Ticaret Bakanlığı’nın gelişen teknoloji ile süreçleri daha iyi ve kolay hale getirmek için uyguladığı e-dönüşüm projelerinden biri de e-belgedir. Elektronik Belge Sistemi olarak da tanımlanan e-belge kullanımı bazı mükellefler için zorunlu tutulmuştur. e-Belge içerisinde yer alan elektronik belge çeşitlerinin fazlalığı ve farklı vergi mükellefler için zorunlu olması akıllarda soru işareti yaratır.
e-Belge Nedir?
Elektronik Belge Sistemi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulanmaya başlayan bir e-dönüşüm hamlesidir. Maliye Bakanlığı’na bağlı GİB kayıt dışı ekonomiyle mücadele etmek ve işlemleri daha hızlı bir şekilde halletmek için farklı e-belge çeşitleri sunar. Ortak bir sisteme bağlı olan ve belirli formatları takip eden elektronik belgelerin tamamına verilen addır. Sistemde kullanılacak olan e-belge çeşitlerinin GİB tarafından belirlenen standartları takip etmesi gerekir. GİB tarafından sunulan elektronik belge çeşitleri şunlardır:
- Elektronik Bilet / e-Bilet
- Elektronik Defter / e-Defter
- Elektronik Fatura / e-Fatura
- Elektronik İrsaliye / e-İrsaliye
- Elektronik İhracat / e-İhracat
- Elektronik Arşiv Fatura / e-Arşiv Fatura
- Elektronik Gider Makbuzu / e-Gider Makbuzu
- Elektronik Serbest Meslek Makbuzu / e-SMM
- Elektronik Müstahsil Makbuzu / e- Müstahsil Makbuzu
e-Belge Mükellefi Kapsamı
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından Resmi Gazete’de yayınlanan Tebliğler ile elektronik belge sistemine geçmesi zorunlu tutulan tüzel ve gerçek kişiler e-belge mükellefidir. İşletme ve şahısların kanunlar ile belirlenen yıllık brüt asgari gelir limitlerinin üzerinde olması durumunda e-belgeye geçişi zorunlu tutulur ve mükelleftir. Yıllık ciro limitinin altında kalan kişiler gönüllülük esasına dayalı olarak e-belge geçişi yapabilir fakat mükellef değildir.
E-fatura, e-irsaliye, e-defter, e-SMM geçişi yıllık brüt asgari gelirleri dolayısı ile zorunlu tutulan kişiler e-belge mükellefi olarak adlandırılır. Vergi Usul Kanunu’nda yer alan 509 Sıra No’lu Tebliği ile e-belge kullanması zorunlu tutulan mükellefler detaylı olarak belirtilir. Mükellefler için belirlenen yıllık limitler her yıl düşürülerek daha fazla işletmenin elektronik sisteme katılması talep edilir.
e-Fatura ve e-Arşiv Mükellefleri
Elektronik olarak fatura düzenlenmesi ve müşterilere iletilmesini sağlayan e-fatura sistemi depolama işlemleri de dijital ortamda yapılır. Bu nedenle e-fatura kullanıcılarının e-arşiv kullanmak da gerekir.
2021 yılında 4 milyon TL ve üzerinde brüt satış geliri olan mükellefler için e-fatura zorunluluğu getirilmiştir. 2022 ve sonraki yıllarda ise tüzel ve gerçek kişiler için bu limit 3 milyon TL ve üzeri olarak belirlenmiştir.
E-ticaret yapan ve online pazar yerlerini satış için kullanan kişiler için 2020 ile 2021 yılında bu rakam 1 milyon TL olarak uygulanmıştır. 2022 ve sonraki yıllarda aynı işi yapanlar için limit 500 bin TL ve üzeri olarak değiştirilerek düşürülmüştür.
Gayrimenkul ve taşıt sektöründe alım, satım, kiralama ve inşa yapanlar farklı bir kategoride değerlendirilmiştir. Sektörde iş yapanlar ve işlere aracılık edenler için 2020-2021 dönemi limit 1 milyon TL ve üzerinde sınırlanmıştır. Aynı grup için 2022 ve sonrasında yıllık ciro limiti 500 bin TL ve üzeri olarak değiştirilmiştir.
Yatırım ve işletme belgesi alan konaklama hizmeti işi yapan oteller ve SGK ile anlaşma imzalayan eczaneler limit olmaksızın e-fatura ve e-arşiv zorunluluğuna tabidir.
e-Defter Mükellefleri
E-defter sistemi yevmiye ve büyük defter tutulmasını, beyanname, berat ve dilekçe verilmesini elektronik ortama taşıyan bir sistemdir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğ ile a-fatura kullanıcılarının 2024 Ocak ayına kadar uygulamaya kayıt olması zorunlu tutulmuştur.
