Her alanda olduğu gibi Maliye Bakanlığı’ndaki dijital dönüşümle birlikte ticaretin en önemli kalemlerinden olan fatura sisteminde de değişikliğe gidildi. Önceleri kağıtlar ile elle yazılarak kesilen faturalar, dijital bir sisteme aktarılarak tüm süreçlerin online olarak kaydedildiği e-fatura sistemine dönüştü.
e-Fatura sistemiyle birlikte hayatımıza giren en önemli kavramlardan biri de e-arşiv fatura.
Her ne kadar farklı bir anlamı varmış gibi dursa da e-arşiv de alınan veya satılan mal karşılığı karşı tarafa iletilen ticari belge; yani bir çeşit fatura. İkisi de aynı niteliğe sahipse aklınıza gelen e-arşiv ile e-fatura arasındaki fark nedir sorusunun cevabını bu yazımızda sizin için derledik.
e-Fatura ve e-arşiv arasındaki farka geçmeden önce gelin bu iki fatura türünü daha yakından tanıyalım:
e-Fatura Nedir?
e-Fatura, elektronik fatura mükellefi olan işletmeler arasında elektronik ortamda hazırlanan ve yine elektronik olarak gönderilen faturadır. e-Faturanın kağıt çıktısı alınmaz. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucuları ile gönderilir ve alınır. 509 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-fatura kullanmak zorunda.
Bunun dışında yıllık cirolarından bağımsız, sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç/etken madde temin eden tüm mükellefler, tüccar olarak meyve ve sebze ticareti yapan mükellefler gibi belirlenmiş bazı iş faaliyetlerinde bulunan firmalar için de e-fatura kullanma zorunluluğu var.
Ancak kağıt faturaya göre hem maliyet, hem zaman hem de verimlilik artışı sağlayan e-fatura sistemine geçmek için zorunlu olmasını beklemenize gerek yok. Bu şartlara uymayan işletmeler de isterlerse e-faturaya geçebiliyor.
Hal böyle olunca yıllardır elle kesilen faturaların internette nasıl kesileceği, nasıl geçiş yapılacağı veya fatura keserken nelere dikkat edilmesi gerektiği merek konusu. e-Faturaya geçişle ilgili aklınıza takılan her soruyu sizin için cevaplandırdığımız yazımıza linkten ulaşabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv yine bir mal veya hizmet karşılığı e-fatura mükellefi olmayan kişi veya işletmelere elektronik ortamda gönderilen elektronik faturadır. e-Fatura kullanan tüm mükelleflerin e-arşiv de kullanma zorunluluğu vardır.
Ancak e-fatura mükellefi değilseniz de e-arşiv fatura kullanmanızın zorunlu olduğu durumlar olabiliyor. 2024 yılı itibariyle e-arşiv fatura kesilmesinin zorunlu olduğu yeni düzenlemeler yapıldı. Bu düzenlemelere göre;
- Kullanıcı e-fatura mükellefi değilse ve vergi ödüyorsa kestiğiniz fatura tutarı 6.900 TL’nin üzerinde ise; kâğıt fatura düzenleyemezsiniz ve faturayı e-arşiv olarak kesmelisiniz.
- Kullanıcı vergi mükellefi değilse ve fatura tutarı 5.000 TL’nin üzerinde ise yine kâğıt fatura düzenleyemezsiniz ve faturayı e-arşiv olarak kesmelisiniz.
Keseceğiniz fatura bu şartları sağlıyorsa e-faturaya geçiş yapmadan özel entegratör yöntemlerinden biri kullanılarak e-arşiv faturası kesebilirsiniz. Bunun için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) yetkilendirmiş olduğu entegratör firmalarına Bizim Hesap’la başvuru yapabilir, saatler içerisinde faturanızı oluşturabilirsiniz.
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Farklar Nelerdir?
Gelgelelim birbirine oldukça benzeyen e-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farklara.
