2010 yılında uygulamaya geçilen ve özellikle 2013 yılında hayatımıza hızlı bir giriş yapan e-fatura yöntemi, artık karşımıza daha çok çıkıyor. Özellikle e-ticaret sitelerinden alışverişin artmasıyla birlikte son kullanıcılar e-fatura ile daha fazla karşılaşır oldu.
Maliyet ve tahsilat hızlandırma başta olmak üzere çok sayıda avantaj sunan e-fatura yöntemi, firmaların operasyonel süreçlerini de kolaylaştırıyor.
e-Fatura nedir, e-arşiv fatura ile arasındaki farklar nelerdir, e-faturaya nasıl başvurulur gibi merak edilen pek çok soruyu sizler için cevapladık.
e-Fatura Nedir?
Adından da anlaşılacağı üzere e-fatura, elektronik ortamda hazırlanan faturadır. Elektronik fatura adıyla da bilinir. e-Fatura sistemi ile elektronik fatura oluşturabilir, gönderebilir, alabilir ve faturalarınızı dijital ortamda saklayabilirsiniz.
e-Fatura uygulaması için hem alıcı hem de satıcının e-fatura kayıtlı kullanıcıları olması gerekir.
Bu sistem ile zamandan ve maliyetten tasarruf edebilirsiniz. Ayrıca tüm süreç dijital ortamda gerçekleştiği için kolaylıkla doğrulanabilir ve verilerinizi güvenle depolayabilirsiniz.
e-Fatura Ne İşe Yarar?
e-Fatura, kağıt fatura yerine kullanılabilen bir sistem. Bir faturada olması gereken tüm bilgileri içerir. Bu nedenle kağıt fatura ile aynı geçerliliğe sahip ve aynı amaçla kullanılıyor.
Kağıt fatura ile aynı hukuki özellikleri olan e-faturalar, fatura işlemlerinin daha hızlı ve güvenilir şekilde yapılmasını sağlar.
Üstelik işletmelere zaman kazandırmanın da yanında aynı zamanda çevre dostu bir fatura uygulaması ve fatura kesme sürecinde oluşabilecek hataları minimuma indiriyor.
e-Fatura Sistemi Nasıl İşler?
e-Fatura sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetiliyor. Bu sistem şu şekilde işliyor:
- Öncelikle mükellef, e-fatura giriş için GİB’e kayıt olmalı.
- e-Faturaların yasal olabilmesi için işletmenin dijital imza ya da mali mühür sahibi olması gerekir.
- Daha sonra e-fatura portalına (efatura.gov.tr) giriş yaparak e-faturalarınızı oluşturabilirsiniz.
- Mühürlenen e-fatura, GİB’e iletilir.
- Faturaca alıcısı e-fatura portalı üzerinden faturasını alır.
e-Fatura sistemi ile tüm süreç elektronik ortamda işler.
e-Faturanın Yasal Dayanağı Nedir?
e-Fatura sistemi, GİB tarafından yayımlanan 509 no’lu Vergi Usul Kanunu Tebliği ile belirli yasal düzenlemeler ile şekillenen bir sistem. Sistem ile ilgili e-faturaya geçiş, zorunluluklar, şartlar, ceza uygulaması gibi tüm süreç GİB tarafından belirlenmiştir ve gerekli durumlarda da güncellenir.
e-Fatura Düzenleme Süreci
Şimdi, e-fatura düzenleme sürecinin detaylarını inceleyelim:
e-Fatura Nasıl Kesilir? Nereden Kesilir?
Diyelim ki kayıt sürecini, yasal gereklilikleri, dijital imza gibi zorunlulukları tamamladınız. Artık kendinize en uygun e-fatura kesme yöntemini ile e-faturalarınızı kesebilirsiniz.
İşletmelere büyük kolaylık sağlayan e-fatura kesmenin birkaç yöntemi bulunuyor:
● e-Fatura Portalı: Gelir İdaresi tarafından hizmete sunulan e-fatura portalı aracılığıyla e-fatura hazırlayabilirsiniz. Bu seçenekte saklama süresi (6 ay) gibi kısıtlamaların olduğunu unutmamak gerek.
● Özel Entegratörler: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörler aracılığıyla e-fatura hazırlayabilirsiniz. Özel entegratör, mükellef adına e-fatura, e-defter, e-arşiv fatura vb. kayıtları oluşturma yetkisi bulunan aracı kurumlardır.
