Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yaptığı düzenlemeler sayesinde hem e-fatura hem de e-arşiv fatura kullanımı her geçen yıl artıyor.
Zaman zaman bu faturaları sorgulamanız, alıcıya ulaştığından ya da onaydan geçtiğinden emin olmanız gerekebilir. Bu gibi durumlarda e-arşiv faturayı nasıl sorgulayacağınızı bilmeniz önemli.
e-Arşiv fatura sorgulama işlemini nasıl yapacağınız ve yaparken nelere dikkat edebileceğiniz ile ilgili detayları anlattık.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv faturalar, mal/hizmet alışverişindeki taraflardan biri e-fatura kullanıcısı diğeri kağıt fatura kullanıcısı olduğu durumlarda kesilir. Elektronik ortamda düzenlenen ve gönderilen bir fatura türüdür. İsteyen kullanıcılar kağıt olarak da iletebilir.
e-Arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın geliştirdiği, kullanıcıların fatura süreçlerini elektronik ortama taşıyan bir uygulamadır.
e-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?
Gelir İdaresi Başkanlığı, e-arşiv fatura ve e-fatura gibi e-belge işlemleriniz için çeşitli hizmetler sunuyor. e-Arşiv fatura sorgulama da bunlardan biri. GİB e-arşiv fatura sorgulama sistemi üzerinden kısa sürede e-arşiv fatura sorgulaması yapabilirsiniz.
e-Arşiv sorgulama ile faturaların doğruluğunu teyit etme şansınız olur. GİB üzerinden fatura sorgulama işlemini ücretsiz yapabilirsiniz.
Bu işlem sırasında faturayı kesen mükellefe ait bilgileri doğru girmeye dikkat etmeniz gerekiyor.
Elektronik ortamda yapacağınız e-arşiv fatura sorgulama ile çok kısa sürede internet bağlantısı olan her yerden fatura sorgulaması yapmanız mümkün.
e-Arşiv Fatura Sorgulama Yöntemleri Nelerdir?
e-Arşiv fatura sorgulama yalnızca GİB üzerinden yapılmaz. Bunun için farklı birkaç yöntem var. Şimdi bu yöntemlerin detaylarına bakalım.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Üzerinden Sorgulama
e-Arşiv fatura sorgulamasını ebelge.gib.gov.tr adresi üzerinden gerçekleştirebilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geliştirilmiş olan bu portala girdiğiniz zaman üst menüde yer alan “e-Arşiv” başlığına geldiğinizde bir açılır menü göreceksiniz.
Bu açılır menüde, alt satırda yer alan “e-Arşiv Fatura Sorgulama” kısmına tıklandığında ise sorgulama yapacağınız sayfaya yönlendirileceksiniz.
Bu sayfada ise öncelikle;
- Satıcı VKN/TCKN
- Fatura No
- Ödenecek tutar bilgilerini girmeniz gerekir.
Ardından sayfanın sizin için verdiği ve her girişte değişmekte olan “Güvenlik Kodu”nu girerek doğrulama yapmalısınız.
Tüm bu bilgileri doğru bir şekilde ve eksiksiz olarak girdikten sonra, ilgili e-arşiv faturayı sorgulayabilirsiniz.
Özel Entegratör Sistemleri ile Sorgulama
e-Arşiv uygulamasını kullanmak için yine GİB tarafından onaylanmış olan özel entegratörler ile çalışabilmeniz de mümkün.
Bu bağlamda, sizin yalnızca bir özel entegratör ile çalışmaya başlamanız yeterli olur. Bu sayede kendi başınıza yapmak zorunda olduğunuz tüm adımlar entegratör aracılığı ile kolayca tamamlanır.
Fatura Üzerinden Sorgulama
1 Eylül 2023 tarihinden itibaren; e-arşiv fatura, e-fatura, e-SMM gibi pek çok e-belgede karekod bulundurma zorunluluğu başladı. Neredeyse tüm elektronik belgeleri kapsayan bu zorunluluk, faturaların sorgulanmasını da kolaylaştırdı.
e-Arşiv fatura üzerindeki karekodu bir akıllı telefon, tablet, QR okuyucu gibi araçlarla okutarak faturaların doğruluğunu kontrol edebilirsiniz.
Ancak örneğin telefon ile QR okuttuğunuzda fatura kesen tarafın VKN bilgisi çıkar. Sonuç olarak yine GİB üzerinden sorgulama yapmanız gerekir.
