Ticari sahada birçok farklı belge kullanılır. Bu belgelerin temel amacı işlemleri kayıt altına almak ve süreçlerin pürüzsüz bir şekilde ilerlemesini sağlamaktır. Yaygın olarak kullanılan ve birçok olumsuz durumu ilk etapta engelleyen belgelerden birisi olan tahsilat makbuzu ticari sahada en az fatura kadar temel bir belge olarak öne çıkar. Taraflar arasında yapılan satış ve ödemeyi belgeleyen, resmiyet kazandıran tahsilat makbuzu satıcı tarafın ödeme aldıktan sonra düzenlediği, çeşitli bilgiler içeren ve belirlenmiş şartlar çerçevesinde oluşturulması gereken bir belgedir.
Tahsilat Makbuzu Nedir?
Tahsilat makbuzunun ne olduğu sıklıkla merak edilir. Tediye makbuzu ile karıştırılan tahsilat makbuzu en temel anlatımı ile yapılan ödemeyi belgeler. Satıcı ve alıcı arasında, iki ticari taraf arasında bir alışveriş gerçekleştikten sonra ödeme yapıldığında tahsilat makbuzu düzenlenir. Tahsilat makbuzu ödemeye ve her iki tarafa da ait bilgiler içerir. Faturanın ne zaman kesildiği, alışverişin ne zaman yapıldığı, ödemenin nasıl ve kaç partide yapıldığı önemli değildir.
Tahsilat yapıldığı an tahsilat makbuzu kesilir. Ödeme parça parça yapılsa dahi tahsilat makbuzu kesilmelidir. Ödeme işlemini resmiyete dökerek belgelemenin gereksiz olduğu bazı durumlarda tahsilat makbuzu düzenlenmez. Aynı şekilde yasal limiti aşan ödeme işlemlerinde de tahsilat makbuzu kesilmez ve yasal olarak belirlenen yöntemlerle ödeme tamamlanır.
Tahsilat Makbuzu Ne İşe Yarar?
Tahsilat makbuzunun en temel işlevi ödemeyi belgelemektir. Tahsilat makbuzunda satıcı ve alıcı tarafa ait bilgiler yer alır. Her iki tarafın da ticari statüsü tahsilat makbuzunda yazar. Aynı şekilde ödemenin detayları da belge üzerinde yer alır. Bu şekilde tahsilat makbuzu ödemeyi resmi olarak geçerli bir şekilde belgelemiş olur. Tahsilat makbuzunun bir nüshası müşteride bir diğer nüshası ise satıcı tarafta bulunmalıdır.
Tahsilat anında düzenlenen makbuzun orjinali müşteri tarafından teslim alınır ve muhafaza edilir. Diğer nüshası da satıcı tarafından muhafaza edilmelidir. İlerleyen süreçte her iki ticari tarafta oluşan olumsuz bir durumda ya da işlemlerin, ödemelerin kanıtlanmasının gerektiği bir durumda tahsilat makbuzu geçerli ve yasal bir belge olarak kullanılabilir.
Tahsilat Makbuzunda Hangi Bilgiler Bulunur?
Tahsilat makbuzu düzenlerken dikkat edilmesi gereken temel noktaların başında bilgiler gelir. Tahsilat makbuzu üzerinde bulundurduğu bilgiler sayesinde yasal bir kanıtlayıcı araç olarak kullanılabilir. Bilgilerin eksik ya da yanlış olması durumunda tahsilat makbuzu geçerliliğini kaybeder. Tahsilat makbuzunda şu bilgiler bulunur:
● Ödemeyi yapan müşteri tarafın adı ve soyadı
● Ödemeyi alan satıcı tarafın adı ve soyadı
● Tahsilat makbuzunu düzenleyen tarafın adı, soyadı ve unvanı, adresi ve telefonu
● Tahsilat makbuzunun kesildiği tarih
● Hem yazı hem de rakamla tahsilat makbuzuna konu olan ödeme
● Hasılatın, ödemenin çek aracıyla gerçekleşmesi durumunda çek numarası ve söz konusu çekin hangi bankaya ait olduğu bilgisi.
