Giderek her şeyin elektronik ve dijital bir ortamda yer almasıyla birlikte pek çok işlem de yine dijital platformlar üzerinden yapılıyor. Bu işlemlere, yasal olarak yapılması gerekenler de dahil edilmiş durumda.
GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) de bu anlamda vergi mükelleflerine pek çok kolaylık sunmak üzere çeşitli yenilikleri hayata geçirdi. Bunlardan biri de e-arşiv fatura.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın getirdiği düzenlemelerden biri olan e-arşiv fatura kolaylığından faydalanmak için e-arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır hemen öğrenin.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın hayata geçirdiği, fatura işlemlerini elektronik ortama taşıyan fatura uygulamalarından biri.
e-Arşiv fatura, fatura alışverişinde taraflardan biri e-fatura kullanıcısıyken biri matbu fatura kullanıcısı olduğu durumlarda kesilir. Yani e-fatura sistemine dahil olan vergi mükellefleri, bu uygulamaya dahil olmayan taraflara (nihai tüketici gibi) fatura keserken e-arşiv faturası keser.
e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Arşiv fatura uygulamasına geçiş yapmak isteyen kullanıcıların en çok merak ettiği, “e-arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır” sorusu oluyor.
Gelir İdaresi Başkanlığı, e-arşiv fatura başvurusu için üç ayrı yol sunuyor:
- Bu konuda hizmet veren ve GİB tarafından onaylı özel entegratörler ile çalışmak,
- Sahip olduğunuz bilgi işlem sistemini entegre etmek veya
- GİB e-arşiv portal başvuru seçeneği ile ilerlemek.
Onaylı özel entegratörler ile başvuru:
Elbette tüm bu operasyonu başlatmak ve sonrasında da takip etmek sizin için ciddi bir iş yükü oluşturacaktır. Bu nedenle bu süreci kendi başınıza yönetmek yerine bir entegratör ile birlikte ilerleyebilirsiniz.
Bunun için yapmanız gereken en önemli şey seçtiğiniz entegratöre gerekli bilgileri sunmak. Özel entegratör ile e-arşiv fatura başvuru adımlarını şu şekilde özetleyebiliriz:
- Öncelikle Nitelikli Elektronik Sertifika (e-imza) / mali mühür temin etmiş olmanız bir zorunluluk.
- Daha sonra destek ekibi ile iletişime geçerek vergi levhası, kimlik fotokopisi gibi gerekli olabilecek belgeleri teslim etmelisiniz.
- Siz belgelerinizi teslim ettikten sonra başvuru işleminiz çok kısa sürede gerçekleşir.
- Size en uygun kontör paketinden biri seçtikten sonra özel entegratörün hizmetlerinden yararlanarak hızlıca e-arşiv fatura kesmeye başlayabilirsiniz.
Üstelik özel entegratörlerin kullanıcıları için sunduğu kısa yollar sayesinde (müşteri bilgisi, fiyat bilgisi vb.)
- faturalarınızı çok daha kolay bir şekilde kesebilir,
- gelen faturalarınızı size gelen bildirimler sayesinde anında görüntüleyebilirsiniz.
Özetle, GİB tarafından onaylanmış olan özel entegratörler başvuru sürecinde sizin yapmanız gereken tüm işi kendileri yapıyor. Süreç başladıktan sonra ise size kullanım kolaylığı sunuyor.
Aynı zamanda kanunlarla ilgili son güncellemelere sahip oldukları ve mevzuatı da bildikleri için sürecin hatasız ve eksiksiz yürümesini sağlıyorlar. Gerekli tüm düzenlemeleri GİB’in istediği standartlarda gerçekleştirerek entegrasyonu tamamlıyorlar.
e-Arşiv fatura ve e-fatura başvurusu dahil tüm e-belge işlemlerinizle ilgili sorularınız için destek ekibimize ulaşabilirsiniz.
Bilgi işlem sistemi ile başvuru:
Eğer işletmenize ait bilgi işlem sistemi entegrasyonunu kendiniz yapacaksanız bu durumda da GİB tarafından mükellefler için şart konulmuş olan tüm adımları tamamlamanız gerekiyor.