Karekod Standardı Kılavuzunu inceleyebilirsiniz.
e-Arşiv Fatura Sorgularken Dikkat Edilmesi Gerekenler
e-Arşiv sorgulama işleminin adımları basit olsa da bu işlemi yaparken dikkat etmeniz gereken bazı noktalar bulunuyor. Bu noktalardan herhangi birini yanlış yapmak sistemin size yanlış sonuç vermesine ya da hiçbir sonuç göstermemesine sebep olabilir.
Dikkat etmeniz gereken noktalar ise şu şekilde:
- e-Arşiv üzerinden sorgusunu yapacağınız faturanın e-arşiv üzerinden düzenlenip düzenlenmediğinden emin olun. Bunun için faturayı kesen mükellefin e-arşiv uygulamasına dahil olup olmadığını yine GİB web sitesi üzerinden sorgulayabilirsiniz.
- Faturayı düzenlemiş olan mükellefin vergi numarası ya da T.C. kimlik numarası bilgilerinden hangisini kullanacaksanız bu bilginin doğruluğundan emin olun.
- Her faturada o faturaya özgü olarak bulunan “Fatura Numarası” bilgisini portala girerken doğru bir şekilde girdiğinizden emin olun.
- Fatura üzerinden iki farklı tutar bilgisi yer alır. Bunlardan biri “Ödenecek Tutar”, diğeri ise “Toplam Tutar / Genel Toplam” olarak belirtilir. Sorgulama işlemi sırasında “Ödenecek Tutar” bilgisinin girilmesi istenir. Bu tutarı yazarken kuruş hanelerinin doğru yazıldığından emin olun.
- Sayfaya her girişte yenilenecek olan ve farklı kombinasyonlarda yer alan “Güvenlik Kodu” kısmındaki her harf ve rakamın doğru olarak girildiğinden ve eğer varsa küçük/büyük harflerin farkının doğru olduğundan emin olun.
e-Arşiv Fatura Sorgulamada Sık Karşılaşılan Sorunlar ve Çözümleri
e-Arşiv sorgulaması yaparken bazı hatalar alabilirsiniz veya sistem uyarı verebilir. İşte e-arşiv fatura sorgusunda sık karşılaşılan sorunlardan bazıları ve çözüm yolları:
Sorgulama Yapılamıyor Hatası
Sorgulama yaparken “İlgili fatura GİB sisteminden geçmemiş ve/veya alıcıya başarıyla ulaştırılamamıştır” uyarısı alabilirsiniz. Bu hata, fatura GİB’e geçmediğinde alınır.
Yanlış bilgi girişi nedeniyle böyle bir hata aldığınızda, e-fatura kesmek için kullandığınız yöntem üzerinden doğru bilgileri girerek tekrar göndermeniz gerekir.
Fatura Bulunamıyor Hatası
Kesilen faturaların aynı gün içerisinde sisteme düşmesi gerekir ancak bazen GİB kaynaklı gecikmeler olabilir. Faturanız henüz sistemde değilse “fatura bulunamıyor” uyarısını görebilirsiniz.
Bu durumda GİB kaynaklı bir gecikme olup olmadığını kontrol etmek için destek ekibi ile iletişime geçebilirsiniz.
Teknik Sorunlar ve GİB Destek
e-Arşiv ve e-fatura gibi e-belge uygulamalarında teknik sorunlarla karşılaşabilirsiniz. Bir özel entegratör ya da ön muhasebe programı kullanıyorsanız hizmet sağlayıcının destek ekibiyle iletişime geçmek size çok yardımcı olur.
Öte yandan karşılaştığınız teknik sorunlar için GİB üzerinden de çözüm bulabilirsiniz.
Örneğin;
- GİB Forum’da benzer sorunları yaşayan mükelleflerin daha önceden açtığı soruları inceleyerek onlara verilen yanıtlar ile çözüm bulabilirsiniz.
- Vergi İletişim Merkezini arayarak (189) Gelir İdaresi Başkanlığı ile iletişime geçebilirsiniz. Bu sayede GİB elektronik hizmetleri ve daha pek çok konuda danışmanlık ile doğru bilgiye hızla ulaşabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
1. e-Arşiv faturalar nereden görüntülenir?