İki fatura da yapılan alışverişin bilgilerini içeren ticari belgeler olsa da e-arşivi e-faturadan ayıran en önemli fark e-arşiv faturanın e-fatura mükellefi olmayan kişilere veya işletmelere iletilmesidir. Yani işletme olarak e-faturaya geçiş yapmadıysanız, e-fatura mükellefi olan bir işletmenin size keseceği fatura e-arşiv olacaktır.
Aynı şekilde işletme bile olmayan yalnızca satın alım yapan bir kullanıcıysanız da yaptığınız alışveriş sonunda size iletilen fatura, e-arşiv fatura olacaktır.
Bununla birlikte e-arşiv ve e-fatura arasındaki temel farkları şu şekilde sıralayabiliriz:
e-Fatura | e-Arşiv | |
| Karşı tarafın e-fatura mükellefi olma zorunluluğu vardır. | Evet | Hayır |
| Faturalar önce Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kontrol edilir. | Evet | Hayır |
| Kesmek için e-faturaya geçiş yapmak zorunludur. | Evet | Hayır |
Kesilen fatura kâğıt çıktı olarak alınabilir. | Hayır | Evet |
Karşı tarafın e-fatura sistemine otomatik olarak iletilir. | Evet | Hayır |
UBL – TR formatı zorunludur. | Evet | Hayır |
e-Fatura vs. e-Arşiv Fatura: Hangisi Sizin İçin Daha Uygun?
Yukarıda da bahsettiğimiz gibi e-fatura kesebilmenin en önemli koşulu e-fatura sistemine geçiş yapmış olmaktır. Eğer işletmeniz elektronik fatura mükellefiyse ve sıkça diğer e-fatura mükellefleri ile ticari ilişkiler içerisindeyseniz, e-fatura sizin için daha uygun bir seçenek olacaktır.
Ancak henüz e-fatura geçişini yapmamışsanız; müşterilerinize yüksek tutarda veya fazla sayıda fatura kesmiyorsanız e-arşiv faturalar sizin için daha uygun olabilir.
Kağıt faturaya göre daha az maliyetli olması, daha işlevsel olması ve işletmenin ihtiyaçlarını daha iyi karşılayabilmesi sebebiyle e-fatura işletmeniz için zorunluluk değil aslında akıllı bir seçim.
En avantajlı e-fatura geçişiyle Bizim Hesap’ta hem kolayca fatura kesebilir hem de size kesilmiş olan faturaları tek bir ekrandan takip edebilirsiniz. Bu sayede tahsilat süreçleriniz hızlanır hem vergide hem bilançonuzda oluşabilecek hataların önüne geçebilirsiniz.
Bizim Hesap’la e-faturaya geçişte size özel ayrıcalıkları görmek için hemen tıklayın.
Hangi Fatura Türü Ne Zaman Kullanılır?
Keseceğiniz faturanın e-fatura mı e-arşiv fatura mı olacağı konusunda kafanız karıştıysa aşağıdaki maddelere göre kolayca karar verebilirsiniz:
e-Fatura mükellefi misiniz? | Karşı taraf e-fatura mükellefi mi? | Fatura Miktarı | Kesmeniz Gereken Fatura Türü |
Evet | Evet | Fark etmez | e-Fatura |
Evet | Hayır | Fark etmez | e-Arşiv |
Hayır | Evet | 6.900 TL veya fazlası | e-Arşiv |
Hayır | Hayır | 5.000 TL veya fazlası | e-Arşiv |
Yasal Düzenlemeler ve Uygulama Farklılıkları
Hem e-arşiv fatura hem de e-fatura Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulamaya konulan e-belge çözümlerindendir. İki fatura da mal ve hizmet karşılığı hazırlanmış olan ticari belgeler olsa da yasal gereklilikleri ve uygulamada farklılıkları var.