Yıllık brüt asgari satış tutarı 3 milyon TL üzerinde olan gerçek ve tüzel kişilerin Elektronik Defter Beyan sistemine geçişi için son tarih 1 Ocak 2024’tür. E-defter geçişi yapan kullanıcılar kayıt oldukları tarih itibari ile tüm işlemlerini sistem üzerinden yapmak zorundadır. Aksi halde işlemler yapılmamış sayılarak cezaya tabi tutulur. Gönüllü olarak e-defter kullanıcısı olmak isteyenler için de başvuru yolu açıktır. E-defter kayıtlarının 10 yıl dijital bir arşivde saklanması zorunludur.
e-İrsaliye Mükellefleri
Kağıt üzerinde tutulan irsaliye ile aynı niteliklere sahip olan belge dijital ortamda düzenlenir. Sevk ve taşıma irsaliyesi olarak fiziki ortamda tutulan belge elektronik ortamda tek birine karşılık gelir. E-irsaliye, sevk irsaliyesi yerine kullanılır. GİB açıklamalarına göre irsaliye düzenlemek zorunda olan mükelleflerin 2021 ve sonraki yıllarda yıllık cirosunun 10 milyon TL ve üzeri olması belirlenmiştir. Bu nedenle 2023 yılında e-irsaliye zorunluluğu olan işletmelerin son geçiş tarihi 1 Temmuzdur.
e-SMM Mükellefleri
Serbest meslek makbuzu kesmekle mükellef olan kişiler için e-SMM zorunluluğu vardır. Avukat, doktor, mimar, noter, mali müşavir, yazar ve ressam gibi işi mesaiye dayalı olan ve özel çalışan kişiler serbest meslek makbuzu kesmek zorundadır. Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre 30 Haziran 2020 tarihi itibariyle meslekte olan ve yeni başlayanlar için elektronik serbest meslek makbuzu geçişi zorunludur.
Belge Mükellef Sorgulama Yöntemleri
Elektronik Belge Sistemi’nde yer alan belgelerin kontrol edilmesi mümkündür. Satın aldığınız ürünlerle ilgili size kesilen e-faturaların ve e-arşiv faturalarının sorgulanması ve mükellefiyet teyit işlemi için internet sitelerini kullanabilirsiniz.
e-Fatura ve e-Arşiv Sorgulama
GİB internet sitesine giriş yaparak e-belge sayfası üzerinden yayınlanan mükellef listesini kontrol edebilirsiniz.
- Fatura sorgulama işlemi için e-belge sayfasında yer alan e-arşiv faturaya kayıtlı kullanıcılar alanını ziyaret edebilirsiniz.
- E-fatura üzerinde yer alan fatura düzenleyicisine ait vergi kimlik numarası ya da TC kimlik numarası, fatura numarası, tutar bilgisi sorgulama için yeterlidir.
- Sizden istenen bilgileri sistemde form üzerinde belirtilen yerlere yazdıktan sonra teyit için güvenlik kodunu yazabilirsiniz.
- Gönder tuşuna bastıktan sonra karşınıza vergi kimlik numarası, alıcı ismi ve ödenecek tutar bilgileri çıkar.
- “Sistemde Kayıtlıdır!” ibaresi yer alıyorsa elektronik belge hukuki şekilde düzenlenmiştir.
e-Belge Geçiş Yöntemleri
Elektronik Belge Sistemi’nde yer alan e-fatura, e-irsaliye, e-SMM ve e-defter geçişini zorunlu olarak yapmanız gerektiğinde bunun için üç farklı yol tercih edebilirsiniz. İlk olarak ilgili belgeye ait “gov.tr” uzantılı resmi siteye giriş yapmanız gerekir. Burada farklı belgeler için form doldurarak başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Siteye giriş için e-imza ya da mali mühürü önceden temin ederek hazırda bulundurmanız gerekir.
İkinci yöntemde vergi dairelerine giderek görevlilerden sizin için işlemi tamamlamasını isteyebilirsiniz. Vergi dairesine yanınızda gerekli evrakları götürerek kimliğiniz ile başvuru yaparsanız e- belgeye geçiş işlemleri sizin adınıza sistemden yapılır.
İkinci geçiş yöntemi ise aracılar kullanmaktır. Basit vergi mükellefleri meslek odası ya da meslek sahiplerine yetki sözleşmesi imzalayarak izin verebilir. Bu sayede sizin için aracı kıldığınız kişi işlemleri internet sitesi ya da vergi dairesinden yapabilir. Aracı kullanmanın bir diğer yolu entegratörler olur. Bizim Hesap gibi yetkili özel entegratörler elektronik belgeleme sistemlerinde kullanacağınız yazılımları temin etmeniz ve başvuru yapmanız için aracı olur.
Bizim Hesap online ön muhasebe uygulamaları ile siz de şirketiniz ve işletmeniz için gerekli tüm evrak işlerini tek bir platform üzerinden halledebilirsiniz. GİB tarafından belirtilen kurallara uygun şekilde düzenlenen e-fatura, e-irsaliye formlarını isterseniz kişiselleştirmek de mümkündür. Üstelik elektronik arşiv kaydı ve e-defter saklama alanı da sunar. Şimdi bizimle iletişime geçerek e-dönüşüm hizmetlerine adım atabilirsiniz.