E-Arşiv Nedir, Nasıl Kullanılır?

Dijitalleşmenin her geçen gün daha fazla alana yayıldığı günümüzde artık fatura işlemleri de uzun bir zamandır elektronik ortama taşınmış durumda bulunuyor. E-Arşiv kullanımı da yine bu dönüşümün bir parçası olarak Gelir idaresi Başkanlığı’nın belirlenimlerine uygun olarak daha fazla kullanıcı için zorunlu hale geliyor. E-Arşiv fatura nedir ve nasıl kullanılır, sizin için anlattık.

E-Arşiv, bir elektronik faturadır. E-Arşiv uygulaması üzerinden kullanılır. Tümüyle Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kapsama uygundur, aynı standartları barındırır ve sadece elektronik olması yönüyle fiziksel faturadan ayrılır. Hukuki açıdan fiziksel faturadan hiçbir farkı olmayan e-Arşiv fatura elektronik ortamda oluşturulur, ibraz edilir, muhafaza edilir ve raporlanır.

E-Arşiv fatura kullanımı için iki yol vardır: Birincisi, e-Arşiv uygulamasına kendi bilgi-işlem sisteminiz üzerinden başvuru yapmanız, ikincisi ise GİB tarafından onaylı özel entegratörler ile çalışarak bu entegratörlerin bilgi-işlem sistemi üzerinden başvuru yapmanızdır. 

Kendi sisteminiz üzerinden başvuru yapmanız halinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu’nda belirlenen şartlara göre başvurunuzu yapabilirsiniz. Özel entegratörler ile çalışmanız haline bu işlemleri sizin için özel entegratörler yapmaktadır. Ancak her iki durumda da öncelikle e-fatura kullanıcısı olmanız gerekmektedir. 

E-Arşivin E-Faturadan Farkı Nedir?

E-Arşiv ile e-Fatura, birer elektronik fatura türüdür. Ancak bu tümüyle aynı oldukları anlamına gelmiyor. Aradaki farklar şu şekilde sıralanabilir:

• E-Fatura göndermeniz için alıcı tarafında e-Fatura mükellefi olması gerekir. E-Arşiv faturayı ise e-fatura mükellefi olmayan firmalara da gönderebilirsiniz. Özellikle de bir mal ya da hizmet satışı sonrasındaki son tüketici için oluşturulur.
• E-Faturalar öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’na gider. E-Arşiv faturalar için ise ay sonunda Gelir İdaresi Başkanlığı’na sadece bir rapor gönderilir ve bilgi aktarımı bu raporla sağlanır.
• E-Faturalarda zaman damgası bulunur. E-Arşiv faturalarda ise zaman damgası yoktur.
• E-Faturalar elektronik sistemlerde oluşturulur ve sadece bu elektronik ortamda görüntülenebilir; kâğıt çıktısı alınmaz. E-Arşiv faturalar ise hem elektronik sistemlerde oluşturulup gönderilir hem de kâğıt çıktı olarak alınabilir. 

E-Arşiv Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

Hem iş yükü hem de maliyet açısından tasarrufa geçmenizi sağlayacak olan e-Arşiv faturanın avantajları şu şekilde sıralanabilir:

• Kağıt masrafını ortadan kaldırır.
• Her faturayı fiziksel olarak göndermek zorunda olmadığınız için kargo maliyetlerinizi düşürür.
• Çok daha hızlı fatura oluşturmanızı ve göndermenizi sağlar.
• Elektronik ortamda fatura oluşturacağınız için günün her saati ve her yerden fatura oluşturabilmeniz mümkün olur.
• Gönderim ve onay işlemleri elektronik ortamda olacağı için bu işlemler birkaç dakika içinde tamamlanır. Böylece matbu faturalar için günler alan süreç birkaç dakikaya inmiş olur. 
• Muhasebe süreçlerinin büyük bir kısmında operasyonel yük hafifler.
• Daha detaylı ve kolay bir şekilde raporlama yapabilmeniz mümkün olur. 
• Faturaların kaybolması gibi sorunlar ortadan kalkacağı gibi arşivlenmesi de yine elektronik ortamda gerçekleşeceği için eski faturalara ulaşmak da daha kolay olur.
• Bizim Hesap’ın sahip olduğu web tabanlı ön muhasebe programları sayesinde muhasebe işlemlerinde yapılan hatalar minimuma iner ve bu hatalardan doğan zararların önüne geçilir.
• Kağıt kullanımı olmadığı için doğanın korunmasına katkı sağlanır.

E-Arşiv İptali Nasıl Yapılır?

E-Arşiv faturaların iptal edilmesi halinde bu işlemi de kolaylıkla yapabilmeniz mümkündür. Alıcının faturayı aldığı tarihten itibaren 8 günlük süre içinde iptal işlemi yapılabilir. Eğer özel bir entegratör ile çalışmıyorsanız e-Arşiv portalı üzerinden Belge İşlemleri menüsü altından “Adıma Düzenlenen Belgeler”i görüntüleyebilir ve ilgili belgeyi seçerek iptal işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Bu işlem Bizim Hesap kullanıcıları için kendi paneli üzerinden olup çok kolay bir şekilde yapılabilmektedir.

E-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır?

Kendi bilgi-işlem sisteminiz yerine özel entegratör aracılığıyla çok daha kolay bir şekilde başvuru yapabilirsiniz. Bizim Hesap üzerinden ücretsiz bir şekilde kaydolabilir ve hiçbir ücret ödemeden e-Arşiv kurulumunuzu, entegrasyonunuzu gerçekleştirebilirsiniz. 

E-Arşiv Mükellefi Kimdir?

Her sene güncellenmekle birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 2021 yılı için cirosu 4 milyon TL ve üstünde olan firmaların 1 Temmuz 2022’ye kadar e-Arşiv kullanma zorunluluğu bulunmaktadır.

E-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

efatura.gov.tr adresi üzerinden fatura ya da firma adı ile sorgulama yapabilirsiniz. Ancak özel entegratör ile çalışmak istemeniz halinde Bizim Hesap’ın yönetim paneli üzerinden gelişmiş filtreler ile aradığınız faturayı kolayca bulabilirsiniz.

E-Arşiv Fiyatları

Bizim Hesap kullanmanız halinde çok daha az ödeyerek maliyet avantajı elde edeceğiniz fiyat tablosu aşağıdaki gibidir:

Bizim Hesap’ın e-Arşiv, e-Fatura, e-ticaret entegrasyonları gibi birçok özelliğinden avantajlı fiyatlarla yararlanmak için siz de Bizim Hesaplı olun. Hemen kayıt olun, 14 günlük ücretsiz deneme imkanından da faydalanmaya başlayın!