Fikirlerinizi koda, kodlarınızı kazanca dönüştürmeye karar verdiniz. Tebrikler! Yazılım sektörü günümüzün en katma değerli alanlarından. Fakat işin ticari yönü herkese hitap etmiyor.
Vergiler, şirket türleri, faturalandırma derken nereden başlayacağınızı bilmiyor olabilirsiniz.
Bu rehberde bir girişimcinin gözünden sürece bakacağız. Yazılım şirketi kurmanın maliyetlerinden gerekli belgelere kadar tüm süreci adım adım inceledik.
Genel Bakış
- Yazılım şirketi kurarken ilk adım şirket türünü doğru seçmektir. Şirket türü; vergi yükü, sorumluluk ve yatırım alma potansiyelini etkileyebilir.
- Şahıs şirketi düşük maliyetli ve hızlı kurulur; yatırım hedefi olan girişimler için A.Ş. daha avantajlı olabilir.
- Kuruluş süreci; MERSİS kaydı, noter işlemleri ve vergi dairesi yoklaması gibi resmi adımlardan oluşur. Mali müşavir desteği şarttır.
- Şirket kurulduktan sonra banka hesabı, e-fatura aktivasyonu, muhasebe sistemi gibi altyapılar tamamlanmalıdır.
- Yurt dışına hizmet veren yazılım firmaları KDV istisnası ve gelir vergisi avantajlarından yararlanarak önemli vergi teşvikleri elde edebilir.
Yazılım Şirketi Kurmadan Önce Şirket Türünün Seçimi
Şirket türü seçimi; ödeyeceğiniz vergi yükünü, açılıştaki kuruluş maliyetini ve yasal sorumluluk yapısını etkiler. Henüz yolun başındaysanız ve sermayeniz de kısıtlıysa kararlarınızı minimum riskle almanız gerekir. Fakat büyük bir yatırım planı dahilinde hareket ediyorsanız daha cesaretli seçimler yapabilirsiniz.
Yazılım şirketiniz için tercih edebileceğiniz şirket türleri:
- Şahıs Şirketi: Düşük sermayeli, tek başına başlayanlar ve freelancerlar için idealdir. (Hızlı kurulum, düşük maliyet).
- Limited Şirket (LTD): Ortaklı yapılar ve daha kurumsal bir imaj arayan orta ölçekli ekipler için uygundur. (Sınırlı sorumluluk, sabit vergi).
- Anonim Şirket (A.Ş.): Büyük yatırım (yatırımcı/VC) hedefleyen “startup”lar ve ölçeklenebilir projeler için en iyisidir. (Kolay hisse devri, prestij).
Şirketinizi kurarken faaliyet alanınızı belirten NACE kodu da ileride KOSGEB veya Ticaret Bakanlığı teşviklerinden yararlanmanız için kritik bir konu. Genellikle yazılım firmaları için “62.01” ile başlayan kodlar tercih edilse de muhasebecinize danışmanız daha sağlıklı olur.
Şahıs şirketi mi, Limited mi, Anonim mi?
Yazılımcılar arasında en sık sorulan soru budur. Karar verirken şahıs işletmesi, limited şirket ve anonim şirket arasındaki farkları iyi analiz etmelisiniz.
Şahıs işletmesi, kurulumu ve kapanışı en hızlı (1-2 gün) ve maliyeti en düşük olandır. Ancak vergi oranları, artan oranlı gelir vergisine tabidir. Limited şirket ve anonim şirkette ise sabit kurumlar vergisi ödersiniz.
Buradaki bir diğer önemli fark ortak sorumluluğu konusudur. Şahıs şirketinde tüm mal varlığınızla sorumlu olurken sermaye şirketlerinde (LTD ve A.Ş.) şirkete koyduğunuz sermaye kadar sorumlu olursunuz.
Başlangıç sermaye yapısı açısından şahıs şirketinde sermaye şartı aranmaz. Limited için en az 50.000 TL, Anonim şirket için ise en az 250.000 TL sermaye taahhüt etmeniz gerekir.
Şirketinizin finansal sağlığını korumak için düzenli gelir gider takibi yapmanız hayati önem taşır.
Tek ortak/çok ortak senaryoları
Yazılım dünyasında genellikle “solo girişimci” modelini sıkça görürüz. Bir ortağınız yoksa ve işinizi tek başınıza yöneten bir yazılımcaysanız siz de solo girişimci sayılırsınız.
