Ticari e-fatura nedir, nasıl çalışır ve iptal süreci nasıl ilerler merak ediyorsanız, doğru yerdesiniz. Bu yazımızda, ticari e-fatura ile ilgili temel farkları, kimlerin düzenleyebileceğini ve iptal işlemlerini adım adım öğrenebilirsiniz. Keyifli okumalar!
Ticari e-Fatura Nedir ve Kimler Düzenler?
Ticari e-fatura, işletmeler arası mal veya hizmet satışını belgeleyen elektronik fatura türüdür. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine kayıtlı e-fatura mükellefi işletmeler bu türü kullanabilir.
Ticari e-faturayı düzenledikten sonra alıcı firmaya sistem üzerinden gönderilir; alıcı da bu faturayı “Kabul”, “Ret” ya da “İptal” seçenekleriyle değerlendirebilir.
Ticari e-Fatura ile Temel e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?
Temel ve ticari e-fatura arasında işleyiş açısından önemli farklar bulunur:
- Temel e-fatura gönderildiğinde, alıcının faturayı kabul etme veya reddetme gibi bir seçeneği olmaz. Faturada herhangi bir teknik aksaklık bulunmuyorsa; sistemde otomatik olarak kabul edilmiş sayılır ve kaydedilir.
- Ticari e-fatura, bu süreçte mutabakat sağlar. Alıcı, gönderdiğiniz faturaya sistem üzerinden onay, ret ya da iptal işlemlerinde yanıt verebilir. Yanıt için genellikle 8 iş günü olarak süre tanınır.
- Ticari e-fatura, olası anlaşmazlıklarda hukuki bir kanıt oluşturur. Bu nedenle büyük ölçekli ticari işlemlerde şeffaflık sağlar.
Ticari e-Fatura İptali Nasıl Yapılır?
Ticari e-faturayı iptal etmek için alıcının faturaya yanıt vermesi gerekir. Süreç şu şekilde ilerler:
1. İptal Talebinin Başlatılması
GİB e-Fatura İptal Portalı ya da entegratör sistemi üzerinden faturayı seçerek “İptal Talebi Gönder” işlemi başlatılır. Bu aşamada iptal nedenini yazmanız gerekir.
2. Alıcının Yanıtı
Alıcı, bu talebi sistem üzerinden yaklaşık 8 gün içinde kabul ya da ret şeklinde yanıtlamalıdır. Olumlu yanıt gelirse fatura iptal edilir.
3. Süre Dolarsa
Belirlenen süre içinde alıcı yanıt vermezse fatura sistemde otomatik olarak kabul edilmiş sayılır ve iptal işlemi geçersiz hale gelir. Bu nedenle zamanında işlem yürütmek önem taşır.
4. Fatura Sonrası İşlem
İptal edilen faturaya istinaden ihtiyaç duyulursa yeni bir fatura düzenlenebilir. Genellikle iade ya da yeniden fatura olarak sistemde yer alır.
İlginizi çekebilir: e-Fatura Nasıl İptal Edilir? Adım Adım Rehber
Ticari e-Fatura İptali için Süre Sınırı Var mı?
İptal işlemini alıcının 8 gün içerisinde yapması gerekir. Bu süre, faturanın GİB sistemi üzerinden karşı tarafa iletildiği tarih itibariyle başlar. Alıcı, bu süre içinde faturayı “kabul” edebilir, “reddedebilir” ya da “iptal talebine onay” verebilir.
8 gün içerisinde herhangi bir işlem yapılmadığı takdirde sistem, otomatik olarak faturayı “zımnen” kabul edilmiş sayar. Bu durumda fatura artık geçerlilik kazanmış olur ve iptal edilemez.
Ticari e-Fatura İptal Talebi Nasıl Gönderilir?
Ticari e-faturada iptal süreci, sistem üzerinden karşılıklı onay gerektiren bir sistemle çalışır. Siz, faturayı gönderen taraf olarak iptal sürecini başlatamazsın. Bu adım sadece alıcıya tanınmış bir hak ve onun tarafından yapılması gerekir.
Eğer alıcı, faturada bir hata olduğunu veya yanlış kesildiğini düşünüyorsa, sistem üzerinden “Ret” yanıtı gönderebilir. Böylece iptal işlemini başlatabilir. Bu işlem ise GİB veya özel entegratör sistemleri üzerinden yapılır.
Alıcının “Ret” yanıtını vermesiyle kesilen fatura otomatik olarak iptal edilmiş sayılır. Ekstra bir talep gönderilmesine gerek kalmaz.
Ticari e-Fatura İptali GİB Üzerinden Nasıl Yapılır?
İptal sürecinin başlatılabilmesi için alıcının faturayı sistem üzerinden “Ret” şeklinde işaretlemesi gerekir. Süreç çok basit birkaç adımda oluşur. Bu yanıt, GİB sisteminde otomatik olarak faturayı geçersiz kılar.
Özetle bir alıcı olarak ticari e-faturayı iptal etmek için;
- Faturayı alın.
- “Ret” seçeneğini sistem üzerinden kullanın.
- İptal işlemi, GİB tarafından otomatik olarak uygulanacaktır.
Yasal süreyi kaçırdığınız durumda ise yani fatura zımni kabul sağlanmışsa; iptal işlemi ancak yazılı yollarla (örneğin KEP, noter, taahhütlü mektup) yapılabilir ve ayrıca bu bildirimi GİB’e iletmeniz gerekir.
Ticari e-Fatura İptali Sonrasında Yeni Fatura Düzenlenir mi?
Evet, iptal olmuş bir ticari e-faturadan sonra yeni bir fatura düzenleyebilirsiniz. Alıcı sistem üzerinden Ret yanıtı verdiyse artık geçersiz hale geldiği için:
- Siz, bu işlemle ilgili olarak yeniden düzenlenmiş ve doğru bilgileri içeren yeni bir ticari e-fatura oluşturabilirsiniz.
- Yeni fatura, önceki yanlış faturayı düzeltir ve işlemi resmi olarak sürekli hale getirir.
Bu durumda, eski faturanın itirazla geçersiz kılındığını teyit edip yeni belgeyi karşı tarafa eksiksiz şekilde iletmeniz hem yasal açıdan hem de ticari iletişim açısından önemlidir.
Hem gönderici hem de alıcı taraf, bu süreçte karşılıklı olarak iletişim içinde olmalı ve sistem üzerinden işlemleri takip etmelidir.
Ticari e-Fatura İptalinde Muhasebe Kayıtları Nasıl Olur?
Ticari e-fatura iptal edildiğinde bu işlemin muhasebe kayıtlarına da doğru şekilde yansıtılması gerekir. Eğer fatura, alıcı tarafından zamanında “Ret” yanıtıyla geçersiz kılındıysa; muhasebe sistemine hiç alınmadan işlem kapatılmış sayılır.
Ancak bazı durumlarda fatura sistemden silinse de ön muhasebe sistemine yanlışlıkla kaydedilebiliyor. Böyle bir durumda, iptal edilen fatura için ters kayıt oluşturulmalı; yani geliri veya gideri muhasebe defterinden düşmelisin.
Örneğin iptal edilen bir satış faturasının muhasebe kaydında yer alan “600 Yurtiçi Satışlar” hesabı borçlandırılır; karşılığında “120 Alıcılar” hesabı alacaklandırılır. Aynı şekilde, eğer KDV kaydı yapılmışsa, bu da “391 Hesaplanan KDV” hesabından ters kayıtla düşülür.
Ayrıca iptal süreci muhasebe fişlerinde açıklama kısmında net olarak belirtilmeli. “Ticari e-Fatura iptali nedeniyle ters kayıt” gibi bir ifade, ilerideki denetimlerde işlemin net anlaşılmasını sağlar.
Ön Muhasebeniz Biz’de İşinizi Yönetmek Siz’de!
Bizim Hesap’ta gelir giderinizden çek senet takibine; kredilerinizden cari takibine tüm finansal verilerinizi tek bir yerde toplayabilirsiniz. Üstelik detaylı raporlarla şirketinizin durumunu anlık analiz edebilirsiniz.
Ticari e-Fatura İptali için Gerekli Belgeler Nelerdir?
Ticari e-faturanın iptali elektronik ortamda yapılsa da bazı durumlarda iptal işleminin belgelenmesi gerekebilir. Özellikle alıcı taraf “Ret” işlemini sistem üzerinden gerçekleştirmezse ve süre aşımı yaşanırsa; iptalin geçerli olabilmesi için yazılı ve delilli bildirim şart olur.
İptal sürecinde gerekebilecek belgeler şunlardır:
- İptal Talep Yazısı: Satıcı veya alıcı tarafından düzenlenen, fatura numarasını, tarihi, tutarı ve iptal gerekçesini içeren yazılı belge.
- KEP (Kayıtlı Elektronik Posta): İptal bildiriminin karşı tarafa KEP üzerinden gönderildiğini kanıtlayan ekran görüntüsü veya gönderi çıktısı.
- Noter Onayı veya Taahhütlü Mektup Makbuzu: Yazılı bildirimin noter aracılığıyla ya da PTT ile taahhütlü gönderildiğini kanıtlayan belgeler.
- İlgili e-Fatura Nüshası: İptal edilmek istenen faturanın elektronik çıktısı veya dijital kaydı.
Bu belgelerle birlikte işlem kayıt altına alınır ve gerekirse Gelir İdaresi Başkanlığına sunulabilir.
Ticari e-Fatura İptali Satıcı ve Alıcıyı Nasıl Etkiler?
Ticari e-fatura iptali, hem satıcıyı hem de alıcıyı mali, hukuki ve operasyonel açıdan etkileyebilir. Bu nedenle sürecin dikkatli ve zamanında yürütülmesi önemlidir.
Satıcı açısından:
- Fatura iptal edilirse gelir olarak kaydedilmiş bir işlem düşülür. Bu da hem KDV beyanını hem de gelir vergisi matrahını etkiler.
- Yeni bir fatura düzenlenmesi gerekiyorsa sürecin doğru muhasebeleştirilmesi gerekir.
Alıcı açısından:
- Gider olarak kaydedilecek bir işlem geçersiz hale gelirse indirim konusu yapılan KDV’yi beyannameye dahil edemez.
- Zamanında “Ret” yanıtı verilmezse fatura abul edilmiş sayılır ve bu da vergi yükümlülüğünü artırabilir.
Taraflar arasında iyi iletişim kurulmazsa süreç karmaşıklaşabilir ve hem mali tablolar hem de yasal sorumluluklar açısından risk oluşturabilir.
Bu nedenle ticari e-fatura iptallerinde karşılıklı teyit, yazılı kayıt ve süre takibi kritik önemdedir.
