Çok iyi bir iş fikriniz olsa bile finansal disiplin yoksa işletmenin ayakta kalması neredeyse imkansızdır. İşletmeler, özellikle ilk yıllarında finansal disiplini sağlamadıklarında ne yazık ki istenmeyen sonuçlarla karşılaşıyor.
O nedenle şirketlerin en kırılgan oldukları dönemlerden olan ilk yıllar; her kuruşun hesabını bilerek, doğru planlama yaparak geçmeli.
Bu yazımızda, yeni kurulan işletmeler için finansal disiplini sağlamanın yollarını anlatıyoruz.
Finansal Disiplin Ne Anlama Gelir?
Finansal disiplin, bir işletmenin maddi kaynaklarını bilinçli bir şekilde kullanması anlamına gelir. Finansal disiplin; harcanın her kuruşun gerekçesini bilmek, öncelikleri belirlemek ve gerekli noktalarda iyileştirmeler yapmak demektir.
İşletmeler için çok önemlidir çünkü aksi halde kazancınız ne kadar yüksek olursa olsun harcamalarınız planlı olmazsa nakit sıkıntısıyla karşılaşabilirsiniz. Özellikle yeni işletmelerin ilk yıllarında ayakta kalabilmesi ve sürdürülebilir bir ilerleme kaydedebilmesi için gereklidir.
Yeni İşletmeler için Bütçe Hazırlamak Neden Kritiktir?
Yeni bir işletme kurduğunuzda elinizdeki kaynaklar sınırlı olur ve genelde sizi, belirsizliklerin olduğu bir süreç bekler.
- Doğru kararları alabilmek,
- kendinize bir yol haritası çizmek ve
- böylece sınırlı kaynakları en verimli şekilde kullanabilmek için bir bütçe planına ihtiyacınız olur.
Özellikle ilk yıllarda gelirler düzensiz olabilir. İyi hazırlanmış bir bütçe, bu belirsizlik ve değişkenliklerin arasında sağlam adımlarla ilerlemenizi sağlar. İşletmenin finansal risklere hazırlıklı olması, iyi planlanmış bir bütçe ile mümkündür.
Harcamaları Takip Etmenin En Kolay Yolu Nedir?
Harcamaları düzenli takip etmek, giderleri kontrol altında tutmak ve finansal sürdürülebilirliği sağlamak için kritiktir. Pek çok farklı gider kaleminiz olabilir; kira, personel maaşları, vergiler, malzeme giderleri, yazılım ücretleri…
Tüm bu harcamaları düzenli bir şekilde takip etmezseniz işler bir süre sonra karışır. Paranızın nereye gittiğiniz anlamanız zorlaşır.
Harcamaları takip etmenin en kolay yolu, bir ön muhasebe programı kullanmaktır. Böylece;
- Fatura, fiş gibi giderlere yönelik belgeleri dijital ortam arşivlersiniz.
- Hangi alanlarda ne kadar harcadığınızı kolayca görebilirsiniz.
- Her şeyi tek ekranda görerek iyileştirme yapılması gereken yerleri kolayca fark edersiniz.
- Maliyetleri aylık/yıllık gibi farklı dönemlere göre analiz edebilirsiniz.
Bizim Hesap, gelir-gider takibi modülü ile KOBİ’lerin ve yeni kurulan işletmelerin harcama takibi için büyük kolaylık sağlar.
Bizim Hesap ile;
- Personellerin maaş ve prim ödemelerini ayrı ayrı kaydedin; aylık olarak hesaplayın.
- Kira, fatura gibi tüm masrafları tek ekrandan yönetin.
- Farklı banka hesaplarınızı Bizim Hesap’ta topluca görüntüleyin.
- Sadece Bizim Hesap’ta olan proje bazlı takip ile her projenin gelir ve giderlerini, nakit akışını projeye özel olarak girin ve takip edin.
Karmaşık tablolarla uğraşmak yerine işletmenize dair tüm giderlere tek bir ekrandan birkaç tıkla erişebilirsiniz. Harcalarımızını kontrol altına alıp işletmenizi geleceğe hazırlamak için Bizim Hesap’ı bugün deneyin.
Düzenli Raporlama Alışkanlığı Nasıl Kazanılır?
Yeni kurulan işletmelerde finansal kararların verilerle değil de içgüdüyle alındığını sık sık görürüz. Bu ne yazık ki uzun vadede işletmenin devamlılığını sağlayabilecek bir yöntem değil.
Veriye dayalı karar alma süreci ise ancak raporların analiz edilmesi ile mümkün olur. Bunun için işletmenizle ilgili çeşitli raporlar oluşturmalısınız. Bu raporlar; nerede hata yaptığınızı ve nereye odaklanmanız gerektiğini gösterir.
