n11 gibi pazaryerlerinde satış yapanların bu platformlardaki satışlarına dair faturalarını da eksiksiz şekilde düzenlemesi gerekiyor. O nedenle n11’de nasıl e-fatura kesildiğini ele aldık.
n11 üzerinden e-fatura kesme süreci, satışlarınızı yasal mevzuata uygun şekilde belgelemenizi sağlayan bir adım. Üstelik iade/değişim gibi durumlar için de büyük önem taşır.
Bu yazımızda, n11’de e-fatura kesme sürecine dair merak edilen detaylar öğrenebilirsiniz.
n11 e-Fatura Sistemi Nasıl Çalışır?
n11’de satış yapıyorsanız, sistem üzerinden fatura oluşturmak istediğinizde e-fatura sistemi çalışmaya başlar. Sipariş detayları, alıcı bilgileri ve ürün kodu gibi veriler n11 paneline entegre edilir. Аrdından e-fatura sistemine gönderilmek üzere GİB standartlarına uygun veri formatı hazırlanır.
Mükellef tarafından fatura oluşturulduğunda, bilgi doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine iletilir. Böylece satıcı ile müşteri arasında dijital bir belge döngüsü başlar.
Bu sistem, manuel faturalamadan kaynaklı hataları azaltır. İşlemlerin kaydını otomatikleştirir ve vergi mevzuatına uygun bir yapı sunar.
n11 Paneli Üzerinden e-Fatura Nasıl Oluşturulur?
n11 panelinden e-fatura oluşturmak için şu adımlar izleyebilirsiniz.
- Öncelikle sipariş onaylanıp tamamlandıktan sonra, n11 satıcı panelinde sipariş detayları görüntülenir.
- Burada “Sipariş Özeti” alanından “Kargoya Hazır”a tıklayın.
- Arama sonuç listesinde e-fatura kesmek istediğiniz siparişin yanından “e-Fatura Oluştur” butonuna tıklayın.
- Alıcının adres bilgisi, ürün tanımı ve KDV oranı sistemde yer alır.
- Otomatik çekilen bu bilgiler kontrol edin; eksik ya da yanlışsa düzenleme yapılabilir.
- Gerekli tüm bilgiler kontrol edildikten sonra satıcı, “e-Fatura Gönder” komutunu tıklayın.
- Sistem, fatura verisini GİB’e ileterek resmi belgeyi oluşturur.
- Oluşturulan fatura, satıcı panelinde “Faturalarım” bölümünde kayıtlı kalır.
- Alıcıya da fatura, e-postayla ya da GİB sistemine bildirilen postasına ulaşır.
Bu adımlar sayesinde, teknik bilgiye ihtiyaç duymadan tek adımda yasal geçerli bir e-fatura oluşturabilirsiniz.
e-Ticaret Operasyonunuz A’dan Z’ye Bizim Hesap’ta!
80'den fazla e-ticaret uygulaması, pazaryeri ve kargo şirketi ile doğrudan entegrasyon sağlayan Bizim Hesap ile e-ticaret operasyonlarınızı tek bir panelden yürütebilirsiniz.
Üstelik aracı firmalara ihtiyaç duymadan, tüm finansal verilerinizi otomatik olarak Bizim Hesap’a aktararak maliyet avantajı sağlayabilirsiniz.
e-Fatura Kesmek için Şirket Olarak Ne Gerekir?
n11 üzerinden e-fatura oluşturabilmek için satıcının bazı resmi koşulları yerine getirmesi gerekir. Bu koşullar şöyledir:
- GİB’e kayıtlı e-fatura mükellefi olmak: Vergi kimlik numarası ile GİB portalına e-fatura modülü aktif edilmelidir.
- Vergi usulüne uygun işletme tanımlaması: Şahıs işletmesi veya sermaye şirketi olarak yasal statüde kayıtlı olunmalıdır.
- Vergi numarası, TCKN/VKN, vergi dairesi bilgileri güncel olmalıdır.
- n11 Panel içinde fatura bilgileri (adres, ticari unvan, IBAN, e-posta vb.) eksiksiz girilmiş olmalıdır.
- ETBİS kaydı varsa güncel tutulmalı; bazı satıcılar için ETBİS zorunluluğu devamlıdır.
Bu şartları yerine getiren satıcılar, n11 panel üzerinden GİB'e e-fatura göndererek yasal yükümlülüklerini yerine getirmiş olur.
Hangi Siparişlerde e-Fatura Kesilmelidir?
e-Fatura sisteminde satıcılar için bazı kriterler zorunlu;
- Satıcı e-fatura mükellefi ise, tüm siparişler için ayrı ayrı e-fatura düzenlemelidir.
