e-Fatura, elektronik ortam üzerinde düzenlenen ve yine elektronik ortamda muhafaza edilen faturalardır. Geleneksel faturalama yöntemlerine göre birçok açıdan önemli avantaj vadeder. Kağıt kullanımını azaltır. Faturaların sorunsuz ve eksiksiz şekilde iletilmesi açısından önemlidir. Ayrıca kağıt fatura basma ya da gönderme maliyetleri de ortadan kaldırır. Türkiye’de ilk kez 2013 yılında Vergi Usulü Kanunu’nda yapılan düzenlemelerle birlikte kullanılmaya başlanan e-fatura hakkında merak edilen birçok konu vardır. Özellikle yeni girişimciler ve e-ticaret faaliyetlerinde bulunanların en çok merak ettiği konulardan biri e-fatura iptal işlemleridir. e-Fatura iptal işlemi, iki farklı şekilde yapılabilir ve bu işlemleri tamamlamak son derece kolaydır. Fakat e-fatura iptal etme hakkında bilinmesi gereken birçok önemli detay vardır. İşte e-fatura iptal süreci hakkında bilinmesi gereken tüm detaylar!
e-Fatura İptali için Gerekli Olan Program ve Ayarlar Nelerdir?
e-Fatura iptal etme işlemi için bazı program ve araçların kullanılması gerekir. Elektronik faturaların düzenlenmesine ilişkin tüm işlemler Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilir. Dolayısıyla e-fatura portal iptal işleminin de yine GİB tarafından belirlenen ölçü ve esaslara uygun şekilde yapılması gereklidir. Elektronik faturaların iptaline ilişkin GİB tarafından oluşturulmuş özel bir portal vardır. Bu portal aracılığıyla iptal işlemleri yapılabilir.
GİB’in e-fatura iptal portalı aracılığıyla fatura iptali için imzalama aracının kullanılması gerekir. e-Arşiv fatura iptali boyunca imzalama aracı açık tutulmalıdır. İptal talebi, ancak e-faturayı düzenleyen tarafından oluşturulabilir. Portala giriş yaptıktan sonra “Ana Ekran” üzerinden “İptal Talebi” bölümüne girilmelidir. Daha sonra ise iptal talebi oluşturulmalıdır. e-Faturanın iptal edilebilmesi için alıcı durumundaki kişinin iptali onaylaması gerekir. Bu işlem ise yine aynı portal üzerinden; “e-Fatura İptal Taleplerinin Listelenmesi ve İptal Onayı” sekmesi üzerinden yapılabilir.
Hangi Durumlarda e-Fatura İptal Edilebilir?
e-Fatura iptali; faturanın düzenlenmesinde veya gönderilmesinde yaşanan hatalar, mal ya da hizmetin iadesine ilişkin durumlar, fatura tutarının revize edilmesi gibi hallerde yapılabilir. Bununla birlikte e-fatura iptal talebi oluşturabilmek için alıcı ve satıcının mutabakata varması önemlidir. Alıcı ve satıcının mutabakata vardığı her durumda, ilgili kanunca belirlenen yasal süreler içerisinde e-faturaların kolaylıkla iptal edilmesi mümkündür.
e-Fatura İptal Portalı Nasıl Kullanılır?
e-Fatura iptal portalı, elektronik ortamda düzenlenen faturaların iptal edilmesi adına kullanılabilecek en etkili ve verimli yöntemdir. Günümüzde fatura düzenlerken ya da oluştururken karşılaşılabilecek birçok hata vardır. Özellikle işletmeler arasından düzenlenen faturalarda, küçük ölçekli dikkatsizlikler dahi önemli hataları beraberinde getirebilir. Bununla birlikte yapılan küçük hatalar, eksik ya da yanlış bilgi girilmesi gibi durumlarda Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulan e-fatura iptal portalı üzerinden faturaların iptal edilmesi olanaklıdır.
e-Fatura iptal portalını etkili şekilde kullanmak için portala giriş yapmadan önce belli başlı detaylara hakim olmakta fayda vardır. GİB tarafından oluşturulan portalın kullanımına ilişkin bilmeniz gereken detaylar şu şekildedir:
- Kesmiş olduğunuz faturaların iptal edilebilmesi için öncelikli olarak efatura.gov.tr adresine giriş yapmanız gerekir.
- Ana ekran üzerinden “Fatura İptali” sekmesine tıklayarak iptal portalına giriş yapınız.
- Daha sonra ise ana ekran üzerinden ilgili portalın kullanımını sağlayacak programı indiriniz.
- Programda yer alan “Fatura İptal Talebi Oluşturmak İçin Tıklayınız” seçeneğini tıklayın.
- Açılan sayfada istenen; kart bilgisi, ödeme yapılacak tutar ve fatura bilgileri gibi bilgileri giriniz.
- Son olarak “Talep Oluştur” butonuna tıklayarak süreci tamamlayın.
Bu işlemlerin ardından e-fatura iptal talebiniz alınacaktır. Talebin onaylanması için alıcının onay vermesi gereklidir.
