İşletmelerin dijital dönüşüm süreciyle geçiş yaptıkları e-Fatura sistemi, çevrimiçi platformlarda düzenlenir. Peki e-Fatura nasıl kesilir? e-Fatura, elektronik ortamda hazırlanır ve alıcı tarafa iletilir. e-Fatura sisteminin temel amacı işletmelerde oluşan zaman kaybını önlemek ve kağıt israfının önüne geçmektir. e-Fatura kesme yöntemleri, işletmelerin ihtiyaçlarına göre çeşitlilik gösterir ve her biri, iş süreçlerinin hızlanmasına ve kayıt tutma işlemlerinin kolaylaşmasına katkıda bulunur. Bu blog yazımızda, e-Fatura kesme sürecinin temel yönlerini, zorunluluklarını ve avantajlarını detaylı bir şekilde ele alacağız.
e-Fatura Kesme Yöntemleri Nelerdir?
e-Fatura kesimi, işletmelerin dijitalleşme sürecinde kritik bir adımdır ve iki ana türü bulunmaktadır: Temel Fatura ve Ticari Fatura. Temel Fatura, alıcı tarafından otomatik olarak kabul edilen ve sistemlerine doğrudan düşen bir fatura türüdür. Ticari Fatura ise, alıcının onaylama ya da reddetme seçeneği sunduğu, daha esnek bir yapıya sahiptir. Her iki senaryo da e-fatura düzenlenirken dikkate alınmalıdır. Daha önce yazmış olduğumuz Temel e-Fatura ile Ticari e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir? blog yazımızdan e-fatura türlerini ve tanımlarını bulabilirsiniz.
e-Fatura kesme yöntemleri, zaman ve maliyet açısından verimliliği artırırken, iş süreçlerini modernize etmekte büyük rol oynar. Geleneksel kağıt faturaların yerini alan bu dijital sistem, işlemleri hızlandırır ve kayıt tutma işlemlerini kolaylaştırır. e-Fatura kesme yöntemleri 3 şekilde yapılabilir: GİB üzerinden, Bilgi işlem entegrasyonu ve Özel entegratörler aracılığıyla.
GİB Portal Üzerinden Fatura Kesmek
Gelir İdaresi Başkanlığı portalı, e-Fatura kesmek için kullanılan resmi bir platformdur. Bu yöntemde, e-Fatura kullanıcıları GİB e-Fatura portal sayfasına giriş yaparak, elektronik imza sertifikalarını kullanırlar. Portal üzerinden e-Fatura oluşturmak için aşağıdaki adımlar izlenir:
- Elektronik imza kartınızı bilgisayara takarak ve kullanıcı adı-şifre bilgileri ile GİB portalına giriş yapın.
- Portalın sol tarafındaki “Fatura Oluştur” butonuna tıklayarak yeni bir e-Fatura oluşturun.
- Fatura tipi ve senaryosunu seçip, alıcı bilgilerini ve mal/hizmet detaylarını eksiksiz girin.
- Oluşturduğunuz faturayı kontrol edin ve “Onayla” seçeneği ile elektronik imza veya mali mührünüzle imzalayın.
Bilgi İşlem Entegrasyonu İle Fatura Kesmek
Bilgi işlem entegrasyonu, işletmelerin kendi bilgi işlem sistemlerini GİB Portal ile entegre etmelerini sağlar. Bu yöntem, özellikle büyük ölçekli işletmeler için uygundur. Entegrasyon sayesinde, e-Faturalar doğrudan işletmenin kendi sistemleri üzerinden kesilebilir. Bu süreç şu adımları içerir:
- İşletmenin bilgi işlem sistemi, GİB’in teknik kılavuzlarına uygun şekilde hazırlanır ve GİB ile entegre edilir.
- İşletmenin kendi sistemleri üzerinden e-Fatura oluşturulur.
- Fatura bilgileri, işletmenin sistemi tarafından otomatik olarak oluşturulur ve GİB’e iletilir.
Özel Entegratörler Üzerinden Fatura Kesmek
Özel entegratörler, GİB tarafından yetkilendirilen ve e-Fatura sürecinde işletmelere destek sağlayan özel şirketlerdir. BizimHesap e-Fatura entegrasyonu, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara tam uyum sağlar. Bu entegrasyon, kullanıcıların elektronik faturalarını dijital ortamda güvenle saklamalarına ve çeşitli raporlama seçeneklerinden yararlanmalarına olanak tanır. Böylece, işletmeler hem yasal uyumluluk sağlar hem de fatura yönetim süreçlerini daha verimli ve etkin bir şekilde gerçekleştirebilirler. İşte BizimHesap üzerinden e-Fatura oluşturma adımları:
- BizimHesap’ta oturum açtıktan sonra sol menüden “Müşteriler” kısmına tıklayarak fatura kesilecek müşteriyi seçin.