Tek ortaklı şirket kurmanın zorlukları olsa da karar süreçlerinde size büyük hız kazandırır. Limited veya Anonim şirketleri de tek başınıza kurabilirsiniz ama yük daha da artar.
Bir kurucu ortağınız varsa işler değişir. Bu durumda mutlaka detaylı bir ortaklık sözleşmesi hazırlamalısınız. Hisse oranları (kimin ne kadar payı olduğu) ve şirketi kimin yöneteceğinin (imza yetkisi) baştan netleştirilmesi gerekir.
İleride elde edilecek gelirin nasıl paylaşılacağı, yani kâr dağıtımı politikası da ortaklar arasında yazılı hale getirilmesi gerekenler arasında. Ortaklı yapılarda finansal şeffaflık için profesyonel bir ön muhasebe programı kullanmak da güven sorunlarını engelleyecektir.
Yatırım alma hedefi varsa şirket türü seçimi
Eğer hedefiniz bir “Unicorn” olmak veya melek yatırımcılardan fon toplamaksa şahıs şirketi veya limited şirket size dar gelebilir. Profesyonel bir yatırımcı beklentisi varsa Anonim Şirket (A.Ş.) yapısını görmemiz gerekir.
Bunun nedeniyse A.Ş.'lerde hisse devri işlemlerinin noter zorunluluğu olmadan daha kolay ve vergi avantajlı yapılabilmesinden kaynaklanır. Ayrıca yetenekli yazılımcıları şirketinize çekmek için hisse verme, yani pay opsiyonu (ESOP) planlarınız varsa A.Ş. zorunlu sayılır.
Yatırım turuna çıktığınızda şirketinizin değerleme çalışmaları yapılır ve yatırımcılar detaylı bir due diligence (durum tespiti) süreci başlatır. Bu süreçlerde kurumsal bir A.Ş. yapısı her zaman avantaj sağlar.
Yazılım Şirketi Nasıl Kurulur?
Şirket türüne karar verdikten sonra resmi işlemlere başlayabilirsiniz. Yazılımcılar için yazılım şirketi kurmak fiziki bir ofise ihtiyaç duyulmadığından diğer sektörlere göre daha hızlı ve maliyetsiz bir yol. İster home-ofis ister sanal ofis üzerinden şirketinizi kurabilirsiniz.
Süreci 4 temel adımda özetleyebiliriz:
- MERSİS Kaydı: Şirket ana sözleşmesi MERSİS üzerinden oluşturulur. Şirket unvanınız, faaliyet konunuz ve adresiniz sisteme girilir.
- Ticaret Sicili Onayı: Hazırlanan sözleşme ile ticaret siciline başvurulur (Şahıs şirketlerinde ticaret odası kaydı zorunlu olmayabilir; esnaf odası veya sadece vergi dairesi yeterlidir).
- Noter ve İmza Süreçleri: Ana sözleşme onayı ve imza beyannameleri noter huzurunda hazırlanır.
- Vergi Dairesi Açılışı ve Yoklama: Başvuru sonrası vergi dairesi memurları belirttiğiniz adrese (ev veya ofis) gelerek yoklama yapar. Tutanağın tutulmasıyla şirketiniz resmen kurulmuş sayılır.
Yazılım Şirketi Kurmak için Gerekli Belgeler Nelerdir?
Kuruluş aşamasında bürokrasiye takılmamak için evraklarınızı eksiksiz hazır etmelisiniz. Dokümantasyon şirket türüne göre değişmekle birlikte temel olarak şöyledir:
- Kimlik ve İmza: Kurucunun nüfus cüzdanı sureti ve noterden alınacak imza beyannamesi (sirküleri).
- İkametgah/Adres Belgesi: Şirket sahibinin e-Devlet üzerinden alabileceği yerleşim yeri belgesi.
- Ana Sözleşme Metni: Sermaye şirketleri için MERSİS üzerinden hazırlanan şirket anayasası.
- Kira Kontratı/Sanal Ofis: Şirketin kurulacağı yerin kira sözleşmesi. Eğer sanal ofis kullanacaksanız ofis firmasından alacağınız sözleşme. (Kendi evinizse tapu fotokopisi).
- Kuruluş Başvuru Evrakları: Mali müşavirinizin hazırlayacağı işe başlama formları ve dilekçeler.
