e-Faturaların alıcı ve satıcı arasındaki iletim süreci çok hızlı bir şekilde gerçekleşse de elektronik iletimin takibini yapmak yine de gerekli olmaktadır. Bu sürecin aşamaları ise e-Fatura Durum Kodu ile takip edilir.
Bir satış işlemi gerçekleştirdiniz, diyelim. Bu işlemin sonunda keseceğiniz e-fatura elektronik ortamda oluşturulur ve gönderilir. Her ne kadar bu süreç çok hızlı ve somut olarak görünürlüğü olmadan ilerlese de arka tarafta belli aşamalardan geçer. İşte, e-faturanın alıcıdan satıcıya iletilirken geçtiği aşamaların her biri belli kodlarla tanımlıdır ve bu kodlara da “e-Fatura Durum Kodu” adı verilir.
e-Fatura Durum Kodlarının Anlamı Nedir?
e-Faturanın iletim sürecindeki her bir aşama belli bir kodla tanımlıdır. Bu kodlar faturanın hangi aşamada olduğunu, iletim sürecinde bir aksama yaşanıyor ya da bir sorun çıkıyorsa bununla ilgili nasıl bir aksiyon alınması gerektiğini ifade eder.
e-Fatura Durum Kodları Nelerdir?
- 1000: Zarf Kuyruğa Eklendi
Bu aşamada göndericinin fatura belgesi olan zarfı oluşturduğu ve Merkez Birim’e gönderdiği görülür. Zarf, Merkez Birim’de kuyruğa alınır.
- 1100: Zarf İşleniyor
Kuyrukta bekleyen zarfın işlenmek üzere sırasının geldiği anlaşılır. Durum kodu güncellendikten sonra GİB üzerinden kontrolü yapılabilir.
- 1110: Zip Dosyası Değil
Temelde bir hata kodudur ve zarfın .zip uzantılı formatta olmadığını işaret eder. Böyle bir hata durumunda faturayı yeniden göndermeniz gerekir.
- 1111: Zarf ID Uzunluğu Geçersiz
Her zarf için bir ID belirlenir ve uzunluğunun 32 karakter olması gerekir. 1111, bu şartın sağlanamadığı durumlarda göreceğiniz koddur.
- 1130: Zip Açılamadı
Zarf dosyası ya da GİB’den kaynaklı geçici sorunlar sebebiyle zarfın okunmadığını ifade eder. Faturanın tekrar gönderilmesi gerekir.
- 1131: Zip Bir Dosya İçermeli
Zarf içinde dosyanın bulunmadığını ifade eder. Faturayı yeniden göndermeniz gerekir.
- 1132: XML Dosyası Değil
Zarf içindeki dosyanın XML formatında olmadığını gösterir. Fatura yeniden gönderilmelidir.
- 1133: Zarf ID ve XML Dosyasının Adı Aynı Olmalı
Adların aynı şekilde oluşturulması ve yeniden gönderilmesi gerekir.
- 1140: Doküman Ayrıştırılamadı
Faturanın doğru şekilde çıkarılamaması anlamına gelir, yeniden gönderilmelidir.
- 1141: Zarf ID Yok
ID’nin boş olması hatası giderilmeli ve yeniden gönderim yapılmalıdır.
- 1142: Zarf ID ve .zip Dosyasının Adı Aynı Olmalı
Aynı isimlendirme yapılarak fatura yeniden gönderilmelidir.
- 1150: Schematron Kontrol Sonucu Hatalı
Faturanın GİB standartlarında olmadığını gösteren koddur. Hatanın giderilip faturanın tekrar gönderilmesi gerekir.
- 1160: XML Şema Kontrolünden Geçemedi
Faturayı alan tarafın XML kontrollerinden de geçmesi gerekir. Bu hata kodu alındığında fatura alıcısının da uyarılması ve hatalı alanların düzeltilmesinden sonra fatura tekrar gönderilmesi gerekir.
- 1162: İmza Kaydedilmedi
Gönderimden önce faturada imza kontrolü yapılması gerektiğini ifade eder. Tekrar gönderim yapılmalıdır.
