Mutabakat, iki tarafın mali kayıtlarını karşılıklı olarak kontrol edip uyuşmazlıkları gidermesi sürecidir. Bu nedenle işletmeler için güvenilir finansal raporlama ve ticari ilişkilerde şeffaflık sağlamak adına kritik öneme sahip.
Mutabakat türleri, uygulanma biçimleri gibi merak edilen detayları yazımızda bulabilirsiniz.
Mutabakat Nedir?
Mutabakat, kelimesi uzlaşma veya anlaşma anlamı taşır. Ticari ve finansal açıdan bakıldığında ise mutabakat, “iki tarafın kayıtlarında yer alan finansal verilerin doğruluğunu teyit etmesi süreci” anlamına gelir. Özellikle alacak-verecek ilişkisi olan firmalar arasında;
- fatura,
- ödeme ve
- cari hesap bilgilerinin karşılıklı olarak kontrol edilmesi anlamında kullanılır.
Yanlış kayıtlar, eksik ödemeler ya da çakışan bilgiler, hem nakit akışını hem de kurumsal güvenilirliği olumsuz etkileyebiliyor. Bu nedenle mutabakatı düzenli olarak gerçekleştirmek, operasyonel düzenin korunmasından mali şeffaflığın sağlanmasına kadar birçok açıdan kritik bir nokta.
Mutabakat Türleri Nelerdir?
Mutabakat işlemleri, ihtiyaca göre farklı biçimlerde uygulanır. En yaygın kullanılan mutabakat türleri; cari hesap, bakiye, e-mutabakat, banka, mal/ hizmet teslim ve BA/BS mutabakatı gibidir.
Cari hesap mutabakatı
Firmaların birbirlerine karşı borç ve alacaklarını karşılıklı olarak onayladıkları bir yöntemdir. Çoğunlukla e-ticaret firmaları için tedarikçi ya da distribütörlerle yapılan işlemlerde kullanılır.
Banka mutabakatı
Şirketlerin kendi muhasebe kayıtlarıyla banka tarafından sağlanan hesap özetlerini karşılaştırarak doğruluğunu kontrol ettiği bir denetim sürecidir. Bu karşılaştırma sayesinde, banka kayıtları ile işletme defterleri arasında fark olup olmadığı anlaşılır ve olası tutarsızlıklar erken aşamada tespit edilir.
Bu uygulama, işletmenin finansal yapısını sağlam tutmasına yardımcı olur.
Özellikle
- nakit yönetimi,
- ödeme planlaması ve
- günlük mali denge açısından banka mutabakatları büyük önem taşır.
Şirketler bu sayede hangi ödemelerin gerçekleştiğini, hangilerinin beklemede olduğunu net bir şekilde görerek daha isabetli kararlar alabilir.
Eğer banka mutabakatı düzenli yapılmazsa;
- yanlış kayıtlar düzeltilmeden kalabilir,
- iç hatalar gözden kaçabilir ya da
- yetkisiz işlemler zamanında fark edilmez.
Bu da mali tabloların bozulmasına, nakit akışının yanlış analiz edilmesine ve hatta dolandırıcılık riskinin artmasına yol açabilir. Artık banka mutabakatı işlemleri, dijital ortamlarda da yapılabilir.
Bu dijital araçlar, banka verilerini sistemle entegre ederek saniyeler içinde doğrulama yapar ve kullanıcıya hızlı sonuç sunar. Böylece zaman tasarrufu sağlanır ve hata payı minimize edilir.
e-Mutabakat
İşletmelerin mutabakat süreçlerini dijital ortama taşıyan teknolojik bir çözümdür. Geleneksel yöntemlerle manuel olarak yürütülen hesap ve bakiye mutabakatları, bu sistem sayesinde otomatik ve daha hızlı şekilde yönetilir.
Bir tür mutabakat yazılımı olarak tanımlanabilecek e-mutabakat sistemleri, operasyonel yükü azaltırken insan hatasından kaynaklanan riskleri de minimuma indirir.
Bu platformlar aracılığıyla cari hesap bilgilerini karşı tarafla kolayca paylaşabilir, yanıtları sistem üzerinden toplayabilir ve süreci eksiksiz şekilde arşivleyebilirsiniz. Böylece zamandan tasarruf ederken mutabakat güvenli ve düzenli şekilde tamamlanmış olur.
e-Ticaret gibi yüksek işlem hacmine sahip sektörlerde e-Mutabakat kullanımı, mali kontrolü hızlandırmak ve hata payını azaltmak için büyük avantaj sağlar.
Stok mutabakatı
Mağaza veya depodaki ürün sayısının sistem kayıtları ile uyumlu olup olmadığını kontrol etmek için yapılır. Depodaki ürün giriş ve çıkış hareketleri gözden geçirilir ve kayıp, fazla ya da hatalı kayıtlar tespit edilmiş olur.
BA/BS mutabakatı
Firmaların belirli dönemlerde alım ve satımlarına ilişkin fatura bilgilerini vergi dairesine bildirdiği resmi bir süreçtir. Alımlar için BA formu kullanılırken, satışlar için BS formu düzenlenir ve elektronik ortamda beyan edilir.
Ancak BA/BS formatı zorunluluğu 2024 yılında kaldırılmıştır.
Mutabakat Süreci Nasıl İşler?
Mutabakat süreci, sistematik ve belgelere dayalı bir iletişim üzerine kuruludur.
- Veri hazırlığı, sürecin ilk aşamasıdır. Karşı tarafla mutabakat yapmak istediğiniz döneme ait borç, alacak, fatura veya teslimat bilgilerini derlemeniz gerekir.