Yazılım Şirketi Kurduktan Sonra Yapılması Gerekenler Nelerdir?
Vergi levhanızı elinize aldınız, peki şimdi ne olacak? Ticari hayatın fiilen başlaması için yapmanız gereken birkaç operasyonel işlem daha var:
- Banka Hesabı Açılışı: Şirketiniz adına bir hesap açmalısınız. Tüm tahsilat ve ödemelerin bu hesap üzerinden geçmesi yasal zorunluluktur.
- e-Fatura/e-Arşiv Aktivasyonu: Fatura kesebilmek için aktivasyon sağlamalısınız. Yazılım sektöründe kağıt fatura kullanımı neredeyse kalmamıştır.
- Muhasebe Sistemi Kurulumu: Mali işlerinizi düzenli takip etmek için bulut tabanlı bir muhasebe sistemi edinmek size zaman kazandırır.
- KVKK Uyumu: Web siteniz veya uygulamanız varsa Kişisel Verilerin Korunması Kanunu için gerekli metinleri hazırlatmalısınız.
- Sözleşme Hazırlığı: Müşterilerinizle yapacağınız işler için standart sözleşme şablonları (Hizmet Sözleşmesi, Gizlilik Sözleşmesi vb.) hazırlamanız sizi hukuki risklerden korur.
Yurt Dışına Hizmet Veren Yazılım Şirketleri için Vergi Avantajı
Yazılım sektörünün en büyük avantajlarından biri “bacasız sanayi” olarak hizmet ihracatı yapabilmesidir. Türkiye'de yurt dışına yazılım, tasarım, veri analizi gibi hizmetler veren şirketler için ciddi teşviklerden söz edebiliriz.
Eğer yurt dışındaki bir müşteriye hizmet veriyor ve faturayı yurt dışına kesiyorsanız:
- Gelir Vergisi İstisnası: Bu işlemden elde ettiğiniz kazancın %80’i, gelir vergisinden istisna tutulabilir.
- KDV İstisnası: Hizmet yurt dışında faydalanıldığı için KDV'siz fatura kesme hakkınız vardır.
Bu avantajlardan yararlanmak için ödemenin Türkiye'ye dövizle fatura karşılığı getirilmesi ve yurt dışı müşteri sözleşmesi ile işin kanıtlanması gerekir. Olası bir incelemede belge ispatı sunabilmek için tüm yazışma ve dekontları saklamalısınız.
Ön Muhasebe Yönetiminiz Biz'de!
Kod yazarken bir yandan da fatura takibi, vergi hesaplaması veya cari bakiye kontrolü ile uğraşmayın. Bizim Hesap’ta yazılım şirketlerinin sırtındaki yükü alıyoruz!
Bizim Hesap ile gelir-gider takibi süreçlerinizi tek ekrandan yönetebilir; saniyeler içinde e-fatura entegrasyonu sayesinde faturalarınızı oluşturup müşterinize e-posta ile gönderebilirsiniz. Müşterilerinizin borç/alacak durumunu cari hesap yönetimi modülü ile takip edebilirsiniz.
Ayrıca banka hesaplarınızı sisteme bağlayarak otomatik banka mutabakatı yapabilir; şirketinizin finansal durumunu anlık raporlama ekranından izleyebilirsiniz.
İşin angaryasını Bizim Hesap‘a bırakın; siz yeni şirketinize odaklanın.
Sıkça Sorulan Sorular
Evet, Türkiye'deki vergi mevzuatına göre şirket kuruluş işlemleri ve sonrasındaki aylık beyannamelerin verilmesi için bir mali müşavir ile çalışmak yasal zorunluluktur. Muhasebeciniz sizin adınıza devlete karşı mali sorumluluklarınızı yürütür.
Freelancerlar için yıllık net kârınız belirli bir limitin altındaysa ve tek çalışıyorsanız şahıs şirketi en mantıklısı olur. Ekipler ve Startuplar içinse birden fazla ortağınız varsa veya prestij arıyorsanız Limited veya Anonim Şirket tercih edebilirsiniz.
Kesinlikle olur. Hatta Türkiye'deki yazılım firmalarının büyük bir kısmı tek kişilik şahıs şirketi olarak faaliyete başlar. İşler büyüdükçe tür değişikliğine gidilebilir.
