Doğru Ön Muhasebe Programını Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

“İşimi büyütürken kafam rahat etsin” diyorsanız bu yolda en büyük yardımcınız, muhasebe işlerini kolaylaştıracak bir ön muhasebe programı. Ancak ön muhasebe programı seçmeye karar verdiğinizde karşınıza çok fazla seçenek çıkacak.

Seçenekler arasından işletmeniz için doğru programı seçmek istiyorsanız dikkat etmeniz gereken bazı noktalar var.

Bu yazımızda en doğru ön muhasebe programını seçmenize yardımcı olacak ipuçlarını derledik ve ön muhasebe programları karşılaştırmasını hazırladık. Böylece size en uygun çözümü, kolayca bulabilirsiniz.

Ön Muhasebe Programı Nedir? Neden İhtiyacınız Var?

Ön muhasebe programı; fatura kesmek, stok takibi, gelir gider takibi, sipariş takibi gibi tüm ön muhasebe işlemlerini tek platform üzerinden yapmanızı sağlar. Tabii ki özellikleri programa göre değişse de genel olarak bir işletmenin ön muhasebe için ihtiyaç duyduğu tüm temel işlemleri hatta daha fazlasını sunabilirler.

İşte ön muhasebe programı kullanmanız için birkaç neden:

Karmaşadan kurtarır

İşlemleri defter ile ya da Excel’de manuel takip etmek, her işlem için farklı dosyaları karıştırmak büyük bir karmaşaya sebep olur. Ön muhasebe programlarında finansal işlemlerin tümü tek bir ekranda yönetilebilir.

Böylece alacak-verecek, gelen faturalar, düzenlediğiniz faturalar, stok durumu dahil her şeyi anlık ve düzenli olarak görebilirsiniz.

İlginizi çekebilir: Neden Excel Yerine Online Ön Muhasebe Programı Kullanmalısınız?

Zamandan tasarruf sağlar

Kestiğiniz her faturayı tek tek manuel olarak deftere kaydettiğinizi, aldığınız siparişleri tek tek girdiğinizi bir düşünün. Daha bunun stok takibi, geliri gideri, e-ticareti var… Oysa ön muhasebe programları, işlemlerinizin çoğunu birkaç tıkla halletmenizi sağlar.

Bu da işletmenize hız ve verimlilik katar.

Anlık stok takibi sunar

Bir ürünü sattınız ama stokta kalmadığını sonradan fark edip siparişi iptal etmek zorunda kaldınız ya da stoktaki ürün miktarını bilmeden gereksiz alım yaptınız. İşte stok takibini anlık yapmamak, itibardan nakit akışına kadar pek çok şeyi olumsuz etkiler.

Ön muhasebe programlarında, stok takibi ve kritik stok seviyesi bildirimi gibi özellikler bulunabilir. Bu sayede siparişler stok durumuna anlık yansır, depoda ne var ne yok gerçek zamanlı haberiniz olur.

Raporlamayı kolaylaştırır

Raporlamanın sadece büyük işletmeler için önemli olduğunu düşünüyorsanız yanılıyorsunuz. Özellikle KOBİ’ler için raporlama, tam zamanında doğru kararları vermenizi, gerekli yerlerde stratejik kararlar almanızı sağlar.

Üstelik raporlama, karmaşık bir süreç olmak zorunda değil. Ön muhasebe programı ile finansal verilerine dair raporları birkaç tıkla hazırlayabilirsiniz. Böylece veriye dayalı sağlıklı kararlar almanız kolaylaşır.

Ön Muhasebeniz Biz’de İşinizi Yönetmek Siz’de!

Bizim Hesap’ta gelir giderinizden çek senet takibine, kredilerinizden cari takibine tüm finansal verilerinizi tek bir yerde toplayabilir; detaylı raporlarla şirketinizin durumunu anlık analiz edebilirsiniz.

Doğru Ön Muhasebe Programını Seçerken Hangi Soruları Sormalısınız?

İşletmenizin ihtiyaçlarına yanıt veren ön muhasebe programını seçebilmeniz için şu soruları sormalısınız:

Entegrasyonlar: e-Fatura, Banka ve e-Ticaret Uyumu Var mı?

Her işletmenin farklı entegrasyonlara ihtiyacı olabilir. Kimisi için e-ticaret entegrasyonları olmazsa olmazken kimisi için farklı bankaların entegre olması önceliktir.

Ön muhasebe programının, ihtiyaç duyduğunuz diğer program ve sistemlerle entegre olması gerekir. Böylece farklı farklı platformlardansa tek bir programda işletmenizin finansal işlemlerini yönetebilirsiniz.

Özellikle e-fatura ve e-arşiv gibi sistemlere uyum sağlaması ve sorunsuz entegre olması önemli. Eğer farklı banka hesaplarıyla da entegre oluyorsa tüm nakit giriş-çıkışlarını kontrol etmeniz kolaylaşır.

e-Ticaret yapan işletmeler için ise e-ticaret atyapısı, pazaryerleri ve kargo entegrasyonu gibi ihtiyaçlarınızı mutlaka karşılamalı.

