Virman terimi, Fransızca kökenli virement kelimesinden türemiştir. Bu kelime finans/muhasebe dünyasında, bir yerden başka bir yere aktarma, yani transfer anlamına gelir.
Virman tam olarak nedir, hangi durumlarda tercih edilir, virman işlemlerinde neler dikkat edilmeli gibi soruların yanıtı yazımızda.
Virman Nedir?
Virman kelimesinin anlamını öğrendik. Peki finansal işlemlerde tam olarak ne anlama geliyor?
Finansal işlemler bağlamında virman, bir bankada aynı kişiye ait iki farklı vadesiz hesap arasında gerçekleştirilen para aktarımını ifade eder. Bu işlem, gönderici ve alıcı hesapların aynı kişiye ait olması nedeniyle havale ve EFT gibi işlemlerden ayrılır.
- EFT’de farklı bankalar,
- havalede ise aynı banka içinde farklı kişilere ait hesaplar arasında para transferi yapılırken,
- virman yalnızca aynı kişi ya da kuruluşun hesapları arasında gerçekleşir.
Dolayısıyla bu işlem, kullanıcılar arasında değil, bir kullanıcının kendi hesapları arasında gerçekleşen bir iç transferdir.
Günümüzde pek çok kişi maaş hesabına ek olarak bir ya da daha fazla vadesiz hesap açarak gelir ve giderlerini ayrı ayrı yönetmeyi tercih ediyor.
Örneğin; biri günlük harcamalar, diğeri birikim ya da faturalar için kullanılan iki hesap arasında para aktarımı yapıldığında bu işleme virman denir. Bu yöntem, kişisel bütçe kontrolünü kolaylaştırdığı gibi kurumsal hesaplar arasında fon yönlendirmesi yapmak isteyen işletmeler için de oldukça pratik bir çözüm.
Virman İşlemi Nasıl Kullanılır ve Muhasebede Ne Anlama Gelir?
Virman, genellikle internet bankacılığı, mobil uygulama veya ATM üzerinden kolayca gerçekleştirilir. Kendi adınıza kayıtlı hesaplar arasında aktarmak istediğiniz tutarı seçin ve hangi hesaptan hangi hesaba transfer yapılacağını belirleyip işlemi onaylayın. Genellikle bu işlemler anlık olarak tamamlanır ve ek işlem ücreti alınmaz.
Virmanın kullanımı özellikle şu durumlarda oldukça yaygındır:
- Gelir-gider ayrımı yapmak isteyen bireyler arasında,
- Şirketlerin farklı cari hesapları arasında fon yönetiminde,
- Hesapta otomatik ödeme talimatı varsa bakiye bırakmak amacıyla yapılan düzenlemelerde.
Cari Hesaplar Arası Virman Nasıl Yapılır?
Cari hesaplar arası virman yapmak için şu adımlar izlenir:
- İlk olarak bankanın mobil uygulamasına, internet şubesine ya da ATM sistemine giriş yapın.
- Ardından işlem menüsünden “hesaplar arası para transferi” veya “virman” seçeneğini seçin.
- Açılan ekranda transferin yapılacağı iki hesap belirleyin: para çıkışı yapılacak kaynak hesap ve aktarım yapılacak hedef hesap.
Hafta içi ve hafta sonu fark etmeksizin günün her saatinde virman işlemi yapılabilir. İşlemler anında gerçekleşir çünkü bu işlemde para banka dışına çıkmaz; yalnızca banka içindeki hesaplar arasında hareket eder.
Ayrıca virmanlar için çoğu bankada herhangi bir işlem ücreti talep edilmez. Cari hesaplar arasında virman yapmak, bireysel ve kurumsal düzeyde para akışını düzenlemenin hem pratik hem de masrafsız bir yoludur.
Bankanın sunduğu dijital kanallar sayesinde birkaç adımda tamamlanabilen bu işlem, size zaman kazandırırken hesaplar arasında finansal denge kurma imkânı sunar.
Hesaplar Arası Cari Virman ile İşiniz Kolaylaşsın!
Uygulama içerisinde takip ettiğiniz iki cari hesap arasında virman yapabilir, hesaplarınızı en doğru şekilde takip edebilirsiniz.
Virman İşlemi Hangi Belgelerle Kayıt Altına Alınır?
Şirketlerde finansal işlemlerin düzenli ve denetlenebilir bir biçimde yürütülmesi, şirket içi mali disiplinini sağlama açısından son derece önemli. Bu nedenle virman işlemleri de tıpkı diğer muhasebe hareketleri gibi belgeye dayalı şekilde yürütülmeli.
