e-Fatura ve e-Belgelerde Karekod Zorunluluğu

Gelir İdaresi tarafından getirilen elektronik belge ve karekod zorunluluğu, birçok işletme sahibini harekete geçirdi. “E-belgede karekod zorunlu mu?” sorusu, yeni döneme işletmelerin nasıl uyum sağlayacağı ve ne yapmaları gerektiği konusu büyük bir önem kazandı. Bu durum KOBİ’ler için hem bir fırsat hem de bir zorluk olarak görülebilir. Bu süreçte, KOBİ’lerin sorun yaşamaması adına BizimHesap, pratik ve etkili çözümler sunmakta. İşte bu yazıda, karekod kobi zorunluluğu hakkında bilmeniz gerekenler ve bu konuda nasıl bir yol izlemeniz gerektiğine dair detayları bulacaksınız. 

Yeni Düzenlemeler: 1 Eylül 2023’te Neler Değişti? 

1 Eylül 2023 tarihinden itibaren yürürlüğe giren yeni düzenlemelerle birlikte faturalar ve belgelerde karekod kullanımı zorunlu hale geldi. Peki karekod nedir? Karekod, bilgileri dijital formatta saklayan ve okuyucular tarafından hızla taranabilen iki boyutlu bir barkod sistemidir. 

Karekod zorunluluğu ile işletmeler ve bireyler belgelerini daha güvenli ve hızlı bir şekilde işleyebilirler. Ayrıca, elektronik belgelerde karekod, belgelerin doğruluğunu ve güvenliğini artırarak sahtecilik riskini de azaltır. İşletmelerin bu tarihe kadar yeni düzenlemeye uyum sağlaması beklenmektedir. 

Karekod ve Barkod: Temel Farklar 

Karekod ve barkod, ürünlerin ve hizmetlerin tanımlanması için yaygın olarak kullanılan iki farklı teknolojidir. Her ikisi de benzersiz bilgileri depolamak için optik olarak okunabilir etiketler kullanır, ancak çalışma şekilleri ve kullanımları farklıdır. Bu iki teknolojinin farklarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Karekod 2 boyutludur ve genellikle kare şeklindedir. Barkod ise 1 boyutludur ve yatay çizgilerden oluşur.
• Karekod, barkoda göre daha fazla veri saklayabilir. Bu nedenle, karekodlar genellikle URL’ler, metin, resimler ve diğer veri türlerini saklamak için kullanılır.
• Karekodlar, akıllı telefonlar ve tabletler gibi cihazlarla kolayca taranabilirken, barkodlar özel barkod okuyucuları ile taranır.
• Karekodlar, genellikle mobil cihazlar için web sitelerine hızlı erişim sağlamak, etkinlik biletleri, reklam ve pazarlama kampanyaları gibi alanlarda kullanılır. Barkodlar ise ürün tanımlama, fiyatlandırma ve envanter takibi gibi alanlarda kullanılır.

Karekod ve barkod, günümüzde bilgi paylaşımı ve erişimi için vazgeçilmez araçlardır. Ancak kullanım amaçlarına ve kapasitelerine göre farklılık gösterirler.

İşletmeler için Yeni Zorunluluklar 

İşletmeler için yeni zorunluluklar, teknolojik gelişmelerin ve düzenlemelerin hızla evrildiği günümüzde daha da önem kazanmaktadır. Özellikle Türkiye’deki işletmeler, e-belgelere karekod kullanımı konusunda yeni düzenlemelere ayak uydurmak zorundadır. 

Gelir İdaresi Başkanlığının 509 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği‘ne göre, hangi e-belge türlerinde karekod kullanma zorunluluğu olduğu belirlenmiştir. Bu, belgelerin doğrulanabilirliğini ve takip edilebilirliğini artırarak, işletmelerin ve müşterilerin bilgilere hızla erişmesini sağlamaktadır.

Ayrıca, karekod standardı getirilmesi ile birlikte karekodların tüm platformlarda kolayca okunabilir ve doğrulanabilir olması amaçlanmaktadır. Zorunlu karekod uygulaması, işletmelerin e-belgeleri daha güvenli ve etkili bir şekilde kullanmalarını teşvik ederken, aynı zamanda belgelerin doğruluğunu ve güvenliğini de artırmaktadır.

E-Belge Türlerine Göre Uygulamalar 

E-belge türüne göre uygulamalar, işletmelerin dijitalleşen dünyada nasıl bir yol izlemesi gerektiğini belirleyen kritik bir faktördür. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından getirilen karekod kullanım zorunluluğu, belge türlerine göre farklılık göstermektedir. Şimdi, bu e-belge türlerini ve gereken bilgileri daha yakından inceleyelim.

