Şirketlerde Demirbaş Yönetimi Nasıl Yapılır?

Şirketinizdeki; bilgisayar, mobilya, makine ve ekipman gibi varlıkları nasıl kaydediyorsunuz?

Demirbaş yönetimi, şirket demirbaşlarının kaydından kullanım durumlarının izlenmesine kadar uzanan süreci kapsar. Düzenli demirbaş takibi ve güncel demirbaş kayıtları, işletmenin hangi varlıklara sahip olduğunu ve nerede ve kim tarafından kullanıldığını görmenizi sağlar.

Bu süreci, demirbaş yönetimini sağlayan bir program ile daha düzenli yönetmeniz de mümkün.

Genel Bakış

• Demirbaş yönetimi, işletmedeki varlıkların kaydedilmesini, takip edilmesini ve bilgilerin güncel kalmasını kapsar.
• Düzenli bir işletme envanteri oluşturmak için her demirbaşa ait satın alma, maliyet, seri numarası ve kullanıcı bilgileri kaydedilmelidir.
• Bir demirbaş takip sistemi ile zimmet, garanti, bakım ve sayım süreçleri daha düzenli yürütülebilir; kayıp ve kayıt tutarsızlıkları kolayca tespit edilebilir.
• Sabit kıymet yönetimi kapsamında demirbaşların amortisman ve muhasebe kayıtları ilgili mevzuata uygun şekilde takip edilmelidir.
• Demirbaş sayımı düzenli yapılmalı; satılan veya kullanım dışı kalan varlıkların kayıtları güncellenerek envanterin doğruluğu sağlanmalıdır.

Önce Şirketinizdeki Demirbaşları Listeleyin

Demirbaş yönetiminin ilk adımı, işletmede bulunan varlıkları bir demirbaş listesi içinde toplamaktır. Örneğin bilgisayar, yazıcı, masa, sandalye, makine, ekipman gibi varlıkları demirbaş envanterinde listeleyerek şirket envanterlerini görebilirsiniz.

Bu listede;

• ürünün adı,
• adedi,
• satın alma tarihi ve
• mümkünse fatura bilgileri gibi temel alanların bulunması, sonraki takip süreçlerini kolaylaştırır.

Oluşturacağınız liste aynı zamanda işletmenin sabit kıymet listesi için de bir temel oluşturur.

İlginizi çekebilir: Şahıs Şirketinde Hangi Harcamalar Gider Gösterilebilir?

Her Demirbaş için Ayrı Bir Kayıt Oluşturun

Demirbaşlar için kayıt oluştururken şu noktalara dikkat etmeniz faydalı olur.

• Her varlığı tek satırda toplamayın. Bunun yerine özellikle yüksek değerli veya seri numarası bulunan ürünler için ayrı bir demirbaş kartı oluşturabilirsiniz.
• Bir demirbaş kaydı içinde ürün adı, marka-model, satın alma tarihi, maliyet, fatura bilgisi ve kullanım yeri gibi demirbaş bilgileri de tutulabilir.
• Bilgisayar, telefon ve makine gibi ürünlerde seri numarası takibi yapmak, kayıp veya değişim durumlarında ilgili varlığı tespit etmenizi kolaylaştırır.
• Muhasebe tarafında kullanılan sabit kıymet kartı ile işletmedeki operasyonel kayıtların eşleşmesi de önemli.

Demirbaşları Kategorilere Ayırın

Demirbaşları türlerine veya kullanım alanlarına göre gruplandırmak, yönetimi kolaylaştırır. Örneğin; bilgisayar ve yazıcılar, mobilyalar, makineler, araçlar ve diğer şirket ekipmanları ayrı demirbaş kategorileri altında tutulabilir.

Bu şekilde düzenli bir demirbaş sınıflandırması sayesinde;

• belirli bir kategoride kaç varlık bulunduğunu,
• hangi ekipmanların yenilenmesi gerektiğini veya
• hangi varlıkların hangi lokasyonda olduğunu daha hızlı görebilirsiniz.

