İşletmenizin e-fatura, e-arşiv ve e-defter gibi tüm dijital süreçleri, geçerli bir mali mühre bağlıdır. Mali mührün bir geçerlilik süresi vardır ve bu süre dolduğunda tüm e-belge operasyonlarınız durur.
Mali mühür yenileme işlemini zamanında ve doğru adımlarla tamamlayarak ticari faaliyetlerinize aksamadan devam edebilirsiniz. Mali mühür yenilemesinin nasıl yapıldığını öğrenmek için okumaya devam edin.
Mali Mühür Geçerlilik Süresi Nedir?
Mali mühür sertifikaları, genellikle 3 yıllık bir geçerlilik dönemi için üretilir. Bu süre, sertifikanın size ulaştığı an değil, üretildiği an başlar ve paket üzerinde veya sertifika yönetim yazılımında belirtilen sertifika bitiş tarihi ile sona erer.
Sürenin dolmasına yakın, Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) veya GİB tarafından uyarı/hatırlatma mailleri gönderilir. Ancak sorumluluk tamamen mükellefin kendisindedir.
Genellikle son üç ay, yenileme eşiği olarak kabul edilir. Bu dönemde yenileme başvurusunu yaptığınızda yeni mali mühür size vaktinde ulaşır ve sorun yaşamadan işlemlerinize devam edebilirsiniz.
Süresi Biten Mali Mühür Nasıl Yenilenir?
Süresi biten mali mührü yenileme, mevcut mührün süresini uzatmak değil, teknik olarak yeni bir sertifika satın alma işlemidir.
Şu adımları izleyerek süresi dolan mali mührünüzü yenileyebilirsiniz:
- Başvuru: Yenileme işlemi için Kamu SM'nin web sitesi üzerinden GİB portal başvurusu adımlarına benzer bir başvuru süreci izleyeceksiniz. Bunun için “Yenileme Başvurusu” veya “Yeni Sertifika Başvurusu” seçeneklerini kullanarak süreci başlatın.
- Ödeme: Başvuru sonrası size iletilen tutarı, Kamu SM'nin banka hesaplarına ödeyin.
- Üretim ve Teslimat: Mali mühür sertifika yenileme işlemi için bundan sonra yalnızca beklemeniz gerekiyor. Yeni mali mührünüz üretilerek kargoya verilecek. Bu mühür, yine bir USB token (Akıllı Kart Okuyucu) veya HSM cihazı formatında olacak.
- Kurulum: Yeni USB token elinize ulaştığında, bilgisayarınıza e-imza/mali mühür kurulum adımlarını (sürücü yükleme vb.) tekrar yapmanız gerekir.
- Aktivasyon: Kurulum sonrası, sertifika yönetim yazılımı üzerinden yeni PIN belirleme gibi aktivasyon adımları tamamlayın.
Yenileme tamamlandığında, yeni sertifikayı Bizim Hesap gibi kullandığınız e-fatura programı sistemlerine ve GİB portalına tanıtmanız gerektiğini de hatırlatmak isteriz.
Mali Mühür Yenileme Ücreti Nedir?
Mali mühür yenileme ücreti, gerçek ve tüzel kişilere göre değişir ve her yıl güncellenir. Örneğin 2025 yılında 3 Yıllık Mali Mühür Sertifikası ve Kart Okuyucu ücret;
- Tüzel kişi için: 1.620 TL (1.350 TL + KDV)
- Gerçek kişi için: 1.200 TL (1.000 TL + KDV) olarak belirlenmiştir.
Toplam fiyat şu kalemler üzerinden belirlenir:
- Sertifika Bedeli: 3 yıllık kullanım hakkı için alınan ana hizmet bedeli
- Cihaz Maliyeti: USB token (akıllı kart okuyucu) bedeli
- Kargo/Kurulum: Fiziksel ürünün adresinize teslimi için gerekli bedel
HSM cihazı kullanan kurumsal yapılarda yıllık bakım veya lisans bedelleri de toplam sahip olma maliyeti içine dahil olabilir. Güncel yenileme bedelleri için mutlaka Kamu SM'nin resmi web sitesindeki fiyat listesi kontrol edin.
Mali Mührün Yenilenmesi Sonrasında Yapılması Gerekenler
Yeni mali mührü teslim almanız yetmez. Mührü sistemlerinize tanıtmazsanız e-belge süreçleriniz çalışmaz.
Yapmanız gereken işlemleri aşağıda görebilirsiniz:
- Sürücü/Java Güncelleme: Yeni USB token’ın sürücülerini bilgisayarınıza kurun.
- Test İmzası: Kart yönetim yazılımı (örn: Akis) üzerinden bir test imzası atarak PIN kodunuzun çalıştığını doğrulayın.
- Entegratör Tanımlama: Bir entegratör kullanıyorsanız, yazılım paneline girerek yeni sertifikanızı tanıtın.
