e-İrsaliye kullanmayan alıcılara yapacağınız sevkler için irsaliyenin nasıl düzenleneceği konusu, karmaşık gelebilir. Burada sistem dışı alıcı, sanal alıcı gibi kavramlar devreye giriyor.
Bu yöntemler, doğru belge düzenleyerek usulsüzlük cezaları gibi yaptırımlarla karşılaşmanızı engelliyor. O nedenle e-irsaliye kullanmayan alıcılara mevzuata uygun şekilde irsaliye düzenleme detaylarını inceledik. Keyifli okumalar.
e-İrsaliye Kullanmayan Alıcı Ne Demektir?
e-İrsaliye mükellefi olmayan yani e-irsaliye uygulamasına dahil olmayan alıcılar, “sistem dışı alıcı” olarak kabul edilir. Bu alıcılar belge alma yükümlüsü olsa da dijital yerine fiziki belge talep eder ve kağıt irsaliye alıcısı konumunda olurlar.
Sanal Alıcı Kavramı
GİB, bu sistem dışı işlemler için GİB sanal alıcı tanımını oluşturmuştur. Yani e-irsaliye uygulamasına dahil olmayan bu alıcılara “Sanal Alıcı” denir.
Sanal alıcılar geçici alıcı gibi düşünebilirsiniz. Bu sayede e-irsaliye uygulamasına dahil olmayan kişilere de e-irsaliyenin düzenlenmesini sağlar.
Bir kişinin/işletmenin normal alıcı olması için ise önce e-fatura sonra da e-irsaliye sistemine kayıtlı olması gerekir.
Sanal Alıcıya e-İrsaliye Ne Zaman Düzenlenir?
Diyelim ki siz e-irsaliyeye kayıtlısınız ancak malın sevki sırasında alıcıyı bilmiyorsunuz ya da alıcı e-irsaliye uygulamasına kayıtlı değil, bu durumda sanal alıcıya e-irsaliye düzenlenmesi gerekir.
Sanal alıcıya belge düzenleme zamanı ise malın sevk tarihi ile aynıdır. O nedenle e-irsaliye, sevkten önce ya da sevk anında oluşturulmalı.
e-İrsaliye Kullanmayan Alıcılara Nasıl İrsaliye Düzenlenir?
e-İrsaliye kullanmayan alıcılara irsaliye düzenlemek için şu adımlar uygulanmalıdır:
- Alıcı ve mal miktarı bilinmiyorsa e-irsaliye, “Sanal Alıcı” hesabına gönderilir.
- Bunun için VKN/TCKN alanına 5555555555 yazılır.
- Ad-soyad/unvan bölümüne “muhtelif müşteriler” yazılarak e-irsaliye düzenlenir.
- Alıcı isterse dijital belge çıktısı alınır ya da elektronik olarak iletilir.
Alıcı biliniyor ancak e-irsaliye uygulamasına kayıtlı değilse e-irsaliye, alıcının bilgilerine (VKN veya TCKN) göre düzenlenir.
e-İrsaliye Yerine Kağıt İrsaliye Verilebilir mi?
Hayır, e-irsaliye sistemine kayıtlı mükellefler, kağıt yani fiziki irsaliye düzenleyemez. Ancak e-belge istisnası, sistemsel kesinti gibi durumlar geçerlidir. Bu gibi teknik aksaklık durumlarında geçici çözüm olarak kağıt belge geçerliliği kabul edilebilir.
Sanal Alıcı Hesabı Üzerinden Düzenlenen e-İrsaliye Hatalı Çıkarsa Ne Olur?
Sanal alıcı hesabından düzenlenen e-irsaliyede bir hata olduğunda, alıcının ret yanıtı vermesi mümkün olmaz. Belge iptali mümkün olmadığı için bir düzeltme irsaliyesi düzenlenmesi gerekir. Sorun sistem hatası kaynaklı olduğunda ise durum kayıt altına alınmalıdır.
Ayrıca düzeltme irsaliyesinde de hatalı olan irsaliye bilgileri açıklamaya eklenmeli ve referans gösterilmelidir. Aksi halde muhasebe kayıtlarında karışıklığa sebep olacağından usulsüzlük cezası gibi çeşitli yaptırımlara yol açabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
1. Sanal alıcıya e-irsaliye düzenlemezsek ceza olur mu?
Evet, sevk irsaliyesi hiç düzenlenmezse usulsüzlük cezası uygulanabilir.
2. e-İrsaliye çıktı olarak teslim edilmezse ne olur?
Denetimde belge sunulmaması sorun olacağından çıktının teslim edilmesi gerekir.
3. Hatalı düzenlenen e-irsaliye nasıl iptal edilir?
e-İrsaliyenin düzenleyen tarafından iptal edilmesi mümkün değildir. Ancak alıcı taraf reddedebilir. Dolayısıyla hatalı düzenlenen e-irsaliyelerde yapılacak olan işlem iptal değil alıcının yapacağı ret işlemidir.
4. e-İrsaliye kullanımı zorunlu mu?
e-İrsaliye kullanımı;
- e-fatura uygulamasına kayıtlı olanlar ve brüt satışı 10 milyonu aşan mükellefler,
- Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli 1 ve 3 sayılı listedeki malları üreten ve ithal edenler gibi bazı mükellefler için zorunludur.
Zorunluluk kapsamının detaylarını, 509 sıra no’lu VUK Genel Tebliğinden inceleyebilirsiniz.
