Yeni nesil teknolojilerle birlikte birçok alanda olduğu gibi ticarette de elektronik ortama geçiş yaşanmaya başlar. Türkiye’deki elektronik dönüşüm hamlelerinden biri olan e-defter uygulaması da bunlardan biridir. E-dönüşüm kapsamında bazı mükelleflere zorunlu tutulan Defter Beyan Sistemi’nin amacı kayıt dışı ekonomiyi önlemektir. Elektronik sisteme geçmenin en büyük avantajı ise mükelleflerin evrak ve defter tutma işlemlerini daha hızlı ve hatasız gerçekleştirmesidir.
E-defter dahil birçok e-dönüşüm hamlesi zorunluluklar, süreler ve yöntem açısından mükellefler için soru işaretidir. Vergi mükellefi olan kişilerin son zamanlarda en çok merak ettiği konular bu nedenle e-defter ve e-fatura olur.
e-Defter Nedir?
Tüzel ve gerçek kişilerden oluşan mükelleflerin yevmiye ve büyük defter tutması gerekir. Mükelleflerin defter tutma sorumluluğu Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu ile detaylı olarak açıklanır. Geçmiş dönemde fiziki olarak tutulan bu defterlerin elektronik ortamda yazılım olarak sunulması ise e-defter olarak bilinir. Defter Beyan Sistemi olarak adlandırılan ve kısaca e-defter olarak tanımlanan uygulama tamamen resmiyet ve hukuksal nitelik taşır.
E-defter geçiş zorunluluğu Resmi Gazetede Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği yayımlandığı gün itibariyle resmiyet kazanmıştır. 486 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu 17. maddesi ile e-defter sistemine geçiş zorunluluğu olan mükelleflerle ilgili detaylı açıklamalar yer alır.
Resmi olarak açıklanan süreler ve verilen tarihlerde e-defter geçiş zorunluluğu olduğu halde başvurusunu yapmayan adaylara 213 sayılı Kanun’da yer alan ceza uygulanır. Defterin tutulması, saklanması ve denetlenmesi elektronik ortamda yürütülür. Bu nedenle e-defter geçişi yapan vergi mükelleflerinin fiziki olarak kayıt tutması yasaktır.
Kaydı tamamlanan mükelleflerin defter tutma, düzenleme, belgeleme, dilekçe ve beyanname verme gibi yükümlülüklerini elektronik sistem üzerinden yapması gerekir. Fiziki olarak tutulan kayıtların tamamı tutulmamış sayılarak 213 sayılı Kanun’daki cezai işlem uygulanır.
e-Defter Ne işe Yarar?
Defter Beyan Sistemi her ne kadar bir zorunluluk olarak mükelleflerin hayatına girmiş olsa da temelde bazı amaçlar taşır. Birçok farklı avantajı olan e-defter uygulamasına bu nedenle gönüllü olarak geçiş yapan mükellefler de vardır.
Defter Beyan Sistemi mükelleflerin evrak işleri ile uğraşma zorluğunu ortadan kaldırır. Kağıt üzerinde evrak düzenleme, arşiv kaydı için dosyalarca belge saklama ve mali müşavire gönderme sorununu ortadan kaldırır. Tüm defterler sistem üzerinden elektronik formlar ve araçlar kullanılarak hızlı bir şekilde düzenlenir. Ayrıca beyanname ve dilekçe vermek de eski sisteme nazaran çok daha kolaydır. Birkaç tıklama ile beyanname vererek yerinizden hiç kalkmadan evrak işlemlerinizi tamamlayabilirsiniz.
Vergiler, ticari işlemler kolaylıkla düzenlenebilir. Serbest meslek makbuzu ve fatura kesmeye de olanak veren e-defter sistemi sayesinde aslında birçok farklı işlemi tek platformdan yapma imkanınız olur. Her bir işlem için farklı araçlar kullanmanız, kurumlarda sıra beklemeniz ve zaman kaybetmeniz gerekmez.
E-defter ile elektronik ortamda KDV beyannamesi, muhtasar beyannamesi, yıllık gelir vergisi beyannamesi, prim hizmet beyannamesi, damga vergisi beyannamesi ve geçici gelir beyannamesi verebilirsiniz. Ambar defteri, amortisman defteri ve Bitim işleri defteri gibi tüm farklı defterleri dijital ortamda tutarak arşivlemek mümkündür.
e-Defter Geçişi Hakkında Bilmeniz Gerekenler
E-defter sistemine geçiş zorunlu tutulan mükellefler ve gönüllüler olarak iki ayrı grupta ele alınır. Zorunlu mükellefler yıllık belirli bir cironun üzerine çıktığında kendilerine verilen süre içerisinde sisteme kayıt olmak zorundadır. Gönüllü mükellefler ise belirlenen ciro limitlerinin altında kaldığı için sisteme katılımı zorunlu değildir. Kolaylık sağlaması ve gelecekte tekrar uğraşmamak için bu tercihte bulunurlar.
E-deftere geçiş yapmak isteyenlerin bazı şartları karşılaması gerekir. Zorunlu ve gönüllü mükellefler için aynı şartların sağlanması beklenir. Mükellefin zorunluluk durumu gözetilmeden sisteme kayıt olması için bağlı olduğu vergi dairesinden bazı dijital şifreleri temin etmesi gerekir. Tüzel kişiler için mali mühür kullanıcı adı ve şifresi, gerçek kişiler için e-imza kullanıcı adı ve şifresi istenir. Kişi ve işletme özelinde verilen bilgiler sisteme giriş ve başvuru sırasında kullanılır.
