Ödeme Kaydedici Cihazlar (ÖKC), perakende satış yapan işletmeler için olmazsa olmaz denetim ve kayıt araçları. Peki ÖKC ne işe yarar, hangi işletmeler ÖKC kullanmak zorundadır?
Tüm detayları, yasal yükümlülükleri ve ÖKC ile e-fatura ilişkisini yazımızda inceleyebilirsiniz.
ÖKC Nedir ve Ne İşe Yarar?
Bir yazarkasa cihazı olan ÖKC (Ödeme Kaydedici Cihaz) perakende satışlarda kullanılır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) onaylı bu cihazlar, satış işlemlerini otomatik olarak kaydederek fiş veya bilgi fişi düzenler. Ayrıca verileri GİB sistemine iletir.
Yeni Nesil ÖKC’ler (YN ÖKC) hem ödeme işlemi alır hem satış kaydını tutar.
Bu iki özellikle beraber vergi takibini kolaylaştırırken ve kayıt dışı ekonominin önüne geçmeyi hedefler.
Hangi İşletmeler ÖKC Kullanmak Zorundadır?
3100 sayılı Kanuna göre, perakende mal ve hizmet satışı yapan birinci ve ikinci sınıf tüccarların ÖKC kullanımı zorunlu tutulmuştur. Bu işletmeler, satış işlemlerini belgeleyebilmek adına muhakkak yazarkasa fişi vermelidir.
Basit usulde vergilendirilenler, serbest meslek erbabı veya kira, ücret gibi gelir elde edenler ÖKC kullanmak zorunda değildir. Ayrıca eski nesil ÖKC kullananlar da yeni nesil cihazlara geçiş yapmak zorundadır.
e-Fatura Mükellefleri ÖKC Kullanmak Zorunda mı?
e-Fatura mükellefi olmak, ÖKC kullanma zorunluluğunu ortadan kaldırmamaktadır. Eğer e-Fatura mükellefi işletme bireysel müşterilere perakende satış yapıyorsa ve ödeme işlemlerinde nakit veya POS kullanıyorsa, YN ÖKC kullanması gerekir.
Fakat yalnızca kurumlara B2B satış yapıyorsa ve tahsilatları banka üzerinden gerçekleşiyorsa, bazı durumlarda ÖKC kullanma zorunluluğundan muaf tutulabilir.
Muafiyet başvurusu imkânı da vardır; e-fatura, e-arşiv fatura ve e-defter uygulamalarına dahil olup tüm satışlarında elektronik belge kullanmayı taahhüt eden işletmeler, belirli büyüklük kriterlerine göre ÖKC kullanmaktan muaf tutulabilir.
ÖKC ile e-Fatura Arasında Nasıl Bağlantı Kurulur?
YN ÖKC kullanıyorsanız satış sonrası düzenlenen bilgi fişindeki; tarih, fiş no, Z no ve cihaz seri numarası gibi bilgileri e-fatura veya e-arşiv fatura üzerine girmeniz gerekebilir. Bu sayede iki sistem entegre çalışır; hem satış kaydı hem de faturalama kayıt altına alınmış olur.
Ayrıca e-fatura ve/veya e-arşiv fatura düzenlenip tüm satışlar elektronik belgelerle yapılmışsa ve muafiyet kabul edildiyse ÖKC’den düzenlenen bilgi fişlerinin uygun şekilde entegre edilmesi gerekir.
ÖKC yalnızca bilgi fişi düzenlemek amacıyla kullanılmalı; fiş, fatura yerine geçme amacı taşımamalıdır.
ÖKC Kullanımında GİB Onayı Zorunlu mu?
Evet, ÖKC (Ödeme Kaydedici Cihaz) kullanımında GİB onayı kesinlikle zorunludur. Bu cihazlar, sadece Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş firmalardan alınabilir.
Cihaz satın aldıktan sonra cihazın Mali ID numarasıyla işletmenin bilgileri eşleştirilir ve ancak bu şekilde cihaz resmi ve dijital olarak açılıp sisteme entegre hale gelir.
Ek olarak, 1 Temmuz 2024 itibarıyla eski nesil ÖKC’ler tamamen devre dışı bırakılıp yerine EFT-POS özellikli Yeni Nesil ÖKC (YN ÖKC) kullanılması zorunlu hale getirildi. Bu cihazların da GİB onaylı olması ve cihaz başından nihayetinde banka kartı ile ödeme kabul edilmesi gerekiyor.
Özetle, ÖKC satın alırken ve kullanmaya başlamadan önce, cihazın GİB tarafından onaylı olduğundan ve sisteme kayıtlı olduğundan emin olmalısın. Aksi hâlde yasal yükümlülüklere uymadığı için ceza alman söz konusu olabilir.
ÖKC Nasıl Kurulur ve Ayarlanır?
Yeni nesil ÖKC kurulumu, teknik detayları şu şekilde gerçekleşir:
1. Yetkili bayiden cihaz temini
GİB tarafından onaylı satıcılardan temin edilen cihaz, cihazın malileşmesi olarak adlandırılan işlemi sonrasında kullanılmaya hazır hâle gelir.
2. Teknik servis kurulumu
Herhangi bir teknik işlemle vakit kaybetmenize gerek kalmaz çünkü cihaz, yetkili servis tarafından kurulur. Cihazın işletme bilgileri ile eşleşmesi sağlanır.