Temel e-Fatura Nasıl İptal Edilir?
Temel e-fatura iptali, bir miktar daha teferruatlıdır. Bununla birlikte alıcı ve satıcının mutabakata varması halinde temel e-faturaların da kolaylıkla iptal edilmesi mümkündür. Temel e-faturayı düzenleyen kurum ya da kişilerin fatura tutarına dair bilgileri imzalaması gerekir. Bu belge, bir kopya olarak GİB’in iptal portalına yüklenmelidir. e-Faturalarda olduğu gibi temel e-fatura iptali işleminde de yine alıcının onayı gerekir. Alıcının onayının ardından temel e-fatura iptal edilmiş olur. Yasal olarak belirlenen süre zarfı içerisinde GİB’in iptal portalı üzerinden alıcının iptal talebine onay vermemesi halinde; ilgili fatura sistem içerisinde iptal edilmemiş fatura olarak görülecektir.
Ticari e-Fatura Nasıl İptal Edilir?
Ticari e-fatura iptali ise temel e-faturaların iptalinden farklıdır. Temel e-faturaları iptal edilmesinde satıcının talebi ve alıcının onayı gerekir. Ticari olarak düzenlenen e-faturalarda ise süreç bir miktar daha farklıdır. Her ne kadar bu iki fatura türünün iptaline ilişkin süreç farklı işlese de yine işlemler GİB’in iptal portalı üzerinden yapılır. Fakat GİB portalı üzerinden yapılan işlem, ticari e-faturanın iptali için yeterli değildir. Alıcı, beyan ettiği üzerine kayıtlı e-posta adresi üzerinden satıcıya iptale ilişkin yazı iletmelidir. Alıcı ve satıcı arasında faturanın iptaline ilişkin gerekçeler üzerine mutabakata varılması halinde fatura iptal edilebilir. Ticari e-faturaların iptalinde alıcının 8 gün içerisinde onay vermemesi halinde sistem tarafından ilgili fatura, iptal edilmiş sayılır.
e-Fatura İptal Süresi Ne Kadardır?
e-Fatura iptal süresi, 8 gün ile sınırlandırılmıştır. Bu süre faturanın alıcıya iletilmesi ile başlar. Aynı zamanda 8 günlük süre, hafta sonu ve resmi olarak ilan edilen tatil günlerini de içerir. Dolayısıyla iptal talebi oluştururken e-fatura mükellefi olanlar bu detaya da dikkat etmelidir. Bununla birlikte iptal talebinin alıcı tarafından onaylanması gerektiği unutulmamalıdır. Alıcının onaylamaması halinde e-fatura iptal işlemi yapılamaz. Bu tarz durumlarda satıcının alıcıyla bir kez daha iletişime geçerek süreci değerlendirmesi ya da yasal yollara başvurması mümkündür.
e-Fatura İptali için Mali Mühür Gerekli mi?
e-Fatura iptal işlemlerinin tamamlanabilmesi için mali mühür gereklidir. Mali mühür, e-faturaların ve diğer elektronik belgelerin güvenliğini sağlayan elektronik bir imza türüdür. e-Fatura iptal portalına giriş yapmak ve iptal işlemini başlatmak için mali mühür kullanmanız zorunludur. Dolayısıyla henüz portala giriş aşamasında mali mühre ihtiyaç vardır. e-Arşiv fatura iptal işlemlerinde mali mühür talep edilmesinin en temel nedeni yapılan işlemin güvenliğini ve geçerliliğini sağlamaktır.
Mali mühür edinmek için Maliye Bakanlığı ya da ilgili alanlarda yetkilendirilmiş özel kuruluşlara başvurmanız mümkündür. Özellikle e-fatura kesme, e-belge oluşturma işlemleri için mali mühür temel bir gerekliliktir. Dolayısıyla e-belge ve e-fatura yönetiminde son derece önemli bir yere sahiptir. Belgelendirme işlemlerini elektronik ortam üzerinden yapan kişi ya da kuruluşların mali mühür edinmesinde fayda vardır. Mali mühür, elektronik ortamda yapılan işlemlerin çok daha kolay ve efektif şekilde tamamlanmasını sağlar.
Bizim Hesap ile e-Fatura İşlemlerinizi Kolaylıkla Gerçekleştirin
e-Fatura işlemlerini kolaylıkla yönetmenizi sağlayan Bizim Hesap ile zamandan ve paradan tasarruf ederek ön muhasebe işlemlerini hızla tamamlayabilirsiniz. Elektronik ortam üzerinden yapacağınız tüm belge ve evrak işlemlerini Bizim Hesap güvencesi ile yönetebilir ve tek bir platform üzerinden birçok sisteme aynı anda erişebilirsiniz. Ayrıca e-arşiv entegrasyonu ile maliyetlerinizi düşürebilir ve e-fatura iptal işlemleri hakkında destek alarak, tüm e-belge operasyonlarını hızlandırabilirsiniz.