E-Fatura 

E-fatura uygulamasında karekodun bir bileşen olarak eklenmesi mecburidir. Bu yenilik, e-fatura gönderenler ve alıcılar için sürecin daha açık ve hızlandırılmış olmasını sağlar. Düzenleme ile birlikte e-faturalarda bulunması gereken bilgiler şöyledir:

E-Arşiv 

Son dönemde getirilen düzenlemeler, e-arşiv fatura belgelerinde de karekod entegrasyonunu zorunlu kılmıştır. Bu değişiklik, belgelere daha hızlı ve etkin bir şekilde ulaşmayı mümkün kılar. E arşiv faturada yer alması gereken bilgiler aşağıda sıralanmıştır:

E-İrsaliye 

E-İrsaliye, karekod entegrasyonu ile sevkiyat işlemlerinin daha akıcı ve doğru bir şekilde yürütülmesine olanak tanır. E-İrsaliye belgesinde karekod bilgileri şunları içerir:

E-Arşiv fatura platformuna dahil olan ve dijital mecralar üzerinden mal ve hizmet satışı yapan mükellefler, ticari işlemlerde, satışlarda sevk irsaliyesi yerine geçen e-arşiv faturanın fiziksel kopyasını, taşınan malın yanında göndermelidir. 

Karekod zorunluluğu ile birlikte e-irsaliye yerine e-irsaliye bilgilerini içeren bir karekod etiketi kullanılabilir. Ancak bu kullanımda önemli olan nokta, bu karekodun ambalaj ya da paketin üzerinde açıkça, eksiksiz ve okunaklı bir şekilde yer almasıdır.

E-SMM 

E-SMM, satış sonrası hizmetlerin dijital bir izini oluşturan modern bir belgeleme yöntemidir. Yeni düzenlemeler, e-SMM belgelerini karekod teknolojisiyle birlikte hizmet süreçlerini sadece hızlandırmakla kalmayıp, aynı zamanda daha şeffaf ve hatasız bir yapıya kavuşturur. E-SMM belge karekodlarında bulunması gereken bilgiler aşağıda sıralanmıştır:

Bu türlerin yanında karekod uygulamasının zorunlu olduğu diğer e-belge türleri; e-serbest meslek makbuzu, e–müstahsil makbuzu, e–sigorta komisyon gider belgesi, e-döviz ve kıymetli maden alım satım belgesi ve e-adisyon türündeki e-belgelere karekod ekleme mecburiyeti getirildi.

Bu konuda daha fazla bilgi almak isterseniz Gelir İdaresi tarafından yayınlanan karekod standardı kılavuzu ayrıntılı şekilde incelenebilir. 

Yaptırımlar ve Cezalar: Zorunluluğa Uymamanın Sonuçları 

E-belgelerde karekod kullanımının zorunlu olması, işletmeler için yeni sorumlulukları beraberinde getirir. Bu zorunluluğa uymamanın maddi yaptırımları olduğu gibi, iş süreçlerinde aksamalara da neden olabilir. 

Öte yandan, yasal düzenlemelere aykırı davranmak, işletmenin piyasadaki itibarını olumsuz etkileyebilir. Bu nedenle, karekod zorunluluğuna uyum, sadece yasal bir gereklilik değil, aynı zamanda işletmenin sürdürülebilirliği için de kritik bir öneme sahiptir.

Teknolojik Çözümler: Karekod Oluşturma Araçları

Teknolojik gelişmelerin hız kazandığı günümüzde, kobiler dijitalleşme sürecini hızla benimsemekte ve operasyonlarını daha etkin bir şekilde yürütmeye çalışmaktadır. Bu çerçevede Gelir İdaresi Başkanlığı’nın aldığı kararla, e-belgelerde karekod artık bir zorunluluk. Fakat bu zorunluluk, özellikle teknolojik altyapı konusunda eksiklikleri olan işletmeler için bazı zorlukları da beraberinde getirebilir.

E-belgelerde karekod zorunluluğuna hızla ve kolayca uyum sağlamak için BizimHesap’ın sunduğu çözümlerden faydalanabilirsiniz. BizimHesap, çalıştığı özel entegratörler aracılığıyla, faturaların şablonlarına otomatik olarak karekod eklenmesini sağlamaktadır. Böylece KOBİ’ler bu süreci sorunsuz ve hızlı bir şekilde tamamlayabilirler.

Bu işlemler ile ilgili herhangi bir sorunuz olduğunda BizimHesap destek ekibiyle hafta içi 09:00-18:00 saatleri arasında iletişim kurabilir ve işlemlerinizi kesintisiz sürdürmek için gerekli yardımı alabilirsiniz. Teknolojik altyapısı ve uzman destek ekibiyle, işletmenizin dijital dönüşüm sürecini sorunsuz bir şekilde yönetin.

Sonuç ve Öneriler

E-belgelerde karekod zorunluluğu, KOBİ’ler için yeni bir dönemin başlangıcını simgeler. Bu zorunluluk, işletmelerin dijital dönüşüm süreçlerini hızlandırmalarına ve modern teknolojileri benimsemelerine yardımcı olur. Karekod kullanımı, işletmelerin operasyonlarını daha etkili, hızlı ve güvenli bir şekilde yürütmelerine olanak tanırken, aynı zamanda müşteri memnuniyetini de artırır. Bu nedenle, işletmelerin bu yeni döneme hızla adapte olmaları ve karekod zorunluluğuna uyum sağlamaları büyük önem taşır.