21.11.2023

E-Arşiv Faturaları ve E-SMM Belgeleri Nasıl İptal Edilir?

E-Arşiv Faturaları ve E-SMM Belgeleri Nasıl İptal Edilir?

Günümüzde dijitalleşen iş dünyasında, e-Arşiv faturaları ve E-Serbest Meslek Makbuzları (E-SMM) gibi elektronik belgeler, işlemlerin hızlı ve verimli bir şekilde yürütülmesinde kritik bir rol oynamaktadır. Ancak, bu elektronik fatura nasıl iptal edilir sorusu özellikle yanlışlık veya hata durumlarında, hassas ve dikkat gerektirir. Bu yazımızda, e-Arşiv faturaları ve E-SMM belgelerinin iptal süreçlerini, bu süreçlerde dikkat edilmesi gereken noktaları ve işlemlerin nasıl daha kolay hale getirilebileceğini detaylı bir şekilde ele alacağız. Böylece, işletmelerin bu süreçleri sorunsuz bir şekilde yönetmelerine yardımcı olmayı amaçlıyoruz.

E-Arşiv Faturaları ve E-SMM Belgeleri Nedir?

E-Arşiv faturaları, elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan belgelerdir. Geleneksel kağıt faturaların dijital karşılığı olan bu faturalar, e-Fatura sistemine dahil olmayan tüzel veya gerçek kişilere kesilir. E-Arşiv fatura, Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak düzenlenir ve e-Fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Bu sistem, hem mali şeffaflığı artırır hem de işlemleri hızlandırır.

E-SMM, yani Elektronik Serbest Meslek Makbuzu, serbest meslek erbabının verdiği hizmet karşılığında düzenlediği elektronik belgedir. E-SMM, kağıt bazlı serbest meslek makbuzlarının elektronik versiyonudur ve yasal olarak aynı değere sahiptir. Bu belgeler, hizmet verenin ve alanın vergisel yükümlülüklerini yerine getirmesine yardımcı olurken, işlemleri dijitalleştirerek kolaylaştırır.

Bu iki elektronik belge türü, iş dünyasında verimliliği ve uyumu artıran önemli araçlardır. E-Arşiv fatura ve E-SMM, hem mali işlemlerin hızını ve güvenliğini artırır hem de kağıt israfını azaltarak çevreye katkıda bulunur. Günümüzde, bu dijital dönüşüm, işletmelerin rekabetçi kalmasını ve düzenleyici gerekliliklere uyumunu sağlamada kritik bir rol oynamaktadır.

E-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

E-Arşiv fatura iptali, yanlışlık veya hata durumlarında önem taşır. E-Arşiv faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen süreçler çerçevesinde iptal edilebilir. E-arşiv faturanın iptal süresi, faturanın alıcıya iletilme tarihinden itibaren en geç 8 gündür.

İptal süreci, e-Arşiv faturanın alıcıya ulaştığı tarihten itibaren başlar. Bu süreçte, hem satıcı hem de alıcı için iptal işlemleri GİB tarafından onaylı özel entegratörlerle çalışan Bizim Hesap gibi programlar üzerinden ya da GİB e-Belge Uygulamaları üzerinden gerçekleştirilebilir. 

İlk önce iptal için, mali mühür veya elektronik imza kullanılarak GİB portalına giriş yapılır.

E-Arşiv fatura iptali için, GİB E-Arşiv Fatura Portalında “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesinden ilgili faturayı seçip, “İptal talebi oluştur” seçeneğine tıklanır. Açılan pencerede iptal gerekçesi belirtilir ve talep oluşturulur. İptal talebinin başarıyla oluşturulduğuna dair onay alındıktan sonra, talebin onaylanmasını beklemek gerekmektedir.

Eğer 8 günlük iptal süresi aşılırsa, alıcı satıcıya iptal edilmesi gereken e-Arşiv fatura tutarı kadar iade faturasını düzenleyerek gönderebilir. Bu durumda, hem e-Arşiv faturanın iptali hem de iade faturasının kayıtlara alınması gerekmektedir.

Gerçek kişilere (bireysel müşterilere) düzenlenmiş ve süresi aşmış e-Arşiv faturalar için Gider Pusulası düzenlenerek iptal işlemi gerçekleştirilebilir. E-Arşiv Faturanın 7 günlük düzenleme süresi aşıldığında, Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesine göre Özel Usulsüzlük Cezası uygulanabilir. Bu ceza, 2023 yılı için geçerli olan özel usulsüzlük tutarı 2.200 TL’den az olmamak üzere fatura tutarının %10 oranında olabilir.