Örneğin ofis demirbaşları ile üretimde kullanılan makineleri aynı grupta takip etmek yerine ayrı kategoriler oluşturmak daha kullanışlıdır.

Zimmet ve Kullanıcı Bilgilerini Düzenli Takip Edin

Çalışanlara teslim edilen bilgisayar, telefon, tablet veya ekipmanların kimin kullanımında olduğunu kayıt altına almanız gerekir. Demirbaş zimmet kaydında;

• ekipmanın teslim edildiği personel,
• teslim tarihi ve
• mümkünse ürünün seri numarası yer almalıdır.

Düzenli personel zimmet takibi, çalışan değişikliklerinde ekipmanların eksiksiz teslim almanızı da kolaylaştırır.

Özellikle ortak kullanılan ekipmanlarda ekipman zimmetleme ve demirbaş kullanıcı takibi yapılması, varlıkların nerede olduğuna dair belirsizliği azaltır.

Fatura, Garanti ve Diğer Belgeleri Demirbaş Kaydıyla Birlikte Saklayın

Şirketinize ait bir demirbaşın sadece adını ve değerini kaydetmek yerine ilgili belgeleri de kaydetmek, gerektiğinde büyük kolaylık sağlar. Peki nedir bu ilgili belgeler? Örneğin;

• demirbaş faturası,
• garanti belgesi,
• satın alma evrakı ve
• varsa servis kaydı ürünle ilişkilendirilebilir.

İhtiyaç halinde belge aramamak için dijital belge arşivi oluşturmak (özellikle garanti süresi veya servis geçmişi) zaman kazandıracak bir çözümdür.

Bakım, Garanti ve Yenileme Tarihlerini Takip Edin

Ürünlerin kaydını tuttuğunuzda demirbaş yönetimi tamamlanmış olmaz; kullanım sürecinin de izlenmesi gerekir. Örneğin makine, klima, araç veya teknik ekipman gibi varlıklarda demirbaş bakım takibi yapılması, planlı bakım tarihlerini kaçırmanızı önler.

Üstelik periyodik bakım gerektiren ekipmanlar için bakım tarihlerini sisteme işlemek, plansız arızaların ve beklenmedik masrafların önüne geçmeye de yardımcı olur.

Garanti takibi sayesinde garanti süresi dolmadan servis veya yenileme ihtiyacı da değerlendirilebilir.

Düzenli Demirbaş Sayımı Yapın

Kayıtlarda bulunan demirbaşların belirli aralıklarla fiziksel kontrolü yapılmalıdır. Demirbaş sayımı sırasında listedeki varlıkların mevcut olup olmadığı, kullanım yeri ve kullanıcı bilgilerinin güncelliği kontrol edilir.

Bu envanter sayımı, kayıtlarla fiziksel durum arasındaki farkların erken fark edilmesini sağlar. Özellikle çok sayıda ekipmanın bulunduğu işletmelerde fiziksel demirbaş kontrolü yılda en az bir kez yapılabilir. İşletmenin büyüklüğüne ve varlık hareketliliğine göre daha sık kontroller de planlanabilir.

Farklı Lokasyonlardaki Demirbaşları Ayrı Takip Edin

Birden fazla şube, ofis, mağaza veya deponuz varsa tüm demirbaşları tek bir listede takip etmek karışıklığa yol açabilir. Bu nedenle her varlığa bir lokasyon bilgisi atamak ve lokasyon bazlı demirbaş takibi yapmak daha sağlıklı olacaktır.

Şube demirbaş takibi ile ekipmanların hangi birimde bulunduğunu görülebilirsiniz.

Demirbaşların Amortisman Sürecini Mali Kayıtlarla Birlikte Yönetin

Demirbaşların finansal kayıtlarında sadece satın alma bedelini takip etmek yeterli olmaz. Vergi mevzuatına göre amortismana tabi varlıkların faydalı ömürleri ve ilgili amortisman oranları dikkate alınarak demirbaş amortismanı hesaplanır.