Bu farklılıkları şöyle özetleyebiliriz:
e-Fatura | e-Arşiv | |
Zorunluluk | Brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler ve belli sektörler gösteren işletmeler e- fatura kullanmak zorundadır. | e-Fatura mükellefi olmayan kişi veya işletmelere kesilen faturalar için kullanılır. 2024 yılı itibarıyla, vergi mükellefi olanlara 6.900 TL üzeri, vergi mükellefi olmayanlara ise 5.000 TL üzeri faturaların e-Arşiv olarak düzenlenmesi zorunludur. |
GİB Kontrolü | Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından kontrol edilir ve onaylanır. | GİB tarafından kontrol edilmez, ancak belirli periyotlarla GİB’e raporlanır. |
Elektronik İmza | Elektronik imza ile imzalanmalıdır. | Elektronik imza veya mali mühür ile imzalanmalıdır. |
Karşı Tarafın Durumu | Sadece e-fatura mükellefleri arasında düzenlenir ve gönderilir. | e-Fatura mükellefi olmayan kişilere veya işletmelere gönderilir. |
Kâğıt Çıktı | Kâğıt çıktısı alınamaz. | Kâğıt çıktısı alınabilir ve bu çıktılar resmi nitelik taşır. |
Otomatik İletim | Kesilen faturalar otomatik olarak karşı tarafın e-fatura sistemine iletilir. | e-Posta veya diğer elektronik yollarla karşı tarafa iletilir ve ayrıca kağıt olarak da verilebilir. |
Zorunlu Olsun veya Olmasın e-Fatura’ya Geçmek Çok Daha Karlı!
Siz hiç merak etmeyin. Matbaası, kargosu, kaybolması, iadesi, hatta cezai ödemeleri hesaba kattığınızda e-faturaya geçmek, üstelik Bizim Hesap’ın avantajlı kontör fiyatlarıyla geçmek çok daha karlı.
e-Faturaya geçerek işletmenizi 1-0 öne geçirmek Bizim Hesap’la çok kolay. Şahış şirketleri için e-imza, anonim ve limited şirketler için mali mühür başvurusunun tamamlanmasıyla e-faturaya geçişinizi bir gün içinde yapıyoruz.
SIKÇA SORULAN SORULAR
1. e-Arşiv mi e-fatura mı nasıl anlaşılır?
Fatura keserken hangi programı kullanırsanız kullanın bir fatura kesmek istediğinizde şahıssa TC, tüzel firmaysa VKN numarası girerek işlem yaparsınız. Siz VKN veya TC numarasını girdiğinizde sistem bu numaranın e-fatura mı e-arşiv mükellefi olup olmadığını otomatik olarak tespit ederek faturayı ona göre oluşturur.
Siz de oluşturduğunuz faturanın PDF dosyasına bakarak oluşturduğunuz faturanın e-arşiv mi e-fatura mı olduğunu kolayca görebilirsiniz.
2. e-Fatura yerine e-arşiv kesilirse ne olur?
Fatura kestiğiniz sistemde karşıdaki kişinin veya işletmenin TC veya VKN numarasını girdiğinizde sistem bu numaranın e-fatura mı e-arşiv mükellefi olup olmadığını otomatik olarak tespit ederek faturayı ona göre oluşturur.
Bu sebeple yanlış bir fatura kesme durumunuz olamaz.
3. e-Fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilirse ne olur?
Faturanızı kestikten sonra aslında e-fatura mükellefine e-arşiv fatura kestiğinizi fark ettiyseniz bunun sebebi karşı tarafın TC veya VKN numarasını yanlış girmenizdir. Çünkü sistem karşıdaki kullanıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını TC veya VKN numarasından otomatik olarak tespit eder.
Bu durumda yanlış kişiye fatura kestiğiniz için faturayı iptal etmeniz gerekir.
e-Arşiv faturasının iptali için ise faturanın kesildiği günden itibaren 8 gün içerisinde karşı tarafa iptal talebi oluşturabilirsiniz. Eğer 8 günü geçirmişseniz alıcının size iade faturası kesmesi gerekir.
