Fatura kesildiğinde her bilginin doğru işlendiğini varsaymak cazip gelebilir. Ancak işler her zaman planladığınız gibi gitmez. Yanlış tutar, hatalı ürün bilgisi ya da teslim edilmemiş bir hizmet söz konusu olabilir.
Böyle durumlarda e-faturayı reddetme hakkınız var. Peki bu hakkı nasıl kullanırsınız? e-Fatura reddetme ya a itiraz işlemleri nasıl yapılır gibi soruların yanıtları yazımızda
e-Fatura Reddetme Etme Süreci Nasıl İşler?
e-Fatura reddetmek, yalnızca birkaç adımda tamamlayabileceğiniz bir işlem. Ancak süreci doğru takip etmeniz çok önemli çünkü aksi halde fatura otomatik olarak kabul edilmiş sayılır.
Peki bu süreç nasıl işler?
Faturayı aldıktan sonra 8 gününüz var. Bu süre içinde herhangi bir itirazda bulunmazsanız faturayı kabul etmiş sayılırsınız.
Ticari fatura kullanıyorsanız sistem üzerinden doğrudan ret gönderebilirsiniz. Bunun için:
- GİB portalına ya da entegratörünüzün sistemine giriş yapın.
- Reddetmek istediğiniz faturayı seçin.
- Gerekçenizi belirtin ve e-imza ya da mali mühür ile onaylayın.
Temel fatura kullanıyorsanız sistem üzerinden doğrudan ret mümkün değildir. Bu durumda:
- Noter, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ya da taahhütlü mektup gibi harici yollarla satıcıya yazılı bir şekilde ret bildiriminde bulunun.
- Bu bildirimi GİB'in e-Fatura İtiraz Portalı’na girerek sisteme yükleyin.
Temel faturada e-fatura reddi yapılacaksa karşı tarafın da bu redde onay vermesi gerektiğini unutmamak gerekir.
İlginizi çekebilir: Temel e-Fatura ile Ticari e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
e-Fatura Hangi Durumlarda Reddedilir?
Faturayı reddetmek için geçerli bir nedenin olması gerekir. Aşağıda en sık karşılaşılan red gerekçelerini görebilirsiniz:
- Faturadaki vergi oranı, ürün fiyatı ya da alıcı bilgileri yanlışsa,
- Fatura kesilmiş ancak ürün ya da hizmet size ulaşmamışsa,
- Satın aldığınız hizmet ya da ürün, hazırlamış olduğunuz sözleşme çerçevesinde belirlenen niteliklere uygun değilse,.
- Onayınız olmadan veya herhangi bir sipariş oluşturmadan adınıza fatura düzenlenmişse,
- Faturanın sistemde açılmaması, e-imza eksikliği ya da bozulmuş dosya yapısı gibi teknik nedenlerle de ret talebi oluşturabilirsiniz.
Ancak bazı noktalara dikkat etmeniz gerekiyor:
- 8 günlük süreyi kaçırmayın. Bu süre dolduğunda fatura yasal olarak kabul edilmiş sayılır. Geriye dönük ret işlemi yapmak çoğu zaman mümkün olmaz.
- İtiraz gerekçenizi açıkça yazın. Özellikle temel faturada itirazı KEP ile gönderiyorsanız nedeninizi net ve kısa bir şekilde belirtin.
- Ret işlemi karşı tarafın onayıyla tamamlanır; bu nedenle yanıt bekleyin. Karşı taraf reddi kabul etmediği sürece işlem geçerli olmaz.
Fatura Red Yanıtı Nasıl Gönderilir?
Bir e-faturayı reddetmek isterseniz, adımları şöyle takip edebilirsiniz:
- Eğer ticari e-fatura kullanıcısıysanız GİB portalından veya entegratör sistemi üzerinden “ret” seçeneğine tıklayarak cevap gönderebilirsin. Bu işlem, sistem içinde anında kayda geçer.
- Temel e-fatura kullanıyorsanız ret işlemini sistem üzerinden gönderemezsiniz. Burada yapmanız gereken; KEP, noter, taahhütlü mektup gibi resmi bir yöntemle satıcıya yazılı bir itiraz bildirimi göndermek. Ardından bu bildirimi GİB’in e-Fatura İptal/İtiraz Portalı’na girmeniz gerekir.
e-Fatura Reddetme İşlemi için Süre Sınırı Var mı?
Evet, 8 günlük yasal süreyi kaçırmamalısınız. Böyle bir durumla karşı karşıya kalırsanız faturanın size ulaştırıldığı tarihten itibaren 8 gün içinde ret yanıtı vermelisiniz.
Ancak ticari ve temel fatura ayrımına dikkat etmelisiniz:
- Ticari faturada sistem üzerinden bu süre içinde “Ret” işlemini yapabilirsiniz.