- Tüzel şirket veya bireysel mükellef olup e-fatura sistemine kayıtlı olan satıcılar, sipariş ne olursa olsun sistem üzerinden fatura kesmek zorundadır.
- Eğer alıcı taraf (müşteri) e-fatura mükellefi değilse, bu durumda e-arşiv fatura yöntemi devreye girer. Fakat satıcının sistemde bağlı olduğu e-fatura mükellefiyetine göre n11, panelde bu ayrımı otomatik şekilde çözüyor.
- Uluslararası satış veya özel kurumsal müşteriler için siparişin yurt dışı gönderimi, farklı vergi oranı ya da fatura koşulları varsa bu siparişlerde e-fatura sistemi uyumlu şekilde çalışır.
e-Fatura Zorunluluğu n11’de Nasıl Uygulanır?
n11’de satış yapan satıcılar, e-fatura sistemine bağlılık durumuna göre iki farklı sistemden birini takip eder.
Eğer satıcının GİB’e kayıtlı e-fatura mükellefiyeti varsa, n11 paneli üzerinden gelen siparişler otomatik olarak e-faturalandırılır. Satıcı, sipariş tamamlandığında “Fatura Oluştur” ekranına yönlendirilir ve sistem gerekli bilgileri önceden çekerek işlemi kolaylaştırır.
e-Fatura mükellefi olmayan satıcılar ise e-arşiv fatura seçeneğini kullanır çünkü n11 paneli, sistemde tanımlı mükellefiyet durumuna göre otomatik olarak ilgili faturalama tipini aktif hale getirir.
Satıcıların, yasal yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için profil bilgilerinde vergi numarası, e-fatura tanımı ve şirket unvanı gibi alanlar güncel olmalıdır.
e-Fatura zorunluluğu, n11’den bağımsız olarak GİB kurallarına göre belirlenir. Yıllık cirosu 3 milyon TL’yi aşan satıcılar, sistemde otomatik olarak e-fatura mükellefi şeklinde tanınır. Bu durumda hangi platformda satış yapacak olursa olsun, e-fatura zorunluluğu başlar.
n11 paneli sistemi de buna uyumlu kurgulanmıştır. Satıcı kayıt aşamasında e-fatura ya da e-arşiv seçeneğini panelde tanımlayıp, sipariş bazlı fatura tipinin otomatik seçilmesini sağlar.
e-Arşiv Faturalarıyla e-Fatura Aynı Mıdır?
e-Fatura ve e-arşiv faturanın her ikisi de dijital sistemler üzerinden düzenlenir. Bu dijital faturaların kullanım şekli ve hukuki kapsama alanı ise birbirinden farklı.
- e-Fatura, yalnızca GİB sistemine kayıtlı ve e-fatura mükellefi olan firmalar arasında oluşturulur. Alıcı da satıcı da sisteme kayıtlı olmalıdır. e-Fatura doğrudan alıcının GİB hesabına düşer. Ayrıca resmi geçerliliğe de sahiptir.
- e-Arşiv fatura ise e-fatura mükellefi olmayan bireysel ya da tüzel müşterilere gönderilmektedir. Bu fatura türü, PDF formatında hazırlanır ve e-posta veya panel üzerinden müşteriye iletilir. Ancak yasal geçerliliği olan bir belge olması için yine GİB’e bildirimi zorunludur. Bu bildirim genellikle aynı gün gerçekleştirilir.
n11’de satıcının tarafında e-fatura mükellefiyeti varsa, sistem e-arşiv yerine doğrudan e-fatura oluşturur. Alıcı tarafın mükellef olmaması durumunda sistem e-arşiv fatura seçeneğiyle ilerler.
Dolayısıyla her iki sistem de n11 paneli aracılığıyla entegre çalışır ancak yasal gerekliliklere göre uygun tür otomatik seçilir.
İlginizi çekebilir: e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar: Kapsam & Kullanım
n11 e-Fatura İçeriğinde Hangi Bilgiler Olmalı?
n11 satıcı panelinden oluşturulan e-faturanın GİB standartlarına tam uyumlu olması gerekir.
- Fatura tarihi, seri numarası, sıra numarası: Bu alanlar GİB sistemiyle eşleşmeli.
- Satıcı bilgileri: Şirket unvanı, vergi dairesi, vergi kimlik numarası (VKN), adres ve e-posta bilgisi eksiksiz girilmeli.
- Alıcı bilgileri: Alıcı firma vergi numarası (e-fatura mükellefi ise), adı, adresi açık şekilde faturada yer almalı.
- Sipariş detayları: Ürün adı, miktarı, birim fiyatı, toplam tutar, KDV oranı, KDV tutarları net ve bunun gibi oranlar açık ve net olacak şekilde yazılmalı.
- KDV oranı: Her ürünün ya da hizmetin KDV oranı yüzde olarak belirtilmeli; varsa farklı oranlar ayrı ayrı satırlarda gösterilmeli.
