Mali Mühür ve e-İmza Nedir? Nasıl Alınır? 

Dijital dönüşüm günümüzde her sektörde farklı ölçeklerde görülür. Her türlü işlemin elektronik araçlar ile dijital ortamda gerçekleştirilmesi muhasebe ve ticari iş sahalarına da etki eder. Mali mühür ve e-İmza gibi uygulamalar kurumların, kişilerin bilgilerini daha kolay bir şekilde doğrulayarak resmi çerçeveler içerisinde güvenli bir şekilde aksiyon alabilmelerini mümkün kılar. Mali mühürün ya da e-İmza’nın ne olduğu yaygın olarak merak edilir. Bu iki aracın da esasında aynı olduğu yaygın bir kanıdır.

Mali Mühür Nedir? 

Mali mühür en basit anlatımı ile kurumların, oluşumların, tüzel kişilerin kullandığı bir elektronik imza olarak tanımlanabilir. USB formatında bir cihaz olarak kullanılabilen mali mühürün kullanım alanı oldukça geniştir. Zira bu cihaz içerisinde kuruma ya da oluşuma ait detaylı bilgiler içerir. Elektronik belgelerin doğrulanarak karşı tarafa iletilmesi amacıyla mali mühür kullanılabilir. Mali mühür sayesinde belge içerisinde yer alan bilgiler gizli ve güvenli bir şekilde iletilir. Mali mühürün temel işlevi doğrulama ve gizlilik sağlamadır.

Mali Mühür Sertifikası Nedir? 

Mali mühür sertifikası mali mühür cihazını edinebilmek için gerekli olan belgeye verilen isimdir. Kamu Sertifika Merkezi üzerinden alınabilecek mali mühür sertifikası ile kolay bir şekilde mali mühür edinilebilir. Kurumların ya da oluşumların yasal olarak belirledikleri tüzel kişiler başvuruda bulunabilir. Mali mühür sertifikası sonrası gerekli ödemelerin yapılması durumunda üretimine başlanır ve kısa sürede kargo yolu ile iletilir.

e-İmza Nedir? 

Mali mühür ve e-İmza araçlarının aynı olduğu yaygın bir görüştür. Her iki araç da temel olarak benzer çalışma şekline ve prensibine sahip olsa da tamamen aynı değildir. e-İmza şahısların kullanabileceği bir elektronik imza olarak öne çıkar. e-İmza kişilerin ıslak imzası yerine geçer. Mali mühür esasında bir e-İmza çeşididir. e-İmza sayesinde kişiler, şahıs şirketleri elektronik belgeleri güvenli bir şekilde işleme alabilir ve karşı tarafa gönderebilir.

Mali Mühür Nasıl Kullanılır?

Mali mühürün nasıl kullanılacağı merak edilen konular arasında yer alır. Başvuru tamamlandıktan sonra başvuru sahibinin belirtmiş olduğu adrese kargo ile bir kart gönderilir. “Akis Akıllı Kart” isimli bu kartın çıkarılabilen, SIM kartına benzer bir bölümü bulunur. Bu küçük parçanın çıkarılması ve kart okuyucu bir USB cihaza yerleştirilmesi gerekir. Mali mühür için gerekli belgeler SIM kart boyutundaki bu kart içerisinde yer alır. USB kart okuyucu cihaz ise kart içerisindeki bilgileri okuyarak bilgisayara iletir. Gerekli kurulumları gerçekleştirip sürücüleri de yükledikten sonra mali mühür kullanılmaya başlanabilir. Günümüzde geliştirilen çoğu muhasebe ve entegratör yazılımı mali mühürleri otomatik olarak algılar ve belgeleri bu şekilde işleme koyar.

e-İmza Nasıl Kullanılır? 

e-İmza aracının kullanımı da mali mühür kullanımı ile benzerdir. Zira e-İmza da yine SIM kart boyutunda olan bir akıllı kart içerisinde yer alır. Yine kart okuyucu bir USB cihaz kullanılır. e-İmzanın kullanılabilmesi için elektronik sertifika sağlayıcısının sunduğu yazılım edinilmelidir. Bu yazılım ile e-İmza kullanılabilir ve elektronik belgelere eklenebilir. Gerekli yazılım akıllı kart ile gönderilen CD ya da medya araçlarında bulunabilir. Aynı zamanda sertifika sağlayıcıları web siteleri üzerinden de gerekli e-İmza yazılımını kullanıma sunar.

Mali Mühür Nasıl Alınır? 

Mali mühür almak meşakkatli ve zahmetli bir süreç gibi görünebilir. Fakat gerekli adımları tamamladıktan sonra kurumlar kısa süre içerisinde mali mühür sahibi olabilir. Kurumların kaşesi yerine geçen mali mühür birçok farklı alanda kullanılabilir ve kuruma kolaylık sağlayabilir. Mali mühür almak için şu adımlar takip edilebilir:

• Kamu Sertifika Merkezi web sitesi üzerinden başvuru yapılmalıdır. Başvuruyu kurumun belirlediği bir tüzel kişi gerçekleştirebilir. Bu başvuru Mali Mühür Sertifikası içindir.
• Web sitesi üzerinden başvuru formu doldurulduktan sonra mali mühür için gerekli olan ücret ödenmelidir. Mali mühür ücreti TÜBİTAK’a yapılır. Ödeme yapabilmek için internet bankacılık uygulamalarını kullanabilirsiniz. Aynı zamanda bankaların fiziksel şubelerinden de ödeme yapabilirsiniz. Fakat bunu yaparken vergi numaranızı kullanmanız gerekir.
• Ödemeyi de yaptıktan sonra mali mühür başvuru süreci tamamlanmış olur. Bu aşamadan sonra mali mühürün üretimine başlanır. Üretim tamamlandığında mali mühür belirtilen adrese kargo yolu ile iletilir. Mali mühür e-Fatura’ya geçiş sürecinde sisteme kurumu tanıtmak için kullanılabilir ve aktifleştirilebilir.

Mali Mühür Kaç Günde Gelir? 

Mali mühür kartının ne zaman teslim edileceğini kesin olarak belirtmek olanaksızdır. Zira bu araç başvuru üzerine üretilir ve kargo yolu ile teslim edilir. Aynı zamanda mali mührün kullanımı her geçen gün artmaktadır. Her alanda, her sektörde dijital dönüşüm hızla devam ettiğinden çok sayıda kurum mali mühür başvurusu yapar. Mali mührün teslimat süresi yoğunluğa göre değişiklik gösterir

e-İmza Nasıl Alınır? 

e-İmza edinebilmek için Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı statüsüne sahip olan kurumlara internet üzerinden başvuru yapılmalıdır. Bu kurumlar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından belirlenir. Bu kurumlara başvuru yapıldıktan sonra paket seçimi yapılmalıdır. Paket seçimi e-İmza aracının ne kadar süreyle geçerli olacağını belirler. Paket ödemesi tamamlandıktan sonra kargo ile teslimatı yapılabilir.

e-İmza ve Mali Mühür Arasındaki Farklar 

e-İmza ve mali mühür araçları benzerlik taşıdıklarından aynı oldukları düşünülebilir. Temel olarak belgelerin doğrulanması ve güvenle gönderilmesi için kullanılabilecek olan bu araçların biri şahıslar, şahıs şirketleri tarafından kullanılır. Bir diğer ise kurumlar ve tüzel kişiler tarafından kullanılabilir. e-İmza şahıslarca kullanılır ve bir şahsın ıslak imzası ile yasal olarak eşdeğerdir. Mali mührü ise kurumlar kullanır ve kurumun kaşesi ile eşdeğerdir.

Kimler Mali Mühür Alabilir? 

Kurumlar kaşelerini elektronik ortama taşımak ve daha zahmetsiz bir şekilde işlem yapabilmek için mali mühür alabilir. Bu mali mühürü kurumun yetki verdiği kişi ya da kişiler sorunsuz bir şekilde kullanabilir. e-Fatura gibi elektronik belgeler kullanmak zorunda olan herkes mali mühür de edinmek zorundadır. Zira mali mühür bu tür elektronik belgelerin kullanımı için gerekli olan sisteme giriş yapabilmek adına olmazsa olmazdır.

Kimler e-İmza Sahibi Olabilir?

Bireysel herkes e-İmza sahibi olabilir. Aynı zamanda şahıs şirketleri de e-İmza alabilir ve kullanabilir. e-Serbest Meslek Makbuzu kullanacak olan şahısların GİB sistemine kayıt olabilmesi için e-İmza sahibi olması zorunludur. Aynı zamanda özel entegratör sistemi için de elektronik imza olmazsa olmazdır.

2023 Yılı için Mali Mühür Ücretleri 

Tüzel kişiler için üç yıl boyunca geçerli olan mali mühür sertifikası (MÜS + GÜS) ve Akıllı Kart Okuyucu Cihazı + KDV 590 TL’dir. Gerçek kişiler için ise üç yıl boyunca geçerli olan mali mühür sertifikası (MÜS + GÜS) ve Akıllı Kart Okuyucu Cihazı + KDV 413 TL’dir.

2023 Yılı İçin e-İmza Ücretleri

Kamu Sertifikasyon Merkezi sitesi aracılığıyla belirtilen e-imza ücretleri aşağıdaki gibidir:

Mali Mühür Geçerlilik Süresi 

Mali mühürün geçerlilik süresi 3 yıldır. 3 yılın sonunda mali mühürün yenileme işleminin yapılması gerekir. Aynı zamanda kurum içerisinde mali mühürü kullanan kişinin unvanının değişmesi durumunda da geçerlilik son bulur ve yenileme işlemi gerekir.

Mali Mühür Yenileme İşlemi Nasıl Yapılır? 

Mali mühür geçerlilik süresinin bitmesine 3 ay kala yenileme süreci başlatılır. Geçerlilik süresi bitimine yaklaşıldığında Kamu Sertifika Merkezi sistemde kayıtlı olan e-posta adresi üzerinden bilgilendirme yapar. Sonrasında başvuru süreci ile aynı aşamalar tekrar edilir ve mali mühür yenileme işlemi tamamlanır.

Sizin de mali mühür veya e-imzaya ihtiyacınız varsa Bizim Hesap’a başvuru yapabilir ve kolayca ihtiyacınızı karşılayabilirsiniz.