509 sıra no’lu VUK genel tebliğine göre akaryakıt firmaları da e-fatura zorunluluğu kapsamında. Peki akaryakıt firmaları için e-fatura zorunluluğu detayları nelerdir? Akaryakıt firmalarının nelere dikkat etmesi gerekir?
Tüm bu soruların ve çok daha fazlasının cevabı yazımızda.
Akaryakıt Firmaları için e-Fatura Zorunluluğu Nedir?
Yasal düzenlemeye göre; EPDK’dan lisans alanlar (akaryakıt firmaları dahil), lisans alımı veya imal, inşa veya ithalin gerçekleştirildiği ayı izleyen 4. ayın başından itibaren e-fatura uygulamasına geçmek zorunda.
Dolayısıyla akaryakıt firmaları, e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Bu zorunluluğun amacının kayıt dışı ekonomiyi ve kaçak akaryakıtı engellemek olduğunu söyleyebiliriz.
Akaryakıt Faturaları e-Fatura Sistemine Nasıl Dahil Edilir?
Diyelim EPDK’dan lisans aldınız ve akaryakıt sektöründesiniz. Bu durumda lisans işlemini takip eden 4. ayın başından itibaren e-faturaya geçiş yapmanız gerekiyor. Geçiş için iki yöntemden birini tercih edebilirsiniz;
- e-Fatura entegratörü aracılığıyla geçiş,
- GİB Portal ile geçiş.
e-Fatura başvuru süreci hakkında detaylı bilgiye, “e-Fatura Mükellefi Nedir? Nasıl Olunur? Nasıl Sorgulanır?” yazımızdan ulaşabilirsiniz. Özetle, gerekli belgeleri hazırlayıp mali mühür/e-imza aldıktan sonra kısa süre içinde e-faturaya geçiş yapabilirsiniz.
e-Fatura Zorunluluğu Akaryakıt Firmalarını Nasıl Etkiler?
Akaryakıt firmalarını kapsayan e-fatura zorunluluğu, hem operasyonel süreçleri hem maliyetleri etkiler.
Hız ve verimlilik artar
Kağıt fatura kesmek, arşivlemek gibi işlemlerin tümü, zaman alan süreçlerdir ve e-fatura ile bunlar ortadan kalkar. e-Faturaların elektronik ortamda anında iletilmesi, operasyonel süreçleri hızlandırır ve verimliliği artırır.
Özellikle yoğun satış yapan bir akaryakıt istasyonunu düşündüğümüzde bu büyük bir avantajdır.
Hatalar oranı azalır
Bir işlem ne kadar manuel yürütülürse hata oranı o kadar fazladır. Manuel fatura düzenlemede oluşabilecek hatalar (yanlış tutar gibi), e-fatura sayesinde minimuma iner.
Güvenli arşivleme imkanı doğar
Kağıt faturaları arşivlemek, zaman alıcı ve çok da güvenilir olmayan bir yöntem. e-Fatura sistemi, fiziksel arşivleme ihtiyacını ortadan kaldırır. Üstelik dijital ortamda arşivleme, hem gerektiğinde belgelere hızlıca ulaşmanızı sağlar hem de daha güvenlidir.
Entegrasyon ile yönetim kolaylaşır
e-Fatura sistemini, muhasebe programı gibi ilgili yazılımlarla entegre şekilde kullanabilirsiniz. Bu sayede satış verileri otomatik olarak e-faturaya dönüştürülebilir. Birbirine entegre olan sistemler, daha kolay ve stratejik bir yönetim sağlar.
e-Fatura Zorunluluğuna Uymayan Akaryakıt Firmaları Ne Gibi Cezalar Alır?
e-Belge olarak düzenlenmesi gereken belgeler kağıt olarak düzenlenirse, hiç düzenlenmemiş sayılır. e-Belge olarak düzenlenmesi zorunlu belgeler kağıt olarak düzenlenirse ya da hiç düzenlenmezse, cezai yaptırım uygulanır.
2025 yılı cezaları dikkate alındığında, eğer fatura düzenlenmezse;
- her bir tespit için 14 bin TL ve
- faturada yazması gereken meblağ (ya da meblağ farkının) %10’u kadar özel usulsüzlük cezası uygulanır.
Üstelik uygulanan ceza, her bir tespit için giderek artar.
İlginizi çekebilir: Fatura Kesmeme Cezası Nedir? 2025 Yılında Ne Kadardır?
Akaryakıt Faturaları Otomatik Takip için Hangi Yazılımlar Kullanılır?
e-Fatura entegratörleri
GİB onaylı e-fatura entegratörleri ile e-fatura ve e-arşiv fatura süreçlerini yönetebilirsiniz. Bu sayede;
- tedarikçiden gelen tüm faturalar tek bir panelde toplanır,
- faturalar, gereken süre boyunca arşivlenir,
- faturaların yasal geçerliliği kontrol edilir,
- kullandığınız muhasebe programı ile entegre olarak kolay yönetim sağlar.