- GİB Portal Güncellemesi: GİB e-Belge portalına (e-Fatura/e-Arşiv) girerek eski sertifikayı kaldırıp yenisini yükleyin. Bu adım, e-Fatura/e-Arşiv eşlemesi için zorunludur.
- e-Defter Yetkilendirme: e-Defter uygulamanız (GİB veya özel yazılım) üzerinden yeni mühür ile e-Defter yetkilendirme işlemini tamamlayın. Aksi takdirde beratlarınızı imzalayamazsınız.
Mali Mühür Yenilenmesi Esnasında Sorun Çıkarsa Ne Yapılmalı?
Yenileme sürecinde teknik aksaklıklar yaşanabilir. En sık karşılaşılan sorunları ve çözümlerini aşağıda görebilirsiniz:
- PIN/PUK Kilitlenmesi: Mali mühür PIN yenileme de sürecin bir parçası ve yeni PIN oluştururken veya kullanırken yapılan hatalar sonucu kart kilitlenebilir. Bu durumda Kamu SM'den destek kaydı açarak PUK kodu talep etmeniz veya kilit açma işlemi yapmanız gerekir.
- Sürücü Çakışması: Eski mali mührün sürücüleri ile yenisi arasında sürücü çakışması yaşanabilir. Eski sürücülerin tamamen kaldırılması gerekebilir.
- Cihaz Arızası: Gelen USB token fiziksel olarak arızalı olabilir. Bu durumda hızlıca RMA/değişim süreci başlatmanız gerekir.
- Hata Kodu Analizi: Kurulum veya imzalama sırasında alınan spesifik hata kodları (örn: “Sertifika bulunamadı”, “İmza atılamadı”) not etmeniz ve destek kaydı açılırken bu kodları paylaşmanız gerekir.
Mali Mühür Yenilenmezse Ne Olur?
Mali mühür sertifika süresinin dolması ve yenilenmemesi, işletmenin dijital operasyonlarını tamamen durdurur ve ciddi yaptırımlara yol açar. Bu durumda şu sorunlar karşınıza çıkabilir:
- e-Fatura/e-Arşiv Durması: e-Fatura mali mühür yenileme işlemleri geciktiğinde iş akışlarınız aksar. Geçerli bir mühür olmadan e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlenemez. Bu durum, ticari faaliyetin fiilen durması demektir.
- e-Defter Kesintisi: Ay sonlarında veya yasal süreler içinde gönderilmesi zorunlu olan e-defter beratları imzalanamaz ve GİB'e yüklenemez.
- GİB Erişim Sorunu: GİB'in e-Belge portallarına giriş yapılamaz.
- Hukuki Geçersizlik: Belgeleri süresi dolmuş bir mühürle imzalamak, hukuki geçersizlik sebebidir..
- Usulsüzlük Cezası: e-Defter beratlarının zamanında yüklenmemesi veya e-fatura düzenlenememesi, Vergi Usul Kanunu (VUK) kapsamında usulsüzlük cezası yaptırımlarına tabidir.
Sıkça Sorulan Sorular
Ünvan/değişiklik olduğunda mali mühür için yenileme mi yoksa yeni başvuru mu gerekir?
Bu bir yenileme işlemi değildir. Şirketin unvanı veya vergi kimlik numarası (VKN) değiştiğinde, mevcut mali mühür hukuken geçersiz hale gelir. Süresi devam ediyor olsa bile bu mühür kullanılamaz. Derhal eski mührün iptal edilmesi ve değişen yeni bilgilerle “yeni başvuru” yapılması zorunludur.
Mali mühür süresi dolmadan ne kadar önce yenileme işlemi başlatılmalı?
Tavsiye edilen süre, sertifika bitiş tarihinden en az 1-2 ay öncedir. Başvuru, ödeme, sertifikanın üretilmesi ve kargo ile teslimat süreçlerinin zaman alabileceğini unutmayın.
Mali mührümün süresini nasıl öğrenebilirim?
Mali mührünüzü (USB token) bilgisayarınıza takın. Ardından “Akis Kart Yöneticisi” veya ilgili sertifika yönetim yazılımını açın. Yazılım üzerinden “Sertifikalarım” bölümüne girerek sertifikanızın üzerine tıklayın. Açılan detay penceresinde “Geçerlilik Başlangıcı” ve “Geçerlilik Bitişi” tarihlerini net olarak görebilirsiniz.
Mali mühür yenilemesi sonrası hangi sistemleri güncellemeliyim?
Yeni mali mührünüzü aldıktan sonra en az üç kritik sistemi güncellemeniz gerekir:
- Kullandığınız e-fatura programı veya özel entegratör yazılımı .
- GİB e-Belge Portalı (e-fatura, e-arşiv vb. için).
- Kullandığınız e-Defter yazılımı (GİB Defter Beyan veya ticari yazılımınız).
