e-İrsaliye Nedir? Kimler için Zorunlu?

e-İrsaliye yani elektronik irsaliye, sevk irsaliyesinin dijital ortamda oluşturulmuş versiyonudur. Bazı mükellefler için zorunlu olan e-irsaliye, sağladığı avantajlar sayesinden zorunlu olmayan işletmeler tarafından da tercih ediliyor.

e-İrsaliye kimler için zorunlu, nasıl ve nereden kesilir, e-fatura ile farklı nelerdir gibi en çok merak edilen konuları sizin için araştırdık.

e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, matbu sevk irsaliyesinin elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. O nedenle kağıt sevk irsaliyesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

Öyleyse sevk irsaliyesinin ne olduğuna bakalım. Sevk irsaliyesi, bir malın bir adresten farklı bir adrese sevk sürecini belgelendirir. O nedenle üzerinde bu sevkiyatla ilgili bilgiler yer alır.

Bu belgenin elektronik ortamda hazırlanmış olanı ise e-irsaliyedir.

2026'da e-İrsaliye Kimler için Zorunludur?

e-İrsaliyeye geçmek bazı mükellefler için bir zorunluluktur. İşte o mükellefleri şu şekilde sıralayabiliriz:

• Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli 1 ve 3 sayılı listedeki malları üreten ve ithal edenler,
• 3213 sayılı Maden Kanunu kapsamında düzenlenen işletme ruhsatı sahipleri ve maden üretiminde bulunan gerçek/tüzel kişiler,
• 4634 sayılı Şeker Kanununa göre şekerin imalini gerçekleştirenler,
• Demir ve çelik ile demir veya çelikten eşyaların imali, ithalini yapanlar,
• Gübre Takip Sistemi’ne kayıtlı kullanıcılar,
• e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve brüt satış hasılatı; 2018, 2019 veya 2020 hesap dönemlerinde 25 Milyon TL, 2021 veya müteakip hesap dönemlerinde 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
• Komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticareti yapanlar,
• İnşaat Demiri İzleme Sistemine geçiş zorunluluğu getirilen mükelleflerden brüt satış hasılatı 2024 ve müteakip hesap dönemlerinde 1 Milyon TL ve üzeri olanlar.

Ayrıca yapılan incelemelere göre riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen mükelleflerin de e-irsaliyeye geçişi zorunludur.

e-İrsaliye Nasıl Kesilir?

e-İrsaliye kesebilmek için öncelikle bu sisteme dahil olmanız gerekir. GİB üzerinden kaydınız gerçekleştiğinde Ardından e-irsaliyelerinizi kesebilmek için işletmenize uygun bir özel entegratör ile çalışmaya başlayarak e-irsaliyelerinizi kesebilirsiniz.

e-İrsaliye kesmek için sevkiyattan ürün bilgilerine kadar gerekli tüm bilgileri eksiksiz girmelisiniz. Onaylamadan önce bir kez daha kontrol edilir ve GİB sistemine ve oradan alıcınıza iletilir.

e-İrsaliye kesiminde en dikkat edilmesi gereken noktalardan biri ise zamanıdır. e-İrsaliyenin ürünün fiili sevkinden önce düzenlenmesi ve GİB sistemine de kaydedilmesi gerekir. e-İrsaliye düzenleme adımları, tercih ettiğiniz yönteme göre değişiklik gösterebilse de genel olarak benzer şekilde kesilir.

Bizim Hesap’ta e-İrsaliye Kesme Adımlar

1. Öncelikle “Satışlar” sayfasından fatura kaydı yapılır.

2. Ardından “e-Belge İşlemleri” bölümünden e-fatura ya da e-irsaliye seçilerek resmileştirilir.

e-İrsaliye Kim Tarafından Kesilir?

e-İrsaliyeyi, satılan malı taşıyan ya da taşıttıran taraflar keser. Buna göre e-irsaliyeyi genellikle şu kişiler düzenler:

• Malı taşıttıran işletme/kişi (yani ürünün satıcısı),
• ürünü taşıyan lojistik/kargo firması (kısaca nakliyeciler diyebiliriz),
• eğer kendi ürettiği malları sevk ediyorsa üretici firma.