Özel entegratör kendi yazılım ve ek donanımını kullandığından mükellefin herhangi bir şey almasına gerek kalmaz. Entegratör sadece gerekli bilgileri alır ve e-faturaya dönüştürür, mükellefin elektronik kayıtlarının içini göremez. Özel entegratör yaptığı işlemlerin karşılığında mükelleften kurulum ve kullanım ücreti alır.
● Entegrasyon Yöntemi: Her ay çok fazla sayıda fatura kesiyorsanız firmanızın bilgi işlem sistemini Maliye’nin sistemiyle entegre ederek e-fatura kesebilirsiniz. Muhasebe departmanının oluşturduğu faturalar bu entegrasyon sayesinde e-faturaya dönüştürülür.
Müşterilerin gönderdiği faturalar da yine aynı sistem üzerinden muhasebeye aktarılır. Bu yöntemi kullanmak için de ek yazılım ve donanım maliyeti gerekir.
e-Faturayı Kimler Düzenler?
e-Fatura, GİB tarafından belirlenen kriterlere uyan ve yasal olarak e-fatura kesmesi zorunlu kılınan işletmeler tarafından kesilir. Ayrıca sağladığı pek çok avantaj ile zorunlu olmadığı halde e-faturaya geçmiş işletmeler de mevcut.
Bu işletmeler bünyesinde
- muhasebeciler,
- mali müşavirler,
- finans departmanı çalışanları,
- ERP ve muhasebe yazılımı kullanan çalışanlar tarafından e-fatura süreçleri gerçekleştirilebilir.
e-Fatura Portalı Nedir ve Nasıl Kullanılır?
e-Fatura Portalı, GİB tarafından yürütülen ücretsiz bir elektronik fatura sistemi hizmetidir. e-Fatura Portalı, e-fatura ile ilgili temel fonksiyonları sunar. Mükellefler, bu portal ile dijital ortamda fatura oluşturabilir; e-fatura gönderip alabilirler.
Bu hizmetten yararlanmak için öncelikle, Gelir İdaresi Başkanlığının ebelge.gib.gov.tr sitesine giriş yapmalısınız. Ardından adımları takip ederek başvuru sürecini tamamladığınızı düşünelim. GİB’in İmzalama Aracını bilgisayarınıza indirmelisiniz. Şimdi e-fatura kesme adımlarına başlayabilirsiniz.
Fatura kesme işlemini yapmadan önce e-imza ya da mali mührünüzün bilgisayara takılı durumda olması gerekir.
Kayıt işleminiz tamamlandıktan sonra
- mali mühür (şahıs şirketleri için e-imza) kullanarak
- ya da (henüz e-belge başvurusu yapmadıysanız) İnteraktif Vergi Dairesi ile GİB Portala giriş yapabilirsiniz.
Sisteme başarıyla giriş yaptınız.
- Şimdi “ekranda yer alan Modül Seç” bölümünden e-faturayı seçerek e-Fatura Portalına ulaşabilirsiniz.
- “Belge İşlemleri”nden gerekli bilgileri girerek e-faturanızı taslaklara kaydedebilir; ardından onaylayabillirsiniz.
Son Google Chrome güncellemesi ile birlikte Chrome, Java eklentisini engellediği için Chrome üzerinden e-Fatura Portal (efatura.gov.tr) girişlerinde sorun yaşayabilirsiniz. Bu durumda farklı internet tarayıcılarını deneyebilirsiniz.
e-Fatura Entegratörü Kullanarak Fatura Kesme
Teknik olarak daha yeterli altyapıya sahip özel e-fatura entegratörlerinden yararlanarak da e-fatura kesmek mümkün. GİB Portalı ücretsiz olsa da sınırlamalar nedeniyle mükellefler özel entegratörleri de değerlendiriyor.
Özel entegratörleri, işletmelerin e-fatura kesme süreçlerinden yardımcı olan aracılar gibi düşünebilirsiniz. GİB onaylı özel entegratörler ile e-fatura işlemlerinizi hızlıca tamamlayabilirsiniz ve faturalarınızı arşivleyebilirsiniz.
Özel entegratörler, e-faturalarınızı sizin için saklar ve bu süreçte sizin işlerinizi azaltır.
Eğer e-fatura kesme işlemleriniz için bir entegratör tercih ediyorsanız e-faturanızı bu özel entegratörün portalından kesersiniz.
e-Belge Biz’de, İşini Yönetmek Sizde!
İşletmenizin ihtiyacı olan e-arşiv, e-fatura, e-irsaliye gibi tüm e-dönüşüm araçlarına karmaşık ekranlarla uğraşmadan Bizim Hesap ile tek panelden erişebilirsiniz.
