Elektronik belgelerin hukuken geçerli sayılması ve mevzuata uygun hazırlanması için bazı zorunluluklar söz konusu. Bu nedenle e-belgelerin çeşitli elektronik imzalama yöntemleri gibi yollarla doğruluklarının onaylanması gerekiyor.
Bu zorunluluklar ise belge türüne göre değişebiliyor.
Bu yazımızda e-arşiv faturada kaşe ve imza zorunluluğunu ele aldık. “e-Arşiv fatura kaşe ve imza gerekli mi? Kaşe olmazsa geçersiz mi sayılır?” gibi soruların yanıtlarını yazımızda bulabilirsiniz.
e-Arşiv Faturada Kaşe ve İmza Zorunlu mu?
Evet, e-arşiv faturada kaşe ve imza bulunması zorunludur. Elektronik fatura mevzuatına göre e-belge geçerliliği için imza ve kaşe zorunluluğu bulunuyor. e-Arşiv faturalarda imza gerekliliği ise ıslak imza ihtiyacı olmadan e-imza gibi elektronik yöntemler ile sağlanabiliyor.
Gerekli bilgileri sisteme tamamladığınız tüm bu zorunlulukları birkaç adım ile yerine getirerek e-arşiv fatura düzenleyebilirsiniz. İmza sirküleri ile yetkili kişilerin faturaları imzalaması mümkündür.
Mevzuatta kaşe ve imza gerekliliği var mı?
Evet, Gelir İdaresi Başkanlığı tebliği gibi resmi düzenlemelere göre e-arşiv faturalarda kaşe ve imza gibi zorunlu bilgiler/alanlar bulunmalı.
e-Belge mevzuatına uygun şekilde kaşe-imza ile hazırlanan belgeler hukuken geçerli sayılır ve denetimlerin de sorunsuz geçmesini sağlar.
Dijital imza ile ıslak imza farkı
Dijital imza ve ıslak imza, belgelerin doğruluğunu onaylamanızı sağlayan imzalama yöntemleridir. Ancak bazı farkları var;
- Dijital imza, elektronik ortamda ve elektronik belgeleri imzalamak için kullanılır. O nedenle bir diğer adı “elektronik imza”dır.
- Islak imza, kağıt üzerine fiziksel olarak atılan imzadır.
- Dijital imza, dijital sertifika ile kullanılır ve değiştirilme ve sahtecilik gibi durumlara karşı daha yüksek güvenlik sunar.
- Islak imzanın taklit edilme ihtimali daha yüksektir.
İş dünyasında artan dijitalleşme ile e-imza doğrulama yöntemi daha sık tercih edilse de kimlik doğrulama vb. durumlarda ıslak imza gereksinimi de olabiliyor. e-Arşiv faturalarda ise yalnızca kağıt çıktı alındıklarını ıslak imza ile imzalanabilirler.
e-Arşiv Fatura Kaşesiz Geçerli Olur mu?
Hayır; kaşe, işletme unvanı, vergi numarası gibi işletmenin temel bilgilerini içerir ve kaşesiz fatura geçerliliği söz konusu değildir. e-Arşiv şartları kapsamında hukuki geçerlilik için e-arşiv faturada kaşe bulunmalıdır.
e-Arşiv Fatura Zaman Damgasıyla Damgalanmalı Mıdır?
Hayır, e-arşiv faturalarda zaman damgası ile damgalanma zorunluluğu bulunmaz. Zaman damgası, bir elektronik belgenin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği ya da alındığı zamanı tespit etmek için kullanılır.
Bu gibi işlemlerin zamanını belirten bir tür elektronik mühür gibi düşünebilirsiniz.
e-Arşiv Faturaya İmza Nasıl Eklenir?
e-Arşiv faturalarınıza e-imza eklemek için mali mühür ya da e-imza gibi bir dijital imzaya sahip olmalısınız. e-Arşiv fatura düzenlemek için kullandığınız programa e-imzanızı yükleyerek tüm e-arşiv faturalarınıza otomatik olarak imza ekleyebilirsiniz.
Elektronik sertifika kullanımı sayesinde e-arşiv faturanızı kolayca imzalamış olursunuz.
e-Arşiv Faturada İmza Sirkülerindeki İmza Örneği Hazır İmza Olarak Kullanılabilir mi?
Evet, imza sirkülerindeki imza örneğini, e-arşiv fatura doğrulaması için hazır imza olarak kullanabilirsiniz. İmza sirküleri, kişinin temsil yetkisini gösterir. Dolayısıyla noter onaylı imza sirkülerinde (ya da noter onaylı imza beyannamesinde) yer alan imzayı, e-arşiv faturalarınızda hazır imza olarak kullanmanız mümkündür.
Hazır imza kullanımı detayları VUK Genel Tebliğinden inceleyebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
1. e-Arşiv faturada kaşe veya ıslak imza kullanmak zorunlu mudur?
e-Arşiv faturada kaşe ve imza zorunluluğu vardır. Ancak e-arşiv fatura elektronik belge olduğun için burada imza zorunluluğu ıslak imza değil e-imzadır.
Eğer e-arşiv faturanın kağıt çıktısını aldıysanız ancak bu durumda ıslak imza ile imzalayabilirsiniz.
2. Mevzuatta e-arşiv faturada kaşe ve imza gerekliliği açıkça belirtiliyor mu?
Evet, 213 no’lu Vergi Usul Kanununda ve 509 sıra no’lu VUK Genel Tebliğinde e-arşiv faturada bulunması gereken bilgiler açıkça belirtiliyor.
3. Dijital imza ile ıslak imza arasında e-arşiv fatura açısından ne fark vardır?
Dijital imza, elektronik ortamda ve elektronik belgeleri imzalamak için kullanılırken ıslak imza fiziksel olarak kağıtları imzalamak için kullanılır. e-Arşiv fatura da bir elektronik belge olduğu için e-arşiv faturanın imzalanması dijital imza ile mümkündür.
e-Arşiv faturada ıslak imza yalnızca kağıt çıktı alındığında kullanılabilir.
