"

26.11.2021

E-Arşiv Nedir, Avantajları Nelerdir?

E Arsiv Nedir

Dijital dönüşümle birlikte hayatımıza giren kavramlardan biri de e-Arşiv. 

E-Arşiv ilgili Vergi Usül Kanunu tebliğlerine göre bazı işletmeler için zorunludur. Bu işletmeler faaliyet gösterilen alana veya yıllık ciro tutarına göre yıldan yıla değişiklik gösterebilir. Diğer yandan kanuni zorunluluklardan bağımsız olarak kendi isteğiyle e-Arşivİ kullanmak istediği taktirde birçok avantajdan yararlanabiliyor. Muhasebe süreçlerini hızlandırmak ve baskı, kağıt, kargo gibi masrafları azaltmak bunlardan sadece birkaçı. Peki nedir bu e-arşiv uygulaması? İşletmelere sağladığı avantajlar nelerdir? İşte tüm bu soruların cevapları...

E-Arşiv Nedir? Ne İşe Yarar?

E-arşiv; e-fatura sistemine dahil olan işletmelerin, bu sisteme dahil olmayan firmalara ya da son kullanıcılara yönelik elektronik ortamda fatura düzenlemesine, faturanın ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan sağlayan bir uygulamadır. E-arşiv uygulamasını kullanan işletmeler, elektronik ortamda oluşturduğu faturayı elektronik ya da matbu fatura olarak ilgili kişiye iletebilir.

E-Arşiv Fatura Nedir?

Eğer fatura alışverişi yapan iki taraftan birisi e-fatura kullanıcısı diğeri matbu fatura kullanıcısı ise elektronik ortamda gönderilen fatura çeşidi e-arşiv faturasıdır.

Hangi İşletmeler E-Arşiv Kullanmak Zorundadır?

2019 ve devam eden yıllarda yıllık cirosu 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-fatura kullanmak zorundadır. Ayrıca E-fatura kullanan tüm mükellefler e-arşiv de kullanma zorunluluğu vardır. Bunun dışında e-arşiv kullanma zorunluluğu kesilen fatura tutarına göre de kanunlarla düzenlenmiştir. 01/01/2020 tarihinden oluşturulan faturaların, vergiler dahil toplam tutarının 30 Bin TL’yi (vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından vergiler dahil toplam tutarı 5.000 TL’yi) aşması halinde söz konusu faturaların “e-Arşiv Fatura” olarak düzenlenmesi zorunluluğu vardır. 

E- Arşiv Uygulamasına Nasıl Başvurulur?

İşletmeler üç farklı yöntemden birini tercih ederek e-arşive geçebilir. Bunlardan ilki; işlemenin süreci tamamen kendisinin yönettiği yöntemdir. Bu yöntemde işletmeler hazırladıkları altyapı ve yazılım sistemi ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na entegre bir şekilde e-arşiv faturası oluşturabilir. E-arşiv uygulamasını kullanmak için gerekli olan mali mühür ve zaman damgası yine işletme tarafından temin edilmelidir. İkinci yöntem ise; GİB e-Arşiv Portalına başvuru yapmaktır. Bu süreçte de başvuru yapacak mükelleflerin mali mühürleri olması gereklidir. Üçüncü ve en kolay yöntem ise altyapı çalışmaları ve yazılım sistemi dahil olmak üzere tüm süreci Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış özel entegratörler ve online muhasebe programları tarafından yönetilmesidir. İşletmeler özel entegratörler ya da web tabanlı ön muhasebe programları ile e-arşiv faturaya geçiş yapabilir. Bu yöntemde tüm süreç özel entegratörler ya da web tabanlı ön muhasebe programları aracılığıyla yönetilir.

E-Arşiv Uygulamasının Avantajları Nelerdir?

  • Fatura basım, gönderim maliyetlerini azaltır.
  • Fatura arşivleme maliyetini tamamen ortadan kaldırır.
  • Daha hızlı fatura oluşturma imkanı sağlar.
  • Faturalar online olarak gönderildiği için, gönderim ve onay işlemleri sadece birkaç dakikada tamamlanır. Fatura oluşturulduğu anda hızlı bir şekilde ilgili kişiye gönderilebilir. Matbu faturaların ilgili kişiye gönderimi ise günlerce sürebilir.
  • Kesilen fatura daha kısa sürede şirket nakit akışına dahil olur.
  • E-fatura ve e-arşiv sayesinde daha kolay ve detaylı raporlama yapılır.
  • Tüm muhasebe süreçleri daha hızlı bir şekilde ilerler.
  • Muhasebe departmanının operasyonel yükü hafifler.
  • Faturanın gönderim sırasında kaybolmasının önüne geçilir. Faturalar dijital ortamda gönderilip saklandığı için herhangi bir güvenlik açığı yaşanmaz.
  • Web tabanlı ön muhasebe programları sayesinde tüm muhasebe sistemlerinde hata oranı en aza indirilir.
  • Geçmiş dönem faturalarına hızlı ve kolay bir şekilde ulaşılabilir.
  • Kağıt israfının önüne geçilir, doğayı korumaya katkı sağlanır.

E-Arşiv kullanıcısı olmak ve e-arşiv uygulamasından yararlanmak için Bizim Hesap’ı ücretsiz deneyin.

Hemen Tanışalım

Hemen Tanışalım

Bizim Hesap ile şirketinizin Ön Muhasebe, E-Fatura, E-Arşiv ve tüm e-ticaret operasyonunu tek platform üzerinden verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.

Bizim Hesap ile şirketinizin Ön Muhasebe, E-Fatura, E-Arşiv ve tüm e-ticaret operasyonunu tek platform üzerinden verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.

30 Gün Ücretsiz Deneyin