Özel Entegratör ve GİB Portalı Arasındaki Farklar
Elbette her işletmenin ihtiyaçlarına yanıt veren seçenek farklı. Bu, sizin operasyonlarınızın yoğunluğu, maliyet planlamanız gibi pek çok faktörü düşünerek yapabileceğiniz bir tercih.
Özellikle özel entegratörler, sundukları farklı fiyat seçenekleri vb açıdan kendi aralarında ayrılsa da GİB Portalı ile entegratörler arasındaki temel faktörler şu şekilde:
GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığının sunduğu, e-fatura kesme işlemlerini gerçekleştirebildiğiniz ücretsiz bir portal. GİB Fatura Portalından e-fatura keserseniz:
- e-faturalarınız 6 ay boyunca saklanır,
- aylık 500 adet e-fatura kesebilirsiniz.
Entegratörlerle e-fatura kesmek istediğinizde belli bir ücret ödemeniz gerekecek. Özel entegratörler ile e-fatura kestiğinizde:
- e-faturalarınız en az 10 süre ile saklanır,
- kontör paketlerinden size uygun olanı seçerek çok daha fazla e-fatura kesebilirsiniz.
Entegratörler ile e-fatura işlemleri ayrı bir görev olmaktan çıkar. Büyük ölçüde zaman tasarrufu sağlarsınız.
e-Fatura Düzenlerken Nelere Dikkat Edilmelidir?
e-Faturaya geçmiş bir kullanıcı olarak e-fatura düzenlerken dikkat etmeniz gereken birkaç nokta var:
- Faturada bulunması gereken e-faturayı düzenleyenin ve alıcının adı/soyadı, vergi kimlik numarası ve satışı yapılan ürün ve hizmetin bilgileri gibi temel bilgileri mutlaka girin.
- e-Fatura göndereceğiniz kişinin de e-fatura kullanıcısı olması gerekiyor.
- e-Fatura da tıpkı kağıt fatura gibi ürünün tesliminden ya da işin yapılmasından 7 gün içerisinde teslim edilmeli.
- Düzenlediğiniz ve sizin adınıza düzenlenen e-faturaları istendiğinde sunmak üzere mali mühürlü olarak saklama yükümlülüğünüz var. e-Faturalarınızı basılı olarak değil elektronik ortamda saklamalısınız.
- GİB arşivleme hizmeti sunmasa da mükellefler kendi sistemlerinde ya da entegratörlerin sistemlerinde e-faturalarını arşivlemeliler.
e-Fatura’ya Nasıl Başvurulur?
Kimi işletmeler zorunluluk kapsamında olduğu için kimisi ise avantajlarından faydalanmak için e-fatura uygulamasına geçiş yapıyor.
Peki e-fatura sistemine geçmek için nasıl başvuru yapılır? Adım adım inceleyelim:
- e-Faturaya başvururken Tüzel Kişi veya Gerçek Kişi başvuruları farklılık gösterir. Gerçek Kişi e-imza ya da mali mühür, Tüzel Kişi ise mali mühür başvurusu yapmalı.
- Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür başvurunuzu yapabilirsiniz.
- Aşamalara devam edebilmek için mali mührünüzü kurmalısınız. Bunu, Kamu SM Sürücü Yükleme Servisi’nden yapabilirsiniz.
- GİB Portaldan e-fatura başvurusu sayfasındaki bilgileri doldurarak başvurunuzu yapabilirsiniz. Başvuru sırasında mali mührünüzün bilgisayarınıza takılı ve çalışır durumda olmasına dikkat edin.
- e-Fatura başvurusu, GİB Portal ya da özel entegratör kullanma tercihine göre de değişiyor. e-fatura başvurusu portalında “yararlanma yöntemi” bölümünden seçiminizi yapabilirsiniz.
- Başvuru yaptıktan sonra e-fatura mükellefiyet sorgulaması yapmayı unutmayın.
- Birkaç saat sonra kayıtlı kullanıcılar listesinden kontrolünüzü yapın.
Biz’de e-Faturaya Geçmek, 10 Dakikalık* İş!
e-Fatura mükellefi olun veya olmayın Bizim Hesap’ın uzman destek ekibiyle dakikalar içinde e-faturaya geçiş yapabilirsiniz. Üstelik sadece bir telefonla!
