Yeni bir şirket açma eşiğindeyseniz muhtemelen fatura ünvanı belirlemeniz gerekiyor. Fakat fatura ünvanı, ticaret ünvanı ve marka adı; bunların hepsi aynı şey mi yoksa bilmemiz gereken farklar olup olmadığını merak ediyorsunuz.
O zaman gelin; fatura ünvanı nedir, fatura ünvanı nasıl alınır ve diğer ünvanlardan farkı nedir sorularını en sade ve anlaşılır haliyle cevaplayalım.
Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
Faturanın yasal olarak kabul edilmesi için Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen zorunlu fatura bilgilerini eksiksiz doldurulmanız gerekir. Fatura ünvanı bunlardan biri olsa da hatasız ve eksiksiz bir fatura içeriği için yeterli olmaz.
Fatura için gerekli zorunlu alanlar şöyledir:
- Fatura tarihi, seri ve sıra numarası.
- Satıcı ve alıcının ünvanı, adresi, vergi numarası ve vergi dairesi.
- Mal veya hizmetin türü, miktarı, fiyatı ve tutarı.
- Belge düzenleme tarihi ve eğer varsa irsaliye numarası.
Tüm bu süreçleri manuel takip etmek bazen kafa karışıklığına yol açabilir ve hatta yanlış fatura kesmenize neden olabilir. Yasal uyumlu kalmak için fatura takibi programları kullanarak hataları minimuma indirebilirsiniz.
Fatura Ünvanı Ne Anlama Gelir?
Fatura ünvanı;
- bir işletmenin ticari faaliyetlerini yürütürken kullandığı,
- vergi dairesinde kayıtlı olan ve
- faturalar üzerinde mutlaka yer alması gereken resmi şirket adıdır.
En basit haliyle ünvan tanımı için işletmenizin yasal kimliğidir diyebiliriz. Fatura kestiğinizde veya size fatura kesildiğinde muhatabın kim olduğunu ünvanınız belirler. Bu nedenle fatura terimleri arasında en kritik olanlardan biridir. Ayrıca ünvanlar işletmenizin türüne (şahıs, limited, anonim vb.) göre de değişiklik gösterir.
Resmi işlemlerde kullanılan resmi ünvan, Ticaret Siciline tescil edilen ticaret ünvanı ile birebir aynı olmalıdır. Özellikle dijitalleşen dünyada e-fatura kullanıcıları için ünvanın sistemlerde doğru tanımlanmış olması faturaların geçerliliği açısından zorunlu kabul edilir.
Bireysel Fatura Ünvanı Nedir?
Bireysel fatura ünvanı, şahıs şirketi sahiplerinin veya serbest meslek erbabının fatura düzenlerken kullandığı yasal isimdir. Bu nedenle şahıs şirketiniz varsa şahıs ünvanınız doğrudan kendi adınız olacaktır.
Örneğin, bir avukat veya tasarımcıysanız bireysel ünvan olarak “Ahmet Yılmaz” kullanabilirsiniz. Eğer Ticaret Odasına kayıtlıysanız ve işletmenize özel bir isim eklediyseniz “Ahmet Yılmaz – Yılmaz Tasarım” şeklinde de şahıs şirketi ünvanı belirleyebilirsiniz.
Ancak buradaki temel kural, ad soyad ile fatura düzenlenmesidir. Kişisel fatura bilgisi alanlarındaysa Vergi Kimlik Numarası (VKN) yerine genellikle TC Kimlik Numarası girebilirsiniz. Bunlar şahıs işletmesi faturalarında yasal geçerliliğini doğrudan etkiler.
Faturada yer alması gereken diğer detaylar ve fatura içeriği hakkında daha fazla bilgi edinmek için ilgili yazımıza göz atabilirsiniz.
Fatura Ünvanı Neden Önemlidir?
Fatura ünvanı, ticari işlemin taraflarını net bir şekilde belirleyerek hukuki ve mali güvenliği garanti eder. Ayrıca şirketlerin hukuki uyum çerçevesinde hareket etmesi ve olası bir vergi incelemesinde sorun yaşanmasının da önüne geçer. Yanlış ünvan kullanımıysa fatura geçerliliğini riske atar ve faturanın iptal edilmesine bile neden olabilir.
