e-Fatura ve e-arşiv fatura uygulaması yeni başlamamış olsa da son yıllarda karşımıza daha sık çıkıyor. İşletmelere pek çok avantaj sağlayan bu uygulamaya bir de vergilendirme süreçleri açısından bakmak gerekiyor.
Bu yazımızda, e-fatura ve e-arşiv ile vergi denetimlerinin nasıl kolaylaştığından vergi beyannamelerinde e-fatura ve e-arşivin rolüne kadar pek çok noktaya değiniyoruz.
e-Fatura ve e-Arşiv Nedir?
e-Fatura, Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada bulunması gereken unsurları kapsayan elektronik ortamda hazırlanıp elektronik ortamda gönderilen faturalardır.
e-Faturaların vergi düzenlemelerindeki yerine baktığımızda, faturalar alıcısına Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından iletildiği için herhangi bir raporlamaya ihtiyaç duyulmaz.
397 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belirtildiği üzere, e-fatura yeni bir belge türü olmayıp kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. e-Faturaları düzenleyen mükellefler VUK ve diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uymak zorundadırlar.
e-Arşiv fatura ise, e-fatura kapsamı dışındaki mükelleflere ve son kullanıcılara düzenlenir.
e-Arşiv faturası düzenleyen mükellefler, uygulama kapsamında düzenleyecekleri e-arşiv faturalarını, müşterinin tercih ettiği teslim yöntemine göre kağıt veya elektronik ortamda teslim edebilirler.
Vergi Mevzuatında e-Fatura ve e-Arşiv Zorunlulukları
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan genel tebliğine göre e-fatura ve e-arşiv faturaya geçecek mükellef gruplarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
- 2023 hesap dönemi brüt satış hasılatı 3 milyon TL üzeri olan mükellefler 1 Temmuz 2024 tarihinde e-fatura sistemine geçecekler.
- 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)'ndan lisans alan (bayilik lisansı dâhil) mükellefler.
- Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa ve/veya ithal edenler.
- Kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde veya diğer her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışını gerçekleştiren mükelleflerden, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar.
- 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun hükümlerine göre komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticaretiyle iştigal eden mükellefler.
- Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç/etken madde temin eden tüm mükellefler .
- Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı); 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri olan mükellefler.
- Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmeleri.
- Enerji Piyasası Düzenleme Kurumundan şarj ağı işletmeci lisansı alan mükellefler ile bu mükellefler tarafından sertifika verilen şarj istasyonu işletmecileri.
- Demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imali, ithali veya ihracı faaliyetinde bulunan mükelleflerin (ticari kazançları basit usulde tespit edilenler hariç) e-irsaliye uygulamasına geçiş nedeniyle e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu vardır.
- Tarım ve Orman Bakanlığınca gübre üretim ve tüketiminin kayıt altına alınmasına yönelik oluşturulan Gübre Takip Sistemi’ne kayıtlı kullanıcıların e-irsaliye uygulamasına geçiş nedeniyle e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu vardır.
Vergi Beyannamelerinde e-Fatura ve e-Arşivin Rolü
213 sayılı VUK kapsamında faturalar malın teslimi ve hizmetin ifası yapıldığı tarihten itibaren azami 7 gün içerisinde düzenlenmek zorundadır. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar düzenlenmemiş sayılır.
Vergi beyannamesi; gelir, gider ve diğer ilgili vergi bilgilerini bildiren Hazine Ve Maliye Bakanlığına sunulan bir veya birden fazla resmi belgedir.
Vergi beyannameleri,
- mükelleflerin vergi yükümlülüklerini hesaplamalarına,
- vergi ödemelerini planlamalarına veya
- fazla ödenen vergiler için geri ödeme talep etmelerine olanak tanır.
Vergi Beyannameleri vergi otoritesine sunulan belgeler olduğundan dolayı e-fatura ve e-arşiv faturaların süresinde doğru şekilde bildirimi önemlidir.
Vergi beyannameleri hazırlanırken ilk olarak vergi türüne ve belirlenen döneme ilişkin verilerin toplanması ile başlar. Veriler gelir, gider gibi mali verileri içerdiğinden dolayı e-fatura ve e-arşiv faturaların doğru ve eksiksiz bir biçimde yapılması önem taşımaktadır.
e-Fatura ve e-Arşiv ile Vergi Denetim Süreçleri Nasıl Kolaylaşır?
e-Fatura ve e-arşiv fatura kullanımının vergi denetimi süreçlerini nasıl kolaylaştırdığına yakından bakalım.
Vergi denetimi, vergi otoriteleri tarafından vergi mükelleflerinin vergi yükümlülüklerini doğru bir şekilde yapıp yapmadığını denetlemesini ifade eder.
Vergi denetimleri yetkilendirilmiş denetçiler tarafından yürütülür. Bu denetçiler vergi kanunlarına uygunluğu kapsamında mükelleflerin finansal kayıtlarını inceler, beyan edilen bilgilerin doğruluğuna bakarlar.
Dijital ortamda oluşturulan faturalar, doğruluk ve izlenebilirlik açısından vergi denetimi sırasında oldukça önemlidir.
- Dijital ortamda gerçekleşen fatura işlemleri hata oranı az olur ve kolayca izlenebilir.
- Ayrıca işlemleri otomatikleştirdiği için zaman ve maliyetten tasarruf sağlar.
- Arşiv sisteminin teknoloji ortamından hazırda tutuluyor olması vergi denetimi sırasında denetçilere kolaylık sağlar.
Kağıt Fatura ve e-Fatura Arasındaki Farklar: Vergisel Etkiler
e-Fatura ile kağıt fatura arasındaki en büyük farklardan birisi dijital ortam üzerinde düzenlenmesidir.
- e-Fatura sistemi masrafları en aza indirerek kırtasiyeciliği azaltmaktadır.
- Kağıt fatura ise gerçek ortamda düzenlendiğinden dolayı masrafların üst seviyeye çıkmasına neden olur.
- Kağıt faturada dosya, kağıt klasör ve arşivleme olduğundan dolayı kırtasiyeciliği artırır.
e-Fatura ve kağıt fatura her ikisi de fatura olduğu için VUK’a göre faturada bulunması gereken unsurları (faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası, düzenleyenin adı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası, müşterinin adı, malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı vb.) taşımak zorundadır.
Vergi Kanunları ve uygulamalarına göre fatura düzenlendiği anda gelir elde etmiş oluyoruz. Bu durumda vergisel etkisi açısından Gelir-Kurumlar vergisi ve KDV olarak iki parçada düşünülebilir.
e-Fatura Kullanmanın Vergisel Şeffaflık Ve Raporlama Açısından Önemi
e-Fatura, faturaların yapılandırılmış bir veri biçiminde dijital olarak gönderilip alınması sürecidir ve bu, işletmeler arasında otomatik ve elektronik olarak işlenmesine olanak tanır.
Öte yandan raporlama, vergiyle ilgili bilgileri vergi otoritelerine (yetkililere) elektronik olarak gönderme sürecidir. Raporlama, e-faturanın tamamlayıcısıdır.
Dijital dönüşümün evrak kayıt sistemine entegre olmasıyla e-faturanın hayatımızda yer edinmesi, işletmelerin veri gizliliği ve güvenliği açısından elini rahatlattı. Elektronik ortamda hazırlanan faturalar hata oranını en aza indirgiyor ve yapılan yanlışların önüne geçiyor.
e-Fatura, yardımcı yazılım programları aracılığıyla hazırlandığı için şeffaflığı eski usul evrak hazırlama yöntemlerine göre çok daha üst seviye.
Yetkililerin ve işletmelerin anında ve doğru bilgi aradığı teknoloji odaklı bir dünyada, dijital dönüşümde vergi yükümlülükleri giderek daha yaygın hale geldi.
Bu bağlamda, dünya çapındaki hükümetler
- gerçek zamanlı verileri,
- artan vergi uyumluluğunu,
- KDV açığının azaltılmasını ve
- vergi denetimlerinin daha fazla otomasyonunu sağlamak için e-fatura/e-raporlama yükümlülüklerini benimsiyor.
Vergi Dönemlerinde e-Fatura İle Uyumlu Operasyonlar Yönetmek
e-Fatura ile uyumlu operasyonlar, işlemlerin hızlı ve kolay biçimde gerçekleşmesini sağlar. Bu sayede işlemlerde verimlilik sağlanır.
Bu durumun vergi otoriteleri açısından değerlendirdiğimizde vergide tarh, tebliğ, tahakkuk ve tahsil aşamalarında kolaylık sağladığını kolaylıkla söyleyebiliriz.
e-Fatura ve e-Arşivin Vergi Avantajları Ve İşletmelere Sağladığı Tasarruflar
e-Fatura kullanım amaçlarından birisinin de kayıt dışı ekonominin önüne geçmek olduğu söylenebilir çünkü e-fatura, kayıtlı kullanıcılar arasında gerçekleşir.
Önceleri büyük ölçekli işletmelere zorunlu tutulan e-fatura, günümüzde küçük ölçekli işletmelerde de kullanımı zorunlu hale getirildi. Bir e-Devlet projesi olan e-fatura uygulaması da ticari hayatta işletmelerin hem kendi iç işlerinde hem de dış işlerinde kolaylık sağlar.
e-Fatura kullanan mükellefler işlemlerini hem daha kolay ve hızlı yapabilirler hem de her anlamda tasarruf sağlarlar.
e-Fatura ve e-Arşiv Kullanımında Dikkat Edilmesi Gereken Yasal Detaylar
İşte e-fatura ve e-arşiv kullanırken dikkat edilmesi gereken bazı yasal detaylar:
- Taraflar düzenledikleri veya adlarına düzenlenen faturaları, 213 Sayılı Vergi Usul Kanununa göre 5 yıl ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre 10 yıl boyunca muhafaza etmek zorundadır. Ayrıca faturaları da istendiği takdirde ibraz etme yükümlülükleri bulunuyor.
- e-Fatura mali mühür ile mühürlenmelidir. Üzerinde mali mühür bulunmayan herhangi bir belge VUK kapsamındae-faturaolarak kabul edilmez.
- Kağıt fatura mali açıdan geçerli bir belge olmakla birlikte e-fatura kullanıcılarının birbirine e-fatura düzenlemesi gerekir. Aksi takdirde VUK ceza hükümleri (353/I) uygulanabilir.
