e-İrsaliye, malın bir yerden başka bir yere sevkini belgeleyen elektronik bir belgedir. Bu belgeyi ilgili yasal düzenlemelere göre hazırlamanız gerekir. Peki mevzuata uygun bir e-irsaliye hazırlayabilmek için e-irsaliyede bulunması gereken bilgiler neler?
Bu yazımızda GİB tarafından belirlenen zorunlu alanları ve dikkat edilmesi gereken noktaları derledik. Bu sayede içeriğimizi bir kontrol listesi gibi kullanarak e-irsaliyelerinizi eksiksiz düzenleyebilirsiniz. Keyifli okumalar!
e-İrsaliyede Bulunması Gereken Bilgiler
e-İrsaliye düzenlerken doldurulması zorunlu alanlar mevzuat uyumu için gereklidir ve belirlenen standartlara göre hazırlanmalıdır. Aksi halde denetimlerde geçerlilikleri sağlamaz ve cezai yaptırımla karşılaşma riskiniz artar.
e-İrsaliye hazırlarken bir e-irsaliye programı kullanmak, bulunması zorunlu olan bilgilerin eksiksiz yer almasını sağlar. İşte e-irsaliyede bulunması gereken bilgiler:
Satıcı Bilgileri
e-İrsaliyede satıcıya ait temel bilgilerin mutlaka yer alması gerekir. Bu, hem şeffaflık sağlar hem de denetimleri kolaylaştırır.
- Ticaret ünvanı
- Vergi Kimlik Numarası (VKN) veya T.C. Kimlik Numarası (TCKN)
- Vergi dairesi
- Satıcı adresi
- İletişim bilgisi (telefon, e-posta vb.)
Satıcıya ait bu bilgiler, belgenin geçerliliği için çok önemlidir. Üstelik bu bilgileri eksiksiz girmeniz, herhangi bir anlaşmazlık durumunda da faydalı olacaktır.
Alıcı Bilgileri
e-İrsaliye, malı satın alan alıcı bilgilerini de içermelidir. Bu gibi taraflara ait bilgilerin yazılması, haklarının korunması için de önemlidir.
- Alıcının ticaret ünvanı
- Adı/soyadı
- Varsa vergi dairesi ve Vergi Kimlik Numarası
- İş yeri adresi ve farklı ise teslimat adresi
- Alıcı iletişim bilgileri
Alıcıya ait bilgilerin eksiksiz girilmesi, kayıtlarda ve teslimat süreçlerinde karışıklığı önler.
Mal/Hizmet Kalem Bilgileri
e-İrsaliyede bulunması gereken diğer önemli bilgiler ise taşınan ürüne ait bilgilerdir. Bu bilgilerin doğru yazılması, herhangi bir eksiklik ya da hatanın daha kısa sürede fark edilmesini de sağlar.
- Ürün açıklaması
- Ürün miktarı
- Birim (adet, kg, koli vb.)
- GTİP kodu (varsa)
Hem ürün tespiti hem de stok yönetimi için mal bilgilerinin girilmesi çok önemlidir.
Belge, Sevk Bilgileri ve Sevk Zamanı
Belgenin düzenlenmesine ve sevke ilişkin bilgiler, her e-irsaliyede eksiksiz yazılmalıdır.
- Belge numarası
- Düzenleme tarihi ve saati
- Fiili sevk tarihi ve saat ve dakika olarak sevk zamanı
- Sorgulama ve doğrulama için karekod veya barkod
Bu bilgiler, e-irsaliyenin geçerli olmasını sağlar ve belge-sevk uyumu açısından zorunludur.
Taşıma Bilgileri
e-İrsaliye, malın fiili sevkiyatı ile ilgili bir belge olduğu için taşıma bilgilerinin de belgede bulunması gerekir. Bu bilgiler herhangi bir aksaklık ya da teslimatın eksik yapılması gibi durumlarda sorumlunun kim olduğunun tespitine yardımcı olur.
Bulunması zorunlu taşıma bilgileri ise şu şekildedir:
- Malı taşıyan araç plakası
- Şoför bilgisi (ad-soyad, TCKN)
- Lojistik firma bilgisi (varsa)
Teknik e-Belge Bilgileri
e-İrsaliye, irsaliyenin dijital ortamda düzenlenen versiyonu olduğu için bazı standartları karşılaşması ve teknik olarak gerekli alanların da doldurulması gerekir. İşte o format zorunlulukları ve ilgili bilgiler şunlardır:
- UUID (Benzersiz Belge Numarası)
- e-İmza veya mali mühür bilgisi
- Belge tipi (örneğin temel irsaliye, ticari irsaliye vb.)
- GİB entegrasyonu (belgenin Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine gönderilmesi)
- e-Belge formatı (UBL-TR standardına uygun olmalı)
Bu alanlarda yapılan hatalar, belgenin reddedilmesine ya da GİB sisteminde işlenmemesine neden olabilir. Dolayısıyla belgenin geçerli olabilmesi için bu alanlara dikkat edilmelidir.
e-İrsaliyede Doldurulması İsteğe Bağlı Olan Alanlar Var mı?
Evet, e-irsaliyede bazı alanların doldurulması isteğe bağlıdır. Bu alanlar doldurulmasa da belgenin geçerliliğini kaybetmez. Ancak doldurulması, süreçlerinizde kolaylık sağlar. e-İrsaliyede doldurulması isteğe bağlı alanlar şunlardır:
- Notlar / açıklamalar
- Teslim şartı (“kapıda ödeme” gibi)
- Özel talimat (“soğuk zincir gereklidir” gibi)
- Ek belge referansı
Belgenin resmi geçerliliğini etkilemese de lojistik planlama açısından doldurulması faydalı alanlardır.
e-İrsaliye Hazırlarken Sık Yapılan Hatalar Neler?
e-İrsaliye hazırlarken yapılan küçük hatalar bile belgenin reddedilmesine neden olabilir. Bu süreçte en sık görülen hatalardan bazılarını şöyle sıralayabiliriz:
- Yanlış/eksik alıcı bilgisi: Alıcı bilgilerinde herhangi bir eksiklik ya da yanlışlık, belgenin geçersiz olmasına neden olur. Özellikle manuel düzenlenen belgelerde sık sık bu hata yapılır.
- Eksik teslimat adresi: Bu hata taşıma sırasında karışıklığa ve malın yanlış yere sevk edilmesine sebep olur.
- Sevk-belge saat uyumsuzluğu: Fiili sevkiyat ve belgedeki saat uyumsuzluğu belge geçersizliğine ve denetimde sorunlara neden olabilir.
- Hatalı UUID veya e-imza kullanımı: Bu hata, belgenizi geçersiz kılar ve muhasebe kayıtlarında da karışıklığa sebep olur.
- Yanlış/eksik ürün bilgisi: İşletmenin stok takibini bozduğu gibi fatura ve irsaliye arasında uyumsuzluğuna da yol açar.
- Yanlış sevk nedeni seçimi: Sevk nedeninin yanlış seçilmesi, kayıtların hata yapılmasına sebep olacağı için raporlarda da karışıklık yaratır.
Bu tür hatalardan kaçınmak için bir e-irsaliye programı kullanmak işinizi büyük ölçüde kolaylaştıracaktır.
e-Belge Biz’de, İşini Yönetmek Sizde!
İşletmenizin ihtiyacı olan e-Arşiv, e-Fatura, e-İrsaliye gibi tüm e-dönüşüm araçlarına karmaşık ekranlarla uğraşmadan Bizim Hesap ile tek panelden erişebilirsiniz.