Bu süreç, e-Arşiv faturaların doğru ve zamanında iptal edilmesini sağlayarak, hem mali şeffaflığı korur hem de işletmelerin vergisel yükümlülüklerini yerine getirmelerine yardımcı olur. E-Arşiv fatura iptal sürecinin doğru bir şekilde takip edilmesi, işletmeler için hem yasal uyumluluk hem de mali düzen açısından büyük önem taşır.

E-Arşiv Fatura İptal Sürecinde Nelere Dikkat Edilmelidir?

E-Arşiv fatura iptal sürecinde dikkat edilmesi gerekenler, sürecin doğru ve sorunsuz işlemesi için göz önünde bulundurulmalıdır. Dikkat edilmesi gerekenleri şu şekilde sıralayabiliriz:

  • İptal işlemleri, e-Arşiv faturanın alıcıya ulaştığı tarihten itibaren en fazla 8 gün içinde yapılmalıdır. Bu sürenin aşılması, iptal hakkınızı kaybetmenize neden olabilir.
  • Vergi mükellefi olan kullanıcılar tarafından GİB portal üzerinden ya da kullandıkları muhasebe programları üzerinden iptal gerçekleştirilmelidir. 
  • İptal talebi oluştururken, iptal gerekçesini açık ve net bir şekilde belirtmek gerekmektedir. Bu, iptal sürecinin hızlanmasına ve olası yanlış anlamaların önlenmesine yardımcı olur.
  • İptal talebinin oluşturulmasından sonra, talebin onaylanıp onaylanmadığını GİB portal üzerinden düzenli olarak kontrol etmek önemlidir. Onay sürecinin takibi, işlemin durumu hakkında bilgi sahibi olmanızı sağlar.
  • Eğer 8 günlük süre aşılmışsa, alternatif iptal yöntemlerini (örneğin iade faturası düzenleme) değerlendirmek gerekebilir. Bu durumda, ilgili prosedürlerin doğru anlaşılması ve uygulanması önem taşır.
  • İptal sürecindeki hatalar veya gecikmeler, Vergi Usul Kanunu kapsamında cezai yaptırımlara yol açabilir. Bu nedenle, süreçlerin yasal çerçevede doğru işletilmesi büyük önem taşır.
E-SMM Nasıl İptal Edilir?

E-SMM Nasıl İptal Edilir?

E-Serbest Meslek Makbuzu (E-SMM) iptal süreci, elektronik ortamda gerçekleştirilen ve dikkatli bir yaklaşım gerektiren bir işlemdir. Bu süreçte alıcı ve satıcı tarafından izlenmesi gereken adımlar, işlemlerin doğru ve etkin bir şekilde tamamlanmasını sağlar.

E-SMM’nin iptali için belirlenen süre, e-arşiv faturalarda olduğu gibi makbuzun alıcıya ulaştığı tarihten itibaren 8 gündür. Bu süre içinde iptal işlemlerinin tamamlanması gerekmektedir. İptal süresinin aşılması, iptal hakkınızı kaybetmenize neden olabilir.

İptal işlemi için BizimHesap gibi muhasebe programlarını ya da GİB Portal kullanabilirsiniz. GİB Portal üzerinden iptal işlemi için öncelikle giriş yaparak, “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesinden ilgili E-SMM’yi seçip “İptal Talebi Oluştur” butonuna tıklayarak süreci başlatabilirsiniz. İptal gerekçesinin açıkça belirtilmesi, sürecin hızlı ve sorunsuz ilerlemesine yardımcı olur.

İptal talebinin onaylanıp onaylanmadığını kontrol etmek için de yine GİB Portal’da “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesinden tarih aralığı seçerek sorgulama yapabilirsiniz. İptal talebi onaylandığında, ilgili belge hem alıcının hem de satıcının kayıtlarında yer almayacaktır.

Eğer iptal talebi reddedilirse, ilgili E-SMM hem alıcının ve satıcının kayıtlarında yer almaya devam eder. Bu durumda, iptal talebinin reddedilme sebeplerini gözden geçirerek yeniden değerlendirme yapılabilir.

Özel entegratör veya entegrasyon yöntemi kullanılıyorsa, GİB’e “İptal Raporu” gönderilerek iptal talebinde bulunulabilir. Bu yöntemle yapılan iptal işlemlerinde, satıcı tarafından portal üzerinden başka bir işlem yapılmasına gerek yoktur.

Eğer iptal süresi aşılmışsa, gider pusulası düzenleyerek iptal işlemi gerçekleştirilebilir. Bu, özellikle süre aşımı durumlarında kullanılan bir yöntemdir. Bu durumda, ilgili prosedürlerin doğru anlaşılması ve uygulanması önem taşır.