Bununla birlikte, maliye denetimi sırasında ilk kontrol edilen unsurlardan biri faturadaki ünvan ile vergi kayıtlarının uyuşup uyuşmadığıdır. Belge doğruluğu KDV iadesi süreçlerinde de kritik rol oynadığı için fatura ünvanının şirketin vergi levhası üzerindeki bilgilerle eşleşmesine çok dikkat etmeniz gerekir.
Fatura Ünvanı Nerede Kullanılır?
Fatura ünvanı, şirketinizin yalnızca kağıt üzerindeki ismi değil, hukuki varlığının ve mali kimliğinin ta kendisidir. Şirketinizi temsil eden her türlü resmi işlemde, marka isminizden (tabelada yazan kısa isimden) ziyade, Ticaret Siciline kayıtlı olan bu tam ünvanın kullanılması yasal bir zorunluluktur.
Bu ünvanın eksik veya hatalı kullanımı, mali cezalarla karşılaşmanıza veya ticari itibar kaybına yol açabilir.
Fatura ünvanının en kritik kullanım alanları şunlardır:
1) e-Fatura, e-Arşiv ve Dijital Entegrasyon Süreçlerinde
Dijitalleşen vergi dünyasında fatura ünvanı, şirketin “parmak izi” gibidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleri, Vergi Kimlik Numarası (VKN) ile Fatura Ünvanını eşleştirir.
Eğer ünvanınızda tek bir harf hatası bile olsa, e-fatura gönderimleriniz reddedilebilir veya karşı tarafın sistemine “hatalı fatura” olarak düşebilir. Bu da tahsilat süreçlerinizi geciktirir.
2) Muhasebe Kayıtları ve Cari Hesap Açılışlarında
Tedarikçileriniz ve müşterileriniz, sizi kendi muhasebe programlarına (ERP) kaydederken fatura ünvanınızı esas alırlar.
Özellikle BA/BS formları (büyük alış/satış bildirimleri) düzenlenirken ünvan ve vergi numarası uyumu hayati önem taşır. Yanlış ünvanla açılan cari kartlar, ay sonlarında yapılan mutabakatlarda uyumsuzluk çıkmasına ve mali müşavirlerin iş yükünün artmasına neden olur.
3) Resmi İlanlar ve Ticaret Sicili Gazetesi
Şirketinizin kuruluşu, adres değişikliği, sermaye artırımı veya ortaklık yapısındaki değişiklikler Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilirken tam ünvan kullanılır.
Bu ilanlar, üçüncü şahıslara karşı şirketinizi bağlayıcı kılan en üst düzey resmi belgelerdir.
4) Sözleşmeler ve Banka Hesapları
Resmi tabelaların ötesinde, şirket adına açılacak banka hesaplarında ve yapılacak ticari sözleşmelerde tam ünvanın geçmesi şarttır.
Banka havalelerinde alıcı adı kısmına marka adı değil, tam fatura ünvanı yazılmalıdır; aksi takdirde transferler banka tarafından iade edilebilir.
5) Vergi Levhası ve Yasal Bildirimler
Şirket merkezinde asılı duran vergi levhasından, internet sitenizin “Hakkımızda” veya “Künye” bölümüne kadar her yerde bu ünvan yer almalıdır. Özellikle e-ticaret sitelerinde, Tüketicinin Korunması Kanunu gereği hizmet sağlayıcının tam ünvanının sitede açıkça belirtilmesi zorunludur.
Fatura Ünvanında Hangi Bilgiler Bulunur?
Fatura ünvanı, şirketin yasal türüne göre belirlenen tam ticari ismini ve yasal eklerini (Ltd. Şti., A.Ş. vb.) içerir.
Bir fatura ünvanı örnek olarak incelendiğinde şu detayları görürüz:
- Şirket Adı: İşletmenin çekirdek ismi.
- Ticaret Ünvanı Ekleri: İşletme türünü belirten ifadeler (Anonim Şirketi, Limited Şirketi vb.).
- Tamamlayıcı Bilgiler: Ünvanın hemen altında veya yanında genellikle vergi dairesi, vergi numarası ve mersis no gibi bilgiler de yer alır.
Fatura Ünvanı Nasıl Alınır?
