Eğer harcamalarınızı kuruşu kuruşuna ve farklı kategorilerde takip ediyorsanız işletmeniz açısından oldukça olumlu bir iş yapıyorsunuz demektir. Tüm masraf kalemlerinin kontrol altında olması gereksiz masraflardan sakınmanın ilk kuralıdır.
Bununla beraber masraf takip çabalarınız çok fazla vaktinizi alıyor ve sizi zor duruma sokuyorsa yapmanız gereken masraflarınızı takip edebileceğiniz bir online muhasebe sistemine geçmek.
Masraf Yönetimi Ne Demek?
Masraf yönetimi, şirket içi masraflar ve bunlarla ilgili faturaları kaydetmek ve takip etmek demektir. Ayrıca masraf yönetimi giderlerinizi analiz edebilme imkanı da sunar. Böylece gelir gider dengesinden verimliliğe kadar işletmenize pek çok fayda sağlar.
İlginizi çekebilir: Kanunen Kabul Edilmeyen Giderler (KKEG) Nelerdir?
Neden Masraf Takibi Yapmalısınız?
Masraf takibi yapmak, işletmenizin kaynaklarını verimli kullanmanızı sağlayacağından çok önemlidir. Masraf takibi yapmanız için birkaç neden daha var;
- Gelir ve gider kalemleri kayıt altında olacağından raporlama ve analiz imkanı doğar. Böylece masraflara yönelik çıkarımlar yapabilir; daha stratejik kararlar alabilirsiniz. Bu, iyileştirilmesi gereken noktaları görmenizi de kolaylaştırır.
- Özellikle büyük işletmelerde masrafların düzensiz olarak kaydedilmesi, ileride gelir-gider dengesinin şaşmasına, raporlamaların hatalı olmasına dahi sebep olabilir. O nedenle masrafların düzenli takip edilmesi gerekir.
- Kaydedilmeyen masraflar, bütçe dengesinin bozulmasına neden olur. Bunun önüne geçmek için düzenli masraf takibi gerekir.
- Masraf takibi, aynı zamanda bu masraflara ait fiş ve faturalarında muhasebeye düzenli kaydedilmesi anlamına gelir. Böylece muhasebe kayıtları da eksiksiz olur.
Masraf Yönetimi Programı Nedir?
Masraf yönetimi programları, çalışanlarınızın yaptığı harcamaların kolayca kaydedildiği, fiş/fatura gibi belgelerin yüklendiği ve kontrol edilip onaylandığı programlardır. Bu programlar ile masraf yönetimi için gereken iş yükü minimuma iner ve manuel kayıtlardan doğabilecek hatalar da ortadan kalkar.
Masraf yönetim programları, zaman tasarrufu sağlamasının yanında raporlama ve mobil uygulama gibi gelişmiş özellikler de sunarlar.
Masraf Yönetimi için Kullanacağınız Programda Hangi Özellikler Olmalı?
Masraf yönetimi için gereken özellikler her işletmeye göre değişebiliyor olsa da genel olarak şu özelliklerin olması önemlidir:
- Harcamalara yönelik kategoriler oluşturmanıza izin vermeli. Bu, sonrasında daha detaylı inceleme imkanı sağlar.
- Raporlama ve analiz özelliği bulunmalı. Böylece masraflara yönelik incelemeleri detaylı ve kolay bir şekilde yapabilirsiniz.
- Onay süreci oluşturulmalı. Bir çalışan masraf kaydı talebi girdiğinde onay kime gidecek? Tek bir kişinin onayı yeterli mi? Tüm bu süreç sorunsuz çalışmalı.
- Bulut tabanlı hizmet sunmalı. Böylece ilgili tüm personel, her yerden erişim sağlayabilir.
- Mobil uygulaması olması, belge yüklemeden onay vermeye kadar tüm süreci daha da kolay hale getirir. Üstelik sahada çalışan personeliniz varsa onlar için oldukça kolaylaştırıcı bir özelliktir.
- Eğer muhasebe programından farklı bir program tercih ediyorsanız kullandığınız muhasebe programı ile entegre olabilmesi gerekir. Böylece aradaki tüm veri alışverişinin otomatik ve eksiksiz olmasını sağlar; masrafların muhasebe kaydı da daha kolay şekilde tutulur.
- Veri gizliliği ve güvenliği konusunda gerekli sertifikalara ve şifreleme özelliklerine sahip olmalı. Böylece çalışanlarınıza ait veriler korunur.
- Yetkilendirme özelliği olmalı. Programda hangi kullanıcılar masraf girerken hangileri onaylama yetkisine sahip olacak? Kim, hangi bilgilere erişebilecek? Bu gibi detayların ayarlanabiliyor olması önemli.
Online muhasebe programlarının avantajları
Online Muhasebe Programları, stok takibi konusunda size belirgin avantajlar sağlar. Bu programlar üzerinden masraf kalemlerinizi önceden oluşturup sınıflandırırsınız. Bu sayede daha az vakit harcayarak masraf kalemlerinizi kontrol altında tutarsınız.
Hassas takip
Masraf kalemlerini an be an takip etmenin size belirgin faydaları olur. Karar verme süreçleriniz eksiksiz bir şekilde masraf takibi yaparsınız belirgin bir şekilde kısalır ve kolaylaşır. Bütün masraf takibini elektronik bir platform üzerinden yapmanız kırtasiye kalabalığından kurtulmanızı sağlar.
O tahsilatı makbuzunu nereye koydum, bu masraf takip listesini nereye kaldırdım gibi sorunlar hayatınızdan çıkar gider.
Farklı hesap seçenekleri
Online muhasebe programları üzerinden masraf takibi yapmanın bir diğer avantajı farklı hesapların farklı masrafları ayrı ayrı tutabilme opsiyonudur. Kişisel günlük harcamalarınızla şirketinizin operasyon ile alakalı faaliyetlerini ayırır; gereksiz masrafları anında tespit edip bu ekstra masrafları engellersiniz.
Masraflarınızı Bizim Hesap ile takip edin
Masraf takibinin bir diğer avantajı da işletme faaliyetlerinin geleceğine olan olumlu etkisidir. Yukarıda belirttiğimiz gibi bir yanlış bir masrafın erken tespiti işletme anlayışınızı kökünden değiştirip geleceğe dair doğru finansal adımlar atmanızı sağlar.
Bizim Hesap kullanıcı dostu arayüzü ile masraflarınızı detaylı ve fazla efor sarf etmeden takip edin.
