Maaş Bordrosu Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Maaş bordrosu, işverenlerin düzenlemekle yükümlü olduğu resmi bir evrak. Zorunluluğun ötesinde çalışan ve işveren arasındaki finansal ilişkiyi belgelendirdiği için büyük öneme sahip.

Maaş bordroları, özellikle işverenin finansal yönetimi açısından ve çalışanın haklarını koruduğu için titizlikle hazırlanması gerekiyor.

İş dünyasının olmazsa olmazlarından maaş bordrosu hakkında merak edilen soruları sizin için cevapladık. Maaş bordrosu nedir, nasıl hazırlanır gibi temel sorulardan bordro ile ilgili yasalara kadar bordro hakkında en önemli bilgiler yazımızda.

Maaş Bordrosu Nedir?

Maaş bordrosu, bir çalışanın maaşının vergi, kesinti gibi detaylarla birlikte ayrıntılı şekilde yer aldığı belgedir. Maaş bordroları, işveren tarafından hazırlanır ve işverenin çalışana ödemekle yükümlü olduğu ücreti ortaya koyar.

Maaş bordroları, hem işçinin hem de çalışanın haklarını korur ve aralarındaki finansal ilişkiyi belgelendirir. Ödemelerin yasal şekilde yapıldığı gösterir ve yine yasal şekilde vergilendirilmesini sağlar.

Basitmiş gibi görünse de söz konusu maaş bordrosu olduğunda dikkat edilmesi gereken pek kanun, yükümlülük ve detay var. Örneğin;

• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve
• 213 sayılı Vergi Usul Kanununa göre maaş bordrosunda bulunması gereken farklı hususlar var.

Maaş Bordrosu Nereden Alınır?

Maaş bordrosunun nereden alınacağı konusu özel sektör ve kamu çalışanları açısından farklılık gösterir.

Kamu çalışanları, e-Devlet üzerinden maaş bordrolarını görüntüleyip alabilirler.

Özel sektör çalışanları ise firmanın insan kaynakları departmanından maaş bordrolarını isteyebilirler. İşletmenin insan kaynakları departmanı yoksa muhasebe departmanından ya da yöneticilerinden maaş bordrosu talebinde bulunabilirler.

Maaş Bordrosu Nasıl Hazırlanır?

Maaş bordrosu hazırlama sürecinde yukarıda bahsettiğimiz kanunların göz önünde bulundurulması gerekir. Maaş bordrosunda yer alan bilgilerin dikkatle ve eksiksiz doldurulması, ileride yaşanabilecek yasal sorunların önüne geçer.

Maaş bordrosunun nasıl hazırlandığını inceleyelim:

Çalışan Bilgilerinin Toplanması

Çalışanın adı, soyadı, unvanı ve SGK sicil numarası gibi temel bilgileri derleyin.

Çalışma günleri, fazla mesai saatleri ve varsa ek ödemeler (örneğin, çocuk yardımı, yakacak yardımı) gibi ek bilgileri titizlikle girin.

Brüt Ücretin Belirlenmesi

Çalışanın aylık brüt maaşını ve varsa ek ödemeler toplayarak toplam brüt ücreti hesaplayın.

Yasal Kesintilerin Hesaplanması

• SGK işçi payı (brüt ücretin %14’ü),
• İşsizlik sigortası işçi payı (brüt ücretin %1’i),
• Gelir vergisi matrahı (brüt ücret – (SGK işçi payı + işsizlik sigortası işçi payı)),
• Gelir vergisi (Gelir vergisi matrahı x %15),
• Damga vergisi (brüt ücretin binde 7,59'u) ve
• Diğer özel kesintileri hesaplayın.

Net Ücretin Hesaplanması

Çalışanın brüt ücretinden tüm yasal kesintileri çıkararak çalışanın net maaşını bulun.

Bordronun Onaylaması ve Arşivlenmesi

Maaş bordrosunun son hali işveren ya da ilgili yetkililer tarafından onaylanmalı. Bordro, işçi ve işveren için olmak üzere 2 nüsha şeklinde hazırlanmalı.

Nüsha, denetim gibi durumlarda ibraz edilmek üzere arşivlenmeli.

Maaş Bordrosunda Bulunması Gereken Bilgiler

Maaş bordrosunda bulunması gereken bilgiler şu şekildedir:

• Çalışanın kimlik bilgileri
• Çalışma günleri, hafta tatilleri
• Varsa fazla mesailer
• Brüt ücret
• Bordronun oluşturulduğu çalışma dönemi
• İşyeri sicil numarası
• Vergi kesintileri
• Yasal kesintiler (SGK primi işçi payı vb.) ve varsa özel kesintileri
• Varsa ek ödemeler (çocuk yardımı vb.)
• Ödenen net maaş tutarı
• Çalışanın imzası (banka hesabına yapılan ödemelerde çalışanın imza atma zorunluluğu yoktur)

Bu bilgiler ve hesaplamalar eksiksiz şekilde doldurulduğunda maaş bordrosu doğru şekilde hazırlanmış olur.

Maaş Bordrosu İle İlgili Yasal Haklar ve Yükümlülükler

Maaş bordrosunda bulunması gereken hususlar, üç farklı kanunda yer alır. Bunlar; İş Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve Vergi Usul Kanunudur ve bu hususlar kanuna göre değişiklik gösterir.

İş Kanunu

4857 sayılı İş Kanununun 37. maddesine göre maaş bordrosunda (ücret hesap pusulası olarak geçer) şu hususlar yer almalıdır:

• Çalışanın adı, soyadı
• Ödemenin yapıldığı gün ve ilişkin olduğu dönem
• Fazla çalışma, hafta tatili gibi tüm eklemeler ve bunlarla ilgili detaylar
• Vergi, sigorta primi, icra gibi tüm kesinti detayları

Ayrıca İş Kanuna göre “işveren, işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır”.

Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 102. maddesine göre maaş bordrosunda bulunması gereken hususlar şu şekildedir:

• İşyeri sicil numarası
• Bordronun ilişkin olduğu ay
• Sigortalının adı, soyadı, sosyal güvenlik sicil numarası

• Ücret ödenen gün sayısı
• Sigortalının maaş olarak aldığı ücret
• Ödenen ücret tutarı
• Ücretin alındığına dair sigortalının imzası (makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç)

Kanuna göre bu hususları içermeyen bordrolar geçersiz sayılır ve her bir geçersiz bordro için aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır.

Vergi Usul Kanunu

213 sayılı Vergi Usul Kanununun 238. maddesine göre “işverenler, her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar”. Kanuna göre maaş bordrolarında yer alması gereken hususlar şu şekilde sıralanabilir:

• Hizmet erbabının soyadı, adı
• Çalışanın ücreti aldığına dair imzası veya mührü
• Varsa vergi karnesinin tarih ve numarası
• Birim ücreti (Aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti)
• Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre
• Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı.

Kanuna göre bordronun hangi aya ait olduğu baş tarafından gösterilir. Bir aya ait bordro ertesi ayın 20. gününe kadar hazırlanıp tarihlenerek, işyeri sahibi veya müdürü ile bordroyu hazırlayan personel tarafından imzalanır.

Yani VUK’a göre maaş bordrosunu hem işveren hem çalışan hem de bordroyu hazırlayan personel imzalamalıdır.

Ayrıca VUK’a göre “Gelir Vergisi Kanununa göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz”.

Bordro Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Maaş bordroları resmi evraklar oldukları için bu evraklar, gerektiğinde delil olarak kullanılabilirler. Bu nedenle dikkatlice hazırlanmaları gerekir. İşte maaş bordrosu hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler:

• Temel bilgiler mutlaka eksiksiz şekilde yer almalı.
• İlgili kanunlarda belirtilen bilgileri içermeli.
• Maaş hesaplamaları sırasında kesintilerin uygunluğuna dikkat edilmeli.
• Ödeme dönemine ait tarih bilgisinin doğruluğu kontrol edilmeli.
• Fazla mesai gibi durumlar mutlaka işlenmeli.
• Ek ödemeler ya da özel kesintiler varsa bunlar yer almalı.
• İzinler gösterilmeli.

Ayrıca ödemeleri banka hesaplarına yatan çalışanların maaş bordrosu imzalama zorunluluğu olmadığını hatırlatmak gerekir.

Kanunlarda belirtilen hususlara dikkat edilmediğinde para cezası gibi durumlarla karşılaşılabilir.

Çalışan Yönetiminiz Biz’de!

Çalışanlarınıza ait iş sözleşmesi, işe giriş, maaş kayıt gibi belgeleri Bizim Hesap’a yükleyebilir, işlemler için Bizim Muhasebeci ile muhasebecinize toplu olarak aktarabilirsiniz.

Bordro Nasıl Hesaplanır?

Bordro hesaplamak, maaştaki kesintilerle ilgili bir işlemdir. Bu kesintiler, işveren ve işçi tarafı olarak ayrı ayrı hesaplanır. Bunun için bu hesaplamalar yapılmalıdır:

İşçiden Yapılan Kesintiler

• SGK primi işçi payı = Brüt ücret x %14
• İşsizlik sigortası işçi payı = Brüt ücret x %1
• Gelir vergisi matrahı = Brüt ücret – (SGK işçi payı + işsizlik sigortası işçi payı)
• Gelir vergisi miktarı = Gelir vergisi matrahı x %15
• Damga vergisi miktarı = Brüt tutar x (0,00759)
• Ek kesintiler (varsa özel kesintiler vb.)
• Kesinti toplamı = SGK işçi payı + işsizlik sigortası işçi payı + Gelir vergisi + Damga vergisi + diğer özel kesintiler vb.
• Net ücret = Brüt ücret – tüm kesintiler

İşverenden Yapılan Kesintiler

• SGK primi işveren payı = Brüt ücret x %15,5 (%5 indirim teşviki)
• İşsizlik sigortası işveren payı = Brüt ücret x %2
• Varsa ek ödemeler vb.

Her ne kadar genel hesaplama bu şekilde olsa da çalışanların pozisyonlarına göre farklı kesintiler olabilir. Hesaplamada herhangi bir hata olmaması için uzman kişilerin hesaplama yapması önemlidir.

Maaş Bordrosu Neden Önemlidir?

Maaş bordrosu yalnızca çalışanın alacağı ücreti belgelendirmez. Pek çok açıdan önemli bir resmi evraktır. Maaş bordrosunun neden önemli olduğunu inceleyelim:

• Çalışanın aldığı ücretin detaylarını öğrenmesi, anlamasını ve gerektiğinde kontrol etmesini sağlar.
• Çalışanın haklarını tam olarak almasına yardımcı olur.
• Maaş kesintileri konusunda şeffaflık sunar.
• Bir anlaşmazlık durumunda mahkemede delil niteliği taşır.
• Ödemelerin doğru şekilde belgelendirilmesi doğru vergilendirmeyi sağlar.
• İşverenlerin düzenlemekle yükümlü olduğu bir evraktır. Yasalara uyumlu olmayı sağlar.
• Denetim gibi durumlarda işverenler için önemlidir.
• Çalışanlar, kredi başvuruları vb. durumlarda maaş bordrosuna ihtiyaç duyabilirler.
• Finansal yönetim açısından önemli bir belgedir.

Sıkça Sorulan Sorular