Sadece Fatura Kesmek Yetiyor mu? Yoksa Daha Fazlası mı Lazım?

Tam olarak ihtiyaçlarınız neler? Sadece fatura mı kesmek istiyorsunuz? O halde basit bir uygulama işinizi görebilir. Ancak büyümekte olan bir işletmeyseniz, farklı şubeleriniz varsa, e-ticaret yapıyorsanız daha kapsamlı bir programı seçmelisiniz.

İhtiyaçlarınızı karşılamayan programlarla vakit ve nakit kaybetmemek için önceden ihtiyaçlarınızı doğru belirlemelisiniz.

Her Yerden Erişim İhtiyacınız Var mı?

Sık sık ofis dışında olmanız mı gerekiyor? İhtiyacınız olan şey; internetin olduğu her yerden ve cihazdan erişebileceğiniz, bulut tabanlı bir ön muhasebe programı.

Bu esneklik; seyahat, evden çalışma ya da saha satışı gibi durumlarda, gerektiğinde kontrol edebilmenizi ve anında veri girişi yapabilmenizi sağlar.

Destek Almak Sizin için Ne Kadar Önemli?

Yeni bir sisteme alışmak biraz zaman alabilir. Zaman zaman programı kullanırken ilk defa yapacağınız işlemler ya da karşılaştığınız teknik sorunlar da olabilir. Bu gibi durumlarda uzman desteği alabilmek, büyük hataların önüne geçer.

Bunun için sizi ihtiyacınız olan her an destekleyebilecek bir destek hizmeti sunan ön muhasebe programı yardımcı olacaktır.

İşletmeniz Büyürken Sistem Sizi Destekleyebilecek mi?

Şu an küçük ama emin adımlarla ilerleyen hatta belki de yeni kurulan bir işletmeniz olabilir. Bu süreçte işler büyüdükçe ihtiyaçlarınız da değişecek. Belki bir süre sonra e-ticarete başlayacaksınız ya da ilerleyen dönemlerde şubeleriniz olacak.

Bu durumda seçeceğiniz ön muhasebe programı, sizin bu değişen ihtiyaçlarınıza uyum sağlamalı ve yeni ortaya çıkacak her soruna çözüm sunmalı. Aksi halde işlemlerinizin hacmi büyüdükçe farklı bir programa geçmeniz gerekir ki bu hem maddi hem de zaman açısından büyük kayıplara sebep olur.

Bu nedenle ölçeklenebilir, sizi yarı yolda bırakmayacak bir program ile yola çıkmak uzun vadeli bir yatırım olacaktır.

Bütçenizle Uyumlu Ama Fonksiyonel Bir Çözüm Arıyor Musunuz?

“Bir sürü entegrasyonu olsun, işlerimle beraber büyüsün, anında destek sunsun, iyi güzel ama aynı zamanda bütçe dostu da olsun” dediğinizi duyar gibiyiz. Tabii ki de her işletme için maliyetleri olabildiğince kısmak çok önemli.

Ancak burada ilk adım direkt “en ucuz olanı seçmek” olmamalı çünkü bu karar ileride daha pahalıya mal olabilir. Örneğin entegrasyonlar için ek ödeme yapmanız gerekebilir ya da kısa süre sonra yeterli gelmezse yeni bir programa geçmek zorunda kalabilirsiniz.

Hal böyleyken en uygunu, fiyat-performans dengesini gözetmek.

Raporlama: Sadece Kayıt mı, Strateji mi?

Faturadan tahsil edilmeyen alacaklara, nakit yönetiminden stok durumuna, tüm bu veriler aslında size bir şey söylüyor. Elinizdeki verileri rapora dönüştürdüğünüzde işletmenin röntgenini çekersiniz.

İyileştirilmesi gereken noktalar hangileri? Kategori bazlı satış performansı ne durumda? Tüm bunların ve çok daha fazlasının cevabı raporlarda.

Gelişmiş raporları zahmetsizce oluşturabileceğiniz bir ön muhasebe programı seçmek, bu değerli bilgilerle işinizi daha sağlıklı yönetmenizi sağlar.

Satışlarda Detaylı Raporlar, Tam Kontrol

Tüm e-ticaret operasyonunu Bizim Hesap’tan yönetirken tek bir panel üzerinden satışlarınızı takip edebilir, satış ve ürünlerinizle ilgili geniş raporlar alabilirsiniz.

Ön Muhasebe Programları Karşılaştırması

Türkiye’de KOBİ’lere hizmet sunan ön muhasebe programlarının bazılarını Bizim Hesap ile karşılaştırdık.

Kullananların Gözünden Bizim Hesap

Bizim Hesap ön muhasebe programının KOBİ’ler için ne kadar etkili olduğunu bir de kullananlardan dinleyin.