*Mali mühür ve e-İmza süreci bekleme süreci hariç.
e-Fatura Nasıl Sorgulanır?
e-Fatura sorgulama, ebelge.gib.gov.tr adresinden gerçekleştiriliyor. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) tarafından düzenlenen e-fatura sisteminde e-fatura sorgulaması yapabilirsiniz. Giriş yaptıktan sonra vergi numaranız ya da TC kimlik numaranız ile e-fatura sorgulaması yapabilirsiniz.
GİB fatura sisteminde e-arşiv fatura sorgulaması da mümkün. Bunun için sisteme giriş yaptıktan sonra vergi numarası veya TC kimlik numarası ve fatura numarası ile sorgulamanızı yapabilirsiniz. Böylece e-faturalarınızla ilgili gereken bilgilere hızlıca erişebilirsiniz.
Ayrıca GİB e-arşiv fatura görüntüleme için GİB e-fatura görüntüleyiciyi indirebilirsiniz.
e-Fatura’nın Avantajları Nelerdir?
“Zorunlu bir durum yoksa neden e-faturaya geçeyim?” diye düşünebilirsiniz. Aslında e-fatura uygulaması sadece kanunlarla zorunlu olan veya büyük işletmelerin kullandığı bir yöntem değil.
İşte e-fatura uygulamasının büyük, küçük her firmaya sunduğu avantajlar:
- Öncelikle faturalarınızı daha hızlı bir hazırlayabilirsiniz. Bu sayede hem zamandan hem de iş gücünden tasarruf edebilirsiniz.
- Elektronik faturalar basılmadığından kağıt, mürekkep, zarf, postalama vb. konularda da tasarruf etmiş olursunuz.
- Kağıt faturalar zaman zaman kaybolabilir. Bu bazen postalama aşamasında bazen de arşivleme aşamasında meydana gelebilir. Oysa elektronik faturalarda kaybolma riski yoktur.
- Postalama aşamasıyla zaman kaybedilmez. Müşteriniz faturayı anında görebilir. Böylelikle tahsilatlarınızı da hızlandırmış olursunuz.
- Geçmiş dönem faturalarınıza ulaşmak için klasörler arasında kaybolmanıza gerek yok. Dijital olarak arşivlediğiniz faturalarınıza sadece bir tık ile kolayca ulaşabilirsiniz.
- Fatura gönderme ve alma süresini kısaltarak müşteriniz ile hızlı mutabakat sağlayabilirsiniz.
- Fatura düzenlerken yapılan hataları ortadan kaldırabilirsiniz.
- e-Fatura çevreci bir uygulamadır. Fatura kesme sürecinde kağıt kullanımını ortadan kaldırır ve tüm süreci dijitalleştirerek elektronik ortama taşır.
e-Fatura’nın Dezavantajları Nelerdir?
e-Faturanın maliyetlerin azalmasından olası hataları ortadan kaldırmaya kadar pek çok avantajı var. Ancak hiç dezavantajı yok diyemeyiz. İşte e-faturanın dezavantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
- e-Faturaya geçiş yorucu ve karmaşık olabilir. Özellikle bu süreci sizin için kolaylaştıracak, özel entegratörler ya da kapsamlı ön muhasebe programları gibi yardımcı araçlar kullanmıyorsanız.
- Yedi günden daha önceki işlemler için geriye dönük olarak e-fatura kesilmez.
- e-Fatura sistemine geçiş yaptığınızda kağıt fatura sistemine geri dönemezsiniz.
- e-Fatura uygulamasına geçiş yapmak için mali mühür kullanmak zorunlu. (Yalnızca şahıs firmaları e-imzayı tercih edebilirler.)
- Sistemdeki farklı modülleri kullanabilmek için ekstra ücret ödemeniz gerekir.
e-Fatura sistemini gönüllü olarak geçmeyi düşünen işletmelerin avantaj/dezavantajları değerlendirmesi yapmaları, doğru karar vermelerini sağlar.
e-Fatura Zorunluluğu: Şartları Nelerdir?
e-Fatura; kayıt dışı ticari faaliyetlerin önüne geçtiği, süreçleri hızlandırdığı, kağıt kullanımı azalttığı için kullanımı her geçen gün artan bir uygulama. Ancak bazı işletmeler için bu bir tercih değil, zorunluluk.
e-Faturaya geçiş zorunluluğunun ayrıntılarını inceleyelim.
Kimler e-Fatura Kullanmak Zorundadır?