Peki, bir virman işlemi hangi belgelerle kayıt altına alınır?
Virman işlemleri muhasebe sisteminde genellikle virman fişi ile belgelenir. Bu fiş, işlemin hem hukuki hem de mali yönden izlenebilir olmasını sağlar. İşlem, bankacılık sistemi üzerinden yapılacaksa bankanın işlem dekontu da virman fişine eklenerek kayıt bütünlüğü oluşturulabilir.
Özellikle şirket içi hesap hareketlerinde, banka dışı virmanlar için düzenlenen iç muhasebe belgeleri kritik rol oynar.
İşletmeler, gerçekleştirdikleri her virman işlemini;
- tarih,
- açıklama,
- tutar ve
- ilgili hesap bilgilerini açıkça belirtecek şekilde kayda almalı.
Bu sayede, yıl sonu mali raporlarda ya da denetim süreçlerinde işlemlerin kaynağını rahatlıkla izleyebilirsiniz.
Virman Fişi Nasıl Düzenlenir?
Virman fişi, bir şirketin kendi bünyesinde farklı hesaplar arasında yaptığı para transferini belgeleyen muhasebe evrakıdır. Bu evrakla, ilgili işlemin deftere uygun biçimde işlenmesi sağlanır. Fiş düzenlenirken dikkat edilmesi gereken bazı temel unsurlar var. Örneğin virman fişinde mutlaka şu bilgiler yer almalı:
- İşlemin yapıldığı tarih,
- Açıklama (neden virman yapıldığı),
- Aktarılan tutar,
- Paranın çıktığı hesap (alacaklı hesap),
- Paranın aktarıldığı hesap (borçlu hesap),
- İşlemi yapan kişinin adı ve imzası.
Virman fişi elle hazırlanabileceği gibi, muhasebe programları üzerinden otomatik olarak da üretilebilir. Dijital sistem üzerinden düzenlenen fişlerde; işlem kodu, fiş numarası ve belge türü gibi detaylar otomatik olarak eklenir.
Belgede yapılan her türlü düzeltme, ilgili kişilerin onayıyla gerçekleştirilmeli.
Virman İşlemlerinde Hangi Hesaplar Kullanılır?
Virman işlemleri sırasında muhasebe sisteminde belirli hesaplar kullanılarak kayıt yapılır. Kullanılacak hesaplar, işlemin niteliğine göre değişiklik gösterebilir. Ancak genel olarak
- 102 – Bankalar,
- 100 – Kasa,
- 120 – Alıcılar,
- 320 – Satıcılar,
- 300'lü grup hesaplar gibi hesaplar bu tür işlemlerde sıkça kullanılır.
Örneğin işletmenin bir bankadaki hesabından diğer banka hesabına para aktarılması durumunda hem 102 no’lu banka hesabı kullanılır hem de farklı banka hesaplarının alt kırılımları devreye girer.
Aynı işletmeye ait bir cari hesabın başka bir cari hesaba ödeme yapması gerekiyorsa; ilgili cari hesap kodları ve borç-alacak ilişkisi dikkate alınarak işlem muhasebeleştirilir.
İşletmenin kendi hesapları arasında yapılan bu tür transferler, dış ticari ilişkilerdeki para hareketlerinden farklıdır. Bu nedenle kullanılacak hesapların seçimini, işlem amacına uygun olacak şekilde dikkatle yapmalısınız.
Virman Hangi Durumlarda Tercih Edilir?
Virman işlemleri, bireysel kullanıcılar ve kurumsal işletmeler tarafından çeşitli amaçlarla kullanılır. Virman işlemlerinin en yaygın kullanım alanları şöyledir:
- Şirket içi hesap yönetimi: Bir işletmenin farklı banka hesapları arasında fon aktarımı yapması gereken durumlarda, kaynak dağılımını kolaylaştırmak amacıyla kullanılır.
- Bütçe kontrolü: Gelir ve giderlerin ayrı hesaplarda yönetilmesi için maaş gibi ana hesaplardan harcama hesaplarına düzenli virman yapılır.
- Şubeler arası kaynak aktarımı: Çok şubeli firmalarda, merkez ile şubeler arasında yapılan iç transferler virman yöntemiyle gerçekleştirilir.
- Fatura ödeme düzenlemeleri: Otomatik ödemelerin gerçekleşeceği hesapta yeterli bakiye bulundurmak için yapılan düzenli para aktarımları virman yoluyla sağlanır.
- Muhasebe düzeltmeleri: Yanlış hesaplara yapılmış ödemeler ya da kayıtlarda yapılan hataların düzeltilmesi amacıyla virman kullanılarak ilgili hesaplar arasında denge sağlanır.
