Fatura denince aklınıza yalnızca satış faturası mı geliyor? Oysa ticari faaliyetlerde bilmeniz gereken pek çok farklı fatura türü var. İade faturası da bunlardan biri.
Bir mal aldığınızda iade etmek isteyebilirsiniz. Ürün iadesi olmasa bile fatura yanlış düzenlenmiş olabilir. Bu gibi durumlarda iade faturaları devreye girer.
İade faturası hakkında bilmeniz gereken detayları yazımızdan öğrenebilirsiniz.
İade Faturasının Tanımı
Öncelikle “Önemli ticari belgelerden biri olan iade faturası nedir?” bunu cevaplayalım. İade faturası, satın alınan bir mal veya hizmetin iade edilmesi durumunda düzenlenmesi gereken faturadır.
İade faturasında alıcı taraf fatura düzenleme işlemini yapar. İade faturasının işlevine baktığımızda “geri ödeme faturası” gibi de düşünebiliriz.
Ayrıca yanlış kesilen faturalar için de iade faturası düzenlenebilir. Örneğin yanlış e-fatura kesme durumunda, faturada sonradan herhangi bir düzeltme yapılması mümkün olmaz.
Bu durumda iade faturası bir düzeltme faturası işlevi görür ve yanlış fatura, iade faturası ile düzeltilmiş olur.
İade Faturası Temel Fatura mı, Ticari Fatura mı?
Bir iade faturasının temel fatura mı yoksa ticari fatura mı olacağı alıcı ve satıcının iade üzerinde mutabık olup olmamasına göre değişir.
- Temel fatura direkt sisteme düştüğü için herhangi bir anlaşma gerektirmeyen durumlarda tercih edilir.
- Ticari fatura incelenir ve kabul ya da red seçeneği bulunur. O nedenle mutabakat gerektiren durumlarda ticari fatura kesilir. Böylece karşı taraf da bu faturayı işlemeden önce inceler ve kabul/red seçeneklerini değerlendirir.
Bunu fatura senaryosu üzerinden inceleyelim.
Diyelim ki tedarikçinizden mal aldınız ancak kalitesinden dolayı iade etmek istiyorsunuz. Bunun için tedarikçinin de iadeyi kabul etmesi gerekir. O nedenle iade faturasını ticari fatura olarak tercih etmeniz daha doğru olacaktır.
GİB fatura sistemi üzerinden e-fatura tiplerini tercih ederken bu detaya dikkat etmeniz faydalı olacaktır. Dijital sistemler ile fatura takibi de kolaylaştığı için herhangi bir iade faturasının kabul/red durumunu da kolayca görebilirsiniz.
Kimler İade Faturası Düzenler?
İade faturasını daha çok şirketler, KOBİ’ler yani kısaca vergi mükellefleri düzenler. İade faturası iade işleminde kullanıldığı gibi yanlış fatura düzenleme durumunda da kullanılır.
Her iki durumda da alıcı tarafından düzenlenen fatura, iade faturasıdır. Diyelim bir tedarikçi (yani satıcı) ürün satıyor ve bunun için yanlış fatura düzenledi. Bu durumda da satıcı iade faturası düzenlemez; alıcı düzenler.
Müşteri iade işlemi vergi mükellefi olmayan bir alıcı tarafından yapıldığında ise gider pusulası düzenlenmesi gerekir.
Hangi Durumlarda İade Faturası Kesilir?
İade faturası; ürün iadesi, hizmet iadesi, satış iptali ve fatura düzeltme gibi durumlarda kullanılır. Ürün iadesi genellikle ayıplı mal olması ve cayma hakkı kapsamında yapılır.
Hizmet iadeleri için düzenlendiğinde “hizmet iade faturası” olarak düşünebilirsiniz.
Örneğin Mesafeli Sözleşmelerde tüketicinin herhangi bir gerekçe göstermeden 14 gün iade süresi bulunur ve bu sürede ürünü iade edebilir. Alıcı vergi mükellefi ise iade durumunda iade faturası kesilir.