GİB e-belge sisteminde “e-Arşiv Fatura Sorgulama” bölümüne giderek istenen bilgileri girdikten sonra e-arşiv faturaları görüntüleyebilirsiniz.
Özel entegratör veya bir ön muhasebe yazılımı kullanıyorsanız da sistem üzerinden e-arşiv faturalarınızı görebilirsiniz.
Ancak burada unutmamanız gereken bir nokta var: Eğer e-arşivi bir özel entegratör ya da muhasebe programında kullanıyorsanız sadece kestiğiniz faturaları görebilirsiniz. Sizin adınıza kesilen e-arşiv faturalar sadece GİB’e düşer.
2. e-Arşiv sisteme ne zaman düşer?
GİB kaynaklı bir teknik problem yaşanmadığı sürece e-arşiv faturalar aynı gün içerisinde sisteme düşer. Ancak yine de GİB sistemin ne zaman güncelleneceği konusunda net bir sıklık söz konusu değil.
Entegratör kullananlar için GİB’e yansıma süresi ise raporlama ile ilgili. Entegratörler ne zaman raporlama yaparlarsa GİB’e o zaman düşüyor.
3. e-Arşiv fatura sisteme neden düşmez?
e-Arşiv faturada yanlış bilgi girildiyse faturanız onaylanmaz ve sisteme düşmez. Ayrıca GİB üzerinde teknik bir sorun varsa da fatura sisteme düşmez.
4. e-Arşiv fatura dökümü nasıl alınır?
GİB portalda arşiv bölümünden faturanızı indirerek yazdırabilirsiniz. Bu işlem, özel entegratörler ve muhasebe programlarında da genellikle benzer şekilde gerçekleştirilir.
5. e-Arşiv faturası nasıl tebliğ edilir?
e-Arşiv faturasını tebliğ etmenin farklı yolları var. e-Arşiv faturalar hem elektronik ortamda e-posta yoluyla ve PDF formatın hem de kağıt fatura şeklinde iletilebilir.
6. e-Arşiv fatura bilgisi ne demek?
e-Arşiv fatura, fatura gönderilecek kişi ya da işletme e-fatura mükellefi olmadığı durumlarda düzenlenen bir elektronik fatura türüdür.
Elektronik ortamda düzenlenir ve iletilir ancak kağıt fatura olarak iletilmesi de mümkündür.
7. e-Arşiv fatura sorgulama ücretli mi?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ilgili portalından ücretsiz şekilde e-arşiv fatura sorgulaması yapabilirsiniz.
8. e-Arşiv fatura numarası kaç haneli?
e-Arşiv fatura numarası 16 hanelidir.
9. e-Arşiv fatura kaç gün içinde onaylanır?
Türk Ticaret Kanunu’na göre faturayı alan taraf, 8 gün içerisinde faturayı onaylamalı. Reddedecekse de bu 8 günlük süre içerisinde reddetmeli.
8 günlük süre, faturanın alıcıya ulaştıktan sonra başlıyor.
10. e-Arşiv fatura sorgulama işlemi güvenli midir?
GİB üzerinden yapacağınız e-arşiv fatura sorgulama ya da e-arşiv fatura görüntüleme gibi işlemlerin tamamı güvenlidir.
Bizim Hesap ile e-Arşiv Faturaya Geçmenin Avantajları
Bizim Hesap, GİB tarafından onaylı özel entegratörler ile hizmet verir. Bu doğrultuda Bizim Hesap üzerinden e-arşiv uygulamasını kullanmaya başlayabilir ve pek çok avantaj elde edebilirsiniz:
- Bizim Hesap ile e-arşiv fatura uygulamasına geçmek için kurulum ya da ek ücretler ödemezsiniz.
- Bizim Hesap ile çok daha hızlı ve güvenli bir şekilde e-arşiv uygulaması kullanmaya başlayabilirsiniz.
- e-Arşiv fatura sorgulama gibi işlemlerin tümünü kullanımı kolay bir yönetim paneli üzerinden, farklı filtreleme seçenekleri ile hızlıca yapabilirsiniz.
- Çok uygun fiyatlarla hizmet veren Bizim Hesap sayesinde profesyonel bir hizmeti uygun fiyata alabilirsiniz.
- Sadece Bizim Hesap kullanıcılarına özel olan pek çok farklı özellik ve avantajdan faydalanabilirsiniz.
Siz de hemen Bizim Hesap ile e-arşiv uygulamasına geçin, rahat edin.