Fatura ünvanı, şirket kuruluş aşamasındayken ilgili resmi kurumlara tescil ettirilerek alınır. Fakat işletmenizin türüne göre farklı süreçlerden geçebilirsiniz.
- Şahıs Şirketleri: Vergi dairesine kayıt olurken ad ve soyadınız otomatik olarak ünvan kabul edilir. Bunun dışında herhangi bir şey yapmanız gerekmez.
- Sermaye Şirketleri (Ltd, A.Ş.): Ticaret sicili müdürlüklerine başvurarak ünvan tescil etmeniz gerekir. Bu aşamada mersis kaydı oluşturulur.
Şirket kuruluş evrakları hazırlanırken seçilen ünvanın daha önce başka bir şirket tarafından kullanılmaması önemli bir detaydır. Şahıs şirketi bilgileri daha sade prosedürlerle işlenirken sermaye şirketlerinde ünvan seçimi Türk Ticaret Kanunu kurallarına uygun yapılması gerekir.
Fatura Ünvanı, Ticaret Ünvanı ve Marka Adı Arasındaki Fark
Fatura ünvanı ve ticaret ünvanı yasal ismi ifade ederken marka adıysa müşterilerin sizi tanıdığı pazarlama ismidir. Kısaca, fatura ünvanınız devletin sizi tanıdığı isimken müşterilerinizin sizi tanıdığı isimse marka adınızdır.
Bu kavramlar sıklıkla karıştırılır ancak aralarında belirgin bir ünvan farkı vardır:
- Ticaret Ünvanı (Fatura Ünvanı): Şirketin resmi ad ve marka tescilinden bağımsız olan, fatura ve resmi evraklarda geçen tam adıdır. (Örn: ABC Gıda Sanayi ve Ticaret A.Ş.)
- Marka Adı: Ürün veya hizmetin pazarlandığı, tescilli marka olabilen isimdir. (Örn: Leziz Cips)
- Şirket Adı: Genellikle ticaret ünvanı ile eş anlamlı kullanılır ve şirketin ticari kimlik kartıdır.
Bir işletme “ABC Gıda Sanayi ve Ticaret A.Ş.” ünvanıyla fatura keserken, “Leziz” markasıyla ürün satabilir. Faturada mutlaka ticaret ünvanı yer almalıdır.
e-Fatura Ünvan Değişikliği Yaparken Nelere Dikkat Etmelisiniz?
Şirketinizde ünvan güncelleme işlemi yaptıysanız sadece ticaret sicil gazetesi ilanı yeterli olmaz. Ünvan değişikliği durumunda e-fatura ve mali mühür gibi dijital araçların da yeni ünvana göre güncellenmesi zorunlu bir adımdır.
GİB portal üzerinden de gerekli bildirimlerin yapılması gerekir:
- E-fatura ayarlarını yeni ünvana göre revize edin.
- Mali mührünüz eski ünvanı taşıyorsa yeni ünvan için tekrar başvuru yapın.
- Ünvan değişikliği süreci tamamlanana kadar teknik uyumluluk adına entegratör firmanızla iletişimde kalın.
Sıkça Sorulan Sorular
Şahıs şirketlerinde fatura ünvanı, kişinin “Adı ve Soyadı”dır. Eğer işletme bir takma ad (Tabela adı) kullanıyorsa, faturada yine de yasal sahibi olan kişinin adı ve soyadı esas ünvan olarak yer almalıdır.
Sermaye şirketlerinde ünvan, Ticaret Sicil Gazetesi'nde tescil edildiği haliyle, kısaltma yapılmadan (Şti. ve A.Ş. gibi yasal kısaltmalar hariç) tam olarak yazılmalıdır.
Ünvanın yanlış yazılması faturanın şekil şartlarını ihlal eder. Bu durum, KDV indiriminin reddedilmesine veya usulsüzlük cezalarına yol açabilir. Hatalı fatura iptal edilip doğrusu düzenlenmelidir.
Öncelikle Ticaret Sicil ve Vergi Dairesi işlemleri tamamlanmalı, ardından kullanılan e-Fatura sistemi, Mali Mühür/e-İmza sertifikaları ve banka kayıtları yeni ünvana göre güncellenmelidir.