Tahsilat Makbuzu Nereden Alınabilir?
Tahsilat makbuzu kesecek olan taraflar boş makbuz nüshalarını matbu üzerinden kendi adlarına bastırabilir. Aynı şekilde kırtasiyelerden makbuz defteri de satın alınabilir. Boş tahsilat makbuzu nüshalarını internet üzerinden temin etmek de mümkündür. Aynı zamanda elektronik olarak da düzenlenebilen tahsilat makbuzunun boş nüshası yazdırıldıktan sonra bilgiler doldurulabilir. Tahsilat makbuzunun geçerli olabilmesi için mutlaka imza olması gerekir. Aksi takdirde tahsilat makbuzu resmi kesinliğini yitirir ve herhangi bir senaryoda herhangi bir şekilde kullanılması mümkün olmaz.
Tahsilat Makbuzu Nasıl Kesilir?
Tahsilat makbuzunun kesilmesi için gerekli olan bütün bilgiler doğru bir şekilde doldurulur. Bu şekilde tamamlanabilen tahsilat makbuzu düzenleme sürecinde bazı noktalara dikkat etmek gerekir. Zira tahsilat makbuzu resmi kesinliği ve değeri olan, ödemeyi belgeleyen genel geçer bir belge olarak öne çıkar. Bakanlık tarafından belirlenen teknik standartlara uyulması gerekir. Aksi takdirde geçerli bir tahsilat makbuzu düzenlemek mümkün olmayabilir.
Tahsilat makbuzu düzenlerken bilgilerin doğru olduğundan emin olduktan sonra doldurulmayan alanların imha edilmesi gerekir. Boş kalan alanlar çizilmelidir. Bu sayede bu alanların sonradan doldurulması ve düzenlenmesi ihtimali ortadan kaldırılır. Makbuzda boş olan yerleri çizgi ile, çizerek kapatabilirsiniz.
Dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise imzadır. Tahsilat makbuzunun geçerliliğini sağlayan imzadır. Düzenleme işlemi tamamlandıktan sonra mutlaka makbuzu teslim alan taraf imza atmalıdır. Bu sayede imza atan taraf makbuz üzerindeki belgelerin doğruluğunu kabul eder ve ancak bu şekilde tahsilat makbuzu resmi geçerlilik kazanır. Makbuz sıra numaralarının kronolojik olmasına da mutlaka dikkat etmelisiniz. Örneğin, 12.05.2023 tarihinde 232 numaralı makbuzu kullandıysanız, 233 numaralı makbuzu bu tarihten sonra gerçekleşecek ödeme işlemleri için kullanmalısınız.
Tahsilat Makbuzu Ne Zaman Kesilir?
Tahsilat makbuzu ödemenin yapıldığı an kesilir. Tahsilatın gerçekleştiği tarihte tahsilat makbuzu düzenlenmelidir. Faturanın düzenlendiği, irsaliye işlemlerinin başladığı ya da bittiği tarihin bir önemi bulunmaz. Tek dikkat edilmesi gereken konu tahsilatın, ödemenin gerçekleştiği an tahsilat makbuzunun düzenlenmesi ve imzalanması gerektiğidir.
Tahsilat makbuzunu geriye dönük kesmek mümkün değildir. Aynı şekilde ileriye dönük tahsilat lmakbuzu düzenlemek de hesaplamalarda yanlışlığa yol açabilir. Zira düzensiz kesilen, ileriye ya da geriye dönük düzenlenen tahsilat makbuzları devlete verilen vergide karışıklığa yol açar. Bu senaryoda taraf ya da taraflar usulsüzlük cezası ile yükümlü kalabilir.
