İşinizi kurduktan sonra gelir elde etmeye başlarken aynı zamanda büyük küçük pek çok gideriniz de olur. İşte tam bu noktada tüm bu gelir ve giderleri dikkatle takip etmeniz gerekir.
Bu sayede gerçek kazancınızın ne olduğunu net şekilde anlar; işletmenin geleceğini daha doğru planlarsınız.
Bu yazımızda gelir gider takibinin öneminden takibin nasıl yapılacağına kadar gerekli tüm detayları anlatıyoruz. Keyifli okumalar!
Gelir Gider Takibi Nedir?
Öncelikle gelir gider takibi tam olarak nedir ona bakalım. Adından da anlaşılacağı üzere kabaca “işletmenin elde ettiği gelirleri ve yaptığı giderleri takip etmek” olarak özetleyebiliriz.
Yani belli bir dönemde, işletmenin kasasına giren ve yine aynı dönemde işletmenin kasasından çıkan parayı takip etmek ve buna göre finansal durumu yorumlamak anlamına geliyor.
Böylece net kazancınızı anlayabilirsiniz ve işletmenin finansal durumunu kontrol altında tutmanız kolaylaşır.
Giderlere; kira, personel maaşları ve vergi ödemelerini örnek gösterebiliriz. Gelirler ise yaptığınız işten, satıştan elde ettiğiniz kazancı ifade eder.
Gelir Gider Takibi Neden Önemlidir?
Peki gelir gider takibi neden bu kadar önemli? Gelir gider takibi yapmasam olmaz mı? diye düşünüyorsanız işte gelir gider takibi yapmak için birkaç neden:
Kontrol sizde olur
Özellikle küçük işletmelerde gelir gider takibine önem vermemek ve küçük giderleri gözden kaçırmak sık sık yaşanıyor. Ancak bu, zamanla daha büyük sorunlarla karşılaşma riskini artırır.
O nedenle gelir gider takibi sayesinden nakit akışı, harcamalar ve gelirlerle ilgili kontrol sizde olur. Tutarı fark etmeksizin işletmeye giren ve çıkan tüm paradan haberiniz olur.
Bütçeyi verimli yönetirsiniz
Bütçe verimli yönetmek ve doğru kararlar almak için veriye ihtiyaç duyarsınız. Gelir gider takibi, bütçeyi verimli yönetmek için ihtiyaç duyduğunuz bilgiyi sunar.
Net kârınızı bilirsiniz
Satışlar iyi olsa bile kasada para olmadığı zamanlar olur. Bu durumda yalnızca satışlara bakıp mali durumu yorumlamak yanlış analizlere yol açar.
Gelir gider takibi sayesinde ise işletmenin gerçek kazancının yani net kârının ne olduğunu öğrenebilirsiniz.
Sorunları erkenden fark edersiniz
Harcamalar hiç fark etmeden zamanla artabilir ve bu süreçte kontrol sizde olmazsa fark ettiğinizde çok geç olabilir. Bu durumda toparlanma süreci çok daha zorlu olacaktır.
Oysa gelir gider takibi ile düzenli aralıklar “en büyük maliyet kalemi nedir, nerelerde iyileştirme yapılması gerekir” gibi sorulara yanıt bulabilirsiniz.
Vergi dönemine hazır olursunuz
Gelir giderlerinizin sürekli kontrol altında olması, vergi dönemi geldiğinde sizin çoktan hazır olmanızı sağlar. Hem yasal olarak herhangi bir problem yaşama ihtimalini azaltır hem de beyan dönemlerinin daha kolay geçmesine yardımcı olur.
Yatırımcılara ve bankalara güven verir
Kredi kullanacağınız ya da yeni bir yatırım alacağınız zaman finansal durumunuz hakkında şeffaf ve ayrıntılı bilgi vermeniz gerekebilir. Gelir gider takibini düzenli yapmak bu durumda ihtiyaç duyulan bilgileri aktarmanızı sağlar.
Gelir Gider Takibi Nasıl Yapılır? Adım Adım
Tüm gelir giderlerimden haberim olsun diyorsanız gelir gider takibi için şu adımları izleyebilirsiniz.
Gelir ve Gider Kalemlerinizi Belirleyin
İşletmenin tüm gelirlerini ve gider türlerini açık ve net şekilde belirleyin. Bu ilk adım olarak çok önemli çünkü bu sayede gelir gider kayıtlarını doğru şekilde sınıflandırabilirsiniz.
Verileri Düzenli Kaydedin
Belirlediğiniz gelir ve gider kalemleriyle ilgili işlemleri; tarih, tutar, açıklama gibi detaylarla beraber eksiksiz ve zamanında kaydedin. Düzenli kayıt yaparsanız gelir ve giderlerle ilgili bilgilerin ve verilerin güncel ve eksiksiz olmasını sağlarsınız.
Belgeleri Arşivleyin
Finansal işlemlerle ilgili fatura, fiş gibi evrakları dosyalayın. Bu belgeler hem vergilendirme hem de anlaşmazlık gibi olası durumlar için önemli.
Arşivleme işlemini dijital ortamda yapmanız işinizi çok kolaylaştıracaktır.
Gelir ve Giderleri Kategorilere Ayırın
Gelir ve giderlerleri kategorlere ayırmak, dönem sonunda raporlamayı ve analiz etmeyi büyük ölçüde kolaylaştırır. Bu sayede nerede iyileştirme yapılması gerektiğini, en çok giderin hangi alanlarda olduğunu kolayca görebilirsiniz.
Düzenli Raporlama Yapın
Elinizdeki veriler ışığında aylık, üç aylık gibi dönemler için gelir gider tablosu, nakit akış tablosu ve kâr-zarar gibi raporlar hazırlayın. Bu raporlar, işletmenin mali durumunu değerlendirmenizi ve gerekli kararları almanızı sağlar.
Yazımlardan Yardım Alın
Manuel yapacağınız takip, zaman kaybından hata riskine kadar pek çok olumsuzluğu barındırır. Kullanıcı dostu ve ihtiyaçlarınıza cevap veren bir ön muhasebe programı yardımıyla gelir gider takibini online olarak yapın.
Bu, tüm süreci otomatikleştirmenizi ve zamandan tasarruf etmenizi sağlar.
Bu adımlara dikkat ederek işletmenizin geleceğe sağlam adımlarla ilerlemesini sağlayabilirsiniz.
Ön Muhasebeniz Biz’de İşinizi Yönetmek Siz’de!
Bizim Hesap’ta gelir giderinizden çek senet takibine, kredilerinizden cari takibine tüm finansal verilerinizi tek bir yerde toplayabilir; detaylı raporlarla şirketinizin durumunu anlık analiz edebilirsiniz.
Kapsamlı, hızlı, hatasız gelir gider takibi için Bizim Hesap’ı 14 gün ücretsiz deneyin.
Manuel Takip mi Gelir Gider Takip Programı mı Daha Etkilidir?
Küçük bir işletmeniz varsa elinizde bir defter ya da Excel dosyası ile gelirleri ve giderleri not etmeye çalışıyor olabilirsiniz. “Zaten gelirleri giderleri biliyorum, hepsini yazsam yeter” diye düşünebilirsiniz.
Ancak ne yazık ki bu çoğu zaman yeterli olmaz. Manuel takip kolay gibi görünse de sonunda veri kaybına ve karışıklığa sebep olur. Hele ki yoğun dönemlerde manuel takip yapmaya çalışırken gelirler giderler birbirine karışır; faturalar makbuzlar bir tarafa dağılır.
Bunun yerine bir gelir gider takip programı kullanmak işinizi büyük oranda kolaylaştırır.
- Tekrarlayan pek çok işi birkaç tıkla halledersiniz.
- Faturayı kaybettim, fişi dosyaya koymayı unuttum derdiniz olmaz.
- Bu programlar ile rapor hazırlamak da çok kolaydır. Böylece sadece gelir giderleri kaydetmezsiniz; bu verilerin ne anlama geldiğini, işletmenizin için bu verileri nasıl kullanacağınızı da yorumlarsınız.
- Ayrıca vergi zamanı da kolaylık sağlar.
Üstelik sadece Bizim Hesap’a özgü “Proje Bazlı Mali Takip” ile her projenin gelir giderini, nakit akışını ayrı ayrı takip edersiniz.
Ancak her KOBİ’nin ihtiyaçları birbirinden farklı. Küçük bir esnaf için belki defter tutmak yeterli gibi görünebilir ama işiniz büyüyorsa bu yazılımlar sizi stresten kurtarır.
Günlük Giderleri Kayıt Altına Almanın En Basit Yolu Nedir?
İşiniz yoğun, zamanınız az. Bir yandan gün içerisinde yaptığınız küçük küçük pek çok harcama; diğer yandan gelirler, bunlarla ilgili, evraklar, fişler…
Bu kadar işin arasında günlük giderleri kayıt altına almanın en basit yolu, özellikle mobilden de erişebildiğiniz bir ön muhasebe programı kullanmak. Hızlı, pratik, risksiz bir yöntem.
Bulut tabanlı ve kullanımı kolay bir ön muhasebe programı ile veri kaybolma derdi olmadan giderleri kaydedebilirsiniz. Böylece hesabını kitabını bilmek, sadece birkaç dakikanızı alır.
Aylık Gelir Gider Özeti Nasıl Hazırlanır?
Aylık gelir gider özetini hazırlamak için şu aşamalara dikkat etmeniz faydalı olur:
Bir aylık tüm gelir ve giderleri listeleyin
Bir ay boyunca yaptığınız faaliyetlerden vb. elde ettiğiniz tüm gelirleri (satışlar, komisyon gelirleri, faiz gelirleri gibi) listeleyin. Aynı şekilde tüm giderleri (satış, pazarlama, kira, vergi, borçlanma giderleri vb.) listeleyin.
Bu gelir ve giderleri yazarken kategorilerine göre yer aldıklarından emin olun.
Toplam gelir ve giderleri hesaplayın
Kategorilere göre toplam gelir ve giderleri hesaplayın. Bu sayede iyileştirilmesi gereken veya fazla harcama yaptığınız noktaları kolayca görebilirsiniz.
Aylık net kâr/zarar hesabı yapın
Son olarak elinizdeki verilerle işletmenin kâr/zarar durumunu hazırlayın. Bunun için gelirlerden giderleri çıkarın. Bu şekilde işletmenin o ayki kâr/zarar durumunu bulabilirsiniz.
İlginizi çekebilir: Gelir Gider Tablosu Nedir ve Hazırlarken Nelere Dikkat Edilmeli?
Takip Edilmeyen Giderler Hangi Sorunlara Yol Açar?
Gelir giderlerinizi takip etmenin öneminden bahsettik. Diyelim bu takibi yapmadınız, giderlerinizi takip etmeden işlerinize devam ediyorsunuz. İşte bu, sandığınızdan daha fazla soruna yol açabilir:
Nakit sıkıntısı oluşur
Satışlar iyi güzel de gelen para nereye gidiyor? Gereksiz bir harcama var mı? Hangi harcama kalemleri iyileştirilebilir? Giderleri takip etmezseniz bu sorulara yanıt bulamazsınız.
Bu bilgilere sahip olmazsanız küçük küçük giderler büyür; büyük nakit açıklarına sebep olur.
Kârınızı, zararınızı bilemezsiniz
O kadar çalıştınız ama kâr ettiniz mi? Gelirler tek başına kâr-zarar dengesini söylemez. Kârlılığınızı bilmediğinizde de yanlış kararlar almanız muhtemeldir.
Bütçe planı yapmak zorlaşır
Bütçe planlaması yapsanız bile harcamalar kontrolden çıkarsa dengeler şaşar. Gereksiz giderlerden kurtulmanız için öncelikle onları tespit etmeniz gerekir.
Gider takibi yapmadığınızda ise bu mümkün olmaz.
Vergi işlemleri karışır
Giderlerinizle ilgili belgeler düzenli olmazsa mali müşavirinizin de işi zorlaşır. Bu durum cezai yaptırım riskini meydana getirir.