İade Faturası Nasıl Kesilir?
Gelelim iade faturasının nasıl kesileceğine. Fatura kesmek için kullandığınız yöntem ile (GİB portalı, e-fatura düzenlemek için kullanılan entegrasyon yazılım vb.) iade faturası kesebilirsiniz.
İade faturası kesme adımları ise şöyledir;
- Öncelikle ilk düzenlenen faturada yer alan bilgileri alın. Bu bilgilerin iade faturasında da bulunması gerekir.
- Bir ön muhasebe programı aracılığıyla ya da GİB Portal üzerinden fatura tipini “İade” olarak seçin.
- İlgili bilgileri girerek ve fiyat, KDV oranı gibi noktaları dikkate alarak düzeltme yapın ve faturayı düzenleyin.
- Daha sonra faturayı iletin ve muhasebe kayıtlarını iadeye göre düzenleyin.
Bu adımlar, fatura kesmek için tercih ettiğiniz yönteme göre değişiklik gösterebilir.
İade Faturası Süresi ve Yasal Sınırlar
Faturaların yasal süresi; vergi mevzuatı, GİB kuralları ve Türk Ticaret Kanunu gibi ilgili yasal düzenlemelerle netleştirilir. Ancak iadelerde herhangi bir azami iade faturası kesme süresi yoktur. Ürün/hizmet iadesi gerçekleştirildiğinde iade faturası düzenlenir.
Mesafeli Sözleşmelerde ise tüketicilerin, ürün eline ulaştıktan sonra herhangi bir sebep göstermeden 14 gün iade süresi bulunur. Taksitli Satış Sözleşmelerinde ise 7 gün iade süresi söz konusudur.
Zaman aşımında ise mutabakat sağlanırsa yine iade gerçekleştirilebilir.
Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
İlk faturadaki bilgilerin iade faturasında kullanılacağını söylemiştik. Peki nedir bu bilgiler?
- Asıl fatura numarası ve tarih
- İade edilen mal/hizmet bilgisi
- Tutar
- Açıklama alanı (iade nedeni gibi bilgiler yazılmalı)
- Vergi bilgileri
İade Faturasında KDV Bulunur mu?
Evet, iade faturasında KDV bulunabilir. Eğer ilk faturada (yani KDV tevkifatı yapan satıcının faturasında) KDV uygulanmışsa iade faturasında da uygulanır. İade faturasında KDV uygulaması ve vergi oranı, ilk kesilen fatura ile aynı olmalıdır.
Ancak herhangi bir KDV istisnası söz konusuysa iade faturasında da KDV bulunmaz.
İade KDV hesaplama ise “satışta hesaplanan KDV’nin düzeltilmesi” şeklinde yapılır. Yani alıcı, satış faturasında indirim olan KDV’yi iade faturasında hesaplanan KDV şeklinde ele alır. Satıcılar da hesaplanan KDV’yi bu defa indirilen KDV şeklinde kaydeder.
İade Faturasının Hatalı Düzenlenmesi
İade faturasının yanlış düzenlenmesi ise hem alıcı hem de satıcı için muhasebe hatası oluşturabilir. Belge geçersizliğinin yanı sıra muhasebe hataları ileride vergi cezasının oluşmasına da sebep olur.
Bu durumda yanlış fatura iptal edilmeli ve iptal edilen fatura yerine düzeltme faturası düzenlenmeli.
İade Faturası Muhasebe Kaydı
İade faturası muhasebe kaydında yapılacak herhangi bir hata;
- hesap planı,
- borç-alacak kaydı,
- gelir tablosu,
- gider muhasebesi gibi işletmenin finansal pek çok kaydını olumsuz etkileyebilir.
O nedenle iade faturası eksiksiz kaydedilmeli ve daha sonra muhasebe fişi ile doğruluğu kontrol edilip onaylanmalıdır.
İade faturası muhasebe kaydı dendiğinde karşımıza alıştan iade ve satıştan iade olarak iki farklı detay çıkar. Gelin iade faturası nasıl işlenir birlikte inceleyelim.
