Birçok işlemi tek başınıza yapmak zorunda olduğunuz, bunların saatler sürdüğü zamanlar geride kaldı. Artık pek çok işlemi “bi’ tık” ile halledebilirsiniz.
İşte e-fatura kullanıcılarına kolaylık sunan yardımcılar ise “özel entegratörler”. Öyle ki pek çok işletmenin sağ kolu gibiler.
Ancak bazen yola farklı bir entegratörle devam etmek isteyebilirsiniz. Bu noktada iyi araştırma yapmak süreci kolaylaştırır. e-Fatura özel entegratör değişimi yapmayı düşünüyorsanız bu yazı size yardımcı olacak.
Özel Entegratör Nedir?
Değişiklikten bahsetmeden önce temel soruya yanıt verelim: Nedir bu özel entegratör?
Özel entegratör; e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye gibi e-belgelerin
- düzenlenmesini,
- iletilmesini,
- saklanmasını sağlayan aracılardır.
Yani mükellefler için bu işlemlere aracılık ederler ve işlerini kolaylaştırırlar. Örneğin mükellef adına
- e-belgelerin teknik kılavuzlara uygun olmasını sağlamak,
- bu teknik kılavuzlarda ya da mevzuatta değişiklik olduğunda gerekli güncellemeleri yapmak,
- yasal süreler boyunca belgeleri saklamak gibi daha pek çok işlemden sorumludurlar.
Bu kurumlar Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yetkilendirilir ve o nedenle GİB onaylıdır.
e-Faturada Özel Entegratör Değişimi Nedir?
e-Fatura uygulamasını kullanan mükellefler, tüm e-fatura işlemlerini yönetmek için genellikle bir özel entegratörden faydalanır. Bunun dışında farklı yöntemler olsa da özel entegratör kullanmak pek çok işletme için çeşitli faydalar sağladığından sıklıkla tercih edilir.
Bahsettiğimiz gibi bu özel entegratörler GİB onaylıdır ve e-belge işlemlerinin dijital ortamda yapılmasına yardımcı olurlar. Ancak bazen işletmeler, halihazırda kullandıkları entegratörden farklı bir entegratöre geçmek isteyebilirler. İşte bu süreç, özel entegratör değişimidir.
Entegratörünüzü Biz Değil Siz Seçin!
Türkiye’nin önde gelen e-fatura entegratörleri ile çalışan Bizim Hesap ile kendi seçtiğiniz firma ile herhangi bir ek ücret ödemeden çalışabilirsiniz.
e-Fatura Sisteminde Özel Entegratör Değişikliği Nasıl Yapılır?
e-Fatura sistemi için kullandığınız özel entegratörü değiştirecekseniz bazı noktalara dikkat etmeniz gerekir. Adımlar mevcut entegratör ve yeni geçiş yapacağınız entegratöre göre değişiklik gösterebilir.
Gelin e-fatura özel entegratör değişikliği genel olarak nasıl yapılır inceleyelim:
- Geçiş yapmak istediğiniz yeni entegratörü belirleyin. Entegratörün GİB onaylı olmasına dikkat edin.
- Eski entegratörden iptal talebinde bulunun. İptal işlemi e-imza ya da mali mühür ile yapılabilir.
- Böylece eski entegratörün sistemindeki hesabınız kapatılacak.
- Yeni entegratör ile iletişime geçerek başvuru sürecini başlatın.
- Genellikle yeni entegratör bir aktivasyon bağlantısı iletir ve bu linkte firma bilgilerinizi girmeniz gerekebilir.
- Başvuruda da yine mali mühür ya da e-imza ile yapılır.
- Aktivasyon sonrası yeni entegratörün sistemine kayıt olmuş olursunuz.
Eski entegratörden çıkış ve yeni entegratörde aktivasyon adımlarının değişebileceğini unutmayın.
İptal işlemi ile yeni entegratöre başvuru işlemini aynı anda başlatabilirsiniz ancak entegratör değiştireceklere önce iptal işlemini yapmalarını öneriyoruz. Aksi halde gelen faturalar her entegratörden birine düşebilir. Bu nedenle yeni bir entegratöre başvurmadan önce iptal işlemi yapmak daha mantıklı olur.
Özel Entegratör Seçerken Nelere Dikkat Etmelisiniz?
Her entegratör aynı hizmeti sunmaz ve her işletmenin de farklı ihtiyaçları vardır. O nedenle işletmenizin ihtiyaçlarına yanıt veren bir özel entegratör ile çalışmak çok önemlidir ve işinizi büyük ölçüde kolaylaştırır.
En uygun özel entegratörü seçmenize yardımcı olacak bazı ipuçlarını derledik. İşte özel entegratör seçme sürecinde dikkat etmeniz gereken noktalar:
- Her şeyden önce mutlaka GİB onaylı olmalı.
- e-Ticaret yapıyorsanız özel entegratör bunun için gerekli sistemlerle (online pazaryerleri ve e-ticaret altyapıları gibi) entegre olmalı.
- İhtiyaç duyduğunuzda uzman ekip ile teknik destek gibi yeterli müşteri desteğini sağlamalı.
- Tercih ettiğiniz ön muhasebe programı ile entegre olmalı ve verilerinizi aktarabilmeli.