Ön muhasebe programları
Tüm finansal süreçlerinizi yönetmek için kullandığınız ön muhasebe programını, e-fatura süreci için de kullanabilirsiniz. Bu programlar, e-fatura entegratörleri ile birlikte çalışır. Dolayısıyla e-faturaların gerekli muhasebe kayıtları da kolayca yapılabilir.
Üstelik muhasebe programında filo takip sistemi benzeri bir özellik varsa;
- “hangi araç, nereden, ne kadar yakıt aldı?
- toplam yakıt giderleri ne kadar?” gibi tüm sorularınıza yanıt verecek verilere, tek bir program üzerinden ulaşabilirsiniz.
Filo yönetim sistemleri
Araç filosu olan işletmelerin ihtiyaç duyabileceği bir yöntemdir. Bu sistemler, yakıt takibini çok daha detaylı yapabilmenizi sağlar. Araç takip sistemleri sayesinde yakıt alım verileri anlık olarak sisteme düşer.
Her firmanın ihtiyaçları farklı olduğu için tek bir yöntemin hepsine uygun olduğunu söylemek doğru olmaz. Ancak muhasebe, e-fatura, araç yönetim sistemlerinin birbirine entegre şekilde çalışması, tüm işletmelerin işini kolaylaştırır.
Filonuzun Yakıt Takibi Elinizin Altında!
Opet entegrasyonu ile şirketinize tanımlanan tüm araçlarınıza günlük yakıt alım limiti belirleyebilir; aldıkları yakıt miktarını ve konum bilgilerini anlık olarak Bizim Hesap’ta takip edebilirsiniz.
e-Fatura ile Akaryakıt Fatura Takibi Nasıl Kolaylaşır?
Akaryakıt faturalarını yönetmek, özellikle araç sayısı fazla olan işletmeler için büyük bir yük. Her bir aracın yakıt alım fişini saklamak, muhasebeye iletmek ve manuel olarak sisteme işletmek, zamanınızı ve kaynaklarınızı boşa harcamanıza neden olur.
e-Fatura sistemi, bu karmaşayı dijitale taşıyarak kolaylaştırır.
Otomatik veri girişi
Akaryakıt istasyonundan alınan her bir fişi/faturayı tek tek muhasebeye ulaştırmak, manuel olarak kaydetmek gerekiyordu. Artık e-fatura ile ilgili tüm faturalara anlık olarak sistemden erişebilirsiniz.
Bu, aynı zamanda manuel veri girişini ortadan kaldırarak hata riskini en aza indirir ve arşivlemeyi kolaylaştırır.
Tek platformdan takip
e-Fatura, tüm yakıt alım bilgilerini merkezi bir platformda toplar. Böylece tüm faturaları tek bir dijital platform üzerinden görebilir ve kontrol edebilirsiniz. Bu, denetim sürecini kolaylaştırır.
Raporlama imkanı
e-Fatura sistemi, bu verileri dijitale taşıdığı için raporlama ve analiz imkanı da artar. Bu sayede;
- hangi aracın en çok yakıt tükettiğini,
- hangi şoförün daha verimli kullandığını veya
- hangi dönemlerde yakıt giderlerinin arttığını kolayca analiz edebilirsiniz.
Bu raporlar, gereksiz giderleri tespit etmenizi ve maliyetleri düşürmeye yönelik stratejiler geliştirmeniz için yol gösterir.
Zaman tasarrufu
e-Fatura çözümleri, kullandığınız ön muhasebe programı ya da filo yönetim programı gibi sistemler ile entegre olabilir. Bu entegrasyon ile gelen e-faturalar otomatik olarak muhasebe programınıza gider.
Bu da zamanınızı daha verimli kullanmanızı ve manuel veri girişi yerine daha stratejik işlere odaklanmanızı sağlar.
Opet’te Yakıt Almak Bizim Hesaplılara Çok Kolay!
Taşıt Tanıma Sistemi ile aracınızdan inmenize bile gerek kalmadan önceden sisteme girdiğiniz kredi kartınızla otomatik olarak ödeme yapabilirsiniz.
Otomatik Akaryakıt Fatura Takibi için Gerekli Adımlar Nelerdir?
Akaryakıt fatura takibini otomatikleştirmek için şu adımları takip edebilirsiniz:
1. e-Faturaya geçiş
Otomatik fatura takibinin ilk adımı, yasal zorunluluk da olan e-faturaya geçiştir. Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) başvurarak bu süreci başlatmalısınız. Bir e-fatura entegratörüyle çalışmak bu süreci sizin için kolaylaştırır.
2. Özel entegratör seçimi
Bu hizmeti alabileceğiniz birçok firma var. Kullanım kolaylığı, müşteri desteği, güvenlik gibi bazı kriterlere dikkat ederek ihtiyacınıza en uygun entegratörü seçebilirsiniz.
3. Muhasebe programı entegrasyonu
e-Fatura entegratörü ile muhasebe programınızı entegre ederek e-faturaları muhasebe programınızdaki ilgili gider hesaplarına otomatik olarak işlenmesini sağlayabilirsiniz.
