e-İrsaliye Nedir? Kimler için Zorunlu?

e-İrsaliye yani elektronik irsaliye, sevk irsaliyesinin dijital ortamda oluşturulmuş versiyonudur. Bazı mükellefler için zorunlu olan e-irsaliye, sağladığı avantajlar sayesinden zorunlu olmayan işletmeler tarafından da tercih ediliyor.

e-İrsaliye kimler için zorunlu, nasıl ve nereden kesilir, e-fatura ile farklı nelerdir gibi en çok merak edilen konuları sizin için araştırdık.

e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, matbu sevk irsaliyesinin elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. O nedenle kağıt sevk irsaliyesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

Öyleyse sevk irsaliyesinin ne olduğuna bakalım. Sevk irsaliyesi, bir malın bir adresten farklı bir adrese sevk sürecini belgelendirir. O nedenle üzerinde bu sevkiyatla ilgili bilgiler yer alır.

Bu belgenin elektronik ortamda hazırlanmış olanı ise e-irsaliyedir.

e-İrsaliye Kimler için Zorunludur?

e-İrsaliyeye geçmek bazı mükellefler için bir zorunluluktur. İşte o mükellefleri şu şekilde sıralayabiliriz:

• Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli 1 ve 3 sayılı listedeki malları üreten ve ithal edenler,
• 3213 sayılı Maden Kanunu kapsamında düzenlenen işletme ruhsatı sahipleri ve maden üretiminde bulunan gerçek/tüzel kişiler,
• 4634 sayılı Şeker Kanununa göre şekerin imalini gerçekleştirenler,
• Demir ve çelik ile demir veya çelikten eşyaların imali, ithalini yapanlar,
• Gübre Takip Sistemi’ne kayıtlı kullanıcılar,
• e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve brüt satış hasılatı; 2018, 2019 veya 2020 hesap dönemlerinde 25 Milyon TL, 2021 veya müteakip hesap dönemlerinde 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
• Komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticareti yapanlar,
• İnşaat Demiri İzleme Sistemine geçiş zorunluluğu getirilen mükelleflerden brüt satış hasılatı 2024 ve müteakip hesap dönemlerinde 1 Milyon TL ve üzeri olanlar.

Ayrıca yapılan incelemelere göre riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen mükelleflerin de e-irsaliyeye geçişi zorunludur.

e-İrsaliye Nasıl Kesilir?

e-İrsaliye kesebilmek için öncelikle bu sisteme dahil olmanız gerekir. GİB üzerinden kaydınız gerçekleştiğinde Ardından e-irsaliyelerinizi kesebilmek için işletmenize uygun bir özel entegratör ile çalışmaya başlayarak e-irsaliyelerinizi kesebilirsiniz.

e-İrsaliye kesmek için sevkiyattan ürün bilgilerine kadar gerekli tüm bilgileri eksiksiz girmelisiniz. Onaylamadan önce bir kez daha kontrol edilir ve GİB sistemine ve oradan alıcınıza iletilir.

e-İrsaliye kesiminde en dikkat edilmesi gereken noktalardan biri ise zamanıdır. e-İrsaliyenin ürünün fiili sevkinden önce düzenlenmesi ve GİB sistemine de kaydedilmesi gerekir. e-İrsaliye düzenleme adımları, tercih ettiğiniz yönteme göre değişiklik gösterebilse de genel olarak benzer şekilde kesilir.

Bizim Hesap’ta e-İrsaliye Kesme Adımlar

1. Öncelikle “Satışlar” sayfasından fatura kaydı yapılır.

2. Ardından “e-Belge İşlemleri” bölümünden e-fatura ya da e-irsaliye seçilerek resmileştirilir.

e-İrsaliye Kim Tarafından Kesilir?

e-İrsaliyeyi, satılan malı taşıyan ya da taşıttıran taraflar keser. Buna göre e-irsaliyeyi genellikle şu kişiler düzenler:

• Malı taşıttıran işletme/kişi (yani ürünün satıcısı),
• ürünü taşıyan lojistik/kargo firması (kısaca nakliyeciler diyebiliriz),
• eğer kendi ürettiği malları sevk ediyorsa üretici firma.

Eğer malı satın alan taraf yani alıcı taşıyorsa bu durumda e-irsaliyeyi alıcı düzenler.

e-İrsaliye Nereden Kesilir?

İşletmeler, e-irsaliyelerini;

• GİB Portal,
• Özel entegratörler veya
• Kendi bilgi işlem sistemleri yani Doğrudan Entegrasyon yöntemi ile kesebilirler.

e-Faturalarını bu yöntemlerden biri ile düzenleyen mükellefler, e-irsaliyelerini de aynı yöntem ya da farklı bir yöntem ile düzenleyebilirler.

e-İrsaliye düzenlerken aynı bilgileri defalarca girmekten sıkılmadınız mı?

Bizim Hesap’ta önceden kaydettiğiniz müşteri bilgilerini tekrar tekrar girmenize gerek kalmaz. Birkaç tıkla kolayca e-irsaliye düzenleyip iletebilirsiniz.

e-İrsaliye için Hangi Bilgilere İhtiyaç Vardır?

e-İrsaliyede mutlaka bulunması gereken bilgiler şunlardır:

• e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası.
• e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı soyadı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve VKN.
• Müşterinin adı soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve VKN, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi.
• Taşınan malın türü, miktarı.
• Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı.
• Malı taşıyan aracın plakası ve şoför (ad-soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN/ad-soyad).
• Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesi için Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod.