- 1163: Gönderilen Zarf Sistemde Daha Önce Kayıtlı Olan Bir Faturayı İçermektedir
Merkez Birim’deki posta kutusundan “Hedeften Sistem Yanıtı Gelmedi” anlamındaki 1220 kodu alınması halinde, aynı faturalar yeni bir zarfla gönderildiğinde alınan koddur. Faturanın tekrar gönderilmesi gerekir.
- 1171: Gönderici Birim Yetkisi Yok
GB olarak tanımlanması gereken gönderim birim etiketinin PK olarak tanımlanması halinde bu durum kodu alınır. Fatura yeniden gönderilmelidir.
- 1172: Posta Kutusu Yetkisi Yok
PK tanımlı olması gereken posta kutusu etiketinde GB’nin tanımlı olması halinde alınan koddur. Faturanın tekrar gönderilmesi gerekir.
- 1175: İmza Yetkisi Kontrol Edilemedi
Alıcının ekstra kontrol istemesi halinde alınan koddur. Yeniden fatura gönderimi yapılmalıdır.
- 1176: Geçersiz İmza
İmza doğrulamasının geçersiz olduğunu gösterir. “İmza doğrulama” yapılarak faturanın yeniden gönderilmesi gerekir.
- 1181: Adres Bulunamadı
Alıcıya ait etiket bilgisi, VKN ya da TCKN’nin değişmiş olabileceğini gösteren koddur. Alıcı ile iletişime geçilmeli ve doğru bilgi ile fatura yeniden gönderilmelidir.
- 1200: Zarf Başarıyla İşlendi
Süreç boyunca herhangi bir hata alınmadığında çıkan koddur. Bu kodun görünmesi ile zarfın durumu ve sistem yanıtı Gönderici Birime iletilir. Bu esnada bir hata oluşsa dahi sonraki aşamaya geçilir.
- 1210: Doküman Bulunan Adrese Gönderilemedi
Alıcıya gönderim sırasında hata oluşması ve gönderimin gerçekleşmemesi halinde bu kod alınır. Bu aşamada Merkez Birim gönderim işlemini 4 kere daha tekrar eder. 1210 olarak görünen kod, deneme süreçlerinde 1215, 1220, 1230 ya da 1300 olarak değişir.
- 1215: Doküman Gönderimi Başarısız. Tekrar Gönderme Sonlandı.
GİB tarafından belirlenmiş olan 4 kez gönderim deneme süreci tamamlanmış ama fatura gönderilememişse bu kod karşınıza çıkar. Faturanın yeniden gönderilmesi gerekir.
- 1220: Hedeften Sistem Yanıtı Gelmedi
Alıcı, başarılı bir şekilde faturayı aldığı zaman görünen koddur. Ancak bu kod alındığında 2 gün süre ile beklenmeli ve yeni bir fatura o şekilde gönderilmelidir. 2 gün içerisinde 1220 kodu, 1230 ya da 1300 kodlarından biri ile güncellenmezse fatura alıcısı ile görüşülmelidir.
- 1230: Hedeften Sistem Yanıtı Başarısız Geldi
İade süreci başlatılmamalı, fatura yeniden gönderilmelidir.
- 1300: Başarıyla Tamamlandı
Zarfın başarılı bir şekilde alıcıya ulaştığı ve sürecin tamamlandığı anlamına gelir.
Yukarıdaki hata kodlarına ek olarak aşağıdaki tüm kodları aldığınız takdirde faturayı yeniden göndermeniz gerekir:
- 1120: Zarf Arşivden Kopyalanamadı
- 1143: Geçersiz Versiyon
- 1161 Kodu: İmza Sahibi TCKN/VKN Alınamadı
- 1170 Kodu: Yetki Kontrol Edilmedi
- 1176: İmza Sahibi Yetkisiz
- 1180: Adres Kontrol Edilmedi
- 1182: Kullanıcı Eklenemedi
- 1183: Kullanıcı Silinemedi
- 1190: Sistem Yanıtı Hazırlanamadı
- 1195: Sistem Hatası