Belli ölçekteki şirketlere GİB tarafından zorunlu tutulmasından beri e-Fatura birçok işletmenin aklındaki sorudur. Kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip olan fakat dijital ortamda kullanılan e-Fatura zaman tasarrufu amacıyla geliştirilmiş bir uygulamadır. Sistemde satıcı ve alıcı arasındaki fatura işlemlerinin kayıt altına alınmasını kolaylaştırmak ve belli bir standardı yakalamak amaçlanır. Tüm avantajlarına rağmen söz konusu küçük işletmeler olduğu zaman bazı durumlar merak konusudur. Bu içerikte aklınıza takılan tüm soruların cevabını bulabilir, küçük işletme olarak e-Fatura avantajları hakkında bilgi edinebilirsiniz.
Küçük İşletmelere e-Fatura Zorunlu mu?
e-Fatura zorunluluğu olan işletmeler resmi açıklamalar neticesinde belirlenir. İki farklı türde e-Fatura mükellefi vardır. İlk mükellefler GİB tarafından yayınlanan 509 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği`ne göre e-Faturaya geçme zorunluluğu olan belli bir ölçeğin üzerindeki şirketlerdir. En son yayınlanan tebliğe göre 2022 yılında 3 milyon TL ve üzerinde brüt hasılatı olan şirketlerin 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-Faturaya geçişi zorunlu tutulmuştur.
Küçük işletmeler olarak bilinen yıllık hasılatı 3 milyon TL altındaki grup ise e-Fatura geçişi için 2023 itibariyle zorunlu değildir. Fakat GİB tarafından her yıl yayınlanan tebliğde sınırlar değişebilir. Bu nedenle daha sonraki yıllarda küçük işletmeler için de bu geçiş zorunlu hale gelebilir. 2023 itibariyle küçük işletmelerin e-Faturaya geçişi kendi inisiyatifindedir. Bu nedenle akıllarda nasıl bir karar verilmesi gerektiğine dair soru işaretleri oluşur.
Küçük İşletmeler Neden e-Fatura Kullanmalı?
Dijital dönüşümün gelişmek ve büyümek için bir şart haline geldiği teknoloji devrinde fatura ve diğer muhasebe uygulamalarının dijitale taşınması şaşırtıcı değildir. e-Faturaya geçişin avantajlarını anlayan küçük işletmelerin bir çoğu bu nedenle gönüllü olarak entegrasyon işlemi yapmaya başlamıştır.
Küçük işletmeler ve start up seviyesindeki yeni girişimlerin e-Muhasebe uygulamalarından biri olan e-Fatura kullanımının birçok avantajı vardır. e-Fatura avantajları;
- Maliyetlerin azaltılması,
- Zaman tasarrufu,
- Ekonomik ve çevreci olması,
- Sürdürülebilirlik anlayışı,
- İşlerin daha hızlı yürütülmesi şeklinde kısaca sıralanabilir.
Çalışana Zaman Kazandırır
Birçok işletmenin sattığı ürün ya da verdiği hizmet için müşterilerine fatura kesmesi gün içerisinde mesainin belli bir bölümünü işgal eder. Klasik faturalama sisteminde verilerin işlenmesi, müşteriye fatura teslimi ve kargolama çalışanların bu iş için zaman ayırmasını gerektirir. e-Faturaya geçiş ise bu işlemler için ayrılan zamanında daha verimli kullanılmasını sağlar.
- e-Fatura sistemi üzerinden direkt olarak işlenen veriler dijital yollar ile ilgili kişiye iletilir. Bu sayede çalışanın fatura doldurma, baskı ve çıktı alma, kargolama, kargo takibi yapma gibi farklı işlemler için ayırdığı zaman ona kalır.
- Faturalama aşamalarında yaşanan aksaklıklar ve sorunlardan kaynaklı motivasyon düşmesi, stres ve zaman kaybı ortadan kalkar.
- Çalışan işletme ve kendisi için daha verimli şekilde zamanını kullanabilir.
Müşteri Fatura Gönderimini Kolaylaştırır
Bireysel ve kurumsal şirketler müşteriniz olduğunda faturalama işlemi farklılık gösterebilir. Geleneksel fatura uygulamasında satış ve hizmet sonrası bireysel müşteriye genellikle fatura hemen teslim edilir ve yoğun zamanlarda zorlayıcı olabilir.
Şirketlere verilen hizmet ve ürün satışı sonrası ise teslimat ve faturalama işlemi daha sonraya sarkabilir. Bu durumda faturalarda baskı alınmasına ek olarak iletim süreci devreye girer. Online satış yapan küçük işletmeler için de kargoların içerisinde her daim fatura eklenmemiş olabileceği için ekstra kargo maliyeti de oluşabilir.
- e-Faturaya geçtiğiniz zaman müşterilerinizin tümüne birkaç dakika içerisinde faturalarını gönderebilirsiniz.
- Fatura yazdırma, hata, gönderim ve takip süreçlerini ortadan kaldırarak ortaya çıkabilecek sorunları da engeller.
- Dijital ortamda birkaç dakika içerisinde düzenlenen hukuki nitelikli fatura müşteri ilişkilerinize de olumlu şekilde yansır.