Düzenli raporlama alışkanlığı kazanmak için şu adımları takip edebilirsiniz:
1. Detayları belirleyin
Öncelikle ne sıklıkla ve hangi verileri raporlayacağınızı belirleyin. Bütün raporları sizin için aynı öneme sahip olmayabilir. O nedenle ihtiyacınıza göre hazırlayacağınız raporları seçin.
Genellikle başlangıç aşamasında şu raporlar yeterli olur:
- Gelir-gider tablosu
- Nakit akışı tablosu
- Alacak-borç durumu
- Karlılık durumu
İhtiyaç duyacağınız raporların işletme türünüze göre değişiklik göstereceğini unutmayın.
2. Veri girişini otomatikleştirin
Manuel veri girişleri, kartopu gibi büyüyen sorunlara neden olabilir. Özellikle küçük işletmeler için manuel çalışmak, not defterlerinde veri tutmak cazip görünse de zamanla büyük hatalara yol açabilir.
Siz yanlış veri girersiniz, raporları bu yanlış veriye göre hazırlarsınız, rapor nedeniyle durumu yanlış yorumlayıp yanlış kararlar alırsınız… Bu olası problemleri önlemek, veri girişlerini manuel yerine otomatik hale getirmek ve tüm süreci dijitalleştirmek ile mümkün.
Tüm finansal verileri otomatik kaydedip sağlıklı şekilde raporlamak için bir ön muhasebe programından faydalanabilirsiniz. Bu, zaman tasarrufu da sağlar.
3. Raporları yorumlamak için destek alın
İyi hazırlanmış bir rapor, doğru okunmadığında faydadan çok zararı olabilir. O nedenle raporları yorumlarken doğru sorular ile yaklaşmak ve gerekirse bir uzman desteği almak faydalı olacaktır.
İlginizi çekebilir: Küçük İşletmeler için Finansal Raporları Okuma Rehberi
Bizim Hesap Raporlar özelliği; satış, stok, çek-senet gibi tüm verileri raporlamanızı sağlar. Satış raporlarından finansal raporlara, ihtiyaç duyduğunuz tüm raporları oluşturup işletmeniz adına doğru kararlar alabilirsiniz.
Erken Dönem Giderler Nasıl Kontrol Altına Alınır?
Yeni kurulan bir işletmeniz varsa gelirinizin bir düzene oturması biraz zaman alır. Üstelik aynı süreçte giderlerin artması da söz konusu olabilir.
Nakit akışının belirsiz olduğu bu dönemde giderleri kontrol altına almak, işletmenin ayakta kalması için çok önemlidir. İşte erken dönemde giderleri kontrol altına almak için birkaç ipucu:
1. Sabit giderleri azaltmaya çalışın
Örneğin geniş bir alana ihtiyacınız yokken büyük bir ofis kiralamak, kira harcamanızı gereksiz artırabilir. Geliriniz artmadan giderleri artırmaktansa harcamalara temkinli yaklaşmak gerekir.
- Evden çalışma seçeneğini düşünün.
- Paylaşımlı ofisleri kullanın.
- Gerekli durumlarda dış kaynak (freelancer) desteğini düşünün.
2. Giderlerin kategorilere ayırın
Tüm harcamalara “nasıl olsa bunların hepsi birer gider” gözüyle bakmayın. Harcamaları türlerine göre ayırın. Bu sayede erken aşamada “olmasa da işime devam edebilirim” dediğiniz gider kalemlerini görebilirsiniz.
3. Stratejik harcamalar yapın
Harcamaları yaparken “bu yazılımı kullanmazsam ne olur?”, “bu harcamayı erteleyebilir miyim?”, “daha uygun bir seçenek var mı?” gibi soruları cevaplamaya çalışın.
Bu süreçte daha ekonomik ama işlevsel çözümleri tercih etmeyi deneyin.
4. Giderleri düzenli kontrol edin
Giderleri düzenli ve aylık/haftalık hatta günlük takip etmek, herhangi bir sorunu iş işten geçmeden fark etmenize yardımcı olur. Giderleri sık sık ve düzenli kontrol etmeyi alışkanlık haline getirin.
Unutmayın; erken dönemde para kazanmak kadar parayı planlı ve kontrollü harcamak da bir kazançtır.
Kişisel ve İşletme Finansmanını Ayırmak Neden Önemlidir?
Yeni işletme kurduğunuzda kişisel ve işletme harcamaları karışabilir. Bu size çok önemliymiş gibi gelmese de uzun vadede finansal kontrolü kaybetmenize sebep olabilir. Bunun birkaç sebebi var:
- İşletmenin gerçek kârını ve gerçekte ne kadar kazanıp harcadığını göremezsiniz.
- Bu durum işletmenin finansal raporlarının yanlış olmasına ve mali durumu yanlış yorumlamanıza sebep olur.
