Ay sonunda kayıp bir faturayı aramak ya da raporlanmamış bir belge yüzünden cezayla karşılaşmak, yanlış program kullanmanın sonuçlarından biridir. Doğru e-arşiv fatura programı ise faturayı saniyeler içinde keser, yasal süre boyunca saklar ve muhasebenize otomatik işler.
Gelin yasal uyumlu ve kolay bir e-arşiv programında olması gerekenleri birlikte inceleyelim.
Genel Bakış
- e-Arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara elektronik olarak düzenlenen ve GİB’e raporlanan faturadır.
- 1 Ocak 2026’dan itibaren bilanço esasına göre defter tutan mükellefler, tutar sınırı olmaksızın e-arşiv fatura düzenler.
- Basit usul ve işletme hesabı mükellefleri, KDV dahil 3.000 TL’yi aşmayan faturaları 31 Aralık 2026’ya kadar kağıt olarak düzenleyebilir.
- GİB uyumlu e-arşiv yazılımı; fatura türü seçimi, raporlama, iptal ve saklama süreçlerini mevzuata uygun yürütür.
- İyi bir elektronik fatura programı, e-arşiv sistemini ön muhasebe, stok ve satış kanallarıyla tek yerde birleştirir.
- e-Fatura ve e-arşivi aynı panelde yöneten bir e-dönüşüm programı, işletme büyüdüğünde sistem değiştirme ihtiyacını ortadan kaldırır.
GİB Standartları ve Güncel Mevzuatla Uyumlu Olmalı
İlk bakmanız gereken özellik GİB uyumudur. e-Arşiv mevzuatı sık değişir ve e-belge uyumluluğu eksik bir e-arşiv fatura sistemi sizi usulsüzlük cezası riskiyle karşı karşıya bırakır.
- GİB izinli altyapı: GİB uyumlu e-arşiv programı, GİB’den izin almış bir özel entegratör üzerinden çalışır.
- e-Arşiv teknik standartları: Faturaları GİB’in belirlediği UBL-TR formatında oluşturmalı ve otomatik raporlamalıdır.
- Mevzuat takibi: Mevzuattaki değişiklikleri hızla sisteme yansıtmalıdır.
Örneğin 1 Ocak 2026'dan itibaren bilanço esasına göre defter tutan mükellefler, tutar sınırı olmaksızın e-arşiv fatura düzenliyor. Basit usul ve işletme hesabı mükellefleri ise 589 Sıra No’lu Tebliğ uyarınca KDV dahil 3.000 TL’yi aşmayan faturaları 31 Aralık 2026'ya kadar kağıt olarak düzenleyebiliyor.
Doğru Fatura Türünü Belirlemeyi Kolaylaştırmalı
Alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlersiniz. İyi bir program bu kararı sizin yerinize verir:
- Otomatik e-fatura mükellef kontrolü: Vergi numarasını girdiğiniz anda alıcının GİB kaydını sorgular.
- Doğru fatura türü: e-Fatura ve e-arşiv sorgulama sonucuna göre belge tipini otomatik seçer.
- Tek ekran: e-Arşiv fatura oluşturma ve e-fatura kesme işlemlerini aynı ekranda yaparsınız.
Zorunlu Fatura Bilgilerinin Eksiksiz Girilmesini Sağlamalı
Eksik bilgiyle kesilen fatura sonradan iptal işi çıkarır. Bu yüzden program, e-arşiv fatura düzenleme sırasında fatura zorunlu alanları dolmadan kaydı tamamlatmamalıdır.
Kontrol etmesi gereken başlıca e-arşiv fatura bilgileri şunlardır:
- Alıcının adı veya unvanı ile vergi ya da T.C. kimlik numarası
- Mal veya hizmetin cinsi, miktarı ve birim fiyatı
- KDV oranı ve tutarı
- İnternet satışlarında web adresi, ödeme şekli ve tarihi, gönderim tarihi ve taşıyıcı bilgileri
Hatalı bir vergi numarası veya boş bir alan olduğunda anlık fatura kontrolü sizi uyarmalıdır.
Fatura Oluşturma Süreci Hızlı ve Kullanıcı Dostu Olmalı
Kolay e-arşiv programı, e-arşiv fatura oluşturma işini birkaç adıma indirir.
Müşteri kartında alıcı bilgilerini, ürün kartında fiyat ve KDV oranını bir kez tanımlarsınız; sonraki faturalarda yalnızca seçersiniz. Sade bir arayüzle muhasebe bilgisi olmayan çalışanlarınız da hızlı fatura kesme işini rahatça yapar.
Toplu Fatura İşlemlerini Desteklemeli
e-Ticaret faturası düzenleyen ya da günde yüzlerce sipariş alan bir işletmede toplu fatura kesme özelliği şarttır.