Öncelikle bu entegrasyonu yapabilmeniz için sizden istenen tüm belgeleri eksiksiz olarak posta yoluyla GİB’e ulaştırmanız gerekir.
Başvurunuzun kabul edilebilmesi için öncelikle bilgi işlem sisteminizin 7/24 kesintisiz işleyebilmek için yeterliliği olması önemli. Eğer teknik yeterlilik mevcutsa; e-arşiv uygulamasına kendiniz entegre olabilirsiniz.
Dikkat etmeniz gereken bazı noktaları da şu şekilde sıralayabiliriz:
- Bilgi işlem raporunun (BİS) hazırlanması,
- Şirket yetkililerinin imzaladığı başvuru dilekçesi,
- ISO 20000 Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetim Sistemi Belgesi,
- ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi,
- ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi ya da bunların muadili belgelerin firma tarafından alınmış olması,
- Bilgi işlem sisteminin gerekli donanım ve altyapı yeterliliğini karşılayabiliyor olması.
GİB tarafından hazırlanan ve güncellenen e-arşiv teknik kılavuzuna bu link üzerinden ulaşabilirsiniz.
GİB e-arşiv fatura portalı ile başvuru:
GİB üzerinden e-arşiv portal başvurusu nasıl yapılır inceleyelim.
GİB e-arşiv portalı üzerinden belge oluşturmak için öncelikle
- tüzel kişiler için mali mühre,
- gerçek kişiler için ise e-imza veya mali mühre sahip olmanız gerekiyor.
Bunları, Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden başvuru yaparak temin edebilirsiniz.
Ardından e-arşiv fatura başvuru formu doldurmanız gerekiyor. e-Arşiv portal başvuru formunu doldurup mali mührünüz ile onaylamalısınız. Başvuru işleminiz tamamlanıp onaylandıktan sonra ise GİB e-arşiv portalına giriş yapabilir ve e-arşiv faturalarınızı kesebilirsiniz.
e-Arşiv Faturasına Kimler Başvuru Yapabilir?
e-Fatura için gereken kriterlerini karşılayanlar, zorunlu olarak e-arşiv fatura uygulamasına da geçiş yapmak durumda. Bir e-fatura mükellefi e-arşiv başvurusu da yapmalı.
Ancak onun dışında zorunlu olmasa dahi avantajlarından yararlanmak isteyen her kişi ve işletme, e-arşiv fatura uygulamasına geçiş yapmak için başvurabilir.
e-Arşiv Fatura Başvurusu İçin Gerekli Belgeler ve Şartlar Nelerdir?
Hangi yöntemi seçtiğinizden bağımsız olarak e-arşiv başvurusunda bazı belgeler ve şartlar söz konusu. Bunları dikkate alarak e-arşiv fatura başvurunuzu sorunsuz tamamlayabilirsiniz.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Tarafından Belirlenen Şartlar
Öncelikle e-fatura uygulamasına geçen mükelleflerin, e-arşiv fatura uygulamasına geçmesi gerekir. e-Fatura için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği ciro sınırı 3 Milyon TL’dir. Böylece 3 Milyon TL, e-arşiv fatura için de ciro sınırıdır diyebiliriz.
Bunun dışında internette ilan yayınlayanlar ve kendi sitesi ya da hizmet sağlayıcılar aracılığıyla internetten mal ve hizmet satışı gerçekleştirenler de e-arşiv faturaya geçmek zorunda. Üstelik bu durumda ciro sınırı yok.
Özetle e-ticaret sektöründe e-arşiv fatura uygulamasının zorunlu olduğunu söyleyebiliriz.
e-Arşiv fatura keserken fatura tutarı sınırları ise şu şekilde:
- Alıcı vergi mükellefiyse fatura tutarı 6.900 TL’yi aştığında,
- Alıcı vergi mükellefi değilse fatura tutarı 5.000 TL’yi aştığında e-arşiv fatura kesme zorunluluğu söz konusu.
Teknik Gereksinimler
e-Arşiv faturasına geçebilmek için ilk yapmanız gereken mali mühür (tüzel kişiler) ya da e-imza (gerçek kişiler) temin etmektir. GİB üzerinden e-arşiv fatura keserken mali mühür gerekmiyor olsa da sisteme geçiş yapmak için mali mühür ile e-arşiv fatura başvurusunu gerçekleştirirsiniz.