- Temel faturada bu sürede harici yollarla itiraz bildirimi gönderip GİB sistemi üzerinden kayda geçirmeniz gerekir.
Süreyi kaçırırsanız fatura yasal olarak kabul edilmiş sayılır. Bu durumda ret veya iptal yapmanız mümkün olmaz.
e-Fatura Reddedildiğinde Satıcı Ne Yapmalı?
Bir KOBİ olarak reddedilen faturalarla karşılaşma olasılığınız var. Faturaya alıcı tarafından bir ret yanıtı geldiğinde, satıcı olarak bu süreci dikkatle ve zamanında yönetmelisiniz.
- İlk yapmanız gereken, GİB portalı veya kullandığınız özel entegratör platformu üzerinden ret talebini kontrol etmek.
- Bu yanıt, sistem üzerinde genellikle “ret bildirimi” olarak görünür ve karşı tarafın fatura içeriğini kabul etmediğini gösterir.
- Bu noktada ret gerekçesini dikkatlice inceleyin. Faturada gerçekten bir hata, tutarsızlık ya da yanlışlık varsa alıcının ret kararı haklı olabilir.
- Bu durumda ret bildirimine sistem üzerinden onay vererek işlemi tamamlayabilirsiniz. Onayınızla birlikte faturanın “reddedilmiş fatura” olması resmî statü kazanır.
- Bu bilgi hem kendi sisteminizde hem de GİB kayıtlarında yasal geçerlilik kazanacaktır. Böylece, fatura üzerinden tahsilat yapılmaz ve herhangi bir muhasebe yükümlülüğü doğmaz.
Ancak ret yanıtı geldiği halde hiçbir işlem yapılmaz ya da zamanında müdahale edilmezse fatura sistemde açık kalır ve süreç askıda kalır.
Faturaya ret yanıtı verilmiş olmasına rağmen satıcı tarafından işlem tamamlanmazsa hem alıcı hem de satıcı tarafın BE-BS (Bildirimli Elektronik Beyanname Sistemleri) formlarında bu fatura görünmeye devam eder.
Bu da hem KDV beyannameleri hem de gelir/gider kayıtlarında uyumsuzluklarına yol açabilir. Bu da şirketin mali raporlamasında güven sorununa ve ek iş yüküne yol açabilir.
Eğer ret talebinin haksız olduğunu düşünüyorsanız yazılı ya da elektronik ortamda karşı tarafla iletişime geçerek itirazını belgeleyin.
e-Fatura Reddetme Etme ile İptal Arasındaki Fark Nedir?
Reddetme işlemi alıcı tarafından yapılır. Bu da faturanın kabul edilmediğini gösterir. İptal ise genellikle satıcı tarafından başlatılır ve fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.
Red karşılıklı onay gerektirirken, iptal tek taraflı başlatılabilir ancak yine de alıcı onayı gerekebilir.
İlginizi çekebilir: e-Fatura Nasıl İptal Edilir? Adım Adım Rehber
e-Fatura Reddetme İşlemi GİB Üzerinden Nasıl Yapılır?
GİB e-Fatura İtiraz Portalına giriş yaparak fatura bilgilerini seçin “ret” seçeneğini tıklayın. Ardından gerekçeyi yazın ve mali mühür veya e-imzanızla onaylayın. İşlem bu şekilde tamamlanır.
e-Fatura Reddetme Etme İşlemi Hangi Belgelerle Desteklenir?
Temel faturada reddi yazılı olarak da bildirmeniz gerekir. Bunun için KEP mesajı, noter onayı, taahhütlü mektup gibi belgeler kullanılabilir.
Ticari faturada sistem üzerinden yapılan işlem yeterlidir.
e-Fatura Reddetme Talebi Hangi Gerekçelerle Kabul Edilir?
Yanlış tutar, ürün/hizmet teslim edilmemesi, siparişle uyuşmayan içerik, yetkisiz kesim veya teknik hata gibi gerekçelerle ret talebi geçerli sayılır.
Gerekçenizi net ve belgeli sunmanız süreci hızlandırır.
e-Fatura Reddedildikten Sonra Yeniden Düzenlenebilir mi?
Fatura reddedildikten sonra satıcı olarak düzeltmeleri yaparak yeni bir e-fatura düzenleyebilirsiniz. Bu, ret sürecinin tamamlanmasından sonra yapılmalı. Hazırlanan yeni fatura orijinal belge yerine geçer.
Online’da Fatura Kesmek Biz’de 2 Dakikalık İş!
Bizim Hesap’ta müşterilerinizi kaydedebilir; farklı portallarla uğraşmadan faturanızı saniyeler içinde tek panelden kesebilirsiniz! Siz de siparişten faturaya tüm süreçlerinizde hız kazanmak istiyorsanız Bizim Hesap ile tanışın.