E-defter uygulamasını çalıştırmak için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan bir yazılım ile çalışılması gerekir. Bizim Hesap ön muhasebe uygulamaları e-fatura ve e-defter kullanımına uygundur. Ayrıca entegratör firma olarak hizmet veren Bizim Hesap ile geçiş işlemlerini sadece tek başvuru ile tamamlayabilirsiniz.
E-defter geçiş zorunluluğu olan mükelleflerin başvurusunu belirli bir tarih aralığında yapması gerekir. Defter Beyan Sistemi’ni kullanmaya başlayacağınız takvim yılı başvuru sırasında dikkate alınır. Örneğin, 2024 yılında sistemi kullanmaya başlayacaksınız bir önceki ayın son günü yani 2023 yılının son günü kayıt yapmanız gerekir. Vergi dairesi, Defter Beyan Sistemi internet sitesi ve entegratörler aracılığı ile başvurular yapılabilir.
Basit usule tabi mükellefler kendi adına ya da aracıyla başvurusunu dolaylı olarak yapabilir. Meslek odası ve meslek mensupları ile işlemlerinizi aracılık yoluyla tamamlamayı düşünüyorsanız sözleşme imzalamanız ve yetki vermeniz gerekir. Kişiler ve kurumlar arasında “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi” imzalanır.
e-Defter Kimlere Zorunludur?
E-defter geçişi zorunlu tutulan mükellefler GİB tarafından açıklanır. İlk olarak basit usule tabi mükellefler için 1 Ocak 2018 tarihine kadar, diğer mükellefler için 1 Ocak 2019 tarihine kadar e-defter geçiş zorunluluğu getirilmiştir.
Petrol Piyasası Kanunu’na bağlı madeni yağ lisansı olan mükellefler ve bu kişilerden 2011 yılında mal alanlar 25 milyon TL brüt satış tutarına sahipse e-defter zorunluluğu konulmuştur.
Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na eklenen III. listedeki mallarla ilişkili mükellefler için farklı bir uygulama düzenlenmiştir. Listede yer alan malları ithal, imal ve inşa edenler ve bu şirketlerden listedeki malları satın alanlar için 2011 yılı baz alınır. Yıl içerisinde brüt satış hasılatı 10 milyon TL tutarına ulaştıysa e-defter zorunluluğuna tabi tutulmuştur. İlerleyen yıllarda ise sisteme geçiş için brüt hasılat limitleri ve tarihleri yeniden düzenlenmiştir.
E-defter geçişinde 2021 yılında 4 milyon TL üzeri geliri olan mükelleflere 1 Ocak 2023, 2022 ve sonraki yıllar için gelir tutarı 3 milyon TL ve üzeri olanlara 1 Ocak 2024 son gündür. Sektöre ve yıla göre bu rakamlar yıllık 500 bin ile 10 milyon arasında değişebilir. (1)
E-fatura kullanması zorunlu tutulan mükelleflerin faaliyete başladığı yıla göre e-defter zorunlu tutulmuştur. E-faturaya geçilen yılı izleyen senenin ilk ayına kadar e-deftere kayıt yapılmalıdır. E-İrsaliye düzenleyen mükellefler kapsama dahil edilmemiştir. Ayrıca SGK ile anlaşma imzalayan eczaneler yeni açılsa dahi ciroya bakılmadan e-defter zorunluluğu vardır.
e-Defter Başvurusu Nasıl ve Ne Zaman Yapılır?
Gelir İdaresi Başkanlığı yıllık ciro üzerinden bazı vergi mükelleflerinin e-faturaya geçmesini zorunlu bırakır. Bu durumda geçişin yapıldığı sene sonuna kadar e-defter zorunluluğu da mükelleflere yüklenir. Bu nedenle başvuru tarihlerini kaçırmamak önemlidir. Başvurunuzu tek başınıza yapmak istiyorsanız öncelikle e-imza ya da mali mühür temin etmeniz gerekir. Genellikle e-imzaya ek olarak zorunlu olmasa da mali mühür temini de önerilir.
- Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesi üzerinden giriş yaparak ya da Defter Beyan Sistemi ile kayıt olabilirsiniz.
- Sisteme giriş için aldığınız e-imza ve mali mührü kullanabilirsiniz.
- Vergi dairesinden temin ettiğiniz kullanıcı adı ve şifre ile internet sitesinden sisteme girebilir, başvuru sekmesine tıklayabilirsiniz.
- Sisteme girdiğinizde karşınıza doldurmanız gereken bir form çıkar.
- Mükellefi iseniz damga vergisi kısmını da işaretleyebilirsiniz.
- Bu aşamada başvuruyu kimin adına yaptığınız da sorulur. Kendi adınıza ya da aracı olduğunuz kişi adına seçim yaparsınız.
- Aracı olduğunuz kişi ile yetkili olmak için “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi” imzalamanız gereklidir.
- Kişisel bilgilerinizi ve şirket bilgilerinizi kontrol ettikten sonra formu doldurup başvuruyu ön izleyebilirsiniz.
- Tüm bilgiler doğru ve eksiksiz ise başvuruyu onaylayarak sisteme gönderebilirsiniz.
Elektronik dönüşüm uygulamalarında başvuruları kendiniz yapabileceğiniz gibi bir entegratör de tercih edebilirsiniz. Bu alanda hizmet veren Bizim Hesap entegratörlüğünde elektronik dönüşüm işlemlerini tamamlamanız mümkündür. Tüm şirket işlerini tek bir platformdan yönetebileceğiniz e-muhasebe uygulamaları ve e-dönüşüm hizmetleri ile ilgili bilgi almak için şimdi bizimle iletişime geçebilirsiniz.