Yansıtma faturası, bir işletmenin başka bir kişi ya da kuruma ait giderleri belgeli şekilde karşı tarafa yansıtmak için düzenlediği özel bir fatura türüdür. Yapılan harcamanın belgelenmesinin hemen ardından, doğru muhasebe dönemi içinde kesilmelidir.
Gelin bu sürecin ayrıntılarına ve yansıtma faturası hakkında detaylara bakalım.
Yansıtma Faturası Nedir ?
Yansıtma faturası, bir işletmenin kendi adına yaptığı harcamaları veya giderleri, bu harcamalardan sorumlu olan gerçek ya da tüzel kişilere yansıtmak amacıyla düzenlediği özel bir fatura türüdür.
Temel olarak, işletme tarafından üstlenilen bir masrafın, ilgili kişi veya kuruluşa tekrar fatura edilerek maliyetin paylaşılması hedeflenir.
Örneğin bir şirket, taşeronuna ait kargo ücretini kendi ödemiş olabilir. Bu ücret daha sonra taşerona “yansıtma faturası” ile iletilerek söz konusu masrafın asıl sahibi tarafından karşılanması sağlanır. Bu durum, hizmetin veya giderin tüketicisinin farklı, faturayı ödeyenin ise aracı olduğu durumlarda sıkça görülür.
Yansıtma Faturası Ne Amaçla Kullanılır?
Yansıtma faturası, işletmenizin mali dengesini korumanıza yardımcı olur. Muhasebe sisteminde giderin gerçek sahibi tarafından yüklenmesini sağladığı için hem şeffaflık hem de doğru kayıt açısından kritik rol oynar.
Özellikle e-ticaret firmaları gibi tedarikçi, lojistik ve müşteri arasındaki mali işlemlerin yoğun olduğu yapılarda, yansıtma faturaları iş süreçlerinizi sadeleştirir.
Yansıtma Faturası Hangi Durumlarda Düzenlenir?
Yansıtma faturası, doğrudan hizmet veya mal satışı yerine, harcama paylaşımı gerektiren durumlarda düzenlenmektedir. Bu durumlara örnek olarak ortak giderlerin paylaşılması, kargo ve lojistik bedeli, danışmanlık vs. gibi bedeller eklenebilir.
- Ortak giderlerin paylaşılması durumunda, örneğin aynı binayı kullanan birden fazla şirket, elektrik, su, temizlik gibi ortak giderleri biri üzerinden ödeyebilir. Diğer paydaşlara bu tutarları yansıtmak için fatura kesilebilir.
- Kargo ve lojistik bedellerinde e-ticaret firmalarının müşterilerine gönderdiği ürünlerde, anlaşmalı kargo şirketiyle yapılan ödemeleri tedarikçiye ya da alıcıya yansıtılır.
- Danışmanlık veya dışarıdan hizmet alımlarında ana firma adına alınan hizmet, projeye katılan diğer şirketlere yansıtılabilir.
Masrafların son tüketici dışında biri tarafından ödenmesi de yansıtma faturası dahilinde değerlendirilebilir. Bir hizmet ya da ürün için ödeme geçici olarak başka bir işletme tarafından yapılmışsa, bu tutar sonrasında gerçek muhataba fatura edilir.
Holding bünyesindeki şirketler arasında, grup şirketler arası mali paylaşım ve gider dağılımı amacıyla da bu fatura türü düzenlenebilir.
Bu faturaların düzenlenmesinde dikkat edilmesi gereken en önemli unsur, faturanın hizmet veya mal satışına değil, gider paylaşımına yönelik olduğudur.
Yansıtma Faturası ile Normal Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
Yansıtma faturası, klasik ticari faturalarla benzer yapıda gibi görünse de amacı ve işlevi açısından farklıdır.
- Normal fatura, mal veya hizmet satışına karşılık düzenlenir.
- Yansıtma faturası ise daha önceden ödenmiş bir giderin başkasına yansıtılması amacını taşır.
Hizmet sağlayıcısı değişkendir. Normal faturada hizmet veya ürünü sunan, aynı zamanda faturayı kesendir. Yansıtma faturasında ise daha önce ödenmiş bir giderin başkasına yansıtılması amacı taşır.
KDV durumu da farklıdır. Normal faturalarda KDV satış üzerinden hesaplanırken, yansıtma faturalarında KDV orijinal giderin KDV oranını aynen koruyarak yansıtılır.