Toplu e-arşiv ile seçtiğiniz siparişlerin tamamını tek işlemle faturalandırır, çoklu fatura oluşturma sonrasında hepsini aynı anda indirir veya gönderirsiniz. Abonelik ve kira gibi düzenli satışlarda fatura otomasyonu faturaları kendiliğinden oluşturur.
İptal, İade ve Düzeltme Süreçlerini Takip Etmeyi Kolaylaştırmalı
Düzenlenmiş bir e-arşiv faturayı değiştiremezsiniz. Fatura düzeltme için faturayı iptal edip yeniden düzenler ya da iade faturası kesersiniz.
Programda şunları arayın:
- e-Arşiv fatura iptali: İptali program içinden başlatır ve GİB’e raporlandığını görürsünüz.
- e-Arşiv iade faturası: İade faturası, asıl faturanın numarası ve tarihiyle ilişkilendirilir.
- e-Arşiv itiraz kaydı: Alıcıdan gelen itirazlar ve fatura iptal süreci tek yerde izlenir.
İadelerin muhasebe tarafını e-ticarette iade süreçlerinin muhasebeleştirilmesi yazımızda anlattık.
Faturaları Güvenli ve Erişilebilir Şekilde Saklamalı
e-Arşiv faturaları kağıda basmanız gerekmez, ancak elektronik belge saklama yükümlülüğünüz sürer. Vergi Usul Kanunu belgeler için 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu 10 yıl saklama süresi öngörür.
e-Arşiv saklama, en az bu süreler boyunca kesintisiz sürmelidir. Güvenli veri saklama için program verileri şifrelemeli ve düzenli yedeklemelidir. Gerektiğinde tüm fatura arşivinizi toplu indirebilmeniz de e-fatura arşivleme açısından önemlidir.
Eski Faturalara Kolayca Ulaşılabilmeli
Bir vergi incelemesinde iki yıl önceki faturayı hemen bulmanız gerekebilir. Dijital arşiv, ancak eski fatura bulma işini hızlandırıyorsa işe yarar.
- e-Arşiv fatura arama: Fatura numarası, müşteri adı veya tutarla arama yaparsınız.
- Fatura filtreleme: Tarih aralığı, ürün veya vadeye göre listeyi daraltırsınız.
- e-Arşiv fatura görüntüleme: Faturayı indirmeden ekranda açıp kontrol edersiniz.
Faturaların Müşteriye Kolayca İletilmesini Sağlamalı
e-Arşiv faturayı alıcıya elektronik ortamda veya kağıt çıktı olarak iletebilirsiniz. İnternet satışlarında ise faturayı elektronik ortamda iletmek zorunludur.
Programın e-arşiv e-posta gönderme özelliği, faturayı kesildiği anda müşterinin adresine otomatik göndermelidir. Müşteri kağıt çıktı isterse e-arşiv PDF dosyasını indirip yazdırırsınız. Görüntüleme bağlantısıyla dijital fatura paylaşımı da fatura gönderme işini tek adıma indirir.
Ön Muhasebe Süreçleriyle Entegre Çalışmalı
Faturayı kesen program ile e-arşiv muhasebe programınız ayrıysa aynı bilgiyi iki kez girersiniz. e-Arşiv ön muhasebe entegrasyonu bu zahmeti ortadan kaldırır:
- Cari hesap entegrasyonu: Kesilen fatura, müşterinin cari hesabına otomatik işlenir.
- Stok entegrasyonu: Faturadaki ürünler stoktan otomatik düşer.
- Fatura entegrasyonu: Tahsilat eşleştirmesi, KDV ve raporlar fatura verisinden beslenir.
e-Ticaret ve Satış Kanallarıyla Entegrasyonu Desteklemeli
Pazaryerinde veya kendi sitenizde satış yapıyorsanız her siparişi elle faturalamak, hatalara davetiye çıkarır.
e-Arşiv e-ticaret entegrasyonu sunan bir program, Trendyol veya Hepsiburada gibi kanallardan gelen siparişleri otomatik çeker. Pazaryeri fatura entegrasyonu ile sipariş faturalandırma tek adımda tamamlanır ve fatura pazaryerine geri iletilir.
Fatura Durumlarını Takip Etmeyi Kolaylaştırmalı
Faturayı kestikten sonra GİB’e raporlanıp müşteriye ulaştığını da bilmeniz gerekir.
Fatura durum takibi bu belirsizliği ortadan kaldırır. e-arşiv durum sorgulama ekranında her faturanın raporlandı, iptal edildi veya hata durumunu tek listede görür, raporlanamayan faturalar için uyarı alırsınız.
Vade bazlı fatura takibi de ödenmemiş faturaları önünüze getirir. İyi bir e-belge yönetimi bu görünürlükle başlar.