Virman ile Tahsilat Arasındaki Fark Nedir?
Virman ve tahsilat, her ne kadar para hareketiyle ilgili işlemler olsa da yapıları ve tarafları açısından birbirinden tamamen farklı.
Virman
Virman aynı kişi ya da kuruma ait farklı hesaplar arasında yapılan iç transferdir. İşlemde hem gönderici hem alıcı aynı kişi olduğu için para yalnızca hesaplar arasında yer değiştirir; mülkiyet el değiştirmez.
Tahsilat
Tahsilat ise, bir alacak ilişkisinin sonucunda paranın alacaklıya geçmesi işlemidir. Burada para, bir kişi ya da kurumdan başka bir kişi ya da kuruma geçer. Bu nedenle tahsilat işlemi, borç-alacak ilişkisine dayanır.
Kısaca:
- Virman: Aynı kişiye ya da kuruma ait hesaplar arasında fon aktarımıdır.
- Tahsilat: Farklı kişiler arasında borcun ödenmesi yoluyla gerçekleşen para transferidir.
İlginizi çekebilir: Tahsilat Riski Nedir? Nasıl Yönetilir?
Virman İşlemlerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
Virman işlemleri her ne kadar basit görünse de muhasebe kayıtlarının doğruluğu ve iç denetim açısından dikkatli yürütülmesi gerekir. Aksi hâlde raporlama hatalarına veya mali denetim sorunlarına neden olabilir.
İşte dikkat etmeniz gereken başlıca noktalar:
- Hesaplar doğru seçilmeli: Para çıkışı ve girişi yapılacak hesaplar karıştırılmamalı. Yanlış hesap kodları, finansal tabloların bozulmasına neden olabilir.
- Açıklamalar net olmalı: Virman fişi ya da dekontlarda işlemin amacı açıkça belirtilmeli.
- Yetkilendirme ve onay süreci eksiksiz yürütülmeli: Özellikle kurumsal işlemlerde virman talimatlarının yazılı ve yetkili kişilerce onaylanmış olması gerekir.
- Güncel muhasebe sistemleri kullanılmalı: Yazılımların otomatik fiş üretme özellikleri kullanılarak işlem hataları en aza indirilebilir.
Ön Muhasebeniz Biz’de İşinizi Yönetmek Siz’de!
Bizim Hesap’ta gelir giderinizden çek senet takibine, kredilerinizden cari takibine tüm finansal verilerinizi tek bir yerde toplayabilir; detaylı raporlarla şirketinizin durumunu anlık analiz edebilirsiniz.
Virman Yaparken Hatalı Kayıt Olursa Ne Olur?
Virman işlemi sırasında yapılan hatalar, kayıtların gerçeği yansıtmamasına yol açabilir. Bu tür hatalar genellikle şu şekillerde görülür:
- Yanlış hesaba para aktarımı
- Tutarın hatalı girilmesi
- Fişe eksik ya da yanlış açıklama yazılması
- Muhasebe kodlarının karıştırılması
Eğer işlem yanlış yapılmışsa, fark ettiğiniz anda düzeltme fişi düzenlenerek kaydı yeniden işlemelisiniz. Hatalı işlemin devam etmesi,
- dönem sonu raporlarında tutarsızlıklara,
- kasa-banka mutabakatlarında farklara ve
- gerektiğinde vergi dairesi ya da bağımsız denetim kuruluşlarıyla yaşanacak sorunlara neden olabilir.
Bu nedenle virman hataları zamanında tespit etmeli ve şeffaf bir şekilde düzeltmelisiniz.
Virman İşlemi Yasal Olarak Zorunlu mudur?
Virman işlemleri, bazı özel durumlar dışında doğrudan bir yasal zorunluluk değil. Ancak muhasebe ilkeleri ve kayıt düzeni açısından gerektiğinde uygulanması gereken bir yöntem. Özellikle:
- Şirket içi hesaplar arası düzenli fon akışı sağlanacaksa,
- Farklı banka ya da kasa hesapları arasında kontrol sağlanacaksa,
- Birikim ve harcama ayrımı yapılacaksa virman işlemi tercih edilir.
Bu durumlarda uygun şekilde belgelenerek yasal kayıt altına alınmalıdır.
Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu, işletmelerin mali işlemlerini açık ve izlenebilir şekilde yürütmesini zorunlu kılar. Bu nedenle, virman işlemleri de deftere kaydedilmesi gereken işlemler arasında yer alır.
Dolayısıyla zorunlu olmasa da uygun durumlarda kullanılması hukuki güvenlik ve finansal şeffaflık açısından önemlidir.