Muhasebe kayıtlarında ise; normal fatura satış gelirleri hesabına kaydedilirken yansıtma faturası gider yansıtma hesapları (770 ve 780 grubu) üzerinden işlenir.
Yansıtma Faturasında Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?
Yansıtma faturası, her ne kadar doğrudan satışa ilişkin bir belge olmasa da Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanununa göre düzenlenen resmi bir belge. Bu nedenle, yasal geçerliliğe sahip olabilmesi için içerdiği bilgiler eksiksiz ve doğru olmalı.
Aşağıda yansıtma faturasında bulunması gereken temel bilgiler sıralanmıştır:
- Fatura tarihi ve seri numarası,
- Düzenleyici firmanın ünvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi numarası,
- Alıcı firmanın (masrafın yansıtıldığı kişi/kurum) bilgileri,
- Masrafa konu olan hizmetin veya giderin açıklaması (örneğin: “X kargo firması tarafından gönderilen ürün teslimatı bedelinin yansıtılması”),
- Yansıtılan tutarın net miktarı,
- Varsa uygulanacak KDV oranı ve tutarı,
- Toplam fatura bedeli,
- İlgili masrafın tarih ve fatura bilgisi (orijinal gider belgesiyle bağlantı kurulmalı)
Bu bilgiler, hem karşı tarafın muhasebe sistemine uyum sağlaması hem de denetim durumlarında açıklık yaratılması açısından önemli.
Yansıtma Faturası Düzenlenmezse Ne Olur?
Yansıtma faturası, şirketin gideri ödediğini ancak kendisine ait olmayan tüm masrafları, gerçek muhatabına aktardığını belgeler. Dolayısıyla bu fatura düzenlenmezse;
- Muhasebe kayıtları hatalı olabilir çünkü masrafı yapan firma, giderin asıl sahibi olmadığı için o harcama kendi defterlerine işlenmiş olacaktır.
- KDV indirimi de riske girer. Eğer yansıtma faturası düzenlenmezse gideri yansıtan firma bu işlemle ilgili KDV’yi indiremeyeceği gibi karşı taraf da bu maliyeti belgeleyemez.
- Vergi incelemelerinde sorun çıkabilir. Masrafın neden yapıldığı ve kim adına olduğu belgelenmediği için şirketler usulsüz harcama yaptığı gerekçesiyle cezai yaptırımlarla karşılaşabilir.
- Finansal şeffaflık bozulabilir. Harcamaların doğru yere aktarılamaması, şirket içi raporlamalarda yanıltıcı sonuçlara yol açacaktır. Özellikle grup şirketlerinde bu durum iç denetim sorunlarına neden olur.
Bu nedenle, masrafların doğru kişilere yönlendirilmesi ve kayıtların düzenli tutulması adına yansıtma faturaları zamanında ve eksiksiz bir şekilde kesmelisiniz.
İlginizi çekebilir: Fatura Kesmeme Cezası Nedir? 2025 Yılında Ne Kadardır?
Yansıtma Faturası KDV Dahil mi Olmalıdır?
Yansıtma faturasında KDV yer almalıdır. Ancak burada önemli olan nokta, yansıtılan giderin türüne göre doğru KDV oranının uygulanmasıdır. KDV uygulaması şu ilkelere göre şekillenir:
- Asıl masraf belgesinde KDV varsa, aynı oranla yansıtılır. Örneğin, %20 KDV’li bir lojistik hizmeti yansıtılıyorsa, bu hizmetin aynı oranda KDV ile yeniden faturalandırılması gerekmektedir.
- Masraf belgeye dayalı değilse veya KDV’ye tabi olmadığı durumda KDV hesaplanmayabilir. Ancak bu, ilgili mali müşavir görüşüne başvurularak netleştirilmeli.
- KDV’siz harcamaların yansıtılmasında ise (örneğin vergi, harç ya da cezalar gibi kalemler KDV’ye tabi değil bu tür dir) giderler yansıtılırken fatura KDV’siz düzenlenir.
Fatura Kesiminde Kolaylık, KDV Seçiminde Çeşitlik Bizim Hesap’ta
Bizim Hesap’ta 24 farklı (Kıbrıs dahil) KDV oranından ihtiyacınıza uygun olanı seçebilir ve istediğiniz şekilde fatura kesebilirsiniz.
Yansıtma Faturası Elektronik Olarak Düzenlenebilir mi?
