Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hizmete sunulan portal, mükelleflerin muhasebe ve fatura işlemlerinde kolaylık sağlar. Satıcı ve alıcı arasında gerçekleşen işlemlerde zamandan tasarruf sağlayan e-fatura sistemi, ticari hayatın tüm süreçlerini içeren yapıya sahiptir. E-fatura uygulamasında fatura elektronik ortamda alıcıya iletilir ve çıktı alınmasına gerek yoktur. E-fatura işlemini gerçekleştirmek için hem alıcının hem de göndericinin ilgili uygulamaya kayıtlı olması gerekir. Peki, GİB portaldan e-fatura nasıl kesilir? E-fatura kesimi için ilk olarak Gelir İdaresi Başkanlığı platformuna kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılır. Ardından ise menüde yer alan yönlendirmeler takip edilerek e-fatura kesilir. Portalı kullanmak için mükellefin interaktif vergi dairesi giriş bilgilerinin bulunması yeterlidir. E-fatura onaylama işlemi ise GİB imza uygulaması ile gerçekleşir. Sisteme kayıtlı cep telefonuna gelen kod, işlemin güvenli biçimde sağlanmasına katkı sağlar. Bunun yanı sıra e-fatura portalı, harici programlar aracılığıyla UBL-TR formatına uygun faturaların sisteme yüklenmesine de imkan verir. Mali mühür ile onaylanan faturaları, portal üzerinden alıcı taraf göndermek ve arşivlemek mümkündür. Pratik kullanım sağlayan e-fatura portalının çalışması için yetkili bilgisayarında Java versiyonunun kurulu olması gerekir. Portala giriş işlemi sonrası yan bölümde yer alan menü seçeneklerini kullanarak, e-fatura göndermek veya almak oldukça kolaydır. Peki GİB portala nasıl giriş yapılır? Sorunun cevabı için gereken bilgilere birlikte göz atalım.
GİB Portal’a Giriş Nasıl Yapılır?
GİB portala giriş yapmak için herhangi bir harici kayıt işlemine gerek yoktur. İşletme mükellefleri interaktif vergi dairesi giriş bilgilerini kullanarak GİB e-fatura portalına giriş sağlayabilir. Mali mühür gerektirmeyen e-fatura sistemi, kayıtlı cep telefonuna iletilen kısa kod ile imzalanır. Sisteme ilk defa giriş yapan mükelleflerin ise kayıtlı bilgilerini gözden geçirmeleri önerilir. Aksi halde hatalı e-fatura bildirimi sorunu ortaya çıkar. Bunun yanı sıra GİB e-fatura portalına elektronik imza uygulaması kullanılarak giriş yapmak da mümkündür. Mali mühür barındıran USB yüklü e-imza aracı ile sisteme kısa sürede giriş yapabilirsiniz. E-fatura uygulamaları ise tek tıkla fatura kesmeye ve arşivlemeye yardımcı olur. Böylece e-fatura araçları sayesinde işletmenin fiziki kağıt yükünü ve zaman kaybını önlemek mümkündür. E-fatura portalına giriş öncesi tarayıcıda yazılı adresin güvenli ve geçerli olduğundan emin olmak gerekir. Elektronik imza ile sisteme giriş yaptıktan sonra mali mührün barındırıldığı USB belleği seçmek gerekir. Elektronik imza şifresini de girdikten sonra Java engellemesine izin verme seçeneğine tıklanır. İmzala butonu sonrasında ise artık e-fatura kesmek için hazırsınız. Fatura oluştur alanında yer alan bilgilerin titizlikle doldurulması gerekir. Evrensel tekil tanımlama numarası olan ve sistem tarafından otomatik olarak atanan ETTN alanına bilgi girişi yapmamalısınız. Sipariş tarihi, alıcı bilgileri, mal veya hizmet bilgileri, adres detayları ve vergi türlerini seçerek kısa süre içinde e-fatura oluşturmak mümkündür. Ayrıca e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler e-arşiv uygulamasını da kullanabilir. E-arşiv uygulaması ile hem elektronik hem de kağıt çıktı olarak kesilen faturayı alıcı tarafa iletebilirsiniz. Bunun yanı sıra entegre Bizim Hesap uygulamaları sayesinde e-fatura işlemlerini kolayca resmileştirmek mümkündür.
GİB Portaldan E-Fatura Kesmenin Avantajları
Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait başvuru formlarını doldurarak e-fatura mükellefi olmak oldukça kolaydır. Sistemin onay alması sonrasında mali mühür kullanarak e-fatura portalına giriş yapılır. Ayrıca giriş işlemi için interaktif vergi dairesi menüsünde yer alan kullanıcı bilgileri bölümünden gerekli şifreyi temin edebilirsiniz. Pratik kullanım sağlayan e-fatura sistemi avantajları ile mükelleflerin ticari işlemlerinde kolaylık sağlar. E-fatura sistemiyle hazırlanan faturalar, hızlı şekilde alıcıya iletilmesi ile ön plana çıkar. GİB portaldan e-fatura kesmenin diğer avantajları ise şu şekilde sıralanır:
- Anında müşteriye iletilen e-fatura, kargo veya posta masrafını ortadan kaldırır.