Mali mühür ya da elektronik imza (e-imza), henüz başvuru aşamasının başındayken kullanmanız gereken bir uygulama. Ardından işletim sisteminize uygun sürücüyü yüklemelisiniz. Bu temel teknik gereksinimi tamamladıktan sonra güvenli şekilde imzalama işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.
Eğer kendi bilgi işlem sisteminiz ile başvuru yapacaksanız, 7/24 kesintisiz işlemek için yeterli teknik altyapı ve donanıma sahip olmanız gerekiyor. Bu, başvurunuzun olumlu sonuçlanması için önemli bir gereksinim. Gerekli koşulları sağladığınız takdirde kendi sisteminiz ile entegre olarak e-arşiv fatura kesebilirsiniz.
e-Arşiv Fatura Başvurusu Bizim Hesap ile Çok Kolay
e-Arşiv fatura sistemine geçiş yapmak istiyorsunuz ama tüm bu süreç karmaşık mı geliyor? Başvururken nelere dikkat edeceğinizi, hangi özel entegratörü seçeceğinizi bilmiyorsanız merak etmeyin; Bizim Hesap, e-arşiv fatura uygulamasına geçişte ihtiyacınız olan her an yanınızda.
Bizim Hesap olarak; hepsi GİB onaylı, güvenilir özel entegratörler ile çalışıyoruz. Bu sayede, başvuru sürecini sizin yerinize üstleniyor, başvurunuzu hızlı ve güvenli şekilde gerçekleştiriyoruz.
Üstelik bunun için ek bir maliyet ödemenize gerek yok.
Bizim Hesap ile (mali mühür/e-imza temin ettikten sonra) aynı gün içinde e-arşiv fatura uygulamasına geçiş yapıp fatura kesmeye başlayabiliriz. Tek yapmanız gereken destek ekibimizle iletişime geçmek.
e-Arşiv Fatura Başvurusu Sonrası Yapılması Gerekenler
e-Arşiv fatura sistemine geçmeye karar verdiniz ve başvurunuzu yaptığınızı düşünelim. Süreç burada bitmiyor. e-Arşiv başvurusu nasıl yapılır sorunuza cevap verdiğimize göre bir sonraki aşamaya geçebiliriz.
Bu aşamada, onay işlemlerinden personelinizi ve sisteminizi bu yeni sisteme adapte etmeye kadar bazı noktaları göz önünde bulundurmalısınız.
Başvuru Onayı ve Aktivasyon:
Sunduğu belgeler ve bilgiler eksiksiz bulunan kullanıcıların e-arşiv faturası onaylanır. Bu aşamadan sonra aktivasyon işlemleri başlar.
Onay sonrası aktivasyon işlemleri
Başvuru sonrasında, başvururken kullandığınız mali veya e-imza ile GİB e-arşiv portalına giriş yapabilirsiniz. Böylece e-arşiv fatura düzenlemeye başlayabilirsiniz.
Eğer özel entegratör kullanıyorsanız, e-arşiv fatura başvurunuz onaylandıktan sonra yapacağınız aktivasyon işlemleri, kullanacağınız özel entegratöre göre değişiklik gösterebilir.
e-Arşiv Fatura Sistemine Geçiş:
Tüm onay ve aktivasyon işlemlerinin ardından e-arşiv fatura sistemine geçiş yapabilirsiniz.
Fatura kesmeye başlama
Onay işlemlerinin ardından ilk e-arşiv faturanızı kesmeye başlayabilirsiniz. Herhangi bir hata oluşmaması için öncesinde deneme faturası kesmeyi düşünebilirsiniz. Böylece sistemin doğru çalıştığından emin olursunuz.
Ardından GİB e-arşiv portal üzerinden “Belge İşlemleri” bölümünden fatura oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz fatura, öncelikle taslak olarak kaydedilecektir. “GİB İmza” seçeneğinden telefonunuza gelecek şifre ile onaylayabilirsiniz.