Yansıtma faturaları da diğer ticari belgelerde olduğu gibi elektronik ortamda düzenleyebilirsiniz. e-Fatura sistemine kayıtlı olan firmalar, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından tanımlanan format ve standartlara uygun şekilde bu tür faturaları dijital olarak hazırlayabilir.
e-Fatura olarak düzenlenen yansıtma faturası, hem işlem hızını artırır hem de arşivleme ve denetim süreçlerinde kolaylık sağlar.
Yansıtma Faturası için Hangi Belgeler Gereklidir?
Yansıtma faturası düzenlenmeden önce, yansıtılacak masrafın doğruluğunu kanıtlayan belgeler eksiksiz şekilde temin etmelisiniz. Bu belgeler ise şunlar;
- Orijinal harcama faturası veya ödeme dekontu,
- Masrafı üstlenen kişinin ya da firmanın ödeme kaydı,
- Masrafın hangi kişi veya kuruma ait olduğunu gösteren anlaşma, e-posta yazışması veya sözleşme,
- Varsa tedarikçiyle yapılan mutabakat formu veya talimat belgesi.
Bu belgeler, yansıtılan giderin doğruluğunu ve yasal dayanağını oluşturur. Aksi halde hem alıcı hem de düzenleyici taraf vergi denetimlerinde sıkıntı yaşayabilir.
Yansıtma Faturası İle İlgili Yasal Düzenlemeler Nelerdir?
Yansıtma faturaları ile ilgili açıkça tanımlanmış bir kanun maddesi olmasa da; Vergi Usul Kanunu, Katma Değer Vergisi Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu çerçevesinde değerlendirilir.
Özellikle dikkat etmeniz gereken noktalar şunlar:
- KDV Kanunu Madde 29 ve 30: Harcama belgelendirilebiliyorsa KDV yansıtma kapsamında karşı tarafa aktarılabilir.
- VUK kapsamında fatura düzenleme zorunluluğu: Her ticari işlemde olduğu gibi, masrafı başka şirkete aktaran firma da gideri belgelemekle yükümlüdür.
- Gelir ve Kurumlar Vergisi açısından belgelendirme şartı: Masrafın gerçekliğinin ispatı için faturaya ek belge sunulması gerekebilir.
e-Fatura sisteminde de yansıtma işlemleri, GİB tarafından belirlenen etiket ve açıklamalarla açık şekilde tanımlanmalıdır.
Yansıtma Faturası ile İlgili Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri Nelerdir?
Yansıtma faturası hazırlanırken yapılan bazı yaygın hatalar, muhasebe kayıtlarında karışıklığa neden olurken aynı zamanda cezai riskleri de beraberinde getirir. Bu hataları ve çözümlerini aşağıda bulabilirsiniz:
Yanlış KDV oranı uygulanması:
Yansıtılacak giderin orijinal faturasındaki KDV oranı dikkate alınmadan kesilen faturalarda, hem düzenleyen hem de alıcı taraf hatalı KDV beyanında bulunabilir.
Çözüm: Orijinal fatura ile aynı KDV oranı kullanılmalıdır.
Harcama belgesinin eksikliği:
Belgesi olmayan masrafların faturalandırılması mümkün değildir. Bu, denetimlerde geçersiz sayılabilir.
Çözüm: Harcamanın resmi belgesi (fatura, dekont) mutlaka dosyalanmalı ve yansıtma faturasına eklenmelidir.
Yanlış kişiye fatura düzenlenmesi:
Masrafın gerçek muhatabı yerine farklı bir kişiye fatura kesilmesi hukuki sorun yaratabilir.
Çözüm: Fatura öncesi, muhatap kişi ya da kurum yazılı olarak teyit edilmelidir.
Muhasebe hesaplarının yanlış kullanımı:
Yansıtılan tutar gelir olarak kaydedilmesi gerekirken yanlışlıkla gider olarak işlenebilir.
Çözüm: Yansıtma için kullanılan hesaplar doğru tanımlanmalı ve muhasebe sistemine uygun şekilde kayıt yapılmalıdır.
Geç faturalama:
Faturanın dönem sonu kapandıktan sonra düzenlenmesi, vergi dönemine dair uyuşmazlık yaratabilir.
Çözüm: Giderin oluştuğu tarihten itibaren mümkün olan en kısa sürede fatura düzenlenmelidir.
Ön Muhasebeniz Biz’de İşinizi Yönetmek Siz’de!
Bizim Hesap’ta gelir giderinizden çek senet takibine, kredilerinizden cari takibine tüm finansal verilerinizi tek bir yerde toplayabilir; detaylı raporlarla şirketinizin durumunu anlık analiz edebilirsiniz.