Tahsilat Makbuzu Kesme Limiti Nedir?
Ödeme işleminden sonra gerçekleşen tahsilat makbuzunun kesilebilmesi için de bazı şartların oluşması gerekir. Tahsilat makbuzu kesme limiti söz konusu makbuzun ne kadar büyüklükte ödemeler için düzenlenebileceğini ifade eder.
Tahsilat makbuzu kesme limiti 2023 yılı itibariyle 7.000 TL’dir. 7.000 TL’ye kadar olan ödemelerde tahsilat makbuzu düzenlenebilir. Bu sınırı aşan ödemelerde ise bakanlığın belirlediği kanallar kullanılmalıdır. Ödeme parça parça yapılsa dahi önemli olan ödemenin toplam tutarıdır. Tahsilat makbuzu limiti dışında olan ödemeler için PTT, bankalar ve finans kuruluşları kullanılabilir. Aksi takdirde yine vergi hesaplamalarında yanlışlık doğar ve usulsüzlük cezası süreci başlatılabilir.
Tahsilat Makbuzu Fatura Yerine Geçer mi?
Tahsilat makbuzu sadece tahsilat işlemine resmiyet kazandırır. Faturada olduğu gibi alışverişin detaylı bilgilerine yer vermez. Bu nedenle tahsilat makbuzunu herhangi bir fatura türü yerine kullanmak mümkün değildir.
Hangi Durumlarda Tahsilat Makbuzu Kesilmesine Gerek Yoktur?
Ödemenin kredi kartı ile yapılması ve bu işleme dair slib oluşturulması durumunda tahsilat makbuzuna gerek kalmaz. Ödeme yazarkasa üzerinden yapıldığında ve bir satış fişi alındığında da tahsilat makbuzu düzenlenmeyebilir. Aynı şekilde banka üzerinden havale ya da EFT işlemi sonucu dekont alınırsa tahsilat makbuzu düzenlemeniz gerekmez.
Tahsilat Makbuzu Muhasebe Kaydına Nasıl İşlenir?
Tahsilat makbuzu ödemeyi belgeler. Fatura gibi bir gider kalemi oluşturmaz. Bu nedenle tahsilat makbuzunu gider kalemi olarak muhasebe kaydına işlemek mümkün değildir. Muhasebe kaydına gider kalemi niteliğindeki belgeler işlenir. Tahsilat makbuzunu muhasebe kaydına işlemek için düzenleyen işletmenin kasa hesabı borçlandırması yapması gerekir. Aynı şekilde alıcılar için de alacaklandırma yapılmalıdır. Bir gider kalemi olmayan tahsilat makbuzu ancak bu şekilde muhasebe kaydında yer alabilir.
Tediye Makbuzu ve Tahsilat Makbuzu
Tahsilat makbuzu ile karıştırılan tediye makbuzu benzerlikler taşısa da temel farklara sahiptir. Her ikisi de bir alışveriş sonrası gerçekleşen ödemeyi belgeler. Tahsilat makbuzu ödemeyi alan, satıcı tarafından düzenlenir. Eğer makbuzu ödemeyi yapan taraf düzenlerse bu tediye makbuzu olarak adlandırılır.
Tahsilat Makbuzu Nasıl İptal Edilir?
Tahsilat makbuzunun iptal edilmesi için iki örneği de makbuz koçanına ilgili sıra numarasına zımbalanır. Sonrasında sol alt köşeden sağ üst köşeye kadar paralel iki çizgi çekilir. Çizgilerin arasına ‘İptal’ yazılır.
Siz de Bizim Hesap ile tüm tahsilat makbuzu işlemlerinizi profesyonel bir şekilde tamamlayabilirsiniz. Her ödeme için Bizim Hesap ile ulaşacağınız, hem alıcıya hem satıcıya özel tahsilat makbuzlarıyla tüm işlemlerinizi güvende ve kayıt altında tutabilirsiniz.