Hepsiburada’da e-fatura kesmek, platformda satış yapan bir işletmeyseniz vergi yükümlülüklerini dijital olarak yerine getirmenizi sağlar. Satıcı paneli üzerinden fatura oluşturma adımlarıyla ilgili tüm bilgiler ve dikkat edilmesi gereken noktaları yazımızdan öğrenebilirsiniz.
Hepsiburada e-Fatura Sistemi Nasıl Çalışır?
Hepsiburada’da e-fatura uygulaması, satıcılar için vergi mevzuatına uygun fatura düzenlemesini platform üzerinden kolaylaştırır. Ürün satışı gerçekleştirdiğinde, platform üzerinde müşteri bilgilerinden alınan verilerle fatura otomasyonu tetiklenir.
Bu sistem GİB’in (Gelir İdaresi Başkanlığı) belirlediği e-fatura formatında oluşturulur. Alıcı ve satıcıya elektronik ortamda iletilir.
e-Fatura sistemi, taraflara e-posta yoluyla veya entegrasyon yoluyla PDF formatında gönderilebileceği gibi doğrudan alıcının GİB portalında görünür. Sistem sayesinde stok, sipariş ve faturalama işlemleri birbirine entegre çalışır.
Böylece elle fatura düzenleme ihtiyacı ortadan kalkar. Hata riski azalır ve veriler muhasebe sistemine anlık aktarılır.
Hepsiburada Satıcı Panelinden e-Fatura Nasıl Oluşturulur?
Hepsiburada satıcı panelinden e-fatura oluşturmanın basit olduğu söyleyebiliriz. Detaylar ise şöyle:
- Satış işlemi gerçekleştikten sonra e-fatura kesilebilir. “Sipariş Faturalandırma” ekranında, müşteri bilgileri, ürün adı, miktarı ve vergi oranı panel sistemine otomatik olarak aktarılır.
- Satış detayları göründükten sonra “e-Fatura Kes” butonu aktif hale gelir. Satıcı bu butona tıklayarak faturayı görüntüleyebilir.
- Panelde gösterilen alıcı bilgileri, vergi numarası, adres gibi alanlar kontrol edilir. Hatalıysa düzenleme yapabilirsiniz.
- Onaylandıktan sonra sistem GİB entegrasyonu aracılığıyla e-faturayı oluşturur. Fatura numarası, seri ve tarih bilgisi otomatik atanır.
- Oluşturulan e-fatura, alıcıya e-posta ile gönderilir ve satıcı panelin “Belgelerim” bölümünden indirilebilir. e-Arşiv faturası gerekiyorsa ayrıca panel üzerinden hazırlanabilir.
İlginizi çekebilir: Online Satışlarda Müşteri Ödemeleri Nasıl Yönetilir?
Hepsiburada'da e-Fatura Kesmek için Hangi Belgeler Gereklidir?
Hepsiburada üzerinden e-fatura oluşturabilmek için satıcının bazı temel belgeleri hazır bulundurması gerekir:
- Vergi Kimlik Bilgisi: Şirket veya şahıs işletmesi için geçerli vergi kimlik numarası (VKN/TCKN) sisteme tanımlanmalı.
- Ticari Unvan ve Adres Bilgileri: Muhasebe ve fatura detaylarına yansıtılmak üzere kayıtlı adres ve unvan güncel tutulmalı.
- e-Fatura Mükellefiyet Kaydı: Satıcının GİB’e kayıtlı e-fatura mükellefi olması gerekir. GİB portalında e-fatura başvurusunun tamamlanmış olması gerekir.
- ETBİS Kayıt Sertifikası (varsa): e-Ticaret işletmeleri için ETBİS sistemine kayıtlı olunması, ayrıca belgenin aktif tutulması gerekir.
- Kayıtlı e-Posta ve Vergi Dairesi Bilgisi: Faturaların sisteme ve muhasebe programına aktarımı için doğru posta ve vergi dairesi bilgileri eksiksiz girilmeli.
Bu belgeler eksiksiz sağlandığında, Hepsiburada paneli GİB entegrasyonuyla fatura sürecini tam otomatik işletebilir.
Hepsiburada’da e-Fatura Ne Zaman Kesilmeli?
Hepsiburada’da e-fatura kesme süresi, siparişin alıcıya teslim edildiği tarih ile doğrudan bağlantılıdır. Fatura, malın fiilen müşteriye ulaştığı günün içerisinde ya da bunu takip eden en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Ancak fatura, çoğu durumda kargo fişi oluşturulmadan önce, sistem üzerinden kesilerek ürün paketine eklenir.
Bu, hem müşteri memnuniyeti açısından önemlidir hem de yasal zorunluluklara uygunluk sağlar.