- “Satış Yap” butonuna tıklayarak, müşteri bilgileri, ürün veya hizmet adı, tutar gibi alanları doldurun.
- Tüm alanları doldurduktan sonra, bilgilerin doğruluğunu kontrol edip “Faturayı Kaydet” butonuna tıklayın.
- “Belge Hazırlandı” ekranında “e-Fatura” sekmesini seçin ve elektronik döküman onay sayfasından fatura türünü belirleyin.
- İlgili fatura türünü seçtikten sonra faturanız oluşturulur ve sistem üzerinden müşteriye e-posta yoluyla gönderilebilir.
e-Fatura Kimler için Zorunludur?
e-Fatura kesme kriterleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. Öncelikle, 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler için e-Fatura kesme zorunluluğu bulunmaktadır. Ayrıca, internet üzerinden satış yapan mükelleflerden 2022 veya sonrası hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı olanlar da e-Fatura kesmek zorundadır. Bu, e-ticaret platformları ve diğer online satış kanallarını kullanan işletmeler için geçerlidir.
Bunun yanı sıra, gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemleri yapanlar ile bu işlemlere aracılık eden mükellefler de 2022 veya sonrası hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı olduğunda e-Fatura kesmelidir. Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi alarak konaklama hizmeti veren otel işletmeleri de bu kapsamdadır.
ÖTV 1 ve 3 kapsamındaki ürünleri üreten şirketler, internet reklamcılığı hizmet aracıları ve internet ortamında ilan yayınlayan firmalar da ciro limitine bakılmaksızın e-Fatura kesmek zorundadır. Bu durum, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler için de geçerlidir. Özellikle, Katma Değer Vergisi Kanunu’nun 11’inci maddesi kapsamındaki mal ihracı ve yolcu beraberi eşya ihracı yapanlar için e-Fatura düzenlemek bir gereklilik haline gelmiştir.
Kimler e-Fatura Kesebilir?
e-Fatura sistemi, e-Fatura kullanıcıları arasında geçerlidir. Eğer alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse, işletmeler e-arşiv fatura kesme yöntemini kullanabilir veya geleneksel kağıt fatura düzenleyebilirler. e-Fatura ve e-arşiv faturalar, kesildikten sonra Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinde 6 aya kadar saklanabilir, bu da işletmeler için önemli bir kayıt ve raporlama aracıdır.
İşletmeler mal veya hizmet satışı gerçekleştikten sonra 7 günü içerisinde e-Fatura kesmelidir. Kesilen faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinde 6 aya kadar saklanır. e-Belgelerin saklanması, işletmeler için önemli bir detaydır; bu sayede daha sonra ihtiyaç duyulan belgeler kolayca incelenebilir, raporlanabilir ve cari hesaplarda oluşabilecek sorunlar önlenebilir. Bu süreç, işletmelerin hem yasal uyumluluğunu sağlamakta hem de iş süreçlerini dijitalleştirerek verimliliği artırmaktadır.
e-Faturanın Avantajları Nelerdir?
e-Faturanın avantajları, iş dünyasında dijital dönüşümün bir parçası olarak iş süreçlerini hızlandırırken, maliyetleri düşürmekte ve çevre dostu bir alternatif sunmaktadır. e-Fatura sisteminin sağladığı temel avantajları şu şekilde sıralayabiliriz:
- e-Fatura sistemi veya entegre uygulamalar, satış tutarlarının hesaplanmasını ve KDV oranı uygulama işlemlerini kısa sürede gerçekleştirmeyi sağlar.
- e-Fatura kullanımı sırasında ilgili faturayı online e-imza sertifikasıyla imzalamak mümkündür. Böylece fiziki iş yükü ortadan kalkmış olur.
- Sistem kullanımı ile alıcı tarafa kesilen fatura anında iletilir. Posta ve kargo masraflarına gerek yoktur.
- Portalda yer alan menü sekmeleri, fatura bilgilerini hızlı şekilde doldurmaya imkan tanır. Yanlış bilgileri düzeltmek fiziki fatura kesme işlemine göre daha kolaydır.
- Ücretsiz fatura kesme uygulaması, işletmenin kağıt masrafını ve iş yükünü azaltarak, mali açıdan çeşitli avantajlar sağlar.
- e-Fatura sistemi özel yazılıma sahip güvenlik sistemleriyle korunur. Portalda yer alan bilgiler devlet destekli veri tabanında saklanır.
- Portalda kesilen faturalara evrensel tekil numarası atanır. Atanan ETTN numarası kesilen faturanın tekliğini sağlar.
- Elektronik fatura kesim platformu kullanımı ile kesilen faturanın kaybolmasını veya deforme olmasını önlemek mümkündür.
- GiB’in 6 ay sakladığı e-faturalara karşın, özel entegratörler 10 yıl boyunca güvenli depolama sunar. Bu nedenle, işletmeler için veri güvenliği ve erişim kolaylığı açısından BizimHesap’ı kullanabilirsiniz.
- Kesilen e-Faturaya internet veri tabanına sahip bilgisayar üzerinden, dilediğiniz her yerden ulaşabilirsiniz.
e-Fatura sürecinizi hızlandırmaya hazır mısınız? BizimHesap ile e-Fatura başvurunuzu kolayca yapın ve hemen kullanmaya başlayın. Tek tıkla hızlı ve güvenilir fatura oluşturma, ihracat faturaları dahil geniş kapsamlı e-Fatura gönderimi ve muhasebecinizle sorunsuz entegrasyon imkanı sunuyoruz. Üstelik, kurulum ve entegrasyon için ekstra bir ücret ödemenize gerek yok. Baskı, postalama ve arşivleme maliyetlerinden tasarruf ederek, işletmenizin verimliliğini artırın. BizimHesap ile e-Fatura kesmenin kolaylığını keşfedin.
e-Faturada Düzeltme İşlemi Nasıl Yapılır?
e-Fatura, bir kez kesildikten ve alıcıya iletildikten sonra, bu faturada herhangi bir değişiklik yapmak mümkün değildir. Eğer faturada bir hata fark edilirse, bu durumda yapılması gereken, hatalı faturanın iptal edilmesi ve yeni, düzeltilmiş bir e-Faturanın kesilmesidir.
e-Fatura düzeltme işlemi, temel ve ticari e-Faturalar için farklı yollarla gerçekleştirilir. Temel e-Faturalar, GİB’in “e-Fatura İptal Portalı” aracılığıyla iptal edilebilirken, ticari e-Faturalar için alıcının 8 günlük reddetme hakkı vardır ve her iki tarafın anlaşmasıyla iptal işlemi tamamlanır. İptal edilemeyen durumlarda, iade faturası düzenlenebilir. Kesilen bir e-Faturada değişiklik yapılamaz; hatalı faturalar, iptal edilip düzeltilerek yeniden kesilmelidir. Bu süreç, e-Fatura sistemi üzerinden yürütülür ve hem alıcı hem satıcı tarafından takip edilebilir, iş süreçlerinin doğruluğunu ve verimliliğini artırır.
Kaç Liraya Kadar e-Fatura Kesilebilir?
2023 yılı itibarıyla, Türkiye’de e-Fatura kesme zorunluluğu belirli tutarların üzerindeki işlemler için geçerlidir. Vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere yapılan satışlarda, vergiler dahil toplam tutar 5.000 TL’yi aşarsa e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerekmektedir. Vergi mükelleflerine düzenlenen faturalar için ise bu sınır 4.400 TL olarak belirlenmiştir. Bu tutarları aşan işlemlerde, kağıt fatura yerine e-Arşiv fatura kullanılması zorunludur.
Geriye Dönük e-Fatura Kesilir mi?
Vergi Usul Kanunu’na göre, e-Faturaların, hizmetin gerçekleştirildiği veya malın teslim edildiği tarihten itibaren en fazla yedi gün içinde düzenlenmesi gerekmektedir. Bu süre zarfında, işletmeler geriye dönük olarak e-Fatura kesme hakkına sahiptir. Ancak, bu yedi günlük süre geçtikten sonra, e-Fatura kesme işlemi mümkün olmamaktadır. Bu nedenle, işletmelerin e-Fatura düzenleme sürelerine dikkat etmeleri ve bu süre içinde gerekli işlemleri tamamlamaları gerekmektedir.