Bu nedenle amortisman hesaplama sürecinin; satın alma tarihi, maliyet ve ilgili varlık bilgileriyle uyumlu yürütülmesi gerekir.

Demirbaş Kayıtlarını Muhasebe ve Envanter Kayıtlarıyla Uyumlu Tutun

Operasyonel demirbaş listesi ile muhasebe kayıtları arasında fark oluşursa özellikle sayım ve raporlama dönemlerinde tutarsızlık olabilir. Bu nedenle şu kayıtların birbirleriyle uyumlu olmasına dikkat etmelisiniz;

• demirbaş muhasebe kaydı,
• satın alma belgeleri,
• envanter defteri,
• demirbaş listesi ve
• amortisman listesi.

Bir demirbaş satıldığında, hurdaya ayrıldığında veya elden çıkarıldığında ilgili kayıtların da güncellenmesi gerekir. Eğer kullandığınız yazılım, muhasebe programıyla entegrasyonu desteklerse aynı bilgilerin farklı yerlerde tekrar tekrar girmenize gerek kalmaz.

Kullanım Dışı veya Elden Çıkarılan Demirbaşların Durumunu Güncelleyin

Artık kullanılmayan bir demirbaşın listede aktif görünmeye devam etmesi, işletmenizin gerçek envanterini olduğundan farklı gösterecektir. Satılan varlıklar için demirbaş çıkışı yapılmalı; satış işlemiyle ilgili kayıtlar güncellenmelidir.

Kullanılamayacak durumdaki varlıklar için de hurdaya ayrılan demirbaş bilgisi girilmelidir.

Demirbaş Takibinde Excel Yerine Merkezi Bir Sistem Kullanın

Az sayıda demirbaş için Excel ile takip mümkün olsa da işletme büyüdükçe dosyaların güncel tutulması, kullanıcı değişikliklerinin kaydedilmesi ve ilgili belgelerin eklenmesi zorlaşabilir.

Bir demirbaş takip programı;

• demirbaş kartları,
• zimmet,
• lokasyon,
• bakım ve
• ek belgeler gibi bilgileri tek merkezde toplamanıza yardımcı olur.

Excel demirbaş takibi yerine merkezi bir dijital demirbaş yönetimi sistemi kullanmak, kayıtların güncelliğini korumayı ve aradığınız bilgiye kolayca ulaşmanızı kolaylaştırır.

İhtiyacınıza uygun olarak seçeceğiniz demirbaş yazılımı, sayım ve raporlama süreçlerini de daha düzenli hale getirebilir.

Bizim Hesap ile Demirbaşlarınızı Nasıl Takip Edebilirsiniz?

Şirket demirbaş takibi yaparken hem ürünlerin hem de ilgili finansal hareketleri ve belgelerin birlikte kaydedilmesinin önemli olduğundan bahsetmiştik. Özellikle demirbaş alımlarınıza ait faturaların ve ödemelerin kaydedilmesi, işletmenin finansal bilgilerini güncel tutmak için önemlidir.

Bizim Hesap Nakit Akışı modülü; demirbaşlarla ilgili bilgileri, önemli belgelerle kaydetmenizi sağlar. Böylece demirbaşların satın alma ve ödeme süreçleri ile işletmenin diğer gelir-gider hareketlerini tek platformdan takip edebilirsiniz.

Bizim Hesap'ta demirbaş girişi yapmak için;

• Nakit Yönetimi > Demirbaşlar > ekranına gidin.
• Bu ekrandan; araç, telefon, makine, bilgisayar gibi tüm demirbaş varlıklarınızı, tutar, alış tarihi vb. bilgilerle beraber kaydedin.
• Bu demirbaşlarla ilgili önemli belgeleri yükleyin. (Alış faturası, garanti belgesi, tamirat fişi vb.)
• Araç sigorta zamanı, garanti süresi gibi önemli tarihleri kaydedin ve hatırlatma kurun.

Sıkça Sorulan Sorular