Hangi firmalar e-fatura kesmek zorunda? sorusunun cevabı, 509 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile güncellendi. Özellikle ciro konusunda değişiklikler yapıldığını görüyoruz. Ciro sınırlarının düşürülmesi, daha fazla işletmenin e-fatura geçmesi anlamına gelir.
Buna göre 2024 yılı için e-faturaya geçmesi zorunlu olan işletmeler şöyle:
- Kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde veya diğer her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışını gerçekleştiren mükelleflerden, 2020 veya 2021 hesap dönemleri için 1 Milyon TL, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar.
- Brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı); 2018, 2019 veya 2020 hesap dönemleri için 5 Milyon TL, 2021 hesap dönemi için 4 Milyon TL, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 3 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler.
- Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli 1 ve 3 sayılı listerdeki ürünleri üreten/ihtal eden
- Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı); 2020 veya 2021 hesap dönemleri için 1 Milyon TL, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri olan mükellefler.
- Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmeleri.
- EPDK’dan şarj ağı işletmeci lisansı alan mükellefler ile bu mükellefler tarafından sertifika verilen şarj istasyonu işletmecileri.
- SGK ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç/etken madde temin eden tüm mükellefler.
- İnternet reklamcılığı hizmet aracıları ile ilan yayınlayanlar ve elektronik ortamda mal ve hizmet satışı gerçekleştirenlerden 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar.
Bunun yanı sıra, dileyen firmalar e-faturaya kendi istekleri ile geçebilirler.
e-Fatura Kullanım Zorunluluğunun Yasal Çerçevesi
e-Fatura zorunluluğu Gelir İdaresi Daire Başkanlığı (GİB) tarafından yayınlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğde belirtilen şartlara göre şekilleniyor.
O nedenle zorunluluk kapsamında olan; faaliyet alanları, ciro sınırlamaları gibi kararlar, GİB tarafından güncellenen bu tebliğlerde belirleniyor.
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar
e-Fatura ve e-arşiv fatura uygulamaları zaman zaman karıştırılabiliyor. Oysa birbirlerinden ayrıldıkları bazı noktalar var.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv fatura, e-fatura kullanıcısı olmayan işletmelere ve kişilere dijital olarak bir fatura gönderebilmenizi sağlayan bir sistem.
e-Arşiv fatura sistemi, e-fatura sistemine benzer çünkü aslında e-arşiv de bir elektronik fatura türü. e-Fatura gibi elektronik ortamda düzenlenir ve tüm süreç yine elektronik ortamda devam eder.
Bu noktada 5.000 ve 30.000 e-arşiv fatura sınırındaki değişimden söz etmemiz gerekiyor. Güncellemeye göre 2024 yılında:
- Fatura göndereceğiniz kullanıcı vergi mükellefiyse 6.900 TL üzeri faturaları e-arşiv fatura olarak düzenlemeniz gerekiyor.
- Eğer alıcı vergi mükellefi değilse 5.000 TL üzeri faturaları e-arşiv fatura olarak düzenlemelisiniz.
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Karşılaştırması
Birbirine çok benzeyen e-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farklara bakalım:
- Bir alıcıya e-fatura gönderebilmeniz için alıcının da mutlaka e-fatura kayıtlı kullanıcıları olması gerekir. e-Arşiv ise e-fatura kullanıcısı olmayanlara gönderilir. Buna örnek olarak son kullanıcılara gönderilen e-arşiv faturaları düşünebilirsiniz.
- e-Arşiv fatura, hem kağıt olarak çıktı alınarak hem de e-posta ile alıcısına iletilebilir. Oysa e-fatura, GİB sistemi ile tamamen elektronik ortamda alıcıya iletilir, kağıt fatura kullanılmaz.
- e-Arşiv uygulamasında format zorunluluğu bulunmuyor. e-Faturalarda ise UBL-TR format zorunluluğu var.
Hangi Durumlarda e-Fatura, Hangi Durumlarda e-Arşiv Fatura Kullanılır?
Faturayı gönderen de alan da e-fatura mükellefi olduğu durumlarda e-fatura kullanılır. Zorunlu e-fatura mükellefi olabileceği gibi, gönüllü olarak da e-fatura mükellefi olan taraflar olabilir.
Fatura gönderen e-fatura mükellefi fakat fatura alıcısının kağıt fatura kullanıcısı olduğu (son tüketiciler gibi) durumlarda ise e-arşiv fatura kullanılır.
e-Fatura Entegrasyonu ve Uyum
Söz konusu e-fatura olduğunda akla hemen özel e-fatura entegrasyonları geliyor. e-Fatura entegrasyonları ve uyum konusuna yakından bakalım.