Eğer malı satın alan taraf yani alıcı taşıyorsa bu durumda e-irsaliyeyi alıcı düzenler.

e-İrsaliye Nereden Kesilir?

İşletmeler, e-irsaliyelerini;

• GİB Portal,
• Özel entegratörler veya
• Kendi bilgi işlem sistemleri yani Doğrudan Entegrasyon yöntemi ile kesebilirler.

e-Faturalarını bu yöntemlerden biri ile düzenleyen mükellefler, e-irsaliyelerini de aynı yöntem ya da farklı bir yöntem ile düzenleyebilirler.

e-İrsaliye düzenlerken aynı bilgileri defalarca girmekten sıkılmadınız mı?

Bizim Hesap’ta önceden kaydettiğiniz müşteri bilgilerini tekrar tekrar girmenize gerek kalmaz. Birkaç tıkla kolayca e-irsaliye düzenleyip iletebilirsiniz.

e-İrsaliye Nasıl Gönderilir?

e-İrsaliye, sevk günündedijital ortamda ve yasal standartlara uygun şekildedüzenlenerekyine dijital ortamda alıcıya gönderilir.Tüm süreç dijitalleştiği için yalnıza birkaç tık ile göndermek mümkündür.

e-İrsaliye için Hangi Bilgilere İhtiyaç Vardır?

e-İrsaliyede mutlaka bulunması gereken bilgiler şunlardır:

• e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası.
• e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı soyadı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve VKN.
• Müşterinin adı soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve VKN, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi.
• Taşınan malın türü, miktarı.
• Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı.
• Malı taşıyan aracın plakası ve şoför (ad-soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN/ad-soyad).
• Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesi için Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod.

Karekod/barkod, belgenin ve bilgilerin doğruluğunu teyit eder ve güvenilirlik sağlar. GİB Karekod Standardı Kılavuzunu inceleyebilirsiniz.

Not: Başkanlık, ihtiyaç duyulması halinde bu bilgilere ek bilgilerin de e-irsaliyede bulunmasını mükelleflere gerekli duyuruları ebelge.gib.gov.tr adresinde yaparak isteyebilir.

e-İrsaliyeBaşvuru YöntemleriNelerdir?

e-İrsaliyeye başvurmakiçinöncellikle e-fatura mükellefi olmanız gerekir. Daha sonra e-irsaliyeye başvururkene-fatura uygulamasında kullandığınız aynı yöntemikullanmak zorunludur.

e-İrsaliyeye başvururken kullanabileceğiniz yöntemler şunlardır:

1.Portal Yöntemi

Halihazırda GİB Portal kullanan mükellefler,“https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jspadresine girişyaparak >Araçlar >KullanıcıBilgileri >e-İrsaliye Kullanmak İstiyorum”butonuna tıklayarak e-İrsaliyeye geçiş yapabilir.

Bu adımları takip ettikten sonraGİB’eayriyeten bir bildirimde bulunmanızgerekmez.

2. Entegrasyon Yöntemi

e-Faturayı entegrasyon yöntemi ile kullanıyorsanız e-irsaliyeye geçmek için;

• Gelir İdare Başkanlığına hitaben bir dilekçe ve ekte test tanım formu ile başvurmanız gerekir.
• Bu belgelerBaşkanlığaulaştıktan sonrawww.efatura.gov.tradresindeki testplanınagöree-irsaliye testleribaşarıylatamamlanırsae-irsaliye kullanmanızaizni verilir.
• Test tanım formunda yer alan IP numaraları ile canlı ortamdaki IP numaralarının farklı olması gerekir.