4. Filo yönetim sistemi
Araç filosu olan işletmeler için bir filo yönetim sistemi ihtiyacı olabilir. Bu sistem, araçlardan aldığı verileri, e-fatura verileriyle eşleştirir. Bu sayede araçlara dair verileri analiz edebilirsiniz.
Bu adımları takip ederek akaryakıt fatura takibini otomatik hale getirebilir ve süreçlerinizi daha verimli şekilde yönetebilirsiniz.
Akaryakıt Faturaları için e-Fatura Maliyetleri Nelerdir?
Akaryakıt firmalarının e-fatura maliyetleri, tercih ettikleri yönteme göre değişir. En yaygın yöntem olan özel entegratör hizmeti, genellikle fatura başına fiyatlandırma yapar.
Bu yöntemde, gönderdiğiniz veya aldığınız her fatura için belirli bir ücret ödersiniz. Bazı entegratörler ise aylık veya yıllık abonelik paketleri de sunar. Bu paketler, belirli bir fatura sınırı içerir ve kotayı aştığınızda ek ücret yansıtılabilir.
Özetle e-faturaya geçişin maliyeti, fatura hacmine ve tercih ettiğiniz entegrasyon modeline bağlıdır.
İlginizi çekebilir: Ulusal Taşıt Tanıma Sistemi (UTTS) Nedir?
e-Fatura ile Akaryakıt Faturası Arşivleme Nasıl Yapılır?
e-Fatura uygulaması, akaryakıt faturalarının arşivlenmesini kolaylaştırır. Artık fiziksel faturalar ile uğraşmak zorunda kalmazsınız. Bunu iki yöntem ile yapabilirsiniz:
Özel entegratör ile arşivleme
Pek çok işletme, e-fatura süreçlerini yönetmek için özel entegratörlerle çalışır. Bu entegratörler, fatura düzenlemenin yanında arşivleme hizmeti de sunar. Böylece sisteminizdeki tüm e-faturaları güvenle ve otomatik olarak arşivleyebilirsiniz.
Yasal saklama süresi boyunca bu faturalara kolayca erişebilir ve kontrol edebilirsiniz.
Kendi sisteminizde arşivleme
Özellikle işlem hacmi büyük işletmeler, e-fatura süreçlerini kendi sistemleri ile yönetmeyi tercih edebilir. Bu durumda e-faturalarınızı kendi bilgi işlem sistemlerinizde arşivleyebilirsiniz.
Bu yöntemde faturalarında yasal süre boyunca saklanması sizin sorumluluğunuzdadır. Bu durumda yedekleme ve istenmeyen durumlar için gerekli hazırlığa ve altyapıya sahip olmak önemli.
Otomatik Akaryakıt Fatura Takibi ile Hangi Hatalar Önlenir?
Otomatik akaryakıt fatura takibi, manuel süreçlerde sıkça karşılaşılan birçok hatayı önler. İşte en yaygın olanlardan bazıları:
1. Yanlış veri girişleri
Fatura tutarının ya da yakıt miktarının sisteme yanlış girilmesi, finansal raporlarda hatalara yol açar. Ayrıca fatura üzerindeki bilgilerin yanlış girilmesi, denetimlerde de sorun çıkarabilir.
Otomatik takip ile bu risk tamamen ortadan kalkar.
2. Kayıp ya da gözden kaçan faturalar
Toplanan fiş ve faturaların kaybolması ya da yoğun tempodan dolayı bazı faturaların unutulup sisteme işlenmemesi, giderlerin kayıtlara geçmemesine neden olur. Otomatik sistemde tüm faturalar anında ve eksiksiz olarak kaydedilir.
3. Operasyonel hatalar
Örneğin aynı faturanın birden fazla kez sisteme girilmesi, finansal tabloların şişmesine neden olabilir. Neyse ki sistem, mükerrer faturaları otomatik olarak tespit edebilir.
Akaryakıt Firmalarında e-Fatura Entegrasyonu Ne Kadar Sürer?
e-Fatura entegrasyon süresi,
- firmanın büyüklüğüne,
- mevcut altyapısı,
- tercih ettiği yöntem gibi faktörlere göre değişir.
Ancak genel olarak bu süreç, birkaç adımdan oluşur. Mali mühür/e-imza temini, başvuru, sistem kurulumu ve entegrasyon, genel adımlardır. Bu süreç özel entegratör aracılığıyla yapılırsa kolaylaşır ve kısa sürer.
Etkileyen değişkenler olsa da genel olarak 1 hafta gibi bir sürede geçiş tamamlanabilir.
Biz’de e-Faturaya Geçmek, 10 Dakikalık* İş!
e-Fatura mükellefi olun veya olmayın Bizim Hesap’ın uzman destek ekibiyle dakikalar içinde e-Faturaya geçiş yapabilirsiniz. Üstelik sadece bir telefonla!
*Mali mühür ve e- İmza süreci bekleme süreci hariç.
