E-Arşiv Nedir, Avantajları Nelerdir?

Dijital dönüşümle birlikte hayatımıza giren kavramlardan biri de e-arşiv.

E-Arşiv Nedir, Avantajları Nelerdir?

Dijital dönüşümle birlikte hayatımıza giren kavramlardan biri de e-arşiv. Şu an için sadece yıllık cirosu 5 milyon TL’nin üzerinde olan e-ticaret sitelerinin kullandığı bu uygulamanın yeni yılda belirlenen yıllık ciroyu elde eden tüm mükellefler için zorunlu olması gündemde. Diğer yandan yıllık cirosu 5 milyon TL’nin altında olan işletmeler, muhasebe süreçlerini hızlandırmak ve baskı, kağıt, kargo gibi masrafları azaltmak için gönüllü olarak e-arşiv uygulamasına geçebiliyor. Peki nedir bu e-arşiv uygulaması? İşletmelere sağladığı avantajlar nelerdir? İşte tüm bu soruların cevapları...

E-Arşiv Nedir? Ne İşe Yarar?

E-arşiv; e-fatura sistemine dahil olan işletmelerin, bu sisteme dahil olmayan firmalara ya da son kullanıcılara yönelik elektronik ortamda fatura düzenlemesine, faturanın ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan sağlayan bir uygulamadır. E-arşiv uygulamasını kullanan işletmeler, elektronik ortamda oluşturduğu faturayı e-fatura ya da matbu fatura olarak ilgili kişiye iletebilir. E-arşiv uygulamasını kullanabilmek için e-fatura sistemine geçiş yapmış olmak gerekiyor.

E-Arşiv Fatura Nedir?

Eğer fatura alışverişi yapan iki taraftan birisi e-fatura kullanıcısı diğeri matbu fatura kullanıcısı ise elektronik ortamda gönderilen fatura çeşidi e-arşiv faturasıdır.

Hangi İşletmeler E-Arşiv Kullanmak Zorundadır?

2014 yılında cirosu 5 milyon TL ve üzerinde olan, sadece internet üzerinden mal veya hizmet satan işletmeler zorunlu olarak en geç 2016 yılında e-arşiv uygulamasına geçtiler. Bununla birlikte; 2017 ve takip eden dönemlerdeki yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan tüm mükelleflere 2019’dan itibaren e-arşive geçiş zorunluluğu getirilmesi planlanıyor. Kısacası yeni yılda “internetten mal ya da hizmet satışı” şartı kaldırılacak. Yıllık cirosu 5 milyon TL’nin altında olan firmalar ise, isterlerse e-arşiv uygulamasına geçebilirler.

E- Arşiv Uygulamasına Nasıl Başvurulur?

E-arşiv kullanmak isteyen mükellefler öncelikle e-faturaya geçmelidir. İşletmeler 2 farklı yöntemden birini tercih ederek e-fatura geçebilir. Bunlardan ilki; işlemenin süreci tamamen kendisinin yönettiği yöntemdir. Bu yöntemde işletmeler hazırladıkları altyapı ve yazılım sistemi ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na entegre bir şekilde e-fatura oluşturabilir. E-arşiv uygulamasını kullanmak için gerekli olan mali mühür ve zaman damgası yine işletme tarafından temin edilmelidir. İkinci yöntem ise; altyapı çalışmaları ve yazılım sistemi dahil olmak üzere tüm süreci Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış özel entegratörler ve online muhasebe programları tarafından yönetilmesidir. İşletmeler özel entegratörler ya da web tabanlı ön muhasebe programları ile e-faturaya geçiş yapabilir. Bu yöntemde tüm süreç özel entegratörler ya da web tabanlı ön muhasebe programları aracılığıyla yönetilir.

E-Arşiv Uygulamasının Avantajları Nelerdir?

  • Fatura basım, gönderim maliyetlerini azaltır.
  • Fatura arşivleme maliyetini tamamen ortadan kaldırır.
  • Daha hızlı fatura oluşturma imkanı sağlar.
  • Faturalar online olarak gönderildiği için, gönderim ve onay işlemleri sadece birkaç dakikada tamamlanır. Fatura oluşturulduğu anda hızlı bir şekilde ilgili kişiye gönderilebilir. Matbu faturaların ilgili kişiye gönderimi ise günlerce sürebilir.
  • Kesilen fatura daha kısa sürede şirket nakit akışına dahil olur.
  • E-fatura ve e-arşiv sayesinde daha kolay ve detaylı raporlama yapılır.
  • Tüm muhasebe süreçleri daha hızlı bir şekilde ilerler.
  • Muhasebe departmanının operasyonel yükü hafifler.
  • Faturanın gönderim sırasında kaybolmasının önüne geçilir. Faturalar dijital ortamda gönderilip saklandığı için herhangi bir güvenlik açığı yaşanmaz.
  • Web tabanlı ön muhasebe programları sayesinde tüm muhasebe sistemlerinde hata oranı en aza indirilir.
  • Geçmiş dönem faturalarına hızlı ve kolay bir şekilde ulaşılabilir.
  • Kağıt israfının önüne geçilir, doğayı korumaya katkı sağlanır.

E-fatura kullanıcısı olmak ve e-arşiv uygulamasından yararlanmak için Bizim Hesap’ı ücretsiz deneyin.

Hemen Tanışalım

Şimdi 30 gün boyunca ücretsiz deneyin

Ücretsiz Deneyin