenen faturaları belli bir süre saklaması/arşivlemesi gerekiyor. Bu süre, Vergi Usul Kanunu’na göre beş; Türk Ticaret Kanunu’na göre ise 10 yıl.
Öte yandan GİB, arşivleme konusunda bir hizmet sunmuyor ve e-faturaları saklamak ve gerektiğinde ibraz etmek kullanıcıların kendi sorumluluğunda.
O nedenle arşivleme hizmeti sağlayan bir ön muhasebe programı ya da özel entegratör aracılığıyla bu yükümlülüğü yerine getirmek, olası problemlerin önüne geçebilir.
e-Fatura Kesiminde Uyum ve Denetim Süreçleri
e-Fatura sistemi, vergi denetimlerini daha şeffaf ve verimli hale getirdi. e-Fatura kesiminde kanunda belirtilen standartlara uyum sağlamak, denetimleri sorunsuz geçirmenize yardımcı olur.
Özel entegratörler, ön muhasebe programları gibi yardımcı araçlar, güncel mevzuata uyumlu olduğundan bu araçlar sayesinde e-fatura süreçlerinde uyum problemi yaşamazsınız.
e-Fatura yükümlülüklerini yerine getirmeyen işletmelere para cezası uygulandığından, tüm süreçte uyumluluk çok önemli.
e-Fatura Neden Kesilir?
e-Faturanın kesilmesi, bazı şirketler için bir tür zorunluluk. Bunun yanı sıra gönüllü olarak da e-faturaya geçmek isteyen şirketler olabilir.
e-Faturayı kullanan şirketler, gerçekleştirdikleri satış sonrasında faturayı elektronik ortamda kesmek durumunda. Kurumsal satışlar ve daha pek çok noktada e-faturanın bir zorunluluk olduğunu belirtmek mümkün.
Gönüllü olarak e-fatura geçen işletmelerse e-faturanın
- maliyet ve zaman tasarrufu,
- kağıt kullanımını azaltması,
- daha güvenli ve kolay fatura kesme ve arşivleme imkanı sunması,
- vergi denetimlerini daha şeffaf hale getirmesi gibi avantajlarından dolayı e-fatura kesiyor.
Sıkça Sorulan Sorular
1. e-Fatura Hangi Durumlarda Kesilir?
Eğer ilgili kanuna göre e-fatura geçişiniz zorunluysa ya da gönüllü olarak e-fatura kullanıcısı olduysanız, fatura alıcısı e-fatura mükellefi olduğu durumlarda e-fatura kesmeniz gerekir.
2. Hangi Sektörler e-Fatura Kesmeli?
e-Fatura kesme işlemleri, daha önce de belirtildiği üzere bazı şirketler için zorunlu. e-Faturayı düzenlemek durumunda olan sektörlerle ilgili şu şekilde bir sıralama yapılabilir:
- Ciro sınırı olmadan, 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli 1 ve 3 sayılı listelerdeki mallarla ilgili işlem yapan firmalar.
- Motorlu taşıt sektöründe ticari faaliyette bulunan mükelleflerden brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri olan mükellefler.
- Gayrimenkul sektöründe ticari faaliyetlerde bulunan mükelleflerden brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri olan mükellefler.
- Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi alan otel işletmeleri (yıl ve hasılat sınırı olmadan).
- EPDK’dan şarj ağı işletmeci lisansı alan mükellefler ile bu mükelleflerin sertifika verilen şarj istasyonu işletmecileri.
- SGK ile sözleşmeli sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç/etken madde temin eden tüm mükellefler.
3. Tevkifatlı e-Fatura Nasıl Kesilir?
Tevkifatlı e-fatura kesme işlemleri, birkaç adım ile gerçekleştirilir. Muhasebe programı ya da GİB portalı üzerinden faturalarınızı sorunsuz bir şekilde kesebilirsiniz.
Özellikle bir ön muhasebe programı ya da özel entegratör kullanıyorsanız işiniz oldukça kolaylaşır. Bu uygulamalarda tevkifat oranları önceden tanımlıdır ve fatura oluştururken otomatik hesaplanır. Böylece oran hesaplamakla uğraşmanız gerekmez.