Personelin eğitimi ve sistem adaptasyonu
e-Arşiv faturasına geçiş yaptığınızda, ilgili personelin sistemi öğrenmesi çok önemli. Henüz başvuru aşamasındayken sistem hakkında detaylı bilgi aldıklarından, mevzuat konusunda bilgi sahibi olduklarından emin olmalısınız.
Eğer bir ön muhasebe programı veya özel entegratör ile e-arşiv fatura kesecekseniz personelinizin bu yazılımlar hakkında gerekli bilgiye sahip olmasını sağlayın. Seçtiğiniz programın kullanımını öğrenmeleri ve pratikleşmeleri için yeterli süreyi tanıyın.
Personelinizin işini kolaylaştıracak, kullanımı kolay, arayüzü basit ve işlevsel bir yazılım ile kolayca e-arşiv fatura kesmelerini sağlayabilirsiniz.
Bizim Hesap’ı Kullanmaya Başlamanın Yalnızca 10 Dakikanızı Alacağını Biliyor Musunuz?
Herhangi bir kurulum gerektirmeyen Bizim Hesap, kolay ve anlaşılır arayüzüyle muhasebe bilgisi olmayan 10 dakika içerisinde işlem yapmaya başlayabileceği bir ön muhasebe programı.
Sık Karşılaşılan Sorunlar ve Çözümleri:
e-Arşiv fatura sistemine başvururken bazı sorunlarla karşılaşabilirsiniz. Bunların başında eksik/hatalı belge iletmek ve teknik sorunlar geliyor.
Başvuru reddi durumları ve düzeltme yöntemleri
Özellikle belgelerin eksik ya da hatalı iletilmesi, başvurunuzun reddedilmesine sebep olur. Özellikle vergi numarası gibi önemli bilgileri eksik girmemeye özen göstermeniz gerekir.
Başvurunuzun reddedildiği durumda
- İlk olarak başvuru reddinin nedenini tespit etmelisiniz.
- Belgelerin eksik ya da hatalı olmasından kaynaklıysa hangi belgelerin değiştirilmesi gerektiğini netleştirmelisiniz.
- Daha sonra gerekli belgeleri yeniden hazırlayın.
- Belgeleri hazırlarken bilgileri birkaç kez kontrol edin.
Tüm belgeler hazır olduğunda tekrar başvuru yapabilirsiniz.
Bir özel entegratör, kapsamlı hizmet sunan ön muhasebe programı gibi aracılarla başvuru yaptığınızda belgelerinizde eksiklik olmaz ve süreç sizin adınıza yönetilir. Başvuru sürecinde bir hizmet sağlayıcıdan destek almayı düşünebilirsiniz.
Teknik sorunlar ve destek seçenekleri
Ancak reddedilmenin tek nedeni bunlar değil. Teknik aksaklıklar da e-arşiv başvurusunun reddedilmesine neden olabiliyor. Örneğin Gelir İdaresi Başkanlığı sisteminde meydana gelen bir aksaklık nedeniyle başvurunuz reddedilebilir.
- Bu gibi durumlarda GİB duyurularını takip etmeniz faydalı olur.
- Ayrıca GİB forumunda geçmişte cevaplanmış benzer soruları da inceleyebilirsiniz.
Sistemde yaşadığınız teknik bir sorun nedeniyle başvurunuz reddedildiyse profesyonel bir destek alabilirsiniz. Bir özel entegrasyon hizmeti alıyorsanız destek ekibiyle iletişime geçebilir; sorun çözüldükten sonra başvurunuzu tekrar yapabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
1. e-Arşiv fatura başvurusu ne kadar sürer?
Başvuru süreci, seçtiğiniz başvuru yöntemine göre değişebilir. Bir özel entegratör yardımı ile yapacağınız başvurularda genellikle bir gün içinde e-arşiv faturalarınızı düzenlemeye başlarsınız.
2. e-Arşiv fatura başvurusu onaylanmazsa ne yapılmalıdır?
Öncelikle reddin nedenini öğrenmek gerekir. Genellikle eksik ya da hatalı belge/bilgi olması, başvurunun reddedilmesine neden olur. Başvurunuzdaki eksiklikleri tespit ettikten sonra düzeltip yeniden başvuru yapmanız gerekir.
Bu süreçte bir hatayla karşılaşmamak için profesyonel destek almayı düşünebilirsiniz.