Hepsiburada satıcı paneli, siparişin statüsüne göre fatura oluşturma zamanlamasını otomatik şekilde yapar ve takip eder. Sistemde, “Faturalandırılmamış Siparişler” listesinde yer alan işlemler, belirtilen süre içinde tamamlanmadığında uyarı verir.
Bu süreyi aşmamanız, Vergi Usul Kanunu kapsamında cezai risklerden kaçınmak için büyük önem taşır.
e-Fatura Hangi Siparişler için Zorunludur?
Hepsiburada’da e-fatura kesilmesi, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından e-fatura mükellefi olan tüm satıcılar için zorunludur. Özellikle;
- Yıllık cirosu 3 milyon TL’yi geçen işletmeler,
- Şahıs ya da sermaye şirketi olup e-fatura sistemine kayıtlı olan satıcılar,
- Tüzel müşterilere satış gerçekleştiren firmalar e-fatura düzenlemekle yükümlüdür.
Satıcının e-fatura mükellefi olmadığı durumlarda e-arşiv fatura kesilmesi gerekir. Ancak bazı özel kampanya, kurumsal anlaşma veya KOBİ destek programları kapsamında satıcılar platforma dahil olurken e-fatura entegrasyonu şart koşulabilir.
Bu noktada, Hepsiburada panelinde satıcının fatura türü tanımlandığı için sipariş geldiğinde sistem halihazırda ilgili fatura tipini aktif hale getirir.
Biz’de e- Faturaya Geçmek, 10 Dakikalık* İş!
e-Fatura mükellefi olun veya olmayın Bizim Hesap’ın uzman destek ekibiyle dakikalar içinde e-faturaya geçiş yapabilirsiniz. Üstelik sadece bir telefonla!
*Mali mühür ve e- İmza süreci bekleme süreci hariç.
İlginizi çekebilir: 2025 Yılında e-Fatura Kimler İçin Zorunludur ve Nasıl Geçilir?
Hepsiburada e-Arşiv ve e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?
Hepsiburada’da satış yapan firmalar, müşterilere dijital fatura keserken iki farklı sistemle karşılaşır: e-Fatura ve e-Arşiv. Her iki sistem de dijital ortamda fatura düzenlemeye olanak tanır. Ancak kullanım şartları ve kapsama alanları açısından önemli farklılıklar taşır.
- e-Fatura, yalnızca e-fatura mükellefi olan alıcılara düzenlenebilir. Yani hem satıcı hem de alıcı taraf, GİB sistemine kayıtlı olmalıdır. Bu fatura türü, GİB portalı ya da özel entegratörler aracılığıyla karşı tarafa iletilir.
- Sistem tamamen dijitaldir ve kesilen fatura, alıcının e-fatura sistemine otomatik olarak düşer.
- e-Arşiv fatura ise e-fatura mükellefi olmayan bireysel müşterilere veya işletmelere düzenlenen dijital fatura türüdür. Satıcı e-fatura sistemine dahil olsa bile, alıcı taraf kayıtlı değilse bu durumda e-arşiv fatura kesilir.
- Bu faturalar PDF formatında hazırlanır ve genellikle müşterinin e-posta adresine gönderilir. Ayrıca GİB'e günlük ya da aylık raporlarla bildirilir.
- Bir diğer fark ise gönderim yöntemidir. e-Fatura sisteminde alıcı ve satıcı sistem üzerinden doğrudan iletişim kurar. Ancak e-arşiv faturada fatura alıcıya manuel yollarla (genellikle e-posta) ulaştırılır.
Hepsiburada’da sistem, alıcının bilgilerine göre hangi fatura türünün kullanılacağını otomatik olarak belirler. Böylece manuel seçim yapmak zorunda kalmazsınız. Ancak satıcıların sistemde tanımlı entegrasyonlarını ve güncel kayıt durumlarını kontrol etmeleri, fatura kesimlerinde sorun yaşamamaları açısından önem taşır.
e-Fatura Oluştururken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Hepsiburada satıcıları için e-fatura oluşturmak, yasal sorumlulukları da beraberinde getiren resmi bir adımdır. Bu nedenle fatura düzenlenmeden önce bazı detaylara dikkat etmeniz gerekir.
- Fatura bilgileri eksiksiz ve doğru olmalı. Alıcının adı, vergi numarası, adresi gibi bilgiler GİB sistemine uygun şekilde girilmeli.
- Ürün ya da hizmetin açıklaması net, birim fiyatı ve KDV oranı doğru olmalı.
- Özellikle KDV uygulaması, farklı ürün gruplarında değişebilir. Bu nedenle orijinal fatura ya da satış koşulları göz önünde bulundurularak belirlenmeli.
- Hepsiburada satıcı panelinde, sipariş detayları sistem tarafından otomatik aktarılsa da manuel düzenlemeler yapılıyorsa; stok kodu, barkod veya açıklama alanlarında yazım hatalarından kaçınılmalı.