Bulut ve Mobil Erişim İhtiyacınızı Karşılamalı
Bulut tabanlı e-arşiv programları, ofis dışındayken de fatura kesmenizi sağlar.
Online fatura programı kurulum gerektirmez. İnternet olan her yerden aynı verilere erişirsiniz. Mobil e-arşiv desteği varsa müşterinin yanında telefondan mobil fatura kesme işlemi yaparsınız.
Yetkilendirme ve Veri Güvenliği Özelliklerini Kontrol Edin
Programı birden fazla kişi kullanıyorsa e-arşiv veri güvenliği doğru kullanıcı yetkilendirmesiyle başlar. Her çalışana yalnızca ihtiyaç duyduğu yetkiyi verebileceğiniz bir program seçin. Örneğin satış ekibi fatura kesebilsin ama iptal edemesin.
Programın işlem geçmişi, kimin hangi faturayı ne zaman oluşturduğunu veya iptal ettiğini kaydetmelidir. Düzenli veri yedekleme de fatura güvenliğini olası veri kayıplarına karşı korumak adına kritik bir özelliktir.
İşletmenize Uygun e-Arşiv Programını Nasıl Seçebilirsiniz?
e-Arşiv programı seçimi, fatura hacminize, satış kanallarınıza ve büyüme planınıza bağlıdır. En iyi e-arşiv programı herkes için aynı değildir. e-Arşiv programı nasıl seçilir sorusuna şu kontrol listesiyle cevap verebilirsiniz:
- Hacim: Aylık fatura sayınızı ve fatura başı kontör maliyetini hesaplayın.
- Kanallar: Pazaryeri veya e-ticaret siteniz varsa entegrasyon desteğini kontrol edin.
- Büyüme: Brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerine (e-ticarette 500 bin TL) ulaşan işletmeler e-faturaya geçer; e-fatura ve e-arşiv programı olarak birlikte çalışan bir yazılım seçin.
- Deneme: Ücretsiz deneme süresinde e-arşiv yazılımının arayüzünü ve destek ekibini test edin.
Bizim Hesap ile e-Arşiv Süreçleri Nasıl Kolaylaştırılır?
Bizim Hesap, e-arşiv ve e-fatura süreçlerini ön muhasebe programının içinde birleştirerek kolaylaştırır.
- Bizim Hesap e-arşiv ve e-fatura programı: İki belge türünü tek panelden keser, müşterinize tek tıkla ulaştırırsınız.
- Toplu işlem: Çok sayıda faturayı toplu olarak keser, indirir veya yazdırırsınız.
- Mobil uygulama: Bizim Hesap mobil uygulamasıyla telefondan fatura kesersiniz.
- Entegratör esnekliği: Mali mühür veya e-imzanızı edindikten sonra entegrasyonu ücretsiz tanımlar; fatura başına kontör ödersiniz.
- Kullanıcı yönetimi: Yönetici panelinden kullanıcı ekler ve yetkileri düzenlersiniz.
e-Dönüşüm sürecinizi başlatmak için e-arşiv programı sayfamızı inceleyin.
Sık Sorulan Sorular
Programın kullandığı entegratörün, GİB’in yayımladığı izinli özel entegratörler listesinde yer alıp almadığını kontrol edin. Ardından faturaların UBL-TR formatında oluşturulduğunu, mali mühür veya e-imzayla imzalandığını ve GİB’e otomatik raporlandığını teyit edin.
Entegrasyon, kesilen faturayı otomatik olarak cari hesaba, stoka ve raporlara işler. Böylece aynı bilgiyi iki kez girmezsiniz, veri giriş hataları azalır ve pazaryeri siparişleri elle uğraşmadan faturaya dönüşür. Raporlarınız da her zaman güncel kalır.
Evet. Özel entegratör altyapısıyla çalışan programlar, e-arşiv faturaları elektronik ortamda saklar. Programı seçmeden önce saklama süresinin, Vergi Usul Kanunundaki 5 yıllık ve Türk Ticaret Kanunundaki 10 yıllık yasal sürelerle uyumlu olduğunu mutlaka teyit edin.
Evet. Bulut tabanlı e-arşiv programlarının çoğu mobil uygulama veya mobil uyumlu arayüz sunar. Telefonunuzdan müşteri seçip fatura kesebilir, faturayı e-posta veya bağlantıyla anında müşterinize gönderebilirsiniz. Saha satışı yapan ekipler için bu özellik büyük zaman kazandırır.
Pazaryeri ve e-ticaret sitesi entegrasyonuna, toplu faturalamaya ve faturayı elektronik ortamda iletme özelliğine bakın. Program ayrıca internet satışlarında zorunlu olan web adresi, ödeme, gönderim ve taşıyıcı bilgilerini faturaya otomatik eklemelidir.