Yine de tevkifatlı faturaları keserken sizden istenilen bilgileri doğru ve eksiksiz doldurmanız son derece önemli. Ayrıca belirli bir tutar üzerinden tevkifat yapılması durumunda bu tutarı faturaya yansıtmanız gerekir. Faturayı belirli yöntemleri kullanarak oluşturmanız ardından alıcıya göndermeli ve arşivlemelisiniz.
4. e-Fatura Kesmek için Şirket Gerekli Mi?
e-Fatura kesmek için işletmenin vergi kaydının olması gerekir. Dolayısıyla vergi mükellefi olan bir şirket zorunluluğu mevcut. Ancak bu şirketin türü değişiklik gösterebilir. Örneğin şahıs şirketleri de e-fatura kesebilir.
Şirket kurmadan fatura kesmek istediğinizde bu e-fatura olmaz; e-SMM yani elektronik serbest meslek makbuzu olur.
5. e-Fatura En Az Kaç TL Kesilir?
e-Fatura sınırı, alıcı tarafında vergi mükellefi olup olmamasına göre değişir. Alıcı vergi mükellefiyse e-fatura sınırı 9.900 TL üzeridir.
Eğer alıcı vergi mükellefi değilse, 5.000 TL üzeri faturaları e-arşiv fatura olarak düzenlemelisiniz.
6. e-Devlet Üzerinden e-Fatura Kesilir Mi?
e-Devlet üzerinden GİB web sitesine geçiş yaparak e-fatura kesebilirsiniz.
Bunun için:
- e-Devlet uygulamasına giriş yapıp “Kurumlar” bölümünden Gelir İdaresi Başkanlığı’nın hizmetlerine erişmelisiniz.
- Listedeki “Kuruma Ait İnternet Sitesi Üzerinden Sunulan Hizmetler” bölümünden “e-Fatura Sistemi”ne tıklayın.
- Bu, sizi GİB e-belge portalına götürecek. Orada e-fatura işlemlerinizi yapabilirsiniz.
7. Şahsa e-Fatura Kesilir Mi?
Fatura keseceğiniz şahıs vergi mükellefi değilse, örneğin bireysel tüketici, bu durumda bir elektronik fatura türü olan e-arşiv fatura düzenlemelisiniz.
Eğer fatura keseceğiniz şahıs vergi mükellefiyse, örneğin şahıs şirketi sahibi, bu durumda e-fatura kesebilirsiniz.
8. Kaç Liradan Sonra e-Fatura Kesilir?
Sınır, alıcının vergi mükellefi olmadığı, son tüketici olduğu durumlarda 5.000 TL üzeri (e-arşiv fatura); vergi mükellefi olduğu durumlarda ise 9.900 TL üzeridir.
9. e-Fatura Kesmek Ücretli Mi?
GİB e-fatura Portalı bünyesinde e-fatura kesmek ücretsiz. Ancak özel entegratör aracılığıyla e-fatura keseceksiniz kullanım bedeli ödemeniz gerekir. Bir ERP sistemi ile e-fatura kesen kullanıcıların da sistemin maliyetlerini karşılaması gerekir.
Bizim Hesap ile e-Fatura İşlemlerinde Kolaylığı Keşfedin
e-Fatura kesme, işletmeler için son derece önemli ve dikkate değer uygulamalar arasında yer alıyor. Avantajları nedeniyle işletmeler zorunlu olmasalar bile e-fatura sistemine geçiş yapıyor.
Ancak elbette bu sisteminde belli yükümlülükleri ve dikkat edilmesi gereken standartları var.
Kritik noktalar bulunduğundan fatura kesme işlemlerinizi Bizim Hesap profesyonelliği ile gerçekleştirebilirsiniz.
Siz de Bizim Hesap tarafından size sunulan uzman desteği sayesinde elektronik faturalarınızı ve tevkifatlı e-fatura kesme işlemlerinizi sorunsuz bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