ERP ve Muhasebe Programları ile e-Fatura Entegrasyonu
ERP ve muhasebe programları ile e-fatura entegrasyonu, işletmelerin tüm fatura kesim ve hatta genel finansal operasyonlarını daha verimli ve uyumlu bir şekilde yönetmelerini sağlar.
Birbirleriyle uyum içerisinde işleyen bu yardımcı araçlar;
- Süreçleri dijitalleştirerek iş yükünü azaltır.
- Finansal durumun doğrulanmasını, analiz edilmesini ve raporlanmasını kolaylaştırır.
- İşletmelerin tüm mevzuatlara uygun şekilde faaliyet göstermesini sağlar.
- Zamandan ve maliyetten tasarruf sağlarlar.
- İşletmelerin büyüme süreçlerinde ihtiyaç duyacakları stratejik raporlar ve analizler sağlayarak doğru kararlar almalarını sağlar.
Ek olarak, teknolojik yenilikleri süreçlerine erken entegre eden işletmeler rekabet avantajı kazanır.
e-Fatura Uyum Süreci
e-Fatura sistemi avantajları ile cazip görünmekle beraber ilk başta karmaşık bir süreç gibi gelebilir. e-Fatura uygulamasına sorunsuz bir geçiş için dikkat edebileceğiniz bazı önerilerimiz var:
- Yasal zorunlulukları, kapsamlarını dikkatlice inceleyin. Zorunlu e-fatura mükellefi olmasanız bile ilgili tebliğ zamanla güncellendiği için en yeni bilgileri incelemek faydalı olacaktır.
- GİB üzerinden başvurunuzu eksik şekilde tamamlayın. Bu süreci kolaylaştırmak için uzman desteği alabilirsiniz. Bizim Hesap’ın sınırsız desteği ile e-fatura geçiş adımlarınızı sorunsuz şekilde tamamlayabilirsiniz.
- İşletmenizin teknik altyapısını uyumlu hale getirin. e-Fatura uyumlu bir muhasebe programınız yoksa GİB onaylı e-fatura entegratörlerinden biriyle anlaşarak e-fatura sistemine geçiş yapabilirsiniz.
- Entegrasyon sonrasında denemeler yapın. Böylece fatura kesme süreçlerini öğrenmiş olursunuz. İlgili çalışanlarınızı da bu sistem hakkında bilgilendirin.
Uyum süreci sonunda tüm faturalarınızı elektronik ortamda, e-fatura olarak kesmeye başlayabilirsiniz.
Uyum Sağlanması Gereken Standartlar
e-Fatura uygulamasına geçişte uyum sağlamanız gereken bazı standartlar:
- e-Faturaların GİB tarafından belirlenen UBL-TR formatında olması gerekiyor. Ayrıca fatura bilgileri eksiksiz ve doğru olmalı.
- e-Faturaların dijital olarak saklanması zorunlu. Ancak GİB, saklama hizmeti sunmuyor. O nedenle e-faturaların saklanması, mükelleflerin sorumluluğunda olduğu için güvenilir bir dijital arşivleme/saklama sistemi kullanmalısınız.
- e-Fatura uygulaması tamamen elektronik ortamda gerçekleşir. Bu yüzden e-fatura sisteminize erişimi olan kullanıcıların yetkilendirilmesinde dikkatli olmanızda fayda var.
Bu noktalara dikkat ederek e-faturaya geçiş sürecinizde temel standartları ele almış olursunuz.
e-Fatura İptal ve İade Süreçleri
e-Fatura sistemiyle ilgili en merak edilen konulardan biri de e-fatura iptal ve iade süreçleri. e-Fatura iptal ve iade süreçlerini inceleyelim:
e-Fatura İptal Edilebilir mi?
Evet, gönderdiğiniz e-faturaları iptal edebilirsin. Ticari, temel ve e-arşiv fatura iptali için farklı yollar izlemeniz gerekecek.
e-Fatura İptal Süreci Nasıl İşler?
- Temel e-fatura iptali: Faturayı aldıktan sonra sekiz gün içerisinde GİB’in e-fatura iptal portalından karşı tarafın onayı ile iptal edebilirsiniz. Sekiz gün içerisinde iptal edilmeyen faturalar onaylanmış sayılır.
- Ticari e-fatura iptali: Ret yanıtı ile sekiz gün içerisinde ticari e-faturayı iptal edebilirsiniz.