- E-fatura sistemi pratik ve çevre dostu uygulama özellikleriyle dikkat çeker.
- Portal üzerinden kesilen faturalar dijital ortamda yüksek güvenlik araçlarıyla saklanır. Böylece fatura kaybolma ve çalınma sorununun ortaya çıkması engellenir.
- Pratik şekilde gerekli buton sekmeleriyle hizmet veren e-fatura sistemi, mükellef faaliyetlerinde zamandan tasarruf sağlamaya imkan verir.
- E-fatura kesim işlemi sonrası hızlıca iletildiği için nakit akışı ve ödemelerin kısa sürede gerçekleşmesi mümkündür.
- Elektronik ortamda hazırlanan e-fatura, işletmelerin kağıt masrafını ve yükünü ortadan kaldırır.
- Kesilen faturaları dilediğiniz yerden görüntülemek ve çıktı almak mümkündür.
- E-fatura sistemi işletmelere ve şirketlere mali açıdan katkı sağlar.
- UBL-TR formatına göre düzenlenmesi zorunlu olan e-fatura, alıcı ve satıcı arasındaki ticari faaliyetlerin anlaşılır ve bütüncül şekilde yürümesine izin verir.
- İşletmelerin fatura arşivleme yükü e-fatura uygulaması kullanımına geçiş sonrası son bulur.
- İşletmelerin e-arşiv uygulamasına geçmesi için e-fatura sistemi gerekli zemini sağlar.
E-Fatura Onaylama İşlemi Nasıl Yapılır?
E-fatura sistemi üzerinden kesilen faturalar, mali mühür veya e-imza ile onaylanır. Üzerinde e-imza bulunmayan faturalar yasal olarak geçerli değildir. Faturalar oluşturulduktan sonra portal üzerinde taslaklar bölümüne otomatik olarak kaydedilir. Taslaklarda yer alan e-faturaların alıcıya iletilmeden önce mutlaka e-imza ile onaylanması gerekir. Onaylama adımında ilgili işlem tek tek veya çoklu seçim sekmeleriyle gerçekleştirilir. Fatura hazırlandıktan sonra mali mühür girişi sonrası belge üzerine e-imza atmak mümkündür. Bunun yanı sıra e-fatura portalında mali mühür içeren e-imza kartının bir defa sisteme kayıt edilmesi sonraki işlemler için yeterlidir. Fatura onay aşamasında sertifika yükleme işlemi sona erer ve imzala butonu açılır. İmzala sekmesine tıkladıktan sonra artık e-faturanız yasal şartlara uygun biçimde hazır demektir. İmzalama işlemi ile onay verdikten sonra ekran üzerinde ilgili faturanın XML hali otomatik olarak açılır. Onaylanan e-faturalar mükellefe ait portal üzerinde taslaklar bölümünde onaylı biçimde saklanır. E-fatura sistemi ile entegre biçimde çalışan Bizim Hesap uygulamaları ise fatura kesim işlemlerinde gerekli yönlendirmeleri sağlar. Uzman ekip kadrosuyla hizmet veren Bizim Hesap, e-fatura sürecini tek ekran üzerinden takip etmenize ve yasal fatura kesim işlemini gerçekleştirmenize yardımcı olur.
E-Fatura Gönderme İşlemi Nasıl Yapılır?
E-fatura onayı sonrasında ilgili portal üzerinde taslaklar bölümüne kaydedilir. Taslaklar bölümünde yer alan ve onaylanan faturaları seçerek alıcı tarafa göndermek mümkündür. Ayrıca sistem gönderme işlemi öncesinde alıcı bilgilerini içeren ekran görüntüsüyle ilgili işlem doğruluğunun kontrol edilmesine yardımcı olur. E-fatura zarfının elektronik ortam üzerinden alıcıya ulaşması sonrasında gönderildi mesajı içeren uyarı ekranda yer alır. Bu uyarı e-fatura gönderme işleminin doğru ve geçerli biçimde sağladığının kanıtıdır. Mükelleflere kolaylık sağlayan e-fatura kesim işleminde alıcı ve satıcı taraf bilgilerinin doğru ve tutarlı olması önemlidir. Aksi halde fatura kesim işlemiyle doğacak alacaklarda zarar etme durumu ortaya çıkabilir. Bizim Hesap uygulamaları bu aşamada kullanıcılara kolaylık sağlar. Ön muhasebe programları ile e-fatura, e-arşiv ve e-ticaret operasyonunu tek ekran üzerinden yönetmeyi sağlayan Bizim hesap çözümleri, işletmelerin verimli şekilde yönetilmesine yardımcı olur. Siz de Bizim Hesap e-fatura entegrasyonu ile operasyonel şirket sürecini hızlandırabilir, e-arşiv entegrasyonu ile işletme maliyetlerini düşürebilirsiniz. Tüm satışları tek panel üzerinden yürütmek için Bizim Hesap uygulamalarına hemen göz atabilirsiniz.