E-SMM İptal Sürecinde Nelere Dikkat Edilmelidir?

E-SMM iptal sürecinde dikkat edilmesi gerekenler, bu sürecin hassasiyeti ve yasal gereklilikleri göz önünde bulundurularak titizlikle ele alınmalıdır. İşte bu süreçte göz önünde bulundurmanız gereken önemli noktalar:

  • İptal edilecek E-SMM’nin bilgileri (müşteri adı, miktar, tarih vb.) doğru ve eksiksiz girilmelidir. Yanlış bilgi girişi, iptal işleminin geçersiz olmasına yol açabilir.
  • İptal edilen E-SMM’nin neden iptal edildiğine dair açık ve anlaşılır bir açıklama yapılmalıdır. Bu, olası hukuki sorunları önlemek için önemlidir.
  • E-SMM iptalleri, genellikle elektronik ortamda, ilgili yazılım veya web arayüzleri üzerinden yapılır. Bu süreçte teknik aksaklıklara karşı dikkatli olunmalıdır.
  • İptal işlemi yapıldıktan sonra, müşteriye iptal işleminin yapıldığına dair bilgi verilmelidir. Bu, müşteri ilişkilerinin sağlıklı yürütülmesi için önemlidir.
  • İptal edilen E-SMM’lerin kayıtları, olası denetimler için saklanmalıdır. Bu kayıtlar, işlemin yasal geçerliliğini kanıtlamak için gereklidir.
  • İptal işlemi tamamlandıktan sonra, sistemden iptal onayının alınması ve bu onayın kaydedilmesi önemlidir.

Bizim Hesap ile E-Arşiv Faturaları ve E-SMM Belgeleri ile İlgili İşlemler Artık Daha Kolay

İşletmeler, e-Arşiv faturaları ve E-Serbest Meslek Makbuzu (E-SMM) ile ilgili işlemlerde sıklıkla karşılaştıkları sorunlarla başa çıkmak için etkili çözümler arar. GİB Portal ya da GİB entegrasyonu aşamalarında karşılaşılan karmaşık ve zaman alıcı süreçler, işletmeler için önemli bir yük oluşturur. Bu noktada, GİB tarafından onaylı özel entegratörlerle çalışan Bizim Hesap, işletmelere büyük kolaylık sağlamaktadır. Kullanımı kolay arayüzü sayesinde, işletmeler e-SMM’ye geçiş yapabilir, hatalı makbuzları hızlı ve kolay bir şekilde iptal edebilirler.

Bizim Hesap, bulut teknolojisi sayesinde geçmiş makbuzların güvenli bir şekilde saklanmasını ve kolay erişimini sağlar. iOS ve Android işletim sistemlerine uyumlu mobil uygulamaları ile işletmeler, her yerden panele erişim sağlayarak e-SMM oluşturabilir ve gönderebilirler. Son olarak, e-Arşiv fatura ve e-SMM işlemlerinizi kolaylaştırmak için Bizim Hesap’ın sunduğu avantajlardan yararlanın. BizimHesap’ı ücretsiz deneyin ve işlemlerinizi hızlı, güvenli ve verimli bir şekilde yönetin. Siz de hemen Bizim Hesap’a geçin, dijital muhasebe süreçlerinizi sorunsuz ve etkin bir şekilde yönetmeye başlayın!

E-Arşiv İptal Talebini Kim Oluşturur?

E-Arşiv iptal talebini oluşturma süreci, e-Arşiv uygulamalarında (e-Arşiv Fatura, e-SMM) düzenlenen belgeler için düzenleyici ve belgenin muhatabı olan vergi mükellefiyeti bulunan alıcılar tarafından gerçekleştirilir.

E-SMM Geriye Dönük Düzenlenebilir mi?

E-SMM, yani elektronik serbest meslek makbuzları, geriye dönük olarak düzenlenemez. Bu, e-SMM’nin elektronik ortamda hazırlandığı anın, belgenin düzenleme tarihi ve saati olarak belge üzerinde yer alması gerektiği anlamına gelir. Bu nedenle, e-SMM’ler, tahsilatın yapıldığı gün içinde düzenlenmelidir. Bu, Gelir İdaresi Başkanlığı’na doğru beyanda bulunmak ve hukuki yükümlülükleri yerine getirmek adına önemlidir. 

Hemen Tanışalım

BizimHesap ile şirketinizin Ön Muhasebe, e-Fatura, e-Arşiv ve tüm e-Ticaret operasyonunu tek platform üzerinden verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.