Bu yazımızda e-fatura karekod zorunluluğundan bahsedeceğiz. Karekod zorunluluğunun yasal boyutunu ve önemini anlatacağız. Karekodun elektronik belgelerde nasıl oluşturulduğuna değineceğiz. Belge türüne göre karekodda bulunması gereken bilgileri açıklayarak evrak düzenleme işlemlerinizi aydınlatmaya çalışacağız.
Karekod Zorunluluğu Nedir?
Karekod, iki boyutlu barkod sistemidir. Çoğunlukla düzgün bir kareyi meydana getiren siyah beyaz desenlerden oluşur. Bu desenleme, aslında bir şifreleme yöntemidir. Söz konusu şifrenin içine istenilen tüm veriler saklanabilir. Optik okuyucu veya kameralar aracılığıyla bu verilere ulaşmak mümkündür. Karekodların geleneksel barkodlara göre daha fazla veri depolayabildikleri bilinmektedir.
Faturalardaki karekodlar ise işlem bilgilerini içerir. Fiziksel fatura bilgilerinin dijital ortama aktarımını sağlar. Böylece işlemleri hızlandırır. Karekod ile fatura numarası, tutarı, tarihi, ödeme detayları ve benzeri bilgilerin aktarılması mümkündür. Yalnızca fiziksel değil, dijital ortamda üretilen e-fatura karekod uygulamasından da söz edilebilir. Hatta bu, yasal bir zorunluluktur.
Faturalarda karekod zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütülen ve kontrol edilen bir uygulamadır. 1 Eylül 2023 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Bu tebliğe göre e-fatura başta olmak üzere birçok elektronik belge ürününde karekod bulundurmak zorunludur. e-Belge karekod zorunluluğuna tabi olan evraklar arasında e-irsaliye, e-serbest meslek makbuzu, e-müstahsil makbuzu, e-sigorta komisyon gider belgesi, e-döviz ve kıymetli madenler alım satım belgesi ve e-adisyon gibi örnekler sayılabilir.
E-Fatura ve E-Belgelerde Karekod Kullanımı Ne İşe Yarar?
e-Fatura karekod kullanımının yaygınlaştırılması hayli önemlidir. Zira elektronik belge kullanımı her geçen gün artmaktadır. Karekod, bu belgelerin kullanımını kolaylaştırır. Çünkü GİB tarafından yayınlanan karekod standardı kılavuzu, söz konusu fatura hakkında istenen tüm verilere hızla ulaşılmasını sağlar. Doğru bilgiye ulaşımı ve operasyonel verimliliği mümkün kılar. Karekod kullanımının faydaları şu şekilde sıralanabilir:
- Kolay ve hızlı erişim
- Stok yönetimi
- Tasarruf
- Pazarlama
- Müşteri etkileşimi
- Detaylı ürün bilgisi
- Güvenlik
- Takip
- Dijitalleşme
E-fatura ve e-belgeleriniz için karekod uygulamasına geçmeniz teknolojik uyumu yakalamanıza yardımcı olur. Bu sayede çağa ayak uydurabilirsiniz. Hem kendiniz hem müşterileriniz için avantaj sağlarsınız.
Fatura ve Belgelerde Karekod Nasıl Oluşturulur?
e-Fatura karekodunu oluşturmak son derece kolaydır. Bu işlem için teknolojik araçlardan yararlanmanız mümkündür. Bu süreçte hata yapmamak için bir uzmanla çalışmanız tavsiye edilir. Bir ürün ekibinden destek alarak hatasız karekodlar oluşturmanız mümkündür. Karekodda bulunması gereken bilgiler ise zaten GİB tarafından yayınlanan kılavuzda mevcuttur. Bu kılavuzu dikkatle okuyup belirli aralıklarla kontrol edebilirsiniz. Karekodun tamamlanması için gerekli bilgileri ibraz etmeniz yeterlidir. Yani elektronik belgelerinize karekod eklemek için hiçbir zahmete girmezsiniz. Kolaylıkla yasalara uygun elektronik belgenizi hazırlarsınız.
Karekodda Hangi Bilgiler Yer Almalı?
Elektronik belgelerin karekodlarında yer alması gereken bilgiler evrak türüne göre değişkenlik gösterir. Bu bilgiler arasında yalnızca faturaya dair detaylar yer almaz. Fatura taraflarının bilgileri de bulunur. Dolayısıyla resmî kılavuzu detaylıca okumak ve hiçbir bilgiyi atlamamak önemlidir.
e-Fatura için Karekodda Yer Alması Gereken Bilgiler
e-Fatura, fiziksel makbuzların yerini alan bir belgedir. Dijital ortamda düzenlenir ve verilerin güvenle işlenmesini, tertip edilmesini ve saklanmasını sağlar. Hazırladığınız e-fatura için oluşturacağınız karekod aşağıdaki bilgileri içermelidir:
- Gönderen VKN ve TCKN
- Alıcı VKN ve TCKN
- Senaryo
- Fatura tipi
- Fatura tarihi
- Fatura numarası
- ETTN
- Belge para birimi
- Mal hizmet tutarı
- Mal hizmet KDV matrahı
- Hesaplanan KDV tutarı
- Vergi dâhil toplam tutar
- Ödenecek tutar
Karekoda bu bilgilerin doğru ve eksiksiz eklenmesi gereklidir. Böylece fatura düzenlemesi tamamlanır. Aynı zamanda yasal yükümlülük de yerine getirilir.
e-Arşiv Fatura için Karekodda Bulunması Gereken Bilgiler
e-Arşiv faturası da elektronik ortamda düzenlenen bir alım satım makbuzudur. Ancak e-faturadan farklı olarak bireysel mükellefler ve mükellefi olmayan ticarî işletmeler tarafından düzenlenir. Zira e-faturanın hedef kitlesi mükellef olan işletmelerdir. Diğer farklar ise tutar sınırı ve elektronik imzadır. e-Arşiv faturası genellikle ıslak imza ile bitirilir. e-Arşiv faturanın karekodunda bulunması gereken bilgiler, e-fatura ile tamamen aynıdır.
- Alıcı VKN ve TCKN
- Senaryo
- Fatura tipi
- Fatura tarihi
- Fatura numarası
- ETTN
- Belge para birimi
- Mal hizmet tutarı
- Mal hizmet KDV matrahı
- Hesaplanan KDV tutarı
- Vergi dâhil toplam tutar
- Ödenecek tutar
e-Arşiv fatura karekod okuması ile ulaşılması gereken bilgileri bu şekilde sıralamak mümkündür. Söz konusu bilgilerin eksiksiz ve hatasız girilmesi önemlidir. Böylece e-arşiv fatura tamamlanmış olur.
e-İrsaliye Belgesi için Bulunması Gereken Bilgiler
e-İrsaliye, mal veya hizmet sevkiyatını belgeler. Elektronik ortamda düzenlenir, iletilir ve saklanır. Sevkiyat tarihi ve saati, gönderici ve alıcı bilgileri, malın miktar ve cinsi, açıklama ve detayları içerir. e-İrsaliyenin karekodunda bulunması gereken bilgiler ise şunlardır:
- Gönderen VKN ve TCKN
- Alıcı VKN ve TCKN
- Senaryo
- İrsaliye tipi
- Belge tarihi
- Belge numarası
- ETTN
- Fiili sevk tarihi
- Fiili sevk zamanı
- Taşıyıcı bilgileri VKN
- Taşıyıcı plaka bilgisi
Karekodda bulunması gereken bu bilgiler, doğru ve eksiksiz olmalıdır. Böylece irsaliyenizi tamamlayabilirsiniz. Aynı zamanda yasal yükümlülüğünüzü de yerine getirmiş olursunuz.
e-SMM Belgesinde Bulunması Gereken Bilgiler
e-SSM, elektronik, sosyal sigorta merkezleri anlamına gelir. SGK tarafından sunulan bir hizmettir. Vatandaş ve işverenlerin sosyal sigorta işlemlerini kolaylaştırır, hızlandırır ve dijitalleştirir. e-SSM karekodunda bulunması gereken bilgileri aşağıdaki listede bulabilirsiniz.
- Gönderen VKN ve TCKN
- Alıcı VKN ve TCKN
- Belge tarihi
- Belge numarası
- ETTN
- Belge para birimi
- Brüt ücret tutarı
- Tahsil KDV tutarı
- KDV tevkifat tutarı
- GV stopaj tutarı
- KDV tutarı
- Net ücret tutarı
- Net tahsilat
Karekod okumasında görünmesi gereken bilgiler bunlardır. Bu bilgilerin doğru ve eksiksiz şekilde hazırlanması gerekir. Bu sayede e-SSM belgesi tamamlanmış olur.
Belgelerde Karekod Zorunluluğuna Uyulmamasının Yaptırımları Nelerdir?
e-Fatura karekod uygulaması yasal bir zorunluluk olduğu için ihlali hâlinde yaptırımla karşı karşıya kalınır. Bu yaptırımlardan ilki maddi cezalardır. Cezaların ödenmemesi durumunda farklı yollara başvurulabilir. Aynı zamanda yasal yükümlülükleri yerine getirmemek işletmenin piyasa itibarını da olumsuz etkiler. İş süreçlerinde aksamalara neden olabilir. Dolayısıyla faturalara karekod eklemeyi yalnızca yasal bir zorunluluk olarak görmemek gerekir. Bu uygulama hem müşterileriniz hem de sizin için dijital çağa ayak uydurma fırsatıdır. Bu uygulamanın cezalarını değil, faydalarını düşünerek hareket ettiğiniz takdirde avantajlarını görebilirsiniz.
Bizim Hesap ile Yönetmeliklere Uygun Belgelerinizi Kolaylıkla Yönetin
e-Fatura karekodunu yönetmeliklere uygun şekilde hazırlamak için Bizim Hesap ile çalışabilirsiniz. Bu sayede karekod hazırlığını güvenle ve kolaylıkla tamamlarsınız. Bizim Hesap ile karekod oluşturmanın yanı sıra e-arşiv entegrasyonu yapabilirsiniz. e-Ticaret entegrasyonu, gelir gider ve cari hesap takibi yapabilirsiniz. Aynı zamanda online e-tahsilat entegrasyonundan da faydalanabilirsiniz.
Bizim Hesap ile işletmenizin muhasebesini profesyonel ellere emanet edersiniz. Tüm prosedürlerin doğru ve eksiksiz şekilde uygulandığından emin olursunuz. Şeffaflık ilkesi sayesinde tüm işlemleri takip edersiniz. Hızla ve güvenle tamamlanan muhasebe işlemleri sayesinde zamandan ve enerjiden tasarruf edersiniz. Böylece büyüme hedefleriniz için daha fazla çalışabilir ve hızla yükselebilirsiniz.