- Faturanın kesildiği tarih ile kargonun çıkış tarihi tutarlı olmalı. Zamanlama hataları, GİB nezdinde cezalara yol açabilir.
Fatura Kesildikten Sonra Değişiklik Yapılabilir mi?
Fatura, e-fatura sistemi üzerinden kesildikten sonra tek taraflı olarak silinemez veya değiştirilemez. Elektronik ortamda kesilen bu belgeler, GİB sistemine iletildikten sonra yasal olarak geçerlilik kazanır.
Dolayısıyla düzenlenmiş bir e-faturada hata fark edilirse izlenmesi gereken yol, yeni bir fatura düzenleyip önceki belgenin iptal edilmesi sürecidir.
Hepsiburada’da e-Fatura Hataları Nasıl Düzeltilir?
Hepsiburada satıcı paneli, e-fatura kesme sürecinde oluşabilecek hataları belirli ölçüde filtreleyip kullanıcıyı uyarır. Ancak yine de oluşabilecek yanlışlıklar durumunda satıcı olarak izlemeniz gereken bazı adımlar var:
- Öncelikle hatayı fark ettiğinizde, ilgili sipariş ve fatura kaydını gözden geçirin.
- Faturada yanlış bilgi yer alıyorsa, bunun için fatura iptal talebi oluşturulabilir veya iade faturası düzenlenerek karşı işlem yapılabilir.
Eğer fatura GİB sistemine gönderilmeden önce fark edilirse, panel üzerinden düzenleme yapılabilir. Ancak GİB’e iletildikten sonra yalnızca iptal veya düzeltici işlem mümkün.
e-Faturalar Hepsiburada Müşterilerine Nasıl Ulaşır?
Hepsiburada üzerinden yapılan alışverişlerde kesilen e-faturalar, müşterilerine dijital yollar aracılığıyla ulaştırılır. Satıcı tarafından oluşturulan fatura, öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine iletilir. Eğer müşteri e-fatura sistemine kayıtlıysa, bu belge doğrudan alıcının e-fatura posta kutusuna düşer.
Müşteri bireysel bir kullanıcıysa ve e-fatura mükellefi değilse, sistem otomatik olarak e-arşiv fatura düzenler. Bu durumda, fatura genellikle müşterinin sipariş verirken kaydettiği e-posta adresine PDF formatında gönderilir. Ayrıca Hepsiburada müşteri panelinde yer alan “Siparişlerim” sekmesinden de bu faturaya ulaşmak mümkündür.
Böylece hem fatura arşivlenebilir hem de çıktısı alınabilir.
Hepsiburada’nın dijital altyapısı sayesinde tüm bu işlemler otomatik olarak işler, bu da hem satıcılar hem de müşteriler için fatura erişimini hızlı ve sorunsuz hale getirir.
e-Fatura için Entegrasyon Gerekli Midir?
İşlemin kolay ve doğru bir şekilde yürütülmesi adına entegrasyon desteği büyük önem taşır. Özellikle yüksek hacimli satış yapan işletmelerin manuel işlemle e-fatura düzenlemesi zaman kaybına ve hata riskine yol açabilir.
Bu noktada özel entegratör firmalar ya da muhasebe programları üzerinden yapılan e-fatura entegrasyonu, tüm süreci otomatikleştirir. Entegrasyon sistemi sayesinde sipariş bilgileri otomatik çekilir, fatura bilgileri eşleştirilir ve GİB sistemine eksiksiz şekilde gönderilir.
Ancak küçük ölçekli satıcılar için entegrasyon zorunlu değildir. Hepsiburada’nın sunduğu satıcı paneli üzerinden manuel olarak da e-fatura düzenlenebilir. Yani entegrasyon, işlem hacmi büyüdükçe tavsiye edilen bir çözümdür ama her satıcı için zorunlu değildir.
Entegrasyon kullanmak e-fatura işlemlerini hızlandırır, hataları en aza indirir ve yasal süreci kolayca yönetmenizi sağlar. Özellikle e-ticaret hacmi büyüyen satıcılar için bu sistemler, zaman ve maliyet açısından önemli bir avantaj sunar.
e-Ticaret Operasyonunuz A’dan Z’ye Bizim Hesap’ta!
80'den fazla e-ticaret uygulaması, pazar yeri ve kargo şirketi ile doğrudan entegrasyon sağlayan Bizim Hesap ile e-ticaret operasyonlarınızı tek bir panelden yürütebilirsiniz. Üstelik aracı firmalara ihtiyaç duymadan, tüm finansal verilerinizi otomatik olarak Bizim Hesap’a aktararak maliyet avantajı sağlayabilirsiniz.
Tüm e-ticaret operasyonunuzu kolayca ve uygun maliyet ile yönetmek için Bizim Hesap’ı 14 gün ücretsiz deneyin!