- Belge gönderimleri hazırlanarak e-posta, ERP yazılımı ya da özel mutabakat sistemleri aracılığıyla süreçteki ilgili tüm dökümanlar gönderilir.
- Bu belgelerde karşı tarafın onaylaması gereken bilgiler net şekilde belirtilmelidir.
- Sıra karşı tarafın kontrolüne geldiğinde belgeleri alan taraf, kendi kayıtlarıyla gelen bilgileri karşılaştırır. Farklılık varsa, açıklamasıyla birlikte geri dönüş yapılır.
- Sonuçlandırma kısmında taraflar arasında uzlaşı sağlanırsa mutabakat onaylanır ve arşivlenir. Her iki firma da kayıtlarını bu uzlaşıya göre günceller.
- Anlaşmazlık varsa, ek belgeler ve yazışmalarla açıklık sağlanır.
Otomatik mutabakat çözümleri, özellikle çoklu tedarikçiyle çalışan e-ticaret işletmeleri için artık bir vazgeçilmezdir.
Ön Muhasebeniz Biz’de İşinizi Yönetmek Siz’de!
Bizim Hesap’ta gelir giderinizden çek senet takibine, kredilerinizden cari takibine tüm finansal verilerinizi tek bir yerde toplayabilir; detaylı raporlarla şirketinizin durumunu anlık analiz edebilirsiniz.
Mutabakat Yazısı Nasıl Hazırlanır?
Mutabakat işlemi, çoğu zaman yazılı yürütülen bir süreçtir. İki tarafın hesapları karşılıklı olarak incelemesi, ardından bir mutabakat yazısıyla inceleyip onaylaması gerekir. Bu yazı muhasebe departmanları, denetim ekipleri ve gerektiğinde hukuki süreçler için delil niteliği taşır.
“Peki mutabakat yazısı nasıl düzenlenir?” diye sorduğumuzda öncelikle şunu belirtmek gerekir ki mutabakat yazısı, resmi bir belge niteliği taşır ve belli bir şablonu vardır. Yazının sade, anlaşılır ve tutarlı olması, karşı tarafın değerlendirmesini kolaylaştırır ve yanlış anlamaların önüne geçer.
- Belgenin düzenlendiği tarih ve varsa şirket içi kayıt numarası mutlaka yer almalı.
- Yazıyı gönderen şirketin unvanı, adresi, vergi numarası gibi bilgilerle alıcı firmanın unvanı ve iletişim bilgileri açıkça belirtilmiş olmalı.
- Mutabakatın yapıldığı cari hesap kodu ya da adı yazılmalı; varsa referans dönemi de (Örneğin Ocak 2025 gibi) belirtilmeli.
- Mutabakat yazısında bakiye bilgisi verilmeli; yazıda “Tarafınızla yapılan hesap incelemesine göre… tarihi itibarıyla cari hesabınızda …TL borç/alacak bakiyesi görünmektedir” gibi bakiyeyi net bildiren ifade kullanılmalı.
- Karşı tarafın kabul edip etmediğini belirtmesi için “uygundur/değildir” seçenekleri ve imza alanı yer almalı.
e-Mutabakat Nasıl Yapılır?
e-Mutabakat, işletmelerin cari hesap bilgilerini dijital ortamda karşı tarafla kontrol edip onayladığı elektronik bir süreçtir. Muhasebe yazılımları veya e-mutabakat platformları üzerinden çalışır.
Sistem, firmaya ait bakiye ve işlem detaylarını alıcı firmaya otomatik olarak iletir; karşı taraf onayladığında süreç tamamlanır.
İlginizi çekebilir: KEP Adresi Nedir? Nasıl Alınır ve Sorgulanır?
Mutabakat Formu Ne Zaman Gönderilmelidir?
Mutabakat formu genellikle ay, çeyrek ya da yıl sonlarında gönderilir. Ancak tedarikçi sayısı fazlaysa aylık mutabakat gönderimi işletmenin mali kontrolü açısından daha verimli olur.
Mutabakat Yapılmazsa Ne Gibi Riskler Doğar?
Mutabakat yapılmadığında, taraflar arasında kayıt uyuşmazlığı ortaya çıkabilir. Bu durum;
- fazla ödeme,
- eksik tahsilat,
- çifte fatura kaydı veya
- stok farkı gibi hatalara yol açabilir. Ayrıca mali denetimlerde belgelenemeyen bakiyeler vergi cezası riskini artırır.
Özellikle e-ticaret gibi yüksek hacimli sektörlerde mutabakat eksikliği ciddi finansal zararlara neden olabilir.
Mutabakat Sürecinde Muhasebecinin Rolü Nedir?
Muhasebeci, mutabakatın teknik ve hukuki çerçevede doğru yürütülmesini sağlar. Bunun için;
- gerekli evrakları hazırlar,
- cari hesap dökümlerini kontrol eder,
- belgeleri karşı tarafa iletir ve
- gelen cevapları değerlendirir.
Ayrıca anlaşmazlık varsa düzeltme belgelerini oluşturur. Muhasebecinin bu süreci dijital sistemlerle entegre şekilde yürütmesi hata oranını da düşürür.
Mutabakat Ne Sıklıkla Yapılmalıdır?
Mutabakat sıklığı, sektör yapısına ve işlem yoğunluğuna göre değişir. Yüksek işlem hacmine sahip e-ticaret firmalarında aylık mutabakat önerilir. Orta ölçekli işletmeler için üç aylık periyotlar yeterli olabilir.
Yıl sonunda ise tüm işletmelerin mutlaka genel mutabakat yaparak kayıtlarını mali kapanışa hazır hâle getirmesi gerekir.
