Hemen herkesin bir e-posta adresi vardır. Üstelik iş yazışmalarınıza özel olarak bir e-posta hizmetinden yararlanıyor da olabilirsiniz.
“Peki zaten bir e-posta adresimiz varken KEP (yani Kayıtlı Elektronik Posta) adresine ne gerek var?” dediğinizi duyar gibiyiz.
KEP adresinin ne işe yaradığını, diğer e-posta sistemlerinden farklılaştığını ve nasıl alınabileceği gibi noktaları sizler için yanıtladık.
KEP Adresi Nedir?
KEP, uzun haliyle Kayıtlı Elektronik Posta, elektronik yazışmaların yasal düzenlemelere uygun ve daha güvenli olmasını sağlayan bir sistemdir.
KEP sistemi ile gönderilen iletiler, ilgili gönderinin gönderilip alındığına dair kanıt oluşturur ve içeriği değişmeden saklanır. Özellikle şirketler ve kamu kurumları tarafından resmi yazışmaları iletmek için kullanılır.
Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’e buradan ulaşabilirsiniz.
KEP Adresi Ne İşe Yarar?
Temelde KEP, resmi yazışmaların; uluslararası standartlarda, mevzuata uygun ve güvenli şekilde yapılmasını sağlar. Ancak KEP adresinin öne çıkan özellikleri bununla sınırlı değil;
- e-postaların ilgili kişiye iletilip iletilmediğini,
- gönderilen iletinin alıcıya ulaşıp ulaşmadığını,
- alıcının gönderilen e-postaya erişip erişmediği,
- e-postanın ne zaman iletildiğini tespit eder ve delil oluşturarak kaydeder.
Ayrıca
- her türlü resmi, ticari, özel belge ya da yazı iletilebilir ve alınabilir,
- elektronik imza ve zaman damgası gibi güvenlik önlemleri içerir,
- iletilen e-postaların içeriklerinin değişmediğini garanti altına alır.
Tüm bunlar sayesinde hukuken geçerli delil oluşturur. Bu nedenle iş dünyasında ve kamu kurumları tarafından kullanılır.
KEP Adresi Nasıl Alınır?
KEP adresi almak için şu adımları takip etmelisiniz:
1. PTT veya BTK tarafından yetkilendirilen özel KEP hizmet sağlayıcılardan birini seçin.
2. KEP adresi için ön başvuruda bulunun. Bunun için öncelikle başvuru formunu doldurmanız gerekebilir.
3. Bireysel ya da kurumsal başvurularda istenen belgeler farklılaşır. Gerekli belgeleri iletin.
4. Başvurunuzu yaparken KEP’i “sadece alıcı” ya da “hem alıcı hem gönderici” olarak kullanabileceğiniz için bu noktaya dikkat edin.
5. Başvurunuzu tamamlayın.
6. Başvurunuz onaylanınca hizmet sağlayıcı ile bir sözleşme imzalamanız gerekir.
7. Bu sürecin ardından KEP adresiniz açılır.
KEP Adresi Almak Zorunlu mu?
İlgili düzenlemelere göre KEP adresi almak ile ilgili herhangi bir zorunluluk bulunmuyor.
Ancak “Elektronik Tebligat Yönetmeliği”ne göre
- anonim,
- limited ve
- sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur.
Dolayısıyla bu şirketlere tebligat gönderecek merciler ve bu şirketler, KEP adresine sahip olmak zorundadır.
İlginizi çekebilir: EBYS Nedir? Elektronik Belge Yönetim Sistemine Giriş
KEP Adresi Ücretli Midir?
KEP adresi ücretlidir ve bu ücret hizmet sağlayıcınıza göre değişir. Ayrıca KEP ücretleri her yıl güncellenir.
Seçtiğiniz hizmet sağlayıcının web sitesinden ya da iletişime geçerek güncel ücreti öğrenebilirsiniz. Örneğin PTT’nin yıllık KEP abonelik ücreti 185 TL’dir. Detaylara buradan ulaşabilirsiniz.
KEP Adresi Nasıl Sorgulanır?
Bir şirkete ya da kişiye ait KEP adresini sorgulamayı e-Devlet ve PTT üzerinden yapabilirsiniz. Ancak bireysel kullanıcıların KEP rehberinde bulunması zorunlu değildir.
KEP ile Gönderim Nasıl Yapılır?
KEP ile güvenli bir şekilde gönderim yapmanın aşamaları şu şekildedir:
- Öncelikle hizmet sağlayıcının web sitesinden giriş yapın. Giriş sırasında iki faktörlü doğrulama gibi yöntemler olabilir.
- Ardından alıcıya iletmek istediğiniz iletiyi hazırlayın.
- İletiyi e-imza/mobil imza ile imzalayın ve iletin.
- İletinin alındığına dair delili oluşturulur.
- İleti, KEP sistemi tarafından zaman damgasıyla damgalanır.
- e-Postanın alıcının kutusuna iletildiğine dair delil oluşturulur.
- Alıcı iletiyi okur ve iletinin okunduğuna dair delili oluşturulur.
KEP Adresi Nasıl Güncellenir?
KEP adresi güncellemesi için hizmet sağlayıcınızla iletişime geçip güncelleme talebinde bulunmanız gerekir. Değişiklik için talep formu iletmeniz ve değişiklik talebini destekleyen belgeleri iletmeniz gerekebilir.
KEP Üzerinden Gönderilen Mesajlar Hukuki Delil Sayılır mı?
Evet, KEP üzerinden gönderilerin içerikleri değiştirilemez şekilde kaydedilir. Üstelik iletilip iletilmediği, alıcının gönderilen e-postaya erişip erişmediği ve iletim zamanı gibi önemli bilgileri barındırır.
Bu nedenle KEP üzerinden iletilen e-postaların içerikleri ve ekleri, gerektiğinde hukuki delil niteliği taşır.