- e-Arşiv fatura iptali: e-Arşiv faturalarınızı resmileştikten sekiz gün içinde iptal edilebilir. Kullandığınız yönteme göre (GİB eportal, özel entegrasyon, ya da kendi entegrasyonunuz) iptal edebilirsiniz.
e-Fatura ile İade Nasıl Yapılır?
Size gönderilen bir e-faturayı (gider faturası) iade etmek için izlemeniz gereken adımlar, kullandığınız sisteme göre değişiklik gösterebilir. Bizim Hesap’ta e-fatura iadesi için şu adımları izlemeniz gerekir:
Tedarikçiye iade fatura kesimi:
- Tedarikçiler menüsünde ilgili tedarikçinizi seçin.
- Ardından ”DİĞER İŞLEMLER>TEDARİKÇİYE İADE VER” seçeneğini seçip faturanızı kaydedin.
- Daha sonra “e-fatura” butonuna basın ve gelen ekranda satış yerine iadeyi seçip kaydedin.
Müşteriye iade fatura kesimi:
- Müşteriler menüsünde ilgili müşteriye satış yapar gibi faturayı kaydedin.
- e-Fatura butonuna bastıktan sonra satış tipini otomatik olarak satış faturası olarak getirecektir. Bu satıra tıklayıp satış tipini ‘’İADE’’ olarak seçip devam ederek iade faturanızı kesebilirsiniz.
e-Fatura Saklama ve Arşivleme
e-Faturaların belli bir süre saklanması gerekiyor. Oluşturulan e-faturaların saklama sorumluluğu ise kullanıcıya ait. O nedenle saklama ve arşivleme konusunda gerekli bilgilere sahip olmanız çok önemli.
e-Faturaların Saklama Zorunluluğu
e-Faturaların düzenlendikten sonra belli bir süre saklanması gerekiyor. GİB bu konuda bir hizmet sunmadığı için mükelleflerin saklama işlemlerini kendileri yapmaları gerekiyor.
e-Faturaların GİB e-fatura portalı üzerinden ya da entegratörler ile oluşturulması bir fark yaratmıyor.
e-Faturaların Kaç Yıl Saklanması Gerekir?
Vergi Usul Kanununa (VUK) göre mükellefler, e-faturaları beş yıl boyunca saklamak zorunda. Türk Ticaret Kanununa göre ise zorunlu saklama süresi 10 yıldır.
Mükellefler, hem kendi düzenledikleri hem de kendi adlarına düzenlenen faturaları saklamakla yükümlü.
e-Fatura’yı nasıl arşivleyebilirim?
GİB e-fatura portalında gönderdiğiniz ve gelen e-faturalar yalnızca altı ay arşivleniyor. Altı aydan eski olan faturalar sistemden kaldırıldığı için e-faturalarınızı arşivlemek için bilgisayarınıza indirip saklamanız gerekiyor.
Vergi Usul Kanununa göre faturaları beş yıl saklamanız gerektiği için faturaları indirip muhafaza etmeniz önemli.
GİB için arşivlemede faturanın XML belgesi önemli. Çünkü PDF, e-posta ile gönderme, kağıt çıktısı alma gibi arşivleme geçersizdir. Onun dışında arşivleme konusunda GİB tarafından belirlenen bir yöntem bulunmuyor.
GİB e-fatura portalındaki e-faturalarınızı arşivlemek istediğinizde “indir” seçeneğinden indirebilirsiniz.
e-Fatura’nın Geleceği
e-Fatura sistemi, dijital dönüşümün bir parçası olarak giderek yaygınlaşıyor. Bunun için zamanla yeni standartların belirleneceğini ve e-fatura geçiş zorunluluğunun genişletileceğini söylemek mümkün. Zamanla küçük ölçekli işletmelerin de bu sisteme dahil edilmesi kaçınılmaz.
Bu durumda, kağıt faturaların bir noktadan tamamen ortadan kalkmasını bekleyebiliriz.
Bu zorunluluk ile işletmelerin dijital dönüşümlerinin hızlanacağını ön görebiliriz. Üstelik e-faturanın avantajları da göz önünde bulundurulduğunda, e-fatura uygulamasına gönüllü geçişler de her geçen gün artıyor.
Gelecekte, yapay zeka ve otomasyon sistemleri de bu sisteme dahil edilebilir ve böylece faturalamada verimlilik daha da artabilir.
e-Fatura’nın Dijitalleşmedeki Yeri
e-Fatura uygulaması, dijitalleşmenin mali süreçlerdeki en önemli örneklerinden biri. Üstelik bu dijitalleşme uygulaması, verimlilikten fazlasını sunuyor.
e-Fatura sistemi, tüm manuel fatura işlemlerini dijitalleştirerek insan hatalarını en aza indirir ve faturalama sürecini hızlandırır. Bu dijital dönüşüm sayesinde
- kağıt,
- baskı,
- postalama ve
- maliyetleri ortadan kalkar.
İşletmeler, faturalarını dijital ortamda saklayarak faturalarına her yerden erişebilir.
Ek olarak dijitalleşme sayesinde artık faturalama, çevre dostu bir sistem haline geliyor.
Sıkça Sorulan Sorular
1. e-Fatura ile Kağıt Fatura Arasındaki Fark Nedir?
e-Faturalar, tamamen dijital ortamda düzenlenen, iletilen ve saklanan faturaları ifade eder. Kağıt fatura ise fiziksel olarak basılır, iletilir ve saklanır.
2. e-Fatura Ne Zaman Zorunlu Hale Geldi?
2013 yılında bazı mükellefler için zorunlu hale geldi. Zorunluluk şartları her geçen yıl değiştiği için e-fatura zorunluluğu bulunan işletmelerin kapsamı da zaman içinde değişti.
3. e-Fatura Geçiş Zorunluluğu Kimleri Kapsar?
Belli bir yıllık ciro sınırını aşan işletmeler ve belirli sektörlerdeki firmalar için e-faturaya geçiş zorunludur. 2024 yılı için e-faturaya geçiş zorunluluk şartlarını buradan öğrenebilirsiniz.
4. e-Fatura kesmek için hangi programlar kullanılabilir?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-fatura portalı, özel entegratör yazılımları ve kendi bilgi işlem sisteminizi entegre ederek e-fatura kesebilirsiniz.
5. e-Fatura ödenmezse ne olur?
e-Fatura ödenmediği durumlarda gecikme faizi,vergi cezası icra takibi, ödemelerin gecikmesi sonucu iş ilişkilerinin zarar görmesi gibi sonuçlar ortaya çıkabilir.
6. e-Fatura geçmek için ne kadar ciro gerekli?
2024 yılında e-faturaya zorunlu geçiş için yıllık ciro sınırı 3 milyon TL’dir.
7. e-Fatura kaç gün geçerli?
Satıştan sonra yedi gün içerisinde düzenlenen e-faturalar geçerlidir.
8. e-Fatura kesmek ücretli mi?
GİB portal üzerinden kesmek ücretsiz. Ancak özel entegratörler ile e-fatura kesiyorsanız belli bir kullanım bedeli ödemeniz gerekir.
9. e-Fatura olduğunu nasıl anlarız?
e-Faturaların üzerinde “e-Fatura” ibaresi bulunur ve elektronik ortamda düzenlenmiştir ve elektronik ortamda iletilir.
10. Hangi sektörler e-faturaya geçmek zorunda?
Otelcilik, e-ticaret, gayrimenkul, oto galeri, enerji, madencilik, sağlık hizmetleri, ÖTV 1 ve 3 sayılı listelerindeki ürünleri kapsayan sektörler gibi bazı sektörler.
11. Türkiye’de e-fatura ne zaman başladı?
2010 yılında başladı.
12. e-Ticarette E-fatura olmak zorunda mı?
Belirli ciro sınırını aşan (2024 için 500 Bin TL ve üzeri) e-ticaret firmaları için e-fatura geçişi zorunlu.
13. GİB Portal Nedir?
GİB, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-fatura ve e-arşiv fatura ile ilgili hizmetlerini sunduğu portaldır.
14. e-Arşiv Portal Nedir?
GİB e-arşiv fatura portal, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan bir hizmet portalıdır. GİB e-arşiv portalda kullanıcılar faturalarını oluşturabilir, saklayabilir ve arşivleyebilirler. GİB e-arşiv portal giriş için: earsivportal.efatura.gov.tr
Bizim Hesap’ın e-fatura entegrasyonunu kullanarak kolayca e-fatura kesebilir ve müşterileriniz ile paylaşabilirsiniz. Aynı zamanda Bizim Hesap’ın diğer tüm özelliklerinden faydalanarak ön muhasebe işlerinizi kolaylaştırabilirsiniz.
Ücretsiz e-fatura entegrasyonu ile fatura işlemlerinizi kolaylaştıran Bizim Hesap’ı ücretsiz deneyin.