- Nakit akış takibini zorlaştırır. Ödemeler, borçlar, bekleyen tahsilatlar karışabilir.
- Evrak karışıklığı yaratabilir ki bu da vergi ödemelerinden finansal planlamaya kadar pek çok noktayı etkiler.
- Kişisel harcamalar işletme gideri olarak gösterilirse vergi beyanlarında ve denetimlerde sorun yaratabilir.
- Finansal disiplin sağlamak zorlaşır. Harcamalar daha kontrolsüz hale gelir.
Mali Danışmanlık Almak Gerekli Midir?
Yeni girişimlerin ilk yıllarında hem yasalara uymak hem de olası sorunların önüne geçmek için mali danışmanlık faydalı olabilir. Bu, bütün o belirsizliğin içinde önünüzü görmenizi kolaylaştıracak türden bir danışmanlıktır.
- Vergi ödemeleri,
- e-fatura gibi uygulamalara geçiş,
- devlet teşvik ve destekleri,
- mevzuata uygunluk,
- finansal raporlar,
- yatırım kararları gibi pek çok konuda mali danışmanlığa ihtiyaç duyabilirsiniz.
Kısaca, büyüme fırsatlarını yakalamaktan yasal sorumlulukları yerine getirmeye kadar işinizle ilgili hemen her noktada mali danışmanlık işinizi kolaylaştırabilir.
Başlangıçta Finansal Hatalardan Kaçınmak için Neler Yapılmalı?
Yeni işletmelerin yapma eğiliminde olduğu ve sık karşılaştığımız bazı finansal hatalar var. Bunlardan kaçınmak için neler yapabileceğinizi şu şekilde sıralayabiliriz:
- Finansal dengeniz bu dönemlerde daha hassas olur. O nedenle nakit yönetimini, gelir-gider takibini detaylı yapmalısınız. Böylece küçük değişimleri bile önceden fark edip erkenden önlem alabilirsiniz.
- Borçlanırken dikkatli olun. Özellikle geri ödeme planlarını, faiz oranlarını çok iyi anlamanız gerekir. Detayları inceleyerek büyümenize katkısı olup olmayacağını analiz edebilirsiniz.
- Gereksiz stoktan kaçının. Belirsizliğin olduğu bir dönemde kısıtlı kaynaklarınızı uzun süre depoda duracak fazla stok için harcamanız nakit akışınızı olumsuz etkileyebilir.
- Teknolojiden faydalanın. Finansal konular için ilgili yazılımlardan faydalanmak ek bir maliyet gibi görünse de uzun vadede sizi yanlış raporlar gibi pek çok riskten korur.
- Veriye dayalı analizlerle karar alın. Kulaktan dolma bilgilerle ya da duygusal karar vermeyin. Karar vermeden önce ilgili verileri gözden geçirin.
Finansal Disiplin için Hangi Dijital Araçlar Kullanılabilir?
Finansal disiplin, ilk başlarda zorlayabilir. Ancak günümüzde kullanabileceğiniz pek çok uygulama var ve bunlar sayesinde finansal disiplin sağlamak çok kolaylaştı.
Kapsamlı, bulut tabanlı, çeşitli entegrasyonlar sağlayan bir ön muhasebe programı kullanmak, işletmenizin finansal konularında kolaylık sağlar. Borç-alacak takibinden nakit akışına kadar işinize dair ne varsa tek bir platformda düzenli ve anlık olarak takip edebilirsiniz.
Üstelik bu programlar mali durumunuzla ilgili detaylı raporları birkaç tıkla oluşturma imkanı sunar. Tüm bu işlevler finansal disiplini kolaylaştırır.
İlginizi çekebilir: Ön Muhasebe Programlarının KOBİ’ler İçin Önemi
İlk Adımdan İleriye: Bizim Hesap ile Finansal Kontrol Sizde
Bizim Hesap olarak KOBİ’lerin; raporlama, gelir-gider takip etme, tüm banka hesaplarını tek bir ekrandan görüntüleme gibi finansal disiplin sağlamaya yardımcı olan pek çok özellik sunuyoruz.
İşletmeniz için “entegrasyon seçenekleri geniş olsun, her işimi halledeyim ama kullanım kolaylığı da sağlasın” dediğiniz bir ön muhasebe programına ihtiyaç duyuyorsanız, Bizim Hesap tam size göre. Nerede olursanız olun, internetin olduğu her yerde finansal durumunuzu anlık verilerle görüntüleyebilirsiniz.
Kısacası planlı hareket etmek ve işletmenizin geleceğini bugünden kontrol etmek için ihtiyacınız olan her şey Bizim Hesap’ta. Bugün ücretsiz deneyin; işletmenizin finansal disiplinini sağlayın.