3. Özel Entegrasyon Yöntemi

e-Faturayı özel entegrasyon yöntemi ile kullanıyorsanız e-irsaliyeye geçmek için e-irsaliye özel entegratörlük izni olan özel entegratörlerden biri ile anlaşabilirsiniz.

Bu yöntemde Başkanlığa herhangi bir bildirimde bulunmanıza gerek kalmaz.Hesabınızözel entegratörler tarafından elektronik ortamda tanımlanır.

e-İrsaliyeSistemine Giriş

e-İrsaliye sistemine, GİB Portal e-Belge sistemi üzerinden giriş yapabilirsiniz.Bunun dışında özel entegratör kullanıyorsanız bu firmaların sistemleri üzerinden degerekligirişbilgilerini kullanarak giriş yapabilirsiniz.

e-İrsaliye ileKağıt İrsaliyenin FarkıNe?

e-İrsaliye vekağıtirsaliye arasındaki farkları şu şekilde sıralayabiliriz:

1.Kağıtirsaliye fiziksel olarak düzenlenirken e-irsaliye elektronik ortamda düzenlenir.

2.Kağıtirsaliyeyi fiziksel olarak saklamak, iletmek gibi zorunlulukları vardır; e-irsaliyeyle ilgili tüm süreçler ise dijital ortamda yürütülür.

3.Kağıtirsaliyelerin kaybolma, zarar göre gibi riskleri vardır.e-İrsaliye ise dijital ortamda arşivlendiğinde bu gibi riskleri taşımaz.

Bu iki belge arasında hukuki açıdan herhangi bir fark bulunmaz.

e-İrsaliye ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Bu iki belge zaman zaman birbirleriyle karıştırılıyor. Oysa çok temel farkları var.

Öncelikle kullanım amaçları farklı. e-İrsaliye, bir malın/hizmetin bir adrese sevkiyatını belirtir. e-Fatura ise bir ürünün satışını ya da hizmetin yerine getirildiğini belgelendirir.

Amaçları farklı olduğu için bu iki belgede farklı bilgiler yer alır. e-Faturada ödeme tutarı gibi bilgiler yer alırken e-irsaliyede sevkle ilgili bilgiler yer alır.

Bir diğer fark ise mükellefiyetle ilgili. e-İrsaliye düzenleyebilmek için e-fatura mükellefi olmanız gerekir. Ancak e-fatura düzenlemek için e-irsaliye kullanma zorunluluğu yoktur.

e-İrsaliye Kesmeden e-Fatura Kesilir mi?

Evet, bazı durumlarda e-irsaliye kesmeden e-fatura düzenlemek mümkündür. Bu durum, fiziksel mal sevkiyatı yapılmadığında veya e-faturanın sevk irsaliyesi yerine geçtiği hallerde geçerlidir.

Gelin detayları inceleyelim:

Sevk işlemi yapılmıyorsa

e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin dijital versiyonu olduğundan bahsetmiştik. O nedenle malın taşınma durumunda düzenlenmesi gerekir. Yani herhangi bir sevk işlemi olmadığı durumlarda e-irsaliye düzenleme zorunluluğu da olmaz.

Dolayısıyla bu durumda e-irsaliye kesmeden e-fatura kesilebilir. Hizmet satışı, dijital ürün satışı gibi fiziksel sevk gerektirmeyen durumlar, örnek verebilir. Burada önemli olan nokta, malın bir yerden başka yere taşınıp taşınmadığıdır.

e-Fatura, e-irsaliye yerine geçiyorsa

Mal teslimi sırasında e-fatura düzenleniyor ve belgede “İrsaliye yerine geçer.” açıklaması bulunuyorsa bu belgenin çıktısı, irsaliye yerine geçer. Dolayısıyla bu durumda da ayriyeten e-irsaliye düzenlenmesine gerek kalmaz.