3. Ağ ve iletişim ayarları
Cihaz genellikle dinamik IP ile kurulur. Bu kurulumu değiştirmeniz gerekmez. Cihazın internet bağlantısını ve cihaz ekranındaki bağlantı ikonunu kontrol ederek çalıştığından emin olabilirsiniz.
Ayrıca varsa POS ya da bilgisayar entegrasyonu da bu adımda ayarlanır.
4. Güvenli veri iletimi
YN ÖKC’ler, GİB ve ÖKC TSM (Terminal Servis Merkezi) üzerinden şifreli, sertifikalı ve güvenli bir şekilde veri gönderir. Bu teknik altyapı sayesinde bilgiler doğruluk, değişmezlik ve bütünlük ilkelerine göre iletilir.
5. Test aşaması
Cihaz kurulduktan sonra yetkili servis genellikle test işlemi yapar. Fiş kesme, Z raporu gibi standart fonksiyonların çalıştığından emin olmalısınız.
ÖKC Gün Sonu Raporu Nasıl Alınır?
Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz (ÖKC) kullandığınızda, her gün iş bitiminde gün sonu (Z raporu) almanız gerekir. Bu rapor; o güne ait tüm satış işlemlerini, KDV tutarlarını, toplam hasılatı ve iptal edilen işlemleri gösterir.
Gün sonu raporu almak için şu adımları takip edebilirsiniz:
- Cihaz menüsüne girin: Cihazının menüsünde yer alan seçeneklere göre “Z Raporu”, “Gün Sonu”, “Raporlar” veya benzeri bir menüye gidin.
- Z Raporunu seçin: Bazı cihazlarda bu seçenek doğrudan önde çıkar. Menüden seçerek rapor işlemine başlayın.
- Fiş ya da slip çıktısını alın: Rapor yazıcıdan çıktı olarak geldiğinde günlük satış bilgilerinden, KDV dağılımına ve toplam tutarına kadar önemli detayları kontrol edin.
- Raporun gönderildiğini kontrol edin: Yeni nesil ÖKC’ler, bu verileri aynı zamanda TSM (Terminal Servis Merkezi) üzerinden GİB sistemine gönderilir. Bağlantı varsa bu işlem otomatik yapılır.
Gün sonu raporunu her gün iş bitiminde almayı unutmayın. Aksi halde sistem ertesi gün işlem yapmanıza izin vermeyebilir ya da birikmiş raporlar nedeniyle mali kayıtlarda sorun yaşayabilirsiniz.
Eğer cihazın fiş yazmıyorsa ya da internet bağlantısı yoksa teknik destek almanız gerekir.
ÖKC Arızalandığında Ne Yapılmalıdır?
ÖKC cihazınız arızalandığında işlemleriniz aksatmaması ve yasal sorumlulukları yerine getirmede eksiklik olmaması için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- Öncelikle cihazın fiş kesip kesmediğini test edin. Elektrik, bağlantı ve yazıcı durumu gibi basit kontrolleri yapın. Cihaz açılmıyorsa ya da ekran donduysa yeniden başlatmayı deneyin.
- Ciddi bir donanım ya da yazılım hatası varsa yetkili servisle iletişime geçmelisiniz. ÖKC cihazlarınız arızalandığında, onarım vs. gibi işlemlerin teknik müdahalesi sadece GİB onaylı servis sağlayıcılar tarafından yapılır.
- Servise gönderilen cihazla ilgili tutanak alın. Cihazın arızalı olduğuna dair servis formu veya teslim belgesiyle geçici çözüm uygulamaya geçebilirsiniz.
- Arıza sürecinde alternatif belge düzenleyin. GİB’in belirlediği çerçevede, arızanın devam ettiği sürede fatura veya e-arşiv fatura keserek satışlarınızı belgeleyebilirsiniz. Bu belgelerin tarih, saat, tutar ve işlem detaylarını eksiksiz olarak kaydetmelisiniz.
- Cihaz onarılıp geri geldiğinde kaldığınız yerden devam edebilirsiniz. Onarım sonrası ilk işlem olarak gün sonu raporu almayı unutmayın. Böylece sistem tekrar aktifleşir ve kaldığınız yerden satış kaydı almaya devam edebilirsiniz.
Arızalı zihan sebebiyle fiş düzenlememek, vergi cezalarına neden olabilir. Bu yüzden cihaz arızalarında her zaman yetkili teknik destekle ilerlemeli ve alternatif belge düzenlemeyi ihmal etmemelisiniz.
ÖKC Verileri e-Fatura Sistemine Nasıl Aktarılır?
Yeni nesil ÖKC’lerde kesilen fişlerde yer alan bilgiler (fiş no, tarih, Z raporu numarası vb.), e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlerken manuel olarak sisteme girilir. Bazı entegratör sistemleri sayesinde bu işlem otomatik yapılabilir.
Fiş, fatura yerine geçmez ama e-fatura ile bağlantı kurmak yasal kayıt bütünlüğü açısından önemlidir.
Yeni Nesil ÖKC’lerin Avantajları Nelerdir?
Yeni nesil ÖKC’ler,
- satış bilgilerini anlık olarak GİB’e iletir,
- POS cihazlarıyla entegre çalışır ve
- hem fiş hem ödeme işlemini tek cihazla yapmanı sağlar.
Üstelik internet bağlantısıyla uzaktan güncellenebilir, vergi güvenliği sağlar ve iş yükünü önemli ölçüde azaltır.
Ayrıca, entegrasyon kabiliyetiyle e-fatura süreçlerini de kolaylaştırır.