İşyerinde Evrak Kalabalığını Önler
Geleneksel faturaların bir kopyası müşterilere verilirken diğeri işletme tarafından vergi dönemi için saklanmalıdır. Bu nedenle faturaları toplamak, dosyalamak ve belli bir düzende saklamak gerekir.
Çok fazla satışı olan bir işletmenin faturaları da aynı oranda çok olur. Bu nedenle arşivlemek için özel bir alana ihtiyaç duyulabilir. Faturaların arşivlenmesi kadar tekrar ortaya çıkarılıp kontrol edilmesi de emek ister. Tüm bu işlemler zaman kaybettirdiği gibi birçok kağıt evrakın içerisinde kaybolmaya neden olabilir.
- Küçük işletmelerin e-Faturaya geçiş avantajlarından biri de evrak kalabalığını, arşivleme ihtiyacını ortadan kaldırmasıdır.
- Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonu yaptığınız zaman faturalar dijital arşivde 10 yıl saklanır. 10 yıl sonra dahi aradığınız faturaya hızlı bir şekilde ulaşabilir, kağıt kalabalığı içinde kalmazsınız.
- Kötü saklanmış faturaların zaman içinde okunmaz hale gelmesi sorunu da ortadan kalkar, tüm veriler güvende olur.
Mali Müşavirin İşini Kolaylaştırır
Küçük işletmelerin hesap bilgilerini düzenleyen ve detaylı muhasebesini tutan mali müşavirlerin en büyük sorunlarından biri evrakların eksik, hatalı teslim edilmesi ya da kaybolmasıdır. Kağıt belgeler üzerinde saklanan ve iyi arşivlenmemiş önemli evrakların ortadan kaybolması ya da yırtılması sorun yaratabilir. Bu nedenle mali müşavirin işini kolaylaştıran uygulamalardan biri e-Fatura`dır.
- Mali müşavirinize dosyalar dolusu fatura göndermek yerine tüm hepsini dijital ortamda görüntüleyebileceği bir hesap vermek işini kolaylaştırır.
- Bizim Hesap e-Muhasebe uygulamalarına geçiş yaptığınız zaman yetkili insanları panelde kullanıcı olarak atarsınız.
- Mali müşaviriniz için de e-Fatura görüntüleme kullanıcısı tanımlaması yapmanız mümkündür.
- Bu sayede size ait tüm belgeleri bilgisayarından rahatlıkla inceleyebilir, işlemlerinizi bir ofise bağlı olmadan uzaktan da sürdürebilir.
Kırtasiye Masraflarını Düşürür
e-Fatura kullanmanın en önemli avantajlarından biri de maliyeti düşürmesi olur. Klasik fatura kesme yöntemlerinde kağıt masrafına ek olarak baskı makineleri, yazıcılar, zarf, mürekkep, arşiv depolama mobilyaları, dosyalar kullanılır.
- Dijital faturaya geçiş yapıldığında ise tüm bu maliyetlerin hiçbirine artık gerek kalmaz.
- Faturaları kargo ve özel kurye ile gönderdiğiniz zaman ödenen bedeller de artık gider kalemlerinde yer almaz. Çünkü müşterilerinizin mailine dijital olarak fatura gönderebilirsiniz.
- Küçük işletmeler için tasarruf imkanı yaratan e-Fatura sayesinde kaynaklar farklı yerlere aktarılabilir.
Profesyonel İmaj Yaratır
Özellikle küçük işletmelerin sektöründe başarılı olması için imajı önemlidir. Müşterilerin ve işbirliği içinde olunan diğer firmaların gözünde profesyonel ve kurumsal imaj çizmek önemlidir. Klasik yöntemlerin yerine modern ve yenilikçi yolları tercih etmeniz işletmenizin dışarıdan daha iyi algılanmaya yardımcı olur. Kağıt bir fatura teslim etmek yerine büyük ölçekli şirketlerde olduğu gibi dijital fatura göndermek de bu imaja katkıda bulunur.
Çevre Dostu ve Sürdürülebilir
İklim krizi, doğal kaynakların tükenmesi gibi birçok sorun nedeniyle son dönemlerde şirketlere sürdürülebilir politikaları benimsemeleri tavsiye edilir. Sürdürülebilirlik en kısa tanımıyla bugünü en iyi halinde yaşarken gelecek için de yaşanabilir bir dünya bırakmak olarak açıklanabilir. Orman alanlarının her geçen gün azaldığı dünyada kağıt kullanımını azaltmak bir gereklilik haline gelmiştir. e-Fatura kağıda olan ihtiyacı ortadan kaldırdığı için çevrecidir. Ayrıca dijital arşiv imkanı sunması ve kargo ihtiyacını ortadan kaldırmasıyla sürdürülebilir şirket politikalarına uygundur.
Bizim Hesap ile e-Faturaya Avantajlı Şekilde Geçin!
Küçük işletmeler için avantajlı olan e-Faturaya geçmek isterseniz Bizim Hesap ile çok kolay! Bizim Hesap e-Muhasebe uygulamalarının içinde ücretsiz şekilde sunulan e-Fatura entegrasyonu ile kısa sürede siz de dönüşüm yaşayabilirsiniz. Tüm işlemleri tek bir panelden yönetmek ve faturalarınızı tatilde bile düzenleyebilmek için şimdi Bizim Hesap ile iletişime geçin.