- Para birimi ve ödeme koşulları: TL veya varsa farklı döviz kuru bilgisi, ödeme vadesi ve koşulları faturada yer almalı.
- Açıklama ve sipariş numarası: n11 sipariş numarası faturada bir referans olarak yer almalı.
Bu detayların eksiksiz olması, faturanın GİB tarafından kabul edilmesini sağlar ve muhasebe programlarına otomatik olarak aktarılabilir hale getirir. Ayrıca müşterileriniz de siparişle fatura arasında birebir uyum gördüğünde güven duyar.
e-Fatura Entegrasyonu n11’de Nasıl Yapılır?
Özellikle yüksek hacimli işlem yapan firmaların e-fatura entegrasyonu kurması, süreci hızlandırır. İnsan kaynaklı hataları azalttığı gibi zaman tasarrufu da sağlar. Entegrasyon üç farklı biçimde sağlayabilirsiniz:
Doğrudan GİB entegrasyonu
Gelir İdaresi Başkanlığından yetkili bir entegratör firmayla çalışarak sistemine doğrudan bağlanabilirsiniz. Bu tür entegrasyon ile sipariş verileri panelden doğrudan e-fatura sistemine aktarılır.
Entegratör yazılım kullanımı
Muhasebe veya e-ticaret sistemleriyle çalışıyorsanız, e-arşiv veya e-fatura yetkisine sahip entegratörlerle birlikte çalışabilirsiniz. n11 paneli üzerinden sipariş çıktısı alındığında, bu yazılımlar otomatik olarak veriyi alıp faturayı oluşturur.
API entegrasyonu
Gelişmiş teknik altyapıya sahip satıcılar, kendi ERP ya da e-ticaret yazılım sistemleri aracılığıyla n11 API kullanarak sipariş verilerini çekip e-fatura uygulama katmanına iletebilir.
Her üç durumda da asıl amaç sipariş verilerinin sorunsuz şekilde GİB standardına uygun dijital fatura formatına dönüştürülmesidir.
İlginizi çekebilir: e-Ticarette Fatura Nasıl Kesilir? Adım Adım Rehber
n11 e-Fatura Gönderimi Nasıl Takip Edilir?
n11 paneli, e-fatura gönderimlerini sistem üzerinde takip edilebilir hale getirir. Gönderim takibi için izleyebileceğiniz temel adımların başında panele giriş yapıp “Belgelerim/ Faturalarım” sekmesinden tüm kesilen faturaların durumlarını takip etmek gelir.
Burada “Gönderildi/ Başarılı/ Hata/ İptal” gibi tüm bilgiler görebilirsiniz. Gönderim tarihi ve GİB cevabına bakmalısınız. Her faturanın hangi tarih ve saat aralığında GİB sistemine iletildiği net olarak görünür.
Hata varsa, hata bildirimine bakılmalıdır. Örneğin hatalı vergi numarası, yanıtlanmamış fatura vb. oluşmuşsa panelde açık şekilde uyarır. Bu uyarı üzerinden hemen düzeltme yapılabilir.
e-Fatura Saklama Süresi Ne Kadardır?
e-Faturalar, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanununa göre dijital olarak saklanmalı ve en az 10 yıl boyunca erişilebilir olmalıdır. n11 satıcı platformu üzerinden oluşturulan e-faturaların saklama şekli şu şekildedir:
- Sistem arşivi: n11 paneli, tüm gönderilmiş faturaları kullanıcı hesabına bağlı olarak saklar. Bu e-faturalar sisteme giriş yapılarak indirilebilir veya yazdırılabilir.
- Entegratör arşivi (kullanılıyorsa): GİB onaylı entegratör firmalar, fatura verilerini kendi sistemlerinde yedekler; satıcıya da erişim sağlar.
- Yerel yedekleme: Satıcıların muhasebe yazılımları aracılığıyla faturaları kendi kayıt sistemlerinde saklaması da önerilir.
n11 e-Fatura Uyumlu Yazılımlar Nelerdir?
n11 de dahil çeşitli pazaryeri entegrasyonu sunan e-fatura uyumlu bir ön muhasebe programı kullanmak, satışlar ve e-faturalar arasında düzeni sağlayan kritik çözümlerden biri. Bu yazılımlar; fatura oluşturmayı, takip etmeyi, raporlamayı ve muhasebe kayıtlarını sağlamayı destekler.
Fatura Kesmek Biz’de 2 Dakikalık İş!
Bizim Hesap’ta tüm pazaryerlerinde yaptığınız satışlar için tek panelden kolayca fatura kesebilir; müşterilerinizi kaydederek her seferinde tek tek bilgi girme zahmetinden kurtulabilirsiniz.