- Kullanıcı dostu kolay bir arayüzü olmalı.
- İşlerinizi her yerden kontrol edebilmeniz için mobil uyumlu olmalı.
- Verileri yedeklemeli ve yeterli teknik ve fiziki altyapıya sahip olmalı.
- Belgeleri saklama hizmeti de vermesi önemli. Bu nedenle yasal sürelere uygun olarak (10 yıl) e-belgeleri arşivlemeli.
- Teknik kılavuzda ya da mevzuatta bir değişiklik olduğunda gerekli güncellemeleri yapmalı.
Entegratör Değişim Süreci Ne Kadar Sürer?
Özel entegratör değişim süreci, eski entegratörle sözleşmenin sonlandırılması ve hesabın iptali ve yeni entegratörün aktivasyon işlemlerine göre değişiklik gösterebilir.
Bu süreçte işlerinizin aksamaması için yeni entegratörde iletişime geçmek ve net bir bilgi almak faydalı olacaktır.
Entegratör Değişiminin Avantajları Nelerdir?
Entegratöründen memnun olmayan işletmeler yeni bir özel entegratöre geçiş yapar. Bunun pek çok nedeni olabilir:
- Entegratörün yetersiz gelmesi,
- Maliyetli olması,
- Kullanımı zor olması, vb.
İşletmenize çok daha uygun bir özel entegratöre geçiş yaparak daha uygun maliyetli, kullanımı kolay, daha hızlı ve yeterli destek sunan bir entegratörle çalışabilirsiniz. Böylece işletmenize hız ve verimlilik gibi diğer tüm iş süreçlerini etkileyen avantajlar kazandırırsınız.
Özel Entegratör ile Çalışmanın Avantajları Nelerdir?
e-Fatura düzenlemenin tek yolu özel entegratörler değil. GİB Portal ya da doğrudan entegrasyon ile de e-fatura kesebilirsiniz. Ancak özel entegratörlerle çalışmanın işletmelere sunduğu pek çok avantaj olduğu için bu yöntem çoğu zaman öne çıkıyor:
- Mevzuattaki değişimleri takip etmekle uğraşmanıza gerek kalmaz. Özel entegratör sizin yerine güncellemeler yapar ve her zaman son mevzuata uygun şekilde çalışır.
- Faturalarınızın yasalara uygun olduğundan emin olacağınız için denetimler de kolaylaşır.
- GİB üzerinden e-fatura kesme işlemi ücretsiz olsa da sınırlamalar söz konusu. Ayrıca arşivlemeyi de kendiniz yapmanız gerekir. Oysa özel entegratörler ile fatura kesmeden arşivlemeye tüm işlemleri yapabilirsiniz.
- Bir özel entegratörle çalışmak, ihtiyaç duyduğunuzda uzman desteğe ulaşmak anlamına gelir.
- Kullanıcı dostu arayüzü olan bir özel entegrasyon, fatura kesim ve iletim gibi işlemlerine pratiklik ve hız kazandırır.
- Bulut tabanlı sistemleri sayesinde güvenlik sunarlar ve verileriniz güvenle saklanır.
- İşletmenizin ihtiyaç duyduğu hemen her sistem ile entegre olarak kolaylık sağlar.
- Mobil uygulaması olan özel entegratörler sayesinde internetin olduğu her yerden sisteme erişebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Özel entegratörün sisteminden çıktığınız zaman GİB Portal hesabınız aktive edilir. Başka bir özel entegratörle anlaşana kadar dilerseniz GİB Portal üzerinden fatura kesebilirsiniz.
Entegratörler arası veri aktarımı olmaz. O nedenle ilgili faturaları arşivlemeyi unutmayın.
Ancak Bizim Hesap’a satış-alış faturaları, müşteri ve tedarikçileri ve stoklarınızı aktarabilirsiniz.
Hayır, e-fatura entegratör değişimi zorunlu değil.
Evet, aynı anda birden fazla özel entegratörden fatura kesebilirsiniz. Ancak bu durumda farklı etiket mekanizması kullanılması gerekir.
Yani aynı VKN/TCKN ve etiket ile birden fazla özel entegratörde tanım yapmak mümkün değil. Her bir özel entegratörün gönderici birimi ve posta kutusu için farklı bir etiket belirlemesi gerekir.
İptal için yazılı bir iptal talebinde bulunabilirsiniz. İptal işlemi, e-imza ya da mali mühür ile yapılabilir. Bu süreç entegratörlerde farklılık gösterebilir.
Hayır, herhangi bir özel entegratör ile çalışmadan ya da doğrudan entegrasyon kullanmadan GİB Portal üzerinden e-fatura kesebilirsiniz.
Ancak aylık fatura kesme sınırı (500 adet) ve arşivleme sınırı (6 ay) olduğu için işletmeniz için yeterli gelmeyebilir.
Mükellefler; kendi bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu ya da GİB Portal ile e-fatura kesebilirler.
Özel entegratör olmak isteyen işletmeler GİB başvuru yaparak onay almalıdır. Özel entegratörlük için çeşitli ISO belgeleri, BİS raporu, personelin ITIL sertifikalı olması gibi şartlar aranır.
Detayları GİB – Özel Entegratör Başvurusu sayfasından inceleyebilirsiniz.