Karekod/barkod, belgenin ve bilgilerin doğruluğunu teyit eder ve güvenilirlik sağlar. GİB Karekod Standardı Kılavuzunu inceleyebilirsiniz.

Not: Başkanlık, ihtiyaç duyulması halinde bu bilgilere ek bilgilerin de e-irsaliyede bulunmasını mükelleflere gerekli duyuruları ebelge.gib.gov.tr adresinde yaparak isteyebilir.

e-İrsaliye ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Bu iki belge zaman zaman birbirleriyle karıştırılıyor. Oysa çok temel farkları var.

Öncelikle kullanım amaçları farklı. e-İrsaliye, bir malın/hizmetin bir adrese sevkiyatını belirtir. e-Fatura ise bir ürünün satışını ya da hizmetin yerine getirildiğini belgelendirir.

Amaçları farklı olduğu için bu iki belgede farklı bilgiler yer alır. e-Faturada ödeme tutarı gibi bilgiler yer alırken e-irsaliyede sevkle ilgili bilgiler yer alır.

Bir diğer fark ise mükellefiyetle ilgili. e-İrsaliye düzenleyebilmek için e-fatura mükellefi olmanız gerekir. Ancak e-fatura düzenlemek için e-irsaliye kullanma zorunluluğu yoktur.

e-İrsaliye Kesmeden e-Fatura Kesilir mi?

Evet, bazı durumlarda e-irsaliye kesmeden e-fatura düzenlemek mümkündür. Bu durum, fiziksel mal sevkiyatı yapılmadığında veya e-faturanın sevk irsaliyesi yerine geçtiği hallerde geçerlidir.

Gelin detayları inceleyelim:

Sevk işlemi yapılmıyorsa

e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin dijital versiyonu olduğundan bahsetmiştik. O nedenle malın taşınma durumunda düzenlenmesi gerekir. Yani herhangi bir sevk işlemi olmadığı durumlarda e-irsaliye düzenleme zorunluluğu da olmaz.

Dolayısıyla bu durumda e-irsaliye kesmeden e-fatura kesilebilir. Hizmet satışı, dijital ürün satışı gibi fiziksel sevk gerektirmeyen durumlar, örnek verebilir. Burada önemli olan nokta, malın bir yerden başka yere taşınıp taşınmadığıdır.

e-Fatura, e-irsaliye yerine geçiyorsa

Mal teslimi sırasında e-fatura düzenleniyor ve belgede “İrsaliye yerine geçer.” açıklaması bulunuyorsa bu belgenin çıktısı, irsaliye yerine geçer. Dolayısıyla bu durumda da ayriyeten e-irsaliye düzenlenmesine gerek kalmaz.

Ancak burada çıktının yetkili tarafından imzalanması ve belge düzenleme tarihi bölümünde saat ve dakikanın da yer alması önemli kriterlerdendir.

e-İrsaliye Nasıl İptal Edilir?

e-İrsaliye yanlış kesildiğinde bunun için yapılabilecek iki seçenek olur: reddetmek ve iptal etmek. Ancak burada “Hangi tarafın bu konuda yetkisi var? Ne zaman reddedilebilir?” gibi detaylara dikkat etmek çok önemli.

e-İrsaliye belgesi, düzenleyen tarafından iptal edilemez. Ancak eğer alıcı ve satıcı e-irsaliye kullanıcısıysa alıcı reddedebilir. Yani yapılan işlem bir “iptal”den ziyade “reddetme” işlemidir.

Malın fiili sevkinden önce, eğer malın muhteviyatının ya da alıcının hatalı olduğunu tespit edilirse alıcı tarafından e-irsaliye için “irsaliye yanıtı” ile “red” yanıtı verilebilir. Bunun için malın fiilen sevk edilmemiş olması gerekir.

Alıcı e-irsaliye kullanıcısı değilse fiili sevk saatinden önce karşı irsaliye düzenleyebilir. Böylece iptal edilmiş olur.

e-İrsaliye Yanlış Kesilirse Ne Olur?

Yanlış kesilen bir e-irsaliyenin iptali mümkün olmaz. Diyelim e-irsaliyeyi yanlış kestiniz ve geçersiz olmasını istiyorsanız. Bu durumda eğer ürünün sevk başlamadan önce hata tespit edilirse alıcı irsaliye yanıtını “Red” olarak verir.

Bunun dışında e-irsaliyenin iptali için başka bir yöntem bulunmuyor.

Ancak mal sevkinden sonra iptal etmek istenirse red yanıtı geçersiz olacağından yeni bir irsaliye düzenlenmesi gerekir.

e-İrsaliye Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

e-İrsaliye, işletmelere pek çok avantaj sağlar:

• Tamamen elektronik ortamda düzenlendiği ve iletildiği için hız kazandırır.
• Zamandan tasarruf etmek genel iş verimliliğini artırır.
• İşletmelerin dijitalleşme süreçlerine katkı sağlarlar ve diğer ilgili uygulamalarla entegre olabilirler.
• Kağıt kullanımı azalttığı için doğa dostu bir uygulamadır.
• Elektronik ortamda düzenlenir, iletilir ve arşivlenirler. Bu nedenle güvenilir bir sistemdir.
• Belgeleri el ile düzenlemek hatalara açık bir süreçtir. Dijital ortamda düzenlemek ise bu hataları minimuma indirir.
• Kağıt, kargo, arşivleme masraflarını ortadan kaldırarak maliyet tasarrufu sağlar.
• Dijital olarak arşivlenebildiği için yıllar sonra bile kolayca bulup kontrol edebilirsiniz, kaybolma riski yok denecek kadar azdır.

Sıkça Sorulan Sorular