Ticari faaliyetlerin en temel belgesi ne diye sorsak muhtemelen aklınıza fatura gelir. Fatura, bir ürün ya da hizmet satın aldığınızda ödediğiniz tutarı belgeleyen ve satıcı tarafından düzenlenen belgeleri ifade eder. O nedenle üzerinde bu alışverişe dair detaylar yer alır.
Bu kadar hayatımızın içinde olduğu için belki de bazı detaylarını hiç düşünmemiş olabilirsiniz. Gelin faturaya dair detaylara yakından bakalım.
Fatura Türleri Nelerdir?
Birkaç farklı fatura türü söz konusu. Fatura türleri; işlem amacına, ödeme zamanına, gönderim yöntemine, vergilendirmeye göre değişiklik gösteriyor.
İşlem amacına göre
- Satış faturası: En sık karşılaşılan fatura türüdür. Alışveriş sonrasında satıcı düzenler ve satış bilgileri yer alır.
- İrsaliyeli fatura: Ürünün hem satışı hem de taşıma ile ilgili bilgilerin yer aldığı fatura.
- Proforma fatura: Satın alınacak ürün hakkında bilgi veren fatura türüdür.
- İade faturası: Alıcı ürünü iade ettiğinde kesilen fatura.
Ödeme zamanına göre
- Açık fatura: Ürün/hizmet bedelinin fatura kesildiğinde değil vadeli ödendiği durumlarda hazırlanan faturalardır.
- Kapalı fatura: Ödeme tutarı, fatura kesildiği anda peşin ödenir.
Gönderim yöntemine göre
- Basılı: Matbu faturalardır.
- Dijital: Elektronik ortamda hazırlanan ve iletilen faturalardır. e-Fatura ve e-arşiv fatura olarak ayrılır. e-Fatura, her iki taraf da e-fatura mükellefi ise; e-arşiv fatura ise e-fatura mükellefi olmayanlara kesilir.
Vergilendirmeye göre
- Tevkifatlı fatura: Faturadaki verginin alıcı-satıcı arasında bölüştürülerek ödenmesini sağlayan faturadır.
- ÖTV’li fatura: ÖTV uygulanan malların satışında kesilen faturadır.
- ÖİV’li fatura: Özel İletişim Vergisi yansıtılan, GSM operatörlerinin kestiği faturalardır.
- Stopajlı fatura: Kaynakta kesilen vergi olan stopajı içeren faturalar.
Fatura Kesme Zorunluluğu Hangi Durumlarda Vardır?
Ticari faaliyet gerçekleştirirken fatura kesme zorunluluğu doğar. Vergi Usul Kanunu 232. maddeye göre;
- birinci ve ikinci sınıf tüccarlar,
- kazancı basit usulde tespit edilenler ve
- defter tutmak zorunda olan çiftçiler, sattıkları ürün veya yaptıkları işler için fatura kesmek zorundadır.
Elektronik Fatura Nedir, Nasıl Kesilir?
Elektronik fatura, kısaltılmış haliyle e-fatura, elektronik ortamda
- hazırlanan,
- iletilen,
- alınan,
- arşivlenen faturaları ifade eder.
Elektronik fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki özelliklere sahiptir.
Standartları GİB tarafından belirlenir ve iletimi GİB üzerinden gerçekleşir. e-Fatura sisteminde hem alıcı hem de satıcının e-fatura kullanıcısı olması gerekir.
Elektronik faturalar; güvenlik, hız, maliyet tasarrufu gibi avantajlar sağlar ve çevre dostudur.
Detaylı bilgi için blog yazımıza göz atabilirsiniz: e-Fatura Nedir? Avantajları Nelerdir? Nasıl Sorgulanır?
Elektronik fatura nasıl kesilir?
Elektronik fatura kesmek için birden fazla yöntem bulunuyor:
e-Fatura portalı
GİB’in sunduğu e-fatura portalı ile e-fatura hazırlayabilirsiniz. Ancak bu yöntemde saklama süresi (6 ay) gibi kısıtlamaların olduğunu düşünerek size uygun olup olmadığını değerlendirmelisiniz.
Özel entegratörler
Özel entegratörler GİB tarafından yetkilendirilir ve sizin adınıza e-fatura gibi e-belgeleri oluşturma yetkisi olan aracı kurumlardır.
Özel entegratörler kendi yazılım ve ek donanımlarını kullanarak gerekli bilgileri e-faturaya dönüştürür ve karşılığında kurulum ve kullanım ücreti alır.
Entegrasyon yöntemi
Bu yöntemi özellikle çok fazla fatura kesen mükellefler tercih eder. Şirketin bilgi işlem sistemi Maliye’nin sistemiyle entegre edilir ve bu şekilde oluşturulan faturalar e-faturaya dönüştürülür.
Bu yöntemde yazılım ve donanım maliyetleri olur.
Biz’de e- Faturaya Geçmek, 10 Dakikalık* İş!
e-Fatura mükellefi olun veya olmayın Bizim Hesap’ın uzman destek ekibiyle dakikalar içinde e-Faturaya geçiş yapabilirsiniz. Üstelik sadece bir telefonla!
*Mali mühür ve e- İmza süreci bekleme süreci hariç.
Fatura Keserken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Neredeyse her gün faturalarla karşılaştığımız için basit görünse de fatura keserken dikkat edilmesi gereken pek çok nokta var:
- Faturanın seri numarasına göre düzenlenmesi gerekir.
- Basacak matbaanın Maliye ile anlaşmalı olması gerekir.
- Ürün satışı ya da hizmetin yerine getirilmesinden sonra en geç yedi gün içinde kesilmeli.
- Faturanın üzerinden bulunması gereken tüm bilgiler doğru ve eksiksiz şekilde yer almalı.
- Bir asıl bir de sureti şeklinde iki nüsha düzenlenir.
- Yanlış bir bilgi yazıldıysa karanlanmamalı. Bunun yerine üzeri tek bir çizgi olarak çizilerek altına doğrusu yazılmalı.
- Silinmemesi için makine ya da mürekkep ile doldurulması gerekir.
- Tutar ödendiyse bu belirtilebilir.
- Hatalı bir fatura kesilirse çöpe atılmamalı. Onun yerine üzerine “İPTAL” yazarak saklanması gerekir.
- Bir nedenle fatura yırtılırsa bu parçalar birleştirilmeli ve nüshaları ile beraber saklanmalı.
Fatura Üzerinde Hangi Bilgiler Yer Almalıdır?
Faturada bulunması gereken bilgiler faturanın türüne göre değişiklik gösterir. Yine de genel olarak faturalarda bulunması gereken temel bilgileri sıralamak mümkün.
Vergi Usul Kanunu 230. maddeye göre şu şekilde:
- Faturanın düzenlenme tarihi,
- Faturanın seri ve sıra numarası,
- Fatura kesenin adı, varsa ticaret ünvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası,
- Alıcının adı, ticaret ünvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası,
- Malın veya işin çeşidi, miktarı, fiyatı ve tutarı,
- Satılan malın teslim tarihi ve irsaliye numarası (malın alıcıya teslim edilmek üzere taşındığı hallerde).
Fatura Düzenleme Süresi Ne Kadardır?
VUK 231. maddeye göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Dolayısıyla satışın ya da hizmetin yapılmasının üzerinden yedi günden fazla geçtiği durumlarda geriye dönük fatura kesmek mümkün olmaz.
Fatura bu süre içinde düzenlenmezse hiç düzenlenmemiş sayılır.
Fatura Hangi Durumlarda İptal Edilebilir?
Fatura hazırlanırken yapılan bazı hatalar ve eksiklikler sebebiyle faturaların iptal edilmesi gerekebilir. İşte faturanın iptal edilebildiği durumlar:
- Ürünün teslim edilmesinde gerçekleşen hata gibi durumlar,
- Ürünün iade edilmesi,
- Faturaya yanlış bilgilerin girilmesi,
- Faturadaki tutarın yanlış girilmesi,
- Tek bir işlem için birden fazla faturanın düzenlenmesi,
- Elektronik faturalarda sistemde yaşanan teknik arızalar sonucu oluşan hatalar, vb.
İlginizi çekebilir: e-Fatura Nasıl İptal Edilir? Adım Adım Rehber
Fatura Düzenleme Hatası Nasıl Düzeltilir?
Kağıt fatura doldururken yanlış bir bilgi girdiyseniz düzeltmek için üzerini karalamayın. Bunun yerine tek bir çizgi çizin ve altına doğrusunu ekleyin.
Bunun dışında hataları bir fatura düzenlediyseniz çöpe atmayın. “İPTAL” yazarak arşivleyin ve yeni bir fatura düzenleyin. Matbu faturalarda bu şekilde düzeltme yapılabilir.
Elektronik fatura düzeltmede ise durum biraz daha farklı. Elektronik faturalar alıcıya iletildikten sonra düzeltme işlemi yapılmaz. Bunun yerine hatalı faturayı iptal edip doğru bilgilerle yeniden düzenlemeniz gerekir.
Ayrıca eğer gönderdiğiniz bir ticari e-fatura hatalıysa ve alıcı ile bu konuda aynı fikirdeyseniz alıcı, gönderdiğiniz faturayı reddedebilir. Bu durumda e-fatura iptal olur. Bunun için süre 8 gündür.
Fatura Nasıl Arşivlenir ve Saklanır?
Kağıt faturaları fiziksel ortamda saklamak gerektiğinden arşivlemek biraz zahmetli olabilir. Ancak bunu kolaylaştırmak için uygulayabileceğiniz bazı adımlar var:
- Dosyalama sistemi kullanın. Faturaları tarihlerine göre ayırarak dosyalayın ve saklayın.
- Faturaları zarar görebileceği dış etkenlerden koruyacak şekilde arşivleyin.
- Yasal sürelere dikkat ederek arşivleyin.
- Mümkünse taratarak dijital kopyalarını bir bulut depolama uygulamasına kaydedin.
e-Faturalarda arşivleme, özellikle bir ön muhasebe yazılımı vb. kullandığınızda, çok daha kolay yapılır. Kestiğiniz e-faturalar otomatik olarak sistemde arşivlenir ve gerekli yasal sürelere göre (Türk Ticaret Kanununa göre 10 yıl) saklanır*.
Bu sayede “faturam kayboldu, bulamıyorum” derdinden kurtulursunuz.
*GİB e-fatura portalında saklama süresi 6 ay.
Sıkça Sorulan Sorular
İlgili kanunlar çerçevesinde belirlenen kişiler, ticari faaliyetlerinde fatura kesmek zorundadır. Faturalar, gerekli bilgileri eksiksiz içerecek şekilde kesilmelidir. Ayrıca faturaların mal/hizmet satışından itibaren azami 7 gün içinde kesilmesi gerekir.
Kanunlarla belirlenen kapsama giren mükellefler e-fatura düzenlemek zorunda olur ve kağıt fatura düzenleyemez.
Fatura düzenlemesi gereken kişiler fatura düzenlemediğinde cezai yaptırımlarla karşılaşır.
Fatura kesmek için gereken bilgiler fatura türüne göre değişse de genel olarak bu bilgiler gerekir:
– Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası,
– Satıcını adı, varsa ticaret ünvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi vb.
– Alıcının adı, ticaret ünvanı, adresi, varsa vergi dairesi vb.
– Malın çeşidi, miktarı, fiyatı ve tutarı,
– Malın teslim tarihi ve irsaliye no (alıcıya teslim edilmek için taşınıyorsa).
Öncelikle bir faturanın, satıştan itibaren en geç 7 gün içinde kesilmesi gerekir. Dolayısıyla tarihe dikkat edilmeli. Onun dışında seri numarasına göre kesilmesi gerekir.
Ayrıca tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru olduğu kontrol edilmeli.
e-Fatura üzerindeki adres gibi bilgileri,
– GİB e-fatura portaldaki “Kullanıcı Bilgileri” bölümünden ya da
– Entegrasyon, özel entegratör gibi seçenekler kullanıyorsanız yazılım sağlayıcınızla iletişime geçerek değiştirebilirsiniz.
Ünvan değişikliği halinde ise bu değişikliğe ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu açıklayan dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığına posta ile başvurması gerekir.
Kağıt faturalarda ise değişiklik durumunda gerekli bildirimleri yapmanız ve sonrasında güncellenmiş bilgilerinize uygun yeni faturalar kullanmanız gerekir.