3. Hangi firmalar e-arşiv fatura başvurusunda bulunmalıdır?
e-Arşiv fatura sistemine, dileyen her kişi ve firma başvurabilir. Ancak bir de zorunlu olarak başvurması gereken işletmeler var. Aşağıdaki durumlarda e-arşiv faturasına başvurulması zorunlu olacaktır:
- e-Fatura mükellefleri,
- İnternet üzerinden ilan yayınlayanlar ve satış gerçekleştirenler,
- Alıcı vergi mükellefiyse ve kesilecek fatura tutarı 6.900 TL’yi aştığında,
- Alıcı vergi mükellefi değilse ve kesilecek fatura tutarı 5.000 TL’yi aştığında.
4. e-Arşiv fatura başvurusu için bir maliyet var mı?
Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden alacağınız mali mühür fiyatları; tüzel kişiler için 1.188 TL (990 TL + KDV), gerçek kişiler içinse 864 TL (720 TL + KDV) şeklindedir.
Bizim Hesap ile başvuru yaptığınızda herhangi bir ek ücret ödemeniz gerekmez. Yalnızca seçtiğiniz kontör paketinin kullanım bedelini ödersiniz.
5. GİB portalı üzerinden e-arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır?
Gerekli elektronik imza aracını (e-imza ya da mali mühür) temin ettikten sonra GİB e-arşiv fatura portalından başvurunuzu yapabilirsiniz. İşleminiz onaylandıktan sonra mali mühür ile earsivportal.efatura.gov.tr adresinden giriş yapabilirsiniz.
6. e-Arşiv fatura başvurusu yapmadan önce işletmemi nasıl hazırlamalıyım?
e-Arşiv fatura başvurusu, özellikle bir özel entegratör aracılığıyla yapıyorsanız kısa sürebilir. Ancak yine de öncesinde hazırlık yapmanız gerekir.
Örneğin
- mevzuatı ve diğer yasal detayları iyice araştırmak,
- gerekli araçları, uygulamaları ve belgeleri temin etmek,
- ilgili personelleri, süreç ve kullanacakları yazılımlar hakkında bilgilendirmek,
- teknik altyapı ve yedekleme gibi detayları planlamak, işletmenizi bu sürece hazırlayacak adımlardan birkaçı.
Sizin için en uygun hizmet sağlayıcı ile çalışmak, bu süreçte işletmenizi hazırlamanıza da yardımcı olacaktır.
7. e-Arşiv fatura onayı nedir?
e-Arşiv faturaları onaylamak için GİB e-arşiv portalından sistem size bir SMS gönderir. SMS ile gelen onay kodu ile faturanızı onaylayabilirsiniz. Böylece fatura resmileşmiş olur.
Bizim Hesap ile e-Arşiv Fatura İşlemleri İçin Siz de Rahat Edin
Bu yazımızda, “e-arşiv fatura portal başvurusu nasıl yapılır” sorusuna ve e-arşivle ilgili merak edilen sorulara yanıt verdik.
Her yıl yenilenen ya da düzenlenen kanunların takibi ile uğraşmak, geleneksel yollar ile birçok bürokratik engel ile yorulmak istemiyorsanız Bizim Hesap ile çalışabilirsiniz.
Son teknolojiye sahip altyapısı ile e-fatura ya da e-arşiv fatura işlemlerinizin tümünü tek panel üzerinden yönetebilirsiniz. Bununla birlikte başlangıçtaki başvuru işlemlerini de işin uzmanları ile birlikte yaparak hatasız bir süreç yönetimi sağlayabilirsiniz.
Yapmanız gereken her şeyi sizin adınıza gerçekleştirecek olan Bizim Hesap ile e-arşiv fatura entegrasyonunu da kolayca halledebilirsiniz. Kılavuzları okumanıza, raporlar çıkarmanıza, posta yolu ile başvuru iletmenize gerek kalmadan standartlara uygun olan altyapısı ile Bizim Hesap’ı tercih edebilirsiniz.
Hemen siz de Bizim Hesap’a başvurarak çok daha hızlı, kolay ve daha az maliyetli bir süreç yönetimini başlatabilirsiniz.