Satıcı için Muhasebe Kaydı
İlk muhasebe kaydı satıcı için yani “satıştan iade” muhasebe kaydı. Adından da anlaşılacağı üzere satıştan iade faturası, satış iadesi gerçekleştiğinde düzenlenir.
Yani siz bir satıcısınız ve alıcınız size bir iade faturası düzenliyor. Bu durumda muhasebe kayıtlarının doğru olabilmesi için “satıştan iade faturası” düzenlemeniz gerekir.
Bu senaryoda
- Sizin sattığınız ürün geri gelmiş yani aslında bir stok iadesi olmuş.
- Aldığınız tutarı geri iade etmeniz gerekiyor yani bir gelir azaltma söz konusu.
- Ayrıca satıcı olarak fatura düzenlerken söz konusu KDV’yi “hesaplanan KDV” ele almıştınız. Şimdi ise “İndirilen KDV” olarak kaydetmeniz yani KDV düzeltmesi yapmanız gerekir.
(İade durumunda KDV düzeltmesine dair detayları, KDV Kanunu madde 35’te inceleyebilirsiniz.)
Kısaca satış hesabından stok bilgisine kadar tüm detayların doğru olabilmesi için bu kaydı yapmalısınız.
Alıcı için Muhasebe Kaydı
Aynı senaryonun tersini düşünelim. Yani bu sefer siz aldığınız bir ürünü/hizmeti iade etmek istiyorsunuz ve iade faturası düzenliyorsunuz. Bu durumda
- alım iadesi,
- gider azaltma (tutar iade edileceği için) ve
- stok kaydı (aldığınız ürünleri iade edeceğiniz için) gibi detaylara dikkat ederek “alıştan iade muhasebe kaydını” eksiksiz yapmalısınız.
Aynı şekilde bu sefer alıcı taraf olarak KDV düzeltmesini uygulamanız ve ilk faturadaki KDV indirimini artık “Hesaplanan KDV” olarak dikkate almanız gerekir.
Böyle bir durumda iade edeceğiniz kadar ürünün bedelini hesaplayıp buna göre bir alıştan iade faturası kesmeniz gerekiyor. Tüm bilgileri eksiksiz girdiğinizde ise mal alış hesabınızda herhangi bir karışıklık olmaz.
Bizim Hesap'ta İade Faturası Nasıl Kesilir?
Kullanıcı dostu bir yazılım olarak Bizim Hesap, KOBİ’lerin en karmaşık muhasebe işlemlerini dahi kolaylıkla yapmasını sağlıyor. Hızlı iade faturası düzenleme ve otomatik muhasebe kaydı gibi özellikleri sayesinde artık iade faturası muhasebe kaydı çok kolay.
Üstelik e-fatura entegrasyonu ile fatura düzenlemeden stok yönetimine, bir iade durumunda yapmanız gereken tüm kontrolleri tek ekran yapmanız mümkün. İşte Bizim Hesap ile iade fatura kesme adımları:
Tedarikçiye İade Faturası Kesmek
- “Tedarikçiler” menüsünde ilgili tedarikçinizi seçin.
- İster kayıtlı tedarikçiye isterseniz de yeni bir tedarikçiye iade faturası düzenleyebilirsiniz.
- Tedarikçinin sayfasından ”Diğer İşlemler > Tedarikçiye İade Ver” işlemini seçin.
- Açılan pencerede faturanızı eksiksiz şekilde düzenleyin ve kaydedin.
- e-Fatura butonuna basın ve gelen ekranda satış yerine” iade”yi seçip kaydedin.
Müşteriye İade Faturası Kesmek
- “Müşteriler” menüsünde ilgili müşteriye satış yapar gibi faturayı kaydedin.
- e-Fatura butonuna basın. Burada satış tipini otomatik olarak satış faturası olarak getirir.
- Bu satıra tıklayıp satış tipini “İade” olarak seçin ve iade faturanızı kesin.