Bu yüzden işinizi riske atmamak için giderlerinizi düzenli takip etmelisiniz.
Vergi Döneminde Gelir Gider Takibi Neden Avantaj Sağlar?
Gelir gider takibinden bahsederken vergi dönemine sık sık değindik çünkü vergi beyannamelerinde gelirinizi giderinizi net şekilde belirtmeniz gerekir. Bu dönem geldiğinde gelir ve giderlerin zaten eksiksiz kayıtlı olması, büyük kolaylık sağlar.
- Zaten ihtiyacınız olan tüm kayıtları eksiksiz tutmuşsunuzdur. Geriye dönük istediğiniz veriye kolayca ulaşırsınız.
- Hazırlıklı olmak, yanlış beyan riskini minimuma indirir.
- Vergi matrahınız yani vergiye tabi kazancınız doğru şekilde belirlenir.
- Mali müşavirinize de kolaylık sağlar. Gerekli belgelerin hepsi hazırdır. İhtiyaç halinde tüm raporlar, beyanlar kolayca hazırlanır.
- Vergi denetimlerinde belgeleri kolayca sunarsınız.
Tüm bu avantajlarından dolayı vergi dönemlerini gönül rahatlığıyla geçirirsiniz. Hazırlık için ihtiyacınız olan tek şey düzenli ve sistemli gelir gider takibidir.
Gelir Gider Dengesi Nasıl Korunur?
Gelir gider dengesini sağlamak demek, işletmenin sürdürülebilir büyümesinin önünü açmak demektir. Bu dengeyi korumanız için birkaç ipucu derledik:
Düzenli ve Eksiksiz Kayıt Tutun
Tüm gelir ve giderleri ayrıntılı ve zamanında kaydetmek, işletmenin finansal durumunu anlık görmenizi sağlar. “Bu küçük bir gider, bunu kaydetmesem olur” diye düşünmeyin. Eksik kayıtlar, dengenin bozulmasına yol açar.
Planlı Hareket Edin
Aylık ya da dönemsel bütçe hazırlayarak beklenen gelir ve giderlerinizi önceden belirleyebilirsiniz. Böylece gereksiz harcamaların önüne geçersiniz. Bu da nakit akışınızı düzenli hale getirir.
Nakit Akışını Gözlemleyin
Nakit akışını gözlemlemek, paranın nereden gelip nereye gittiğini bilmek demektir. İhtiyaç halinde tahsilat süreçlerini hızlandırarak nakit sıkışıklığının önüne geçebilirsiniz.
Maliyetleri Analiz Edin
Ürün ya da hizmet maliyetlerini düzenli olarak analiz edin. Maliyetleri optimize etmek kârlılığınızı artırır.
Finansal Raporları İnceleyin
Özellikle gelir gider tablosu ve nakit akış tablosu gibi raporlar ile işletmenin performansını gözden geçirebilirsiniz. Bu raporlar herhangi bir sorunu hızlıca fark etmenizi sağlar.
Gereksiz Harcamaları Azaltın
Harcamaları gözden geçirerek gereksiz olanları belirleyin. Küçük gibi görünse de her tasarruf uzun vadede büyük etki yaratabilir.
Bizim Hesap ile Tüm Gelir ve Giderleriniz Tek Ekranda!
Gelir gideri manuel takip etmeye çalışmak, iş gücünü daha önemli işlere ayırmak yerine manuel veri girişi yapmanıza, belgelerle uğraşmanıza sebep olur. Hem zaman alır hem de hata yapma riskini artırır.
Bizim Hesap ön muhasebe programı ise kapsamlı gelir gider takibi modülü ile mali durumunuzu kontrol altında tutmanızı sağlar.
Böylece gelir gider dengesini korumak zahmetsizce koruyarak stratejik kararları zamanında alabilirsiniz. Bu, büyüme ve yatırım fırsatlarını yakalamanızı kolaylaştırır.
Bizim Hesap ile personel maaşlarından vergi ödemelerine; ne kadar gelir ve gideriniz varsa tek ekrandan yönetmek için 14 boyunca ücretsiz deneyin.