Ancak burada çıktının yetkili tarafından imzalanması ve belge düzenleme tarihi bölümünde saat ve dakikanın da yer alması önemli kriterlerdendir.

e-İrsaliye Nasıl İptal Edilir?

e-İrsaliye yanlış kesildiğinde bunun için yapılabilecek iki seçenek olur: reddetmek ve iptal etmek. Ancak burada “Hangi tarafın bu konuda yetkisi var? Ne zaman reddedilebilir?” gibi detaylara dikkat etmek çok önemli.

e-İrsaliye belgesi, düzenleyen tarafından iptal edilemez. Ancak eğer alıcı ve satıcı e-irsaliye kullanıcısıysa alıcı reddedebilir. Yani yapılan işlem bir “iptal”den ziyade “reddetme” işlemidir.

Malın fiili sevkinden önce, eğer malın muhteviyatının ya da alıcının hatalı olduğunu tespit edilirse alıcı tarafından e-irsaliye için “irsaliye yanıtı” ile “red” yanıtı verilebilir. Bunun için malın fiilen sevk edilmemiş olması gerekir.

Alıcı e-irsaliye kullanıcısı değilse fiili sevk saatinden önce karşı irsaliye düzenleyebilir. Böylece iptal edilmiş olur.

e-İrsaliye Yanlış Kesilirse Ne Olur?

Yanlış kesilen bir e-irsaliyenin iptali mümkün olmaz. Diyelim e-irsaliyeyi yanlış kestiniz ve geçersiz olmasını istiyorsanız. Bu durumda eğer ürünün sevk başlamadan önce hata tespit edilirse alıcı irsaliye yanıtını “Red” olarak verir.

Bunun dışında e-irsaliyenin iptali için başka bir yöntem bulunmuyor.

Ancak mal sevkinden sonra iptal etmek istenirse red yanıtı geçersiz olacağından yeni bir irsaliye düzenlenmesi gerekir.

e-İrsaliye Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

e-İrsaliye, işletmelere pek çok avantaj sağlar:

• Tamamen elektronik ortamda düzenlendiği ve iletildiği için hız kazandırır.
• Zamandan tasarruf etmek genel iş verimliliğini artırır.
• İşletmelerin dijitalleşme süreçlerine katkı sağlarlar ve diğer ilgili uygulamalarla entegre olabilirler.
• Kağıt kullanımı azalttığı için doğa dostu bir uygulamadır.
• Elektronik ortamda düzenlenir, iletilir ve arşivlenirler. Bu nedenle güvenilir bir sistemdir.
• Belgeleri el ile düzenlemek hatalara açık bir süreçtir. Dijital ortamda düzenlemek ise bu hataları minimuma indirir.
• Kağıt, kargo, arşivleme masraflarını ortadan kaldırarak maliyet tasarrufu sağlar.
• Dijital olarak arşivlenebildiği için yıllar sonra bile kolayca bulup kontrol edebilirsiniz, kaybolma riski yok denecek kadar azdır.

e-İrsaliye Mükellefleri için e-Fatura Zorunlu mu?

Evet, e-irsaliyeye geçebilmek için öncelikle e-fatura uygulamasına geçiş yapmanız gerekiyor. Dolayısıyla e-irsaliye mükellefleri için e-fatura zorunlu oluyor.

e-İrsaliyedeFiyat BilgisiBulunmalı mı?

e-İrsaliyedefiyat bilgisininbulunmazorunluluğuyoktur.e-İrsaliyede; sevk edilen malın miktarı, cinsi, sevktarihi gibitaşımaya aitbilgilerin bulunması zorunludur.

e-İrsaliyeninKağıt Çıktısını Bulundurmak Gerekir mi?

Hayır,e-irsaliyeninkağıtçıktısınıbulundurmak zorunlu değildir.Yasal zorunluluk olmasa da denetimlerde ibraz etmek amacıylae-irsaliyeninkağıtçıktısı araçta bulundurulabilir.

Her ne kadar zorunluluk kapsamında olmasa da uygulamada önemli bir yeri vardır.

e-İrsaliyeKaçGün İçindeKesilmeli?

e-İrsaliyeninmalınsevkindenöncedüzenlenmesi gerekir. Yanisevkten sonrageriye dönüke-irsaliye kesmek için bir süre söz konusu değildir.

e-İrsaliye 7Gün İçerisinde Fatura EdilmezseNe Olur?

e-İrsaliyetarihinden itibaren7 gün içerisinde faturadüzenlenmezse dahasonradüzenlense bile geçerlisayılmaz. Dolayısıyla faturakesilmesigerektiği halde kesilmediği için cezai yaptırımlar söz konusu olur.

“MuhtelifMüşteriler”e-İrsaliyesiNasıl Düzenlenir?

Eğer e-irsaliye düzenlediğiniz alıcı, e-irsaliye sistemine kayıtlı değilse ve alıcıların kim olduğu, alacakları malın miktarı gibi bilgiler belli değilse e-irsaliye, “Muhtelif Müşteriler” adına düzenlenir.

Muhtelif müşterilere e-irsaliye düzenlemek için;

• Ad/soyad/unvan bölümünü “Muhtelif Müşteriler” yazılır.

• Alıcının VKN/ TCKN bilgisiiçin“5555555555” yazılır.

e-İrsaliyeProgramı Seçerken Dikkat Etmeniz Gerekenler?

e-İrsaliye programı seçerken şu noktalara dikkat etmeniz faydalı olacaktır:

Kullanım kolaylığı

Onca işin gücün arasında bir de karmaşık bir program üzerinden belge düzenlemeye çalışmak büyük bir zaman kaybı olurve iş yükünüzü artırır. Sade bir arayüze sahip ve kullanımı kolay bir program tercih etmekteknik bilgi ihtiyacını ortadan kaldırır veişinizi büyük oranda kolaylaştırır.

Yasal uyumluluk

Mevzuat sık sık güncelleniyor ve işletmelerin belli standartlara uygun hareket etmesi gerekiyor. Aksi halde çeşitli cezai yaptırımlarla karşılaşabilirsiniz. İşte bunu önüne geçmek içinGİB ile uyumlu ve mevzuatla birlikte otomatik güncellenen bir yazılım kullanmalısınız.

Mobil erişim

Sadece ofiste masanızda otururken değil aynı zamanda sahada, depoda hatta yoldayken bile cep telefonunuz üzerinden erişim sağlayabilmeniz gerekebilir. Bulut tabanlı, mobil uygulaması olan ve internetin olduğu her yerden işinizi yapmanızı sağlayacak bir program kullanışlı olacaktır.

Hızlı e-belge oluşturma

Bazen son dakika işlemleriniz olacak ve belki saniyeler içinde e-irsaliye düzenlemeniz gerekecek. İşlerinizin aksamaması için hızlıca belge düzenleyip gönderebileceğiniz bir program tercih etmeniz gerekir.

Muhasebe entegrasyonu

e-Belge, muhasebe, sipariş,stok, kargo… İşinizle ilgili sistemleri ne kadar bir arada yürütürseniz sizin için o kadar kolay bir yönetim olur. Bunun içinkullandığınız muhasebe programı ileentegrebir sistem tercih ederseniz manuel veri girişi ve hata payı o kadar azalır.

Hızlı destek

Bir sorunuz yaşadığınızda saatlerce destek aramak yerine uzman desteğe hızlıca ulaşabileceğiniz programları tercih etmelisiniz.

Ölçeklenebilirlik

Herkes işlerini büyütmek ister. Peki program bu büyümeye uyum sağlayabilecek mi? e-İrsaliye programısizi yarı yolda bırakmamalı vesadece şu anki ihtiyacınız değil bundan yıllar sonraki ihtiyacınızı da karşılayabilecek esneklikte olmalı.

İşletmelerin ihtiyaçları değişiklik gösterse de bu noktalara dikkat ederek en uygun programı